46
Продолжение табл. 6
Увеличение сто-
имости матери-
альных запасов
120
2,13
285
3,09
0,96
Уплата налога на
имущество орга-
низаций и зе-
мельного налога
-
0
5
0,05
0,05
Уплата прочих
налогов, сборов
и иных обяза-
тельных плате-
жей
-
0
5
0,05
0,05
Уплата иных
платежей
-
0
7
0,08
0,08
Большую часть в структуре расходов МКУ «ЦОУК» занимает оплата
труда. В 2017 году 66,65 % от всех расходов, а в 2016 году она составила
65,97 %. Меньшая часть приходится на прочие расходы, она составляет 0,02
% от общей суммы расходов. Исходя из расчёта, мы видим рост тарифов на
коммунальные услуги, расходы на услуги связи, прочие расходы. В структу-
ре расходов данного учреждения произошли существенные изменения за ис-
следуемый период (Приложение 2).
2.2. Организация учета расчетов с подотчетными лицами
Выдача сотрудникам наличных денег под отчет из кассы предусмот-
рена «Положением о порядке ведения кассовых операций и правилах хране-
ния, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных
организациях на территории Российской Федерации" (утв. Банком России
29.01.2018 N 630-П) (Зарегистрировано в Минюсте России 18.06.2018 N
51359)».
Деньги под отчёт в МКУ «Центр обслуживания учреждений культу-
ры» выдают для различных нужд, в том числе и на транспортные услуги, ад-
министративно-хозяйственных расходов, услуги связи, приобретение ТМЦ и
для хозяйственных нужд. Также командировочные расходы выдаются в под
отчет. В соответствии, с требованиями нормативных документов заполняют
первичные учётные документы.
47
Под отчет выдача денег производится путем:
– выдачи из кассы. При этом выплаты подотчетных сумм сотрудникам
производятся в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в
банке;
– материально ответственному лицу перечисляются на заработную
карту.
В служебной записке или приказе руководителя указывается способ
выдачи денег.
Кроме того, уполномоченные сотрудники учреждений также могут
оплачивать товары (работы, услуги) непосредственно самой расчетной (дебе-
товой) картой (через электронный терминал и другие устройства). Операции
с использованием банковских карт проводятся без взимания комиссии (п. 36
Правил, утвержденных приказом Минфина России от 31.12.2010 № 199н «Об
утверждении Правил обеспечения наличными деньгами организаций, лице-
вые счета которым открыты в территориальных органах Федерального каз-
начейства»
39
).
В момент выдачи наличных денег из кассы под отчет в бухгалтерском
учете в МКУ ЦОУК отражается следующая запись: Д-т сч. 1 208 34 560 К-т
сч. 1 201 34 610— выданы сотруднику деньги под отчет из кассы учрежде-
ния (п. 105 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от
16.12.2010 № 174н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета
бюджетных учреждений и Инструкции по его применению»
40
(далее — Ин-
струкция № 174н), Инструкция, утвержденная приказом Минфина России от
01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского
учета для органов государственной власти (государственных органов), орга-
39
Приказ Казначейства России от 30.06.2014 N 10н (ред. от 28.12.2017) "Об утверждении Правил обеспече-
ния наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных
органах Федерального казначейства, финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципаль-
ных образований)" (Зарегистрировано в Минюсте России 29.09.2014 N 34153)
40
Приказ Минфина России от 16.12.2010 N 174н (ред. от 28.12.2018) "Об утверждении Плана счетов
бухгалтерского учета бюджетных учреждений и Инструкции по его применению" (Зарегистрировано в
Минюсте России 02.02.2011 N 19669)
48
нов местного самоуправления, органов управления государственными вне-
бюджетными фондами, государственных академий наук, государственных
(муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению»
41
(далее —
Инструкция к Единому плану счетов № 157н).
Казённое учреждение имеет право перечислить денежные средства
под отчет на банковскую карту сотрудника. При этом представители Минфи-
на и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства
можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях оплаты коман-
дировочных расходов и компенсации документально подтвержденных рас-
ходов. Для этого в учетной политике учреждения нужно предусмотреть та-
кой порядок расчета с подотчетными лицами (см. письма Минфина России от
10.09.2013 № 02- 03-10/37209, Казначейства России от 10.09.2013 № 42-7.4-
05/5.2-554).
Перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту сотрудника ка-
зённого учреждения МКУ «ЦОУК» рассмотрим на примере:
Рассмотрим порядок уплаты госпошлины за удостоверение копий
учредительных документов произведена нотариусу в безналичном порядке с
лицевого счета, открытого учреждению в казначействе. Если размер госпо-
шлины за каждый учредительный документ составляет 500руб., всего пере-
числено 1 500руб.
В этом случае учет расчетов с этими лицами необходимо вести на
счете 1 208 91 000 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих рас-
ходов».
Бухгалтерские записи по уплате государственной пошлины через под-
отчетное лицо будут отражены корреспонденцией счетов (таблица 7).
41
Приказ Минфина России от 01.12.2010 N 157н (ред. от 28.12.2018) "Об утверждении Единого плана счетов
бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного
самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных акаде-
мий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению" (Зарегистри-
ровано в Минюсте России 30.12.2010 N 19452)
49
Таблица 7.
Корреспонденция счетов
Содержание операции
Сумма
Дебет
Кредит
Выданы подотчетные
деньги на расчёт госпо-
шлины:
- из кассы казённой орга-
низации
1500
1 208 91 560
1 201 34 610
- на расчетную (дебетовую)
карту
1500
1 210 03 560
1 304 05 290
1500
1 208 91 560
1 210 03 660
Приняты к учету затраты
на уплату госпошлины на
основании утвержденного
директором авансового
отчета
1500
1 401 20 290
1 208 91 660
Внесен неиспользованный
остаток подотчетной сум-
мы:
- в кассу организации
500
1 201 34 510
1 208 91 660
- на расчетную (дебетовую)
карту, далее зачисляется
на лицевой счет казённой
организации
500
1 210 03 560
1 208 91 660
500
1 304 05 290
1 210 03 660
Для целей налогообложения передача денег под отчет рассматривает-
ся как выдача аванса. До того момента, пока казённое учреждение фактиче-
ски не получит товары, ему не будут оказаны услуги или выполнены работы,
расходов у него не возникнет. Поэтому выданные подотчетные суммы не
уменьшают базу по налогу на прибыль организаций (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273
Налогового кодекса РФ (НК РФ))
42
.
На суммы, выданные под отчет, взносы на обязательное пенсионное
(социальное, медицинское) страхование, а также взносы на страхование от
несчастных случаев и профессиональных заболеваний не начисляются. Объ-
42
"Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 31.07.1998 N 146-ФЗ (ред. от 06.06.2019)
50
ясняется это тем, что полученные сотрудником деньги — это не вознаграж-
дение за выполненные им работы или оказанные услуги, с которых нужно
перечислять эти обязательные платежи (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от
24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчаст-
ных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»
43
).
Казённое учреждение вправе выдать деньги под отчет только своим
работникам (штатным сотрудникам), с которыми оформлены трудовые от-
ношения, регулируемые трудовым законодательством и, соответственно, за-
ключен трудовой договор (ст. 15, 16 и 20 Трудового кодекса РФ (ТК РФ)),
согласно п. 4.4 положения №373-П
44
. При этом внештатный сотрудник, кото-
рый работает на основании договора гражданско-правового характера
(например, договора подряда или возмездного оказания услуг), в трудовых
отношениях с учреждением не состоит (ст. 11 ТК РФ). Следовательно, полу-
чить деньги под отчет он не может.
Для получения наличных денег под отчёт сотрудник должен написать
заявление. Типовая форма заявления не утверждена, поэтому его можно со-
ставить в произвольной форме. В заявлении на выдачу денег сотрудник дол-
жен указать: назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса, а также
срок, на который выдается аванс (п. 213 Инструкции к Единому плану счетов
№ 157н).
Отдельно отметим, что предельный размер расчета наличными сред-
ствами — 100 000 руб. по одной сделке — не применяется при выдаче под-
отчетных сумм сотруднику. Так же это ограничение действует при расчетах с
другими организациями или предпринимателями. Поэтому при это ограни-
чение действует оплате товаров (работ, услуг) от лица учреждения сотрудник
должен соблюдать требования Указания № 1843-У (см. письмо Банка России
от 04.12.2007 № 190-Т). В случае нарушения лимита учреждение может быть
43
Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ (ред. от 07.03.2018) "Об обязательном социальном
страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний"
44
"Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 01.04.2019)
51
оштрафовано налоговыми органами.
