16
Кроме того, все оправдательные документы должны быть правильно
оформлены и иметь необходимые реквизиты (таблица 1).
Таблица 1
Обязательные реквизиты в оправдательных документах
Документ
На что обратить внимание в документах
Товарный чек
Чек должен содержать
- наименование документа и дату его составления;
- наименование организации-продавца (Ф.И.О. предпринима-
теля);
- перечень купленных товаров, их количество с указанием
измерителя и цены;
- должность лица, оформившего документ, и его подпись
Документ об
оплате,
выданный вза-
мен кассового
чека
Должны быть те же реквизиты, что и в товарном чеке, а так-
же:
- номер документа;
- ИНН продавца;
- Ф.И.О., оформившего документ
Бланк строгой
отчетности
(БСО)
Нужно проверить, чтобы в БСО были пропечатаны
шестизначный номер и серия бланка, а ещё ссылка на сокра-
щенное название типографии, ее ИНН, место нахождения, но-
мер заказа, год его выполнения, тираж (если БСО был отпеча-
тан в типографии). Кроме того, на БСО, кроме выданных при
перевозке пассажиров и багажа (билеты, багажные квитан-
ции, квитанции на расчёт услуг такси и др.), должна стоять
печать продавца
Товарная
накладная (акт
об оказании
услуг или вы-
полнении работ)
В качестве покупателя и грузополучателя (заказчика)
должно значиться название поставщика
Счет-фактура
В качестве покупателя и грузополучателя должно значиться
наименование исполнителя. В счете-фактуре на аванс в стро-
ке 5 ("К платежно- расчетному документу...") должны быть
указаны дата и номер кассового чека или ПКО, выданного ра-
ботнику. А в графе "Название товара (описание работ, услуг),
имущественного права" должно быть указано наименование
товаров (работ, услуг), за которые вносится предоплата. Ино-
гда возможна и общая формулировка - например, продукты
питания, строительные материалы и т.д.
Квитанция к
ПКО (унифици-
рованной формы
N КО-1)
Заполнены все графы, стоять печать, а также оттиск штампа,
подтверждающего завершение операции (например, "Оплаче-
но")
Справка о по-
купке или про-
даже валюты
Нужно проверить оригинальность заполнения паспортных
данных. Печать банка не обязательна
Срок предоставление авансового отчёта сотрудником организации в
17
бухгалтерии – не позднее трёх рабочих дней:
а) по окончанию периода, на который были выданы деньги;
б) если срок истек по уважительной причине, после выхода на рабо-
ту подотчетного лица [п. 6.3. Указания о ведении кассовых операций» от
11.03.2014 №3210-У]
17
.
Также исходя из требований, установленных п. 26 Постановления «Об
особенностях направления работников в служебные командировки» от
13.10.2008 №749, подотчетное лицо обязано отчитаться в бухгалтерии в те-
чение трех дней со дня приезда из командировки.
Существуют три возможные ситуации:
а) работник потратил больше денег, чем ему было выдано;
б) работник потратил намного меньше денег хотя мог бы потратить
больше;
в) работник не вернул не потраченный остаток подотчетной сум-
мы
18
.
В первом случае, работнику выдается перерасход из кассы организа-
ции, либо в безналичной форме перечисляется на банковскую карту, во вто-
рой ситуации сотрудник должен сдать не потраченные деньги в кассу пред-
приятия, в третьем случае, задолженность возмещается из зарплаты работни-
ка [ст. 137 ТК РФ]
19
.
Срок хранения документов, подтверждающих убытки устанавливает
статья 283 Налогового кодекса РФ, в случае переноса их на будущие перио-
ды - 10 лет. Авансовый отчет относится к таким документам, поэтому хра-
нится в организации на протяжении всего указанного времени
20
.
17
Наумова, Н.А. Бухгалтерский учет и анализ (для бакалавров) / Н.А. Наумова, М.В. Беллендир, Е.В.
Хоменко. - М.: КноРус, 2017.с.78
18
Мельник, М.В. Бухгалтерский учет и анализ (для бакалавров) / М.В. Мельник, Н.К. Муравицкая, Е.Б.
Герасимова. - М.: КноРус, 2018.с.122
19
Мельник, М.В. Бухгалтерский учет и анализ (для бакалавров) / М.В. Мельник, Н.К. Муравицкая, Е.Б.
