6
Содержание
Введение ................................................................................................................... 7
Глава 1. Теоретические основы бухгалтерского учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами .......................................................................................... 10
1.1.Понятие расчетов с подотчетными лицами .................................................. 10
1.2. Особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами ... 14
1.3. Методика аудита расчетов с подотчетными лицами .................................. 26
Глава 2. Организация учета и аудита расчетов с подотчетными лицами на
примере учреждения ............................................................................................. 38
2.1.Финансово-экономическая характеристика учреждения............................ 38
2.2. Организация учета расчетов с подотчетными лицами ............................... 46
2.3. Проведение аудита расчетов с подотчетными лицами в учреждении ..... 53
Глава 3. Направления совершенствования бухгалтерского учета и аудита
расчетов с подотчетными лицами в учреждении .............................................. 64
3.1.Совершенствование системы учета и аудита расчетов с подотчетными
лицами .................................................................................................................... 64
3.2. Оценка эффективности представленных мероприятий ............................. 69
Заключение ............................................................................................................ 77
Список использованной литературы ................................................................... 81
Приложения ........................................................................................................... 87
7
ВВЕДЕНИЕ
Организация в процессе обеспечения финансово - хозяйственной дея-
тельности всегда сталкивается с необходимостью принятия различных ресур-
сов, материалов, топлива, услуг, также могут появиться расходы, связанные с
оплатой ремонта, аренды транспортных средств, затраты на командировки.
Иногда организация выделяет некоторые суммы денег, обычно в форме
наличных, своим работникам для выполнения поставленных задач. Также
деньги могут списываться со специального карточного счета, открытого бан-
ком для проведения расчетов по пластиковой карте, которая оформляется на
имя конкретного подотчетчика.
Подотчетное лицо — это физическое лицо (работник предприятия),
которому поручено проведение какой-либо хозяйственной операции, выпол-
нение задания (командировка, приобретение и оплата товарно-материальных
ценностей, услуг) и которое обязано отчитаться перед предприятием (физи-
ческим лицом - работодателем) о выполненном поручении.
Подотчетные суммы — это денежные средства, которые выдаются со-
трудникам учреждения на закупку различных товаров, на выполнение услуг,
на расходы по командировкам и на другие нужды.
Расчеты с подотчетными лицами нужны в деятельности любой орга-
низации, их существование упрощает процесс расчетов. Верно организован-
ная система расчетов с подотчетными лицами на предприятии ведет к укреп-
лению расчетной дисциплины, способствует повышению ответственности
организаций за соблюдением различных расчетов, уменьшению кредитор-
ской и дебиторской задолженности. Это в целом влияет на улучшение фи-
нансового состояния организации.
Актуальность данной работы заключается в том, что для любой орга-
низации очень важны хорошие результаты проводимой ей хозяйственной де-
ятельности, необходимо знать, как строить систему расчетов таким образом,
8
чтобы она обеспечивала действенный контроль за расходованием денежных
средств предприятия, как грамотно проводить аудит расчетов, чтобы он по-
могал обнаружению ошибок и их исправлению.
Целью данной работы является проверка учета подотчетных операций
и методики исполнения аудита расчетов с подотчетными лицами для даль-
нейшей разработки необходимых указаний по улучшению данного процесса
на примере МКУ «ЦОУК».
Для достижения цели автором были осуществлены следующие зада-
чи:
- узнать понятие расчетов с подотчетными лицами;
- изучить особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчет-
ными лицами;
- исследовать методику аудита расчетов с подотчетными лицами;
- предоставить финансово-экономическую характеристику учре-
ждения;
- рассмотреть ведение учета расчетов с подотчетными лицами;
- провести аудит расчетов с подотчетными лицами в учреждении;
- разработать мероприятия по совершенствованию системы учета и
аудита расчетов с подотчетными лицами
- провести оценку эффективности представленных мероприятий.
Предметом работы является учет и аудит расчетов с подотчетными
лицами в МКУ «ЦОУК».
В качестве объекта данной работы рассматривается МКУ «ЦОУК»
Методы исследования, использованные автором для достижения
установленных вопросов:
аналитические
графические
анализ
сравнение.