Налоговые инспекторы могут установить нарушение лимита предель-
ного расчета наличными средствами при проверке авансовых отчетов со-
трудников (кассовых чеков, квитанций, приложенных к нему). Сумма штра-
фа для учреждения в этом случае может составить от 40 тыс. до 50 тыс. руб.
Оштрафовать руководителя учреждения инспекторы вправе на сумму от 4
тыс. до 5 тыс. руб. (ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации об администра-
тивных правонарушениях (КоАП РФ))
45
.
Особые правила установлены в отношении командировочных расхо-
дов. Отчитаться о этих суммах сотрудник должен в течение трех рабочих
дней со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения, утвержденного
постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях
направления работников в служебные командировки» (далее — Положение
№ 749). Изменить этот срок руководитель учреждения не может.
Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса,
то эти деньги следует удержать из его заработной платы. Для этого руково-
дитель учреждения должен издать приказ о взыскании в произвольной фор-
ме. Оформить приказ нужно не позднее одного месяца с того дня, как закон-
чился срок, установленный для отчета. Взыскать суммы с сотрудника можно,
если он не оспаривает основания и размера удержаний. В противном случае
взыскать задолженность можно будет только через суд (ст. 137, 248 ТК РФ,
письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Рассмотрим на примере:
Работнику МКУ «ЦОУК» из кассы выдано под отчет 6 000 руб. на
приобретение продуктов питания. Согласно представленному авансовому от-
чету (с приложением к нему подтверждающих документов) израсходовано 3
000 руб. Остаток неизрасходованной подотчетной суммы в размере 3 000
руб. не возвращен в установленный срок. На основании приказа руководите-
45
"Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от
03.07.2019) (с изм. и доп., вступ. в силу с 14.07.2019
52
ля учреждения указанная сумма удержана из заработной платы работника с
его письменного согласия. Зарплата работника за месяц составила 15000 руб.,
стандартные налоговые вычеты по НДФЛ не предоставляются. Бухгалтер
сделал следующие бухгалтерские записи таблица 8).
Таблица 8
Корреспонденция счетов
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма,
руб.
Перечислены из кассы казён-
ной организации наличные
деньги под отчет
1 208 34 560
1 201 34 610
6000
Приняты к учету продукты
питания (на основании сдан-
ного авансового отчета)
1 105 32 340
1 208 34 660
3 000
начисление заработной платы
сотруднику
1 401 20 211
1 302 11 730
15 000
Удержан НДФЛ из зарплаты
сотрудника 15 000 руб. х 13%
1 302 11 830
1 303 01 730
1950
показана подотчетная сумма,
которая подлежит удержанию
из заработной платы
1 304 03 830
1 208 34 660
3 000
Удержан из заработной платы
работника не возвращенный в
срок остаток подотчетной
суммы
1 302 11 830
1 304 03
730
3 000
На практике встречаются случаи, когда нет возможности взыскать за-
долженность с подотчетных лиц, например, с уволившихся сотрудников.
Списать данную задолженность можно при истечении срока исковой давно-
сти. Чтобы определить день, когда можно списать неистребованные подот-
четные суммы, необходимо:
— установить дату, с которой начинается срок исковой давности.
53
(ст. 191 Гражданского кодекса РФ (ГК РФ))
46
;
Таким образом, в бухгалтерском учете и при расчете налога на при-
быль организаций задолженность по подотчетной сумме может быть призна-
на безнадежной к взысканию и списана (подп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, письма
Минфина России от 08.08.2012 № 03-03-07/37 и от 15.09.2010 № 03-03-
06/1/589).
2.3. Проведение аудита расчетов с подотчетными лицами в учреждении
МКУ «ЦОУК» относится к предприятиям, чья финансовая
(бухгалтерская) отчетность подлежит ежегодной аудиторской проверке.
В 2018 г. в МКУ «ЦОУК» такой конкурс по проведению обязательного
аудита выиграло ЗАО «Ростов – Дон – Аудит» (таблица 9).
Таблица 9
Базовые показатели к расчету уровня существенности по данным
отчетности МКУ «ЦОУК»
Наименование
базового показателя
Суммовое
значение
базового
показателя
отчётности, тыс.
руб.