Герасимова. - М.: КноРус, 2018.с.123
20
Лытнева, Н.А. Бухгалтерский учет: Учебник / Н.А. Лытнева, Л.И. Малявкина, Т.В. Федорова. - М.: Форум,
2018.с.45
18
В бухгалтерском учете используют различные счета для отражения
расчетов с подотчетными лицами:
- Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» используется для расчё-
тов с подотчётными лицами;
- Счёт70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в случае удержания
с работника по оплате труда;
- счет 50 «Касса» (51 «Расчетные счета») используется для выдачи и
поступления денег;
- счет 52 «Валютные счета» используется для выдачи под отчёт и
поступления денежных средств
- счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» используется для
неправильно потраченных средств или для достижения невозвращённых
остатков денег;
- счета - 20, 23, 25, 26, 29, 44 используются для списания расходов
подотчётных лиц на общехозяйственные нужды, основное, вспомогательное
производство, на продажи;
- счет 79 «Внутрихозяйственные расчеты» необходим для отражения
движения подотчётных сумм между филиалами организации;
- счет 73 « Расчеты с персоналом по прочим операциям» использует-
ся для расчётов с персоналом по прочим операциям
21
.
К основным этапам документооборота относятся:
а) оформление и составление документов;
б) прием документов бухгалтерией;
в) для дальнейших учетных записей обработка и использование до-
кументов;
г) передача документов в архив.
Учет операций с подотчетными лицами включает в документооборот
21
Лытнева, Н.А. Бухгалтерский учет: Учебник / Н.А. Лытнева, Л.И. Малявкина, Т.В. Федорова. - М.: Форум,
2018.с.34
19
следующие первичные документы и регистры:
счета-фактуры;
векселя;
выписки из банка и копии платёжных документов;
учетные регистры (журналы-ордера, ведомости) по счету 71;
Главная книга;
Положение об учетной политике предприятия
22
.
Учетная политика предполагает использование журнально-ордерную
форму учета, журнал-ордер является регистром, который сочетает синтети-
ческий и аналитический виды учета с линейной записью. Учет ведется таким
образом: для каждой выданной подотчетной суммы в журнале отводится
строка, по мере осуществления таких фактов хозяйственной жизни, как
предоставление авансового отчета, поступление в кассу неиспользованных
сумм или выдача перерасхода средств все суммы по операциям записывают-
ся на выделенной строке
23
.
Шахматную форму записи в части расшифровки оборота по кредиту
счета 71 предоставляет одновременно с этим журналом-ордером. С ведения о
суммах затрат предприятия на операции с подотчетными лицами за отчетный
месяц с начала года на оборотной стороне журнал-ордера проводятся сгруп-
пировано.
Основанием для заполнения журнала-ордера являются расходные кас-
совые ордера, авансовые отчеты являются основанием для заполнения жур-
нала-ордера.
Итоги журнала - ордера каждый месяц переносят в главную книгу:
дебетовые обороты - по корреспондирующим счетам, кредитовые - общей
суммой. В баланс переносят данные из главной книги.
Документы по учету расчетов с подотчетными лицами можно разде-
22
Леевик, Ю.С. Бухгалтерский финансовый учет / Ю.С. Леевик. - СПб.: Питер, 2018.с.98
23
Кувшинов, М.С. Бухгалтерский учет. экспресс-курс (для бакалавров) / М.С. Кувшинов. - М.: КноРус, 2017.
-с.77
20
лить на три вида.
Документы первого вида рассмотрим. Важную роль играют первич-
ные документы в любой организации. К данным документам можно отнести:
служебное задание, приказ руководителя, кассовый ордер, а так же команди-
ровочное удостоверение
24
.
Основание для направления работника в командировку является при-
каз. В документе должны быть указаны: Ф.И.О работника, отправленного в
командировку, место назначения, предполагаемые сроки служебной поездки,
цели и задачи. На основании приказа формируется служебное задание и вы-
писывается командировочное удостоверение.
Сотруднику выдаётся определённая сумма для выполнения постав-
ленных задач, из кассы по расходному кассовому ордеру на оплату прожива-
ния, питания, проезда и прочих расходов в командировке (рисунок 2), по
приобретению товарно-материальных ценностей (рисунок 3), на проведение
представительских расходов.
Рис. 2 Схема документооборота при командировке подот-
четного лица
25
Во время командировки, выполнения служебного задания работник
получает документы второго типа: проездные документы, чеки (кассовые и
товарные), накладная, счет-фактура, квитанция к приходному кассовому ор-
деру
Костюкова, Е.И. Бухгалтерский управленческий учет (для бакалавров). Учебное пособие / Е.И. Костюкова. -
М.: КноРус, 2018.