9
Информационной базой представляются: финансовая отчетность ка-
зённого учреждения за 2017-2018 гг, учебная и периодическая литературы,
материалы сети Интернет.
В процессе написания работы автором были изучены работы следую-
щих авторов: Кондракова Н. П., Муриковой Н, С., Мельника М.В., Бабаева
Ю. А., Старостина С. Н. и других.
Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из
трех глав. В первой главе автором изучаются основные теоретические мо-
менты, нормативно - правовое регулирование учета и проведения аудита рас-
четов с подотчетными лицами, рассматривается. Во второй главе были изу-
чены особенности учреждения, проведения, отражения в учете и отчетности
расчетов с подотчетными лицами на примере МКУ «ЦОУК». В третьей главе
рассматриваются найденные ошибки в сфере учета расчетов с подотчетными
лицами, предоставляются предложения по их решению.
10
Глава 1. Теоретические основы бухгалтерского учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами
1.1. Понятие расчетов с подотчетными лицами
Актуальность темы исследования обусловила настоятельная потреб-
ность образованных бухгалтеров в четком понимании экономического со-
держания понятия «расчеты с подотчетными лицами» в условиях отсутствия
его определения и условий его возникновения как объекта бухгалтерского
учета в нормативных документах, регулирующих систему бухгалтерского
учета и бухгалтерской отчетности в РФ. Что, в свою очередь позволило бы
четко определить алгоритм бухгалтерских действий, которые следует выпол-
нять бухгалтеру при возникновении расчетов с подотчетными лицами
1
.
Согласно толкованию термина «подотчетные лица» в энциклопедиче-
ском словаре экономики и права, подотчетные лица — это лица, получившие
денежные суммы под отчет для предстоящих расходов
2
.
В финансово-кредитном энциклопедическом словаре вышеуказанное
толкование рассматривается более полно следующим образом: «подотчетные
лица — это работники учреждения, получившие авансом наличные деньги на
предстоящие расходы (хозяйственные и по служебным командировкам)
3
.
То есть экономическое содержание понятия «подотчетные лица» в
финансово-кредитном энциклопедическом словаре уточняется тем, что под-
отчетными лицами являются именно работники организации. Кроме того,
содержание понятия «подотчетные лица» дополняется раскрытием направле-
ний расходования получаемых подотчетным лицом денежных средств, в
частности на хозяйственные расходы и по служебным командировкам
4
.
Таким образом, работники казённого учреждения при выполнении
1
Шутова, И.С. Бухгалтерский (управленческий) учет в сельском хозяйстве: Учебное пособие / И.С. Шутова,
Г.М. Лисович. - М.: Вузовский учебник, 2018. – с.31
2
Экономика и право: словарь-справочник. — М.: Вуз и школа. Л. П. Кураков, В. Л. Кураков, А. Л. Кураков.
2004.С.21
3
Финансово-кредитный энциклопедический словарь / ред. А.Г. Грязнова. - М.: Финансы и статистика, 2016 .
С.12
4
Шабля, А. Бухгалтерский учет в строительстве: Учебное пособие / А. Шабля. - М.: Проспект, 2019. -с.23
11
ими трудовых обязанностей и возникновения при этом расходов (которые не
обязательно должны появиться, но могут и образоваться), в целях обеспече-
ния исполнения соответствующих задач и решения управленческих задач мо-
гут получать финансовые ресурсы.
В этом случае, согласно ст. 308 ГК РФ, поскольку одна из сторон по
договору несет обязанность в пользу другой стороны, она считается должни-
ком другой стороны в том, что обязана сделать в ее пользу. Вследствие этого,
согласно ст. 307 ГК РФ, в нашем случае - подотчетное лицо является долж-
ником, которое «обязано совершить в пользу другого лица (заёмщика) опре-
деленное действие, как то: вернуть имущество, сделать работу, выполнить
услугу ... а кредитор (в нашем случае - организация) имеет право требовать
от должника выполнения его обязанности»
5
.