Доля,
%
Значение ,
применяемое для
нахождения уровня
существенности,
тыс. руб.
Балансовый доход
2844
5
187
Валовой объём
реализации без НДС
35573
2
711
Валюта баланса
51374
2
1027
Собственный деньги
46529
10
4653
Общие затраты
казённого предприятия
42670
2
853
Среднее арифметическое показателей в столбце 4 составляет:
(187+711+1027+4653+853)/5= 1878 тыс. руб.
Наименьшее значение отличается от среднего на:
(1878-187)/1878•100%= 90%
46
"Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 03.08.2018, с
изм. от 03.07.2019) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.06.2019)
54
Наибольшее значение отличается от среднего на:
(4653-1878)/1878•100%=215%
Поскольку и в том, и в другом случаях отклонение наибольшего и
наименьшего показателей от среднего и от всех остальных является
значительным, то значения 187 тыс.руб. и 4653 тыс. руб. отбрасываются и не
используются при дальнейшем усреднении. Новое среднеарифметическое
составляет:
(711+1027+853)/3 = 864 тыс. руб.
В качестве значения уровня существенности полученную величину
округляем до 900 тыс. руб. и используем количественный показатель.
В таблице 10 представлено тестирование системы внутреннего
контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в МКУ
«ЦОУК» за 2018 г.
Таблица 10
Оценка внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами в МКУ ЦОУК
№
п/
п
Содержание вопроса или объект
исследования
Содержан
ие ответа
Информация или
документ, который
следует запросить
1.
Есть ли в казённом учреждении
список лиц, которым можно
выдавать средства на
хозяйственные нужды,
утвержденные приказом директора
организации
Да
Список лиц, которым
можно выдавать
деньги на
хозяйственные нужды
2.
Выдаются ли новые авансы лицам,
не отчитавшимся по ранее
выданным под отчет суммам
Да
Анализ субконто по
подотчетному лицу
3.
Оформляются ли приказы директора
учреждения при командировках
Да
Приказ руководителя
предприятия
4.
Облагаются ли налогом на доходы
физических лиц суточные сверх
норм, возмещённые по приказу
директора организации
Да
Карточки налогового
учета подотчетных
лиц
5.
Организован ли аналитический учет
командировочных расходов в
пределах и сверх норм для целей
налогообложения
Да
Осуществляется
автоматически
программой «1С:
Бухгалтерия»
55
Продолжение табл. 10
6.
Вовремя ли сдается авансовый отчет
и все к нему документы
Нет
Авансовые отчеты и
все прилагаемые к
ним документы
7.
контролирует ли главный бухгалтер
ведение корреспонденции счетов
Нет
Анализ счетов
В МКУ «ЦОУК» рассчитаем приемлемый аудиторский риск при аудите
расчётов с подотчётными лицами:
04,01,05,08,0
или 4 %
Значение данной величины является приемлемым, поскольку не
превышает 5%, что находится в пределах установленной нормы.
Проверке предшествует составление общего плана аудита (таблица 11)
Проверяемая организация» МКУ «ЦОУК»
Период проведения аудита: с 1.06.018г по 31.06.18 г.
Проверяющий: Барабанова И.Н.
Планируемый аудиторский риск: 4%.
Таблица 11
Общий план аудита для МКУ «ЦОУК» на 2018 год.
№
Планируемые виды
работ
Период
проведения
Исполнитель
1
2
3
4
1.
Аудит казённого учреждения
первичного учета затрат с
подотчетными лицами
(01.06.2018г
по
07.06.2018г)
Барабанова И.Н.
2.
Проверить правильность
составления корреспонденции
счетов по счету 71
(08.06.2018г
по
11.06.2018г)
Барабанова И.Н.
3.
Правильность выдачи подотчетной
суммы, на основании авансового
отчета и приложенных к нему
необходимых документов
(12.06.2018г
по
17.06.2018г)
Барабанова И.Н.
4.
Ведение аналитического учета
расчетов с подотчетными лицами
(18.06.2018г
по
22.06.2018г)
Барабанова И.Н.
5.
Проверка всех данных
аналитического учета в
соответствии с данными
синтетического учета
(28.06.2018г
по
31.06.2018г)
Барабанова И.Н.
6.
Проверка наличия необходимых
договоров о матер-ой ответств
31.06.2018.
Барабанова И.Н.