66
избежание повторений нарушений, в организации необходимо ввести систе-
му штрафов и ознакомить с ней как всех сотрудников, имеющих право полу-
чать денежные подотчётные средства, так и сотрудников бухгалтерии, с це-
лью более добросовестного выполнения их обязанностей.
В соответствии с п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и
отчетности, утвержденного приказом Минфина РФ 29.06.1996 №34-н необ-
ходимо проводить инвентаризацию имущества организации и в части расче-
тов с подотчетными лицами, что значительно облегчит ведение учета и выяв-
ление допущенных ошибок.
В целях подтверждения законности и целевого характера расходова-
ния подотчетными лицами денежных средств нужно ввести вспомогательную
ведомость, в которой сличают товарные чеки и счета, со складскими карточ-
ками учета, с накладными на оприходование материальных ценностей, с от-
четами движения приобретенных товарно-материальных ценностей.
Внедрение полностью автоматизированного учета в процесс оформ-
ления первичных документов может служить одним из эффективных путей
по совершенствованию первичного учета. Это позволит:
- исключить вероятные ошибки при переносе информации из пер-
вичной документации в регистры учета;
- уменьшить количество первичных учетных документов, это бу-
дет благоприятствующий повышению оперативного и точного учета по рас-
четам с подотчетными лицами в МКУ «ЦОУК».
Постановление №1595 29.12.2014 «О внесении изменений в некото-
рые акты Правительства РФ» убирает некоторые документы, ранее бывшими
обязательными, а именно командировочное удостоверение, служебное зада-
ние, отчет о его выполнении. В то же время согласно п. 4 ст. 9 ФЗ от 06.12.11
№402-ФЗ организация имеет право по своему желанию разрабатывать формы
первичной документации, удобные для своей деятельности. На практике ор-
ганизация может использовать унифицированные формы, вносить в них не-
67
обходимые изменения. Организации рекомендуется оформлять командиро-
вочные удостоверения, так как с помощью данного документа значительно
проще подтвердить факт пребывания в нужной организации, месте назначе-
ния при командировке.
Служебные задания и отчеты тоже рекомендуется использовать при
наличии некоторых корректировок и изменений с целью обеспечения внут-
реннего контроля за операциями с подотчетными лицами.
Так как отчеты о задании командировки тоже отменены, то организа-
ция может сама решать использовать ли ей по своему желанию эту форму
первичных документов или нет, согласно п. 26 Положения о командировках.
Организация может установить устную форму отчета перед руководителем в
целях минимизации документов, но лучше все-таки запрашивать с сотрудни-
ков отчеты в письменном виде, это обеспечит большую степень контроля над
выполнением целей командировки.
Для того чтобы допускать меньше ошибок при расчетах с подотчет-
ными лицами, в штат бухгалтерии можно ввести новую штатную единицу -
бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчи-
ками, покупателями, дебиторами и кредиторами. Данное решение облегчит
процесс ведения учета с подотчетными лицами.
На предприятии достаточно часто встречаются случаи потери первич-
ных документов. Необходима разработка четко отлаженного механизма дей-
ствий при решении вопросов восстановления документов.
При утрате первичных документов руководителю организации следу-
ет организовать комиссию по определению причин пропажи документов со-
гласно п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском
учете, утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 №105. По итогам работы
комиссия составляет акт, где указываются причины пропажи и перечень про-
павших документов. Также к акту могут прилагаться документы, выданные
сторонними организациями, подтверждающие пропажу или порчу исходных
68
документов.
Если нет документов, которые нужны для перечисления налогов, ор-
ганизацию могут привлечь к налоговой ответственности по ст. 120 НК РФ (за
грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов
налогообложения) и по ст. 126 НК РФ (за непредставление документов, не-
обходимых для налогового контроля).
При пропаже или порче документов, которые составлены самостоя-
тельно МКУ «ЦОУК» возможно решить проблему составив дубликаты уте-
рянных документов. Если пропали документы, полученные от контрагентов,
необходимо обратиться к ним с вопросом предоставления заверенных копий
или дубликатов потерянных документов.
В случае, когда контрагент не в состоянии помочь в решении пробле-
мы допустимо заменить утраченные документы их альтернативными версия-
ми, например, утраченный кассовый чек или приходный кассовый ордер
можно заменить копией контрольно-кассовой ленты, квитанцией к приход-
ному кассовому ордеру, копией книги кассира-операциониста (письмо Мин-
фина РФ от 03.04.07 №0303-06/1/209).