То есть, согласно гражданскому законодательству, возникает обяза-
тельство, в частности работника перед организацией.
В бухгалтерском учете задолженность субъекта (юридического или
физического лица) перед учреждением называется «дебиторской задолжен-
ностью». В нашем случае, после выдачи денежных средств «под отчет» по-
является дебиторская задолженность подотчетного лица, т.е. объект бухгал-
терского учета в виде «актива»
6
.
Иногда может появиться кредиторская задолженность организации
перед подотчетным лицом. Кредиторская задолженность или объект учета
как составляющий элемент объекта «обязательства» может образоваться в
случае, когда выданных «под отчет» денег по каким-то причинам не хватило,
поэтому часть товаров (работ, услуг) были оплачены из собственных средств
подотчетного лица
7
.
5
"Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 03.08.2018, с
изм. от 03.07.2019) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.06.2019)
6
Сунгатуллина, Л.Б. Бухгалтерский управленческий учет расходов на вознаграждения работников:
Монография / Л.Б. Сунгатуллина. - М.: Магистр, 2018.с.67
7
Соколинская, Н.Э. Бухгалтерский учет в банках. вопросы, задания, тесты (для бакалавров) / Н.Э.
Соколинская. - М.: КноРус, 2018.с.12
12
Таким образом, «расчеты с подотчетными лицами», это одним из
объектов бухгалтерского учета распространяются общие требования к бух-
галтерскому учету, описанные в ФЗ №402 «О бухгалтерском учете» в числе
которых потребность по оформлению фактов хозяйственной деятельности
первичными подотчётными документами, их отражению в учетных реги-
страх, образование учетной политики, использованию графика документо-
оборота, установлению порядка и сроков проведения инвентаризации, отоб-
ражению задолженностей в оценке, соответствующей бухгалтерским запи-
сям, по соблюдению методологии отражения хозяйственных операций на
счетах бухгалтерского учета
8
.
Согласно ст. 309 ГК РФ обязанности должны исполняться наилучшим
образом в соответствии с условиями обязательства и требованиями закона,
иных правовых актов, а при отсутствии таких условий и требований - в соот-
ветствии с обычаями или иными обычно предъявляемыми требованиями.
В нашем случае необходимо знать, что согласно абзацу второму пунк-
та 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 №3210-У «О порядке ведения
кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения
кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами ма-
лого предпринимательства»
9
«подотчетное лицо обязано в срок, не больше
трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные
под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или
бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагае-
мыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным
бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - директором), его утвер-
ждение начальником и окончательный расчет по авансовому отчет проводит-
8
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 28.11.2018) "О бухгалтерском учете"
9
Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 19.06.2017) "О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными
предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" (Зарегистрировано в Минюсте России
23.05.2014 N 32404)
13
ся в срок, установленный руководителем»
10
.
Надлежащее исполнение подотчетным лицом задачи, на осуществле-
ние которой ему выдавались денежные средства, аннулирует обязательства
работника перед организацией.
Результаты. Экономическое сущность расчетов с подотчетными ли-
цами заключается в возникновении ответственности работника организации
перед этой организацией по исполнению определенных, указанных ему в со-
ответствии с трудовым договором и моральными обязанностями, действий,
включая расчёт приобретаемых товаров либо услуг, поездки в рабочую ко-
мандировку. При этом вышеуказанные обязанности возникают у работника,
обычно после того, как этот работник получает от организации деньги, рас-
ходование которых предназначено на цели, указанные работнику руковод-
ством организации
11
.
После выполнения необходимых заданий работник должен отчитать-
ся перед организацией за потраченные деньги, поэтому направление выдачи
денежных средств такому работнику получило термин «выдано под отчет». А
работник, получающий денежные средства «под отчет», получил определе-
ние «подотчетное лицо».
Расчеты с подотчетными лицами, как объект бухгалтерского учета,
отдельно в виде конкретного объекта в действующем Федеральном законе
№402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не выделен. Однако расчеты с подотчет-
ными лицами по своему экономическому содержанию могут быть отнесены
сразу к двум объектам из перечисленных в статье 5 Федерального закона
№402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а именно к «активам» и к «обязатель-
ствам»
12
.
10
Соколинская, Н.Э. Бухгалтерский учет в банках. вопросы, задания, тесты (для бакалавров) / Н.Э.
Соколинская. - М.: КноРус, 2018.с.34
11
Серебрякова, Т.Ю. Бухгалтерский и упр.учет. Лаб.практ.: Учебное пособие / Т.Ю. Серебрякова, М.В.
Антонова, О.Р. Кондрашова. - М.: Инфра-М, 2018.с.76
12
Сацук, Т.П. Бухгалтерский финансовый учет и отчетность: Учебное пособие / Т.П. Сацук, И.А. Полякова,
О.С. Ростовцева. - М.: КноРус, 2018.с.34
14
1.2. Особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
Перечень лиц, которые имеют право на получение наличных денег
под отчет, устанавливается естественно приказом руководителя организации.
Деньги выдаются под отчет только тем работникам, у которых нет
задолженности. Размер средств, выдаваемых под отчет, законодательно не
регламентируется. Есть предел суммы, которая может быть использована со-
трудником при операциях с различными юридическими лицами и индивиду-
альными предпринимателями - 100000 руб. по одному договору, данное
ограничение устанавливается п. 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 №1843-У
13
.
Для получения денежных средств под отчет работнику учреждения
нужно написать заявление на имя руководителя, своей подписью он утвер-
ждает размер подотчетной суммы и срок, на который она будет выдана.
Работник предприятия, ранее получивший определенную сумму де-
нежных средств, должен отчитаться за всю полученную сумму посредством
предоставления в бухгалтерию организации авансового отчета. Форма отчета
устанавливается Госкомстатом России. Авансовый отчет имеет номер, со-
держит дату, указание суммы, выданной под отчет, корреспонденцию счетов,
подписи подотчетного лица и (главного) бухгалтера. Сотруднику организа-
ции также необходимо приложить к отчету первичные документы, свиде-
тельствующие о целевом расходовании выданных денежных средств
14
.
Данными подтверждающими документами служат различные кассо-
вые и товарные чеки, товарные накладные, счета-фактуры и квитанции, дого-
воры и расписки физлиц в получении денежных средств, справки о покупке
или продажи валюты, проездные билеты, оплаченные счета гостиниц (рису-
нок 1). Перечень оправдательных документов устанавливается ст. 2, п. 1, ст.
13
Полещук, Т.А. Бухгалтерский учет в бюджетных организациях: Учебное пособие / Т.А. Полещук, О.В.
Митина. - М.: Вузовский учебник, 2019.с.34
14
Парасоцкая, Н.Н. Бухгалтерский учет: современные вызовы, приоритеты и пути развития. том 4. / Н.Н.
Парасоцкая. - М.: Русайнс, 2018.с.58
15
5 Закона от 22.05.2003 №54- ФЗ
15
.
Рис. 1 Виды оправдательных документов
16
Рассмотрим правила заполнения авансового отчёта
Первую (лицевую) часть заполняет бухгалтер. Здесь отражаются рек-
визиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчет-
ном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных
средствах и бухгалтерских счетах Вторая часть — это отрывная расписка о
принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает под-
отчетнику.
Третья часть документа (оборотная сторона формы АО-1) заполняется
коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты
документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также
сумму расхода «по отчету». А бухгалтер проставляет сумму, принятую к уче-
ту, и бухсчет, на который «повесит» расход.
Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем
он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть
на лицевой стороне документа.
15
Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ (ред. от 06.06.2019) "О применении контрольно-кассовой
техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.07.2019)
16
Погорелова, М.Я. Бухгалтерский (финансовый) учет: Теория и практика: Учебное пособие / М.Я.
Погорелова. - М.: Риор, 2018.с.56
Население
Подотчётчик
Розничный мага-
зин
Оптовая органи-
зация
Продавец услуг
Кассовый
чек
Товарный
чек
акт
Наклад-
ная
Счет-
фактура
Квитанция к ПКО и кассо-
вый чек
договор с актом приемки