24
25
Кондраков, Н.П. Бухгалтерский управленческий учет: Учебное пособие / Н.П. Кондраков, М.А. Иванова. -
М.: Инфра-М, 2018с.82
Приказ дирек-
тора
Служебное зада-
ние, командиро-
вочное удостове-
рение
Расходный
кассовый
ордер
Накладные, проездные
документы, счета-
фактуры, чеки,
Бухгалтерская
отчетность
Авансовый
отчет
Отчет
начальнику
21
Рис. 3 Поступление товарно - материальных ценностей через
подотчетных лиц
26
Итоговые документы — это третий вид документов.
Авансовый отчет и отчет о результатах командировки: относятся к та-
кой документации.
После проведения хозяйственных, представительских расходов, при-
бытия из командировки работнику необходимо предоставить в установлен-
ные сроки подробный отчет в бухгалтерию о результатах командировки, вы-
полнения хозяйственно - операционных и представительских заданий - аван-
совый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств с при-
ложением всех подтверждающих документов.
Чеки, проездные документы, накладные, счета-фактуры, квитанции к
приходным кассовым ордерам
27
относятся к подтверждающим документам.
Бухгалтерия выдает работнику расписку о принятии отчета и под-
тверждающих к нему документов только после получения авансового отчёта
от сотрудника.
Бухгалтер тщательно проверяет полученные документы — это сле-
дующий этап сдачи документов. По реально свершившимся фактам необхо-
димо проверить правильность заполнения, наличие всех необходимых доку-
26
Кондраков, Н.П. Бухгалтерский управленческий учет: Учебное пособие / Н.П. Кондраков, М.А. Иванова. -
М.: Инфра-М, 2018.с.45
27
Кондраков, Н. Бухгалтерский (финансовый, управленческий)учет: Учебник / Н. Кондраков. - М.:
Проспект, 2019.с.65
Заявка
поставщику
Расходник
(Д711 – К50,1)
Авансовый отчет
(Покупка ТМЦ)
(Дус – К71,1) (Д19ус –
К71,1)
Доверенность
Запись книги по-
купок
(Д682 – К19,ус)
Счет-фактура
22
ментов, оформление, корректность и соответствие сумм.
28
.
Бухгалтером и главным бухгалтером подписывается только прове-
ренный авансовый отчёт, затем передается руководителю организации (его
заместителю) на подпись. Подписывая документ, руководитель признает
обоснованность всех расходов .
Таким образом, большое количество предприятий имеет в штате сво-
их сотрудников подотчетных лиц.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с
подотчетными лицами»
29
.
Работодатель в силу ст.137 ТК РФ имеет право вычесть сумму за-
долженности из зарплаты, если сотрудник не вернул неистраченные деньги,
но только в течение месяца после истечения срока, отведенного на отчет-
ность по выданным под отчет средствам, а также при отсутствии разногласий
с сотрудником по поводу оснований и размера долга. Кроме того, нельзя за-
бывать и о ст. 138 ТК РФ, устанавливающей, что только 20% от каждой вы-
платы зарплаты могут пойти на удержания, т. е. удержание может растянуть-
ся на несколько месяцев. Для внутрироссийских командировок, установлен-
ные п. 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 для КУ есть
некоторые ограничения по размерам возмещений
30
.
Также разработаны нормы компенсации расходов на аренду жилья
для командировок за границу— это приказ Минфина РФ от 02.08.2004 №
64н, а для суточных нормы регламентируются постановлением Правитель-
28
Кондраков, Н. Бухгалтерский (финансовый, управленческий)учет: Учебник / Н. Кондраков. - М.:
Проспект, 2019.с.54
29
Качкова, О.Е. Бухгалтерский учет в бюджетных учреждениях (для магистрантов) / О.Е. Качкова, Т.И.
Кришталева, М.Ф. Овсийчук. - М.: КноРус, 2019.с.65
30
Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 (ред. от 07.03.2016) "О размерах возмещения
расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам,
заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работникам
государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных
учреждений"
23
ства РФ от 26.12.2005 № 812
31
. В разрезе стран, куда отправляется сотрудник
предельные величины расписаны.
Отдельный документ, регламентирующий командировки — указ Пре-
зидента РФ от 18.07.2005 № 813
32
относится к госслужащим.
В МКУ «ЦОУК» учет расчетов с подотчетными лицами ведется на
счете 1 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами». В учреждении для от-
ражения данных операций применяется достаточно много счетов, основные
показаны на рисунке 4.