Утерянный проездной билет может быть подтвержден дубликатом,
справкой из баз данных транспортной организации, идентифицирующей
подотчетное лицо, информацию, касательно осуществленной поездки (пись-
мо Минфина 05.02.10 №03-03-05/18). Восстановление проездного документа
(билета) производится в пунктах приобретения проездных документов (биле-
тов) или в железнодорожных билетных кассах железнодорожной станции от-
правления пассажира.
Посадочный талон на самолет может быть заменен на справку, вы-
данную компанией- перевозчиком или отметку таможенного органа о факте
пересечения границы, также факт полета может удостоверять маршрут (кви-
танция) электронного билета, багажная квитанция (письма Минфина РФ от
18.05.15 №03-03-06/2/28296 и от 27.02.12 №03-03-07/6).
69
Таким образом, можно сделать вывод, что предприятию необходимо
восстановить все утерянные документы в целях избежание проблем с налого-
вой и других сложностей.
Для того чтобы допускать меньше ошибок при расчетах с подотчет-
ными лицами, в штат бухгалтерии можно ввести новую штатную единицу -
бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчи-
ками, покупателями, дебиторами и кредиторами. Данное решение облегчит
процесс ведения учета с подотчетными лицами.
Таким образом, правильно организованная система бухгалтерского
учета расчетов с подотчетными лицами, а также соблюдение нормативно-
правовой базы расчетов, проведение инвентаризации в разрезе операций с
подотчетными лицами, использование правильно, грамотно составленных
первичных документов, четко отлаженного механизма замены пропавших
или утерянных документов позволит обеспечить качественный контроль за
использованием денежных сумм и избежать нарушений в учете расчетов,
позволит значительно сократить наличие ошибок.
3.2. Оценка эффективности представленных мероприятий
Согласно п.2 ст.9 Закона о бухгалтерском учете "первичные учетные до-
кументы сдаются в учёте, если они составлены по утверждённой форме, со-
держащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной доку-
ментации.". Все бухгалтерские записи должны вестись только на основании
необходимых первичных учетных документов, которые содержат реквизиты,
которые помогают проверить верно ли проведена хозяйственная операция:
название документа, дата составления, содержание хозяйственной операции,
наименования должностей лиц, ответственных за данную операцию и пра-
вильность ее оформления, их личные подписи, а где нужно и расшифровки
фамилий должностных лиц. В МКУ «ЦОУК» выявлены нарушения по
оформлению первичных документов.
70
Большая часть ошибок в оформлении первичной документации появляется
не из-за сложности в их бухгалтерском учете, а в результате незнания или не
умения использования на практике программы «1С Бухгалтерия 8». Начиная
с 2012 года МКУ «ЦОУК» использует автоматизированную форму учета. В
2012 году была приобретена программа «1С: Бухгалтерия8.1» - универсаль-
ная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского уче-
та. Она представляет собой систему программ «1С: Предприятие 8.1» с типо-
вой конфигурацией. Типовая конфигурация представляет собой готовое ре-
шение для автоматизации большего участка бухгалтерского учета. Цена кон-
фигурации указана в (таблице 13).
В дальнейшем с начала 2017г. была приобретена программа «1С: Бух-
галтерия 8.3» - улучшенная программа для автоматизации бухгалтерского и
налогового учета. Программа работает на платформе «1С Бухгалтерия муни-
ципальное учреждение 8.3» и сохраняет начало с другой бухгалтерской про-
граммой - «1С: Предприятие 8.1». В общем для всех пользователей «1С Бух-
галтерии 8.1» доступен и автоматизирован переход на «1С Бухгалтерию 8.3».
Из-за своих функциональных возможностей «1С Бухгалтерия 8» позволяет
вести учет казённым организациям любой сферы деятельности и любого вида
налогообложения.
Таблица 13
Стоимость программы
Наименование программы
Количество,
шт.
Сумма,
руб.
1C Бухгалтерия государственных (муници-
пальных) учреждений 8.3
1
7000
1C Бухгалтерия 8.1Зарплата и конфигурация
1
12000
1C Бухгалтерия 8 Комплект на 5 пользовате-
лей
1
38000
71
С помощью программы 1С Бухгалтерия 8 можно правильно вести
бухгалтерский и налоговый учет, подготовку бухгалтерской отчетности. От-
четы доступны для выгрузки в электронном виде. С помощью «Стартового
помощника» появляется возможность заполнить основные настройки: спра-
вочники, начальные остатки. Программы серии «1С Бухгалтерия» дополняют
друг друга. Справочник счетов подскажет, как нужно провести ту или иную
информацию в программе. Монитор бухгалтера оперативно и в удобной
форме показывает данные по остаткам на расчетном счете и в кассе, суммы
дебиторской и кредиторской задолженности, сроки сдачи отчетности и упла-
ты налогов. Программа 1С Бухгалтерия 8 помогает загружать классификато-
ры БИК, адресные классификаторы ФНС, курсы валют.
В настоящее время директор учреждения следит за новинками в об-
ласти автоматизации учета и периодически приобретает дополнения к уже
существующей программе. Учёба бухгалтеров для работы с автоматизиро-
ванной системой учета проводится на местах.
Также в качестве мероприятия предлагается внедрение «БИТ. ФИ-
НАНС. Проф».
Внедрение «БИТ. ФИНАНС. Проф» позволит помочь в формировании
бюджетов учреждения, обеспечивает централизованное управление, а также
автоматизирует контроль за текущими платежами, что является главной
необходимостью для крупной организации.
Благодаря внедрению этой программы казённое учреждение получает
пакет полноценной управленческой отчетности, полный и оперативный кон-
троль каждого платёжки, автоматизацию бюджетной системы и автоматиза-
цию платежного календаря. Отметим также, что результатом внедрения яв-
ляется возможность предотвращения нецелевого использования денег в ор-
ганизации, а также уход от «Excel» и возможность работы нескольких поль-
зователей.
Если применить «БИТ. ФИНАНС. Проф» налаживается бюджетный
72
процесс. Само понятие «бюджетирование» представляет собой технологию
финансового планирования, учета, а также ведения доходов и расходов на ка-
зённого учреждения, получаемых от деятельности на всех его уровнях
управления, для проведения анализа финансовых показателей.
Приобретение автоматизированной программы «БИТ. ФИНАНС.
Проф» в МКУ «ЦОУК» составит 150 тысяч рублей.
Затраты, на покупку этой программы, будут отражены в прочих рас-
ходах по инвестиционной деятельности МКУ «ЦОУК». В цену закупки
«БИТ. ФИНАНС. Проф» входит доставка программы, установка, а ещё её со-
провождение.
Назначение системы «БИТ. ФИНАНС. Проф» состоит в организации
бухгалтерского учета и отчетности, при этом включая свои основные формы
бюджетной системы, а именно составление бюджета движения денежных
средств, бюджета доходов и расходов учреждения, а также расходов по ба-
лансу. Она ещё предназначена для ведения единой базы, включая поставщи-
ков (исполнителей, заказчиков), договоры, статьи, центр финансовой ответ-
ственности, проекты, для получения бухгалтерской отчетности по всем ви-
дам бюджетов в режиме «on-line» с детализацией данных документа.
Далее, рассмотрим, будут отражены расходы в отчетном периоде, в
отчете о движении денежных средств в таблице 14.
Показатель
2017 год
1
2
доходы - всего
1 340 693
в т.ч. от реализации внеоборотных активов
329 886
в т.ч. по связанным сторонам
1 500
от продажи акций других организаций
-
от возврата предоставленных займов
-
в т.ч. по связанным сторонам
-
дивидендов, процентов по долговым финансовым
вложениям
652 944
Таблица 14
Денежные потоки МКУ «ЦОУК», тыс. руб.
73
Продолжение табл. 14
в т.ч. по связанным сторонам
610 773
прочие доходы
357 863
расходы - всего
(16 586 633)
в т. ч. в связи с приобретением, созданием, вне-
оборотных активов
(3 171 499)
в связи с приобретением акций других организаций
-
в связи с приобретением основных средств
(13 415 134)
Расхода на материальные запасы
(5 754 134)
прочие платежи: в связи с внедрением «БИТ. ФИ-
НАНС. Проф»
150
Сальдо денежных потоков от инвестиционных опе-
раций
(15 246 090)
Исходя из данных таблицы 14, можно сделать вывод, что прочие рас-
ходы увеличились на 150 тысяч рублей это из-за приобретения автоматизи-
рованной программы «БИТ. ФИНАНС. Проф». Из этого следует, сальдо де-
нежных средств от инвестиционных операций в отчетном периоде МКУ
«ЦОУК» также будет отрицательным и составит -15 246 090 тысяч рублей.
Без учета прочих расходов, связанных с покупкой этой программы
сальдо денежных средств от инвестиционных операций, составляло -15 245
940 тысяч рублей.
Можно сделать вывод, что расходы, связанные с покупкой «БИТ.
ФИНАНС. Проф» незначительны. Но при этом, в организации ведётся кон-
троль и автоматизация платежей, что особенно важно для любого большого
учреждения (Приложение 3).
Также, МКУ «ЦОУК», благодаря покупке этой программы, получит
полный пакет для ведения бухгалтерской отчётности. И, конечно же, нала-
дится процесс автоматизации бюджетной системы и платежного календаря
МКУ «ЦОУК».
Как было указано выше, расходы на покупку «БИТ. ФИНАНС. Проф»
составят 150 тысяч рублей, включая доставку и установку. Отметим главное
74
преимущество в покупке этой программы – первые три месяца использова-
ния программного продукта будет бесплатным.
Таким образом, нами был предложен ряд рекомендаций по оптимиза-
ции денежных потоков казённой организации, также рекомендуется внедре-
ние автоматизированной системы «БИТ. ФИНАНС. Проф»с расчётом эконо-
мической эффективности от покупки этой программы.
Отметим, что процесс оптимизации денежных средств в учреждении
преследует некоторые цели. Во-первых, это достижение сбалансированности
в объемах денежных средств. Во-вторых, обеспечение параллельности в
формировании денежных средств во времени.
Сбалансирование объемов денежных средств нужно обеспечить необ-
ходимую пропорциональность в объемах положительного и отрицательного
их видов.
На долгосрочную перспективу можно реализовать комплекс мер для
МКУ «ЦОУК» по сбалансированию положительного и отрицательного де-
нежных средств.
На краткосрочную перспективу можно реализовать комплекс мер для
МКУ «ЦОУК», связанных с синхронизацией денежных средств во времени.
Из этого следует, чтобы увеличить привлечение денежных средств,
необходимо добавить скидки для поставщиков, обеспечить возможность
предоплаты по работам, услугам.
Изменить процесс выплат денежных средств можно путем сокраще-
ния расчетов наличными суммами с разными поставщиками, так как налич-
ные денежные расчеты увеличивают остаток денежных активов учреждения
и приводят к сокращению периода использования собственных денежных ак-
тивов на срок прохождения платежных документов поставщиков.
Для того чтобы максимизировать чистый денежный поток в организа-
ции нужно провести ряд мероприятий. Во-первых, уменьшить постоянные и
переменные издержки. Во-вторых, ведение эффективной налоговой системы
75
также приведет к уменьшению суммарных налоговых выплат.
Так как в МКУ «ЦОУК» большую часть расходов составляют платежи
поставщикам за сырье, материалы, работы, услуги, то необходимо пересмот-
реть в свою пользу условия контрактов с конкретными поставщиками, воз-
можно, найти новых исполнителей.
Также следует принять во внимание такие меры, как заключение до-
говоров с исполнителями (поставщиками, подрядчиками) которые предлага-
ют наиболее выгодные условия поставки.
Также, можно предложить покупку программы под названием «БИТ.
ФИНАНС. Проф» с целью автоматизации бюджетного процесса МКУ «ЦО-
УК». Благодаря внедрению данного программы можно решить некоторые за-
дачи.
Стоимость покупки программы «БИТ. ФИНАНС. Проф» для учре-
ждения составит 150 тысяч рублей. Расходы, связанные с внедрением «БИТ.
ФИНАНС. Проф» незначительны. Но при этом, в учреждении ведётся кон-
троль и автоматизация платежей, что особенно важно для любого казённого
учреждения. Для расчетов используем ставку дисконтирования, которая со-
ставляет 30,58 %.
Подводя итоги всех данных можно сделать вывод, что общая сумма
МКУ «ЦОУК». по результатам расчетов составила 526,33 млрд. руб., при
балансе активов в размере 652,5 млрд. руб., а рыночной стоимости в размере
489, 5 млрд. руб.
Увеличение цены в результате проведённого мероприятия составит
58,99 тыс. руб., что говорит об эффективности мероприятий.
Выводы по третьей главе:
Автором были даны рекомендации по улучшению учета:
работникам бухгалтерии предлагается внимательнее изучать
нормативно-правовую базу расчетов с подотчетными лицами, особенно при