Рис. 4 Счета, применяемые в учете расчетов с подотчетными ли-
цами в МКУ «ЦОУК»
Рассмотрим, каков порядок отражения в бюджетном учете операций в
таблице 2, связанных с удержанием из заработной платы работника не воз-
вращенных в срок подотчетных сумм в МКУ «ЦОУК».
31
Постановление Правительства РФ от 26.12.2005 N 812 (ред. от 19.07.2019) "О размере и порядке выплаты
суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командиров-
ках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в феде-
ральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Феде-
рации, федеральных государственных учреждений"
32
Указ Президента РФ от 18.07.2005 N 813 (ред. от 17.03.2016) "О порядке и условиях командирования
федеральных государственных гражданских служащих"
120834560 «повышение
дебиторской задолженно-
сти подотчётных лиц на
покупку материальных
запасов»
120134610 «Уход денег
из кассы учреждения»
110536340 «повышение це-
ны прочих материальных за-
пасов – иного движимого
имущества казённой органи-
зации
120834660 «сокращение
дебиторской задолжен-
ности подотчётных лиц
на закупку материальных
запасов»
120154510 «Прибытие
денежных средств в кас-
су организации»
140120222 «затраты на
транспортные услуги»
14120212 «Расходы по
прочим выплатам»
140120226
«затраты на
прочие
услуги, ра-
боты»
24
Таблица 2
Корреспонденция счетов
Дебет
Кредит
Содержание операции
1 304 03 830
1 208 34 660
показана подотчетная сумма, которая будет
удержана из заработной платы
1 302 11 830
1 304 03 730
Не возвращённая в срок подотчётная сумма
удержана из зарплаты
В 2019 году появились новшества в области расчётов с подотчётными
лицами.
Порядок применения кодов КОСГУ в части командировочных расхо-
дов изменился с 1 января 2019 года. В связи с этим в целях отражения таких
расходов в бухгалтерском учете изменились аналитические счета. Расскажем
о том, как правильно вести учет командировочных суммы в новом году.
Порядок применения КОСГУ с 1 января 2019 года утвержден отдель-
ным документом – Приказом Минфина РФ от 29.11.2017 № 209н (далее –
Порядок № 209н). Правила применения, согласно данному документу,
КОСГУ в части командировочных расходов изменились. Для наглядности
приведем эти изменения в таблице 3.
Таблица 3
Правила применения КОСГУ в части командировочных рас-
ходов
КОСГУ
Наименование расходов
2019 год
2018 год
Возврат сотрудникам:
226
212
затрат на проезд к месту служебной командировки
и обратно к месту постоянной работы транспортом
общего пользования, к станции, пристани, аэро-
порту и от станции, пристани, аэропорта, если они
находятся за чертой населенного пункта,
при наличии подотчётных билетов, указывающих
на эти затраты
226
212
расходов на съём жилья
25
226
212
иных расходов, сделанных сотрудником в рабочей
командировке с согласия директора согласно кол-
лективного договора
226
296
Расчёт суточных, а также денег на питание,
а также возмещение расходов на проезд
и проживание в жилых помещениях (съём жилья)
спортсменам и студентам при их отправке
на разные мероприятия (соревнования, олимпиа-
ды, учебную практику и иные мероприятия)
На подстатью 212 «Прочие несоциальные выплаты персоналу
в денежной форме» КОСГУ (п. 10.1.2 Порядка № 209н) следует относить
возмещение суточных персоналу.
При выплате (возмещении) учреждением денежных средств команди-
рованным лицам они признаются подотчетными лицами. Для отражения
в бухгалтерском учете расчетов с ними предназначен счет 0 208 00 000 «Рас-
четы с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н).
Поскольку применение аналитических счетов по счету 0 208 00 000
тесно связано с использованием соответствующих кодов КОСГУ,
при отражении командировочных выплат тесно связано с применением ана-
литических счетов по счёту 0 208 00 000:
персоналу (за исключением суточных) с 2019 года нужно приме-
нять аналитический счет 0 208 26 000 (вместо счета 0 208 12 000);
учащимся, спортсменам – аналитический счет 0 208 26 000 (вме-
сто счета 0 208 96 000).
Увеличение (уменьшение) дебиторской задолженности командиро-
ванных лиц (подотчетных лиц) на счете 0 208 26 000 отражается бюджетны-
ми (казенными) учреждениями с указанием в 24 – 26-м разрядах номера со-
ответствующего кода КОСГУ (п. 21 Инструкции № 157н). До 2019 года
для этого применялись следующие коды КОСГУ:
560 «Увеличение прочей дебиторской задолженности»;
660 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности».