55
2019 г. переданы наличные деньги Арсеньеву В.И. для приобретения бензина в
сумме 4000 руб.
Выявлены некоторые нарушения в оформлении документов, связанных с
операциями по учету расчетов с подотчетными лицами:
- отсутствует журнал регистрации авансовых отчетов;
- в некоторых авансовых отчетах не указаны остатки на начало и конец
месяца (например, а/о № 1 Колина Е.Г. в январе 2019 г.);
- в некоторых авансовых отчетах не указана сумма, полученная из кассы
(например, а/о Омельченко С.С. в марте 2019 г.);
- не всегда указывается дата составления авансовых отчетов, что
затрудняет оценку своевременности предоставления отчетов (например, а/о
Веретенной И.М. №14 в феврале 2019 г.);
- в некоторых авансовых отчетах не указана должность лица, которому
выдана подотчетная сумма;
- нарушается хронологический порядок нумерации авансовых отчетов;
- нарушены сроки отчета по полученным подотчетным суммам;
- в авансовых отчетах не указывается корреспонденция счетов.
Кроме того, выявлено несвоевременное отражение в учете составленных
авансовых отчетов, например, а/о № 34 от 02.03.19 Виленского Д.К. проведен в
феврале, а/о № 28 от 27.02.19 Орлова Н.Е. проведен в апреле и другие.
При проведении проверки было выявлено, что предприятие допускает
списание расходов на себестоимость без постановки на учет товарно-
материальных ценностей. Например, по а/о № 39 Петренко М.И. в марте 2019 г.
приобретены строительные материалы на сумму 2780 руб. В учете эта операция
отражена проводкой Дт 26 Кт 71. Следовало приобретенные товарно-
материальные ценности оприходовать на счета: Дт 10 Кт 71 и списать за счет
соответствующих источников согласно документам.
56
В нарушение Инструкции по применению Плана счетов на
предприятии
31
имеются случаи отнесения материалов, запчастей, топлива на
счет 08 «Вложение во внеоборотные активы». Например, согласно а/о Петренко
М.И., в январе 2019 г. приобретена запасная часть для автомобиля на сумму 640
руб., что в учете отражено проводкой Дт 08 Кт 71.
Также отмечены случаи неверного использования субсчетов при
отражении в учете материалов, приобретенных подотчетными лицами.
Согласно а/о № 21 Куркова П.Р. от 24.02.19 приобретен инвентарь для
уборки территории стоимостью 1013 руб. В учете это было отражено
проводкой: Дт 26 Кт 71 – 1013 руб. (Приложение В).
Согласно Инструкции по применению Плана счетов
32
это следовало
отразить в учете следующим образом:
Дт 10 Кт 71 – 1013 руб. - приобретен инвентарь для уборки территории;
Дт 10 Кт 26 – 1013 руб. – инвентарь передан в эксплуатацию.
Аналогичное замечание по а/о № 33 от 11.03.19 Котова В.С., согласно
которому приобретены фильтры для очистки воды на сумму 2690 руб.
На предприятии приобретались подарки для работников. Например, по
а/о № 25 от 20.02.19 приобретен подарок для генерального директора
стоимостью 6700 руб.
В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов
33
приобретенные в розничной торговле подарки для вручения сотрудникам
организации следовало отразить:
Дт 41 Кт 71 – 6700 руб. оприходован подарок;
Дт 90 Кт 41 – 6700 руб. списана стоимость приобретенного подарка;
Дт 90 Кт 68 – 1340 руб. начислен НДС (6700*20%);
31
Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его
применению: приказ Минфина РФ от 31.10.2000 №94н.: офиц. текст: действ. редакция / Гарант: информационно-правовой портал. –
Электронный ресурс. – Электрон. данные. – Режим доступа: http://base.garant.ru/12121087/.
32
Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его
применению: приказ Минфина РФ от 31.10.2000 №94н.: офиц. текст: действ. редакция / Гарант: информационно-правовой портал. –
Электронный ресурс. – Электрон. данные. – Режим доступа: http://base.garant.ru/12121087/.
33
Там же.
57
Дт 91 Кт 90 - 8040 руб. списаны затраты по безвозмездной передаче
(дарению) ТМЦ за счет прибыли предприятия.
Таким образом, предприятием недоначислен НДС с суммы подарков и
занижены показатели, отраженные по строкам выручки и себестоимости в
форме № 2 «Отчет о финансовых результатах».
В ряде случаев нет документов, подтверждающих оплату товарно-
материальных ценностей (чеков ККМ, квитанций к ПКО и других), например,
согласно а/о Андреева П.М. от 12.01.19 приобретены канцтовары на сумму 758
руб. (Дт 10 Кт 71). Приведен перечень товаров, но документ об оплате
отсутствует.
Суммы, не подтвержденные документально, не могут приниматься к
учету. Они должны быть взысканы с подотчетных лиц либо оплачены за счет
прибыли предприятия с включением этих сумм в совокупный доход
подотчетных лиц.
Как уже было отмечено, на предприятии допускается передача
подотчетных сумм одним подотчетным лицом другому. Например:
- к авансовому отчету Солнцевой О.Л. от 16.03.19 приложена квитанция
к приходному кассовому ордеру за вход на ярмарку – 300 руб. – плательщиком
в квитанции указано другое лицо;
- к авансовому отчету Иванова В.В. от 16.03.19 приложена квитанция к
приходному кассовому ордеру за автостоянку на сумму 200 руб. – плательщик
Солнцева О.Л.
- к авансовому отчету Андреева П.М. № 19 от 27.02.19 приложена
квитанция к приходному кассовому ордеру за справочник на сумму 190 руб. –
плательщик Солнцева О.Л.
Авансовый отчет Котова В.С. от 14.01.19 на сумму 1025 рублей не
нашел отражения в бухгалтерском учете.
Согласно а/о № 42 в апреле 2019 г. Курцеву П.И. возмещены
командировочные расходы в сумме 2811 руб. В командировочном
58
удостоверении нет отметки о выбытии из места командировки. Таким образом,
завышена себестоимость и излишне возмещен НДС из бюджета.
Согласно а/о в марте Петренко М.И. оплачены суточные за 1 день
пребывания в командировке (5 февраля) в местности, которая располагается в
30 км. от его места проживания в сумме 700 руб. При командировках в такую
местность, откуда командированный имеет возможность ежедневно
возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не
выплачиваются. Таким образом, необоснованно завышена себестоимость на
700 руб.
Согласно а/о № 152 в феврале 2019 г. Петренко М.И. оплачены расходы
по оплате автостоянки автомобиля в сумме 1500 руб. В учете отражено: Дт 26
Кт 71. Данные расходы неправомерно отнесены на себестоимость, т.к.
автомобиль на балансе либо в составе арендованных основных средств не
числится. Следовало расходы по оплате автостоянки данного автомобиля в
сумме 1500 руб. включить в совокупный доход работника для удержания
НДФЛ.
Согласно а/о в марте 2019 г. Орлову Н.Е. возмещены расходы по
командировке в сумме 1815 руб. При этом к а/о не приложено
командировочное удостоверение. Таким образом, завышена себестоимость в
сумме 1815 руб.
Таким образом, подводя итог, следует отметить, что в процессе
проверки состояния учета расчетов с подотчетными лицами исследуемой
организации выявлено достаточно большое число нарушений и недостатков.
Для их устранения и недопущения в будущем в следующем разделе работы
нами представлен ряд рекомендаций.
3.3 Рекомендации по совершенствованию учета расчетов с подотчетными
лицами на предприятии
Как уже было отмечено, по результатам проведенной аудиторской
проверки, отраженным нами в предыдущей главе выпускной
квалификационной работы, в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными
59
лицами исследуемой организации выявлен ряд нарушений и недостатков.
Обобщим информацию об основных из них (Приложение Г).
Выявленные многочисленные нарушения свидетельствуют об
отсутствии внутреннего контроля данного участка учета. При этом в процессе
налоговых проверок большое количество вопросов у работников налоговой
инспекции возникает при проверке авансовых отчетов. Это обусловлено тем,
что расходы подотчетных лиц напрямую влияют на налогооблагаемую базу. В
связи с этим рекомендуется организовать многоступенчатую систему контроля,
включающую несколько этапов контрольных процедур.
Расчеты с подотчетными лицами являются тем участком учета, на
котором от бухгалтера требуется внимание и контроль сразу по трем позициям:
1. Работа с сотрудниками - организация контроля своевременной и
правильной отчетности, целевого расходования денежных средств,
предоставления правильно оформленных оправдательных документов;
2. Контроль наличия и оформления всех необходимых первичных
документов, подтверждающих факт хозяйственной операции для
бухгалтерского и налогового учета;
3. Правильное оформление и безошибочное ведение бухгалтерского
учета.
В связи с этим, предлагается организация трехступенчатой системы
внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами в исследуемой
организации.
На первом этапе отслеживание правильности операций должно быть
возложено непосредственно на самого сотрудника, которому выдаются
денежные средства под отчет. Для этого бухгалтеру рекомендуется во время
выдачи подотчетных сумм инструктировать сотрудника о том, какие
документы он должен сдать в бухгалтерию вместе с отчетом, чтобы он был
принят.
Также целесообразным будет разработка инструкции для подотчетных
лиц. В этом документе нужно подробно рассказать, что обязательно должно
60
быть написано на товарных чеках, счетах-фактурах, товарных накладных и
других бумагах, чтобы потраченные на хозяйственные нужды деньги налоговая
инспекция приняла в качестве расходов, уменьшающих налогооблагаемую
базу, а не в качестве налогооблагаемого дохода сотрудника.
Следующим этапом проверки может выступать бухгалтерский контроль,
заключающийся в детальной проверке всех документов, предоставляемых
подотчетным лицом, помощником бухгалтера, который осуществляет
первичную обработку учетных документов. Это позволит выявить большую
часть нарушений, которая была нами обозначена в Приложении Г.
Наконец, на третьем этапе контрольные процедуры предлагается
осуществлять непосредственно бухгалтеру, ответственному за ведение
рассматриваемого участка учета. Его опыт и квалификация позволят
предупредить и не допустить в системе учета ошибки, которые были допущены
и не выявлены на предыдущих этапах.
Также важным мероприятием, которое позволит, на наш взгляд,
оптимизировать учет и контроль расчетов с подотчетными лицами, является
проведение их инвентаризации. В исследуемой организации выдаются
денежные средства под отчет достаточно большому количеству сотрудников, в
связи с этим рекомендуется инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами
проводить чаще, чем это делается в соответствии с требованиями
законодательства (раз в год). В таком случае своевременная отчетность
подотчетных лиц будет обеспечена, а это позволит вовремя выявить и
исправить ошибки в первичных документах.
Кроме того, для предотвращения возникновения подобных ошибок и
нарушений, которые в конечном итоге могут повлечь искажение данных
бухгалтерской финансовой отчетности, финансового результата деятельности
организации, налоговых санкций рекомендуются следующие мероприятия:
- вести журнал регистрации авансовых отчетов;
- соблюдать все требования по заполнению авансовых отчетов, а
именно, следить за указанием суммы, полученной из кассы, даты составления
61
отчета, должности лица, которому выдана подотчетная сумма,
корреспонденции счетов бухгалтерского учета;
- следить за соблюдением сроков предоставления авансовых отчетов;
- соблюдать хронологический порядок нумерации отчетов;
- своевременно отражать в отчете составленные авансовые отчеты;
- соблюдать требования Плана счетов бухгалтерского учета и
Инструкции по его использованию
34
при ведении корреспонденции счетов и
отражении в учете операций по авансовым отчетам;
- вести четко организованный аналитический учет расчетов с
подотчетными лицами;
- уточнить субсчета по счету «Материалы» в рабочем плане счетов
организации;
- не принимать к учету авансовые отчеты, по которым отсутствуют
оправдательные документы;
- соблюдать правильность списания на себестоимость операционно-
хозяйственных расходов из подотчетных сумм и оприходования
приобретенных через подотчетных лиц материальных ценностей;
- относить затраты на производство продукции (работ, услуг) в
себестоимость того отчетного периода, к которому они относятся, независимо
от времени оплаты;
- соблюдать все требования к заполнению и наличию подтверждающих
документов по командировочным расходам (приказов (распоряжений) о
направлении работников в командировку, командировочных удостоверений с
отметками в месте пребывания в командировке, отчетов о выполнении
командировочного задания);
- организовать аналитический учет командировочных расходов в
пределах норм и сверх норм;
34
Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его
применению: приказ Минфина РФ от 31.10.2000 №94н.: офиц. текст: действ. редакция / Гарант: информационно-правовой портал. –
Электронный ресурс. – Электрон. данные. – Режим доступа: http://base.garant.ru/12121087/.
62
- следить за соблюдением порядка удержания налога на доходы
физических лиц и начисления фондов социального страхования и обеспечения
с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм;
- не допускать обобщений в наименованиях товаров, приобретенных
через подотчетных лиц и отражаемых в авансовых отчетах, описывать отдельно
каждую позицию, приобретение которой подтверждено первичным
документом;
- следить за правильностью выведения остатков по счету 71 «Расчеты с
подотчетными лицами» на конец отчетного периода.
Представленный перечень рекомендаций позволит избежать в будущем
выявленных в процессе нарушений в ведении учета операций с подотчетными
лицами и предотвратить искажение данных бухгалтерской финансовой
отчетности.
Наряду с выявленными недостатками в учете подотчетных операций, в
исследуемой нами организации имеются также и нарушения непосредственно в
процессе самих расчетов с подотчетными лицами.
К ним относятся различные нарушения порядка выдачи подотчетных
сумм, в частности (Приложение Г):
- в организации допускается выдача денежных средств лицам, не
указанным в списке лиц, которым в соответствии с приказом руководителя
организации могут быть выданы деньги на хозяйственно-операционные
расходы;
- выдача денежных средств из кассы под отчет лицам, не являющимся
работниками организации;
- выдача подотчетных сумм без определения срока, на который выдана
подотчетная сумма;
- несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на
которые они были выданы;
- систематическая выдача подотчетных сумм без производственной
необходимости с последующим возвратом их в кассу.
63
Кроме того, при оформлении командировочных расходов допускается
несоблюдение установленных норм командировочных расходов.
В связи с эти нами рекомендуется (Приложение Г):
- не допускать передачу выданных под отчет наличных денег одним
лицом другому;
- не допускать нецелевого использования подотчетных сумм;
- не допускать оплату расходов подотчетных лиц, которые не имеют
отношения к деятельности организации (например, стоянки личных
автомобилей сотрудников, используемых для производственных нужд, но не
оформленных как арендованные в организации);
- соблюдать установленные нормы командировочных расходов;
- следить за соблюдением установленного лимита расчетов наличными
денежными средствами между юридическими лицами через подотчетных лиц.
Необходимо отслеживать также сроки отчета и возврата
неиспользованных подотчетных сумм. В случае, если подотчетное лицо не
отчиталось и не вернуло деньги в срок, они в соответствии со статьей 137
Трудового кодекса Российской Федерации могут быть удержаны из его
зарплаты.
Чтобы удержать деньги из зарплаты работника, необходимо
35
:
1) в течение месяца со дня истечения срока, установленного для
возврата подотчетных денег, издать приказ руководителя организации об
удержании. При пропуске этого срока удерживать деньги из зарплаты
работника нельзя и, если он не вернет их добровольно, взыскать долг можно
только через суд;
2) ознакомить с этим приказом работника под роспись. Работник должен
написать, что он согласен с суммой и основанием удержания. Если работник не
согласен на удержание, взыскать с него деньги можно будет только через суд.
При этом следует учесть, что общая сумма удержаний не может
превышать 20% от суммы зарплаты, причитающейся работнику на руки (статья
35
Гейц И.В. Удержания, производимые из заработной платы работников // Консультант бухгалтера. – 2016. - № 7 - с.108.
64
138 ТК РФ). Если удержать нужно больше, удержания нужно будет делать из
нескольких выплат.
Помимо удержаний из заработной платы, описанных выше, к
недобросовестным сотрудникам рекомендуется применение материальных мер
воздействия в виде сокращения премиальных выплат, которые осуществляются
по итогам работы в кварталах. Для этого необходимо в положение об оплате
труда внести соответствующие положения. Например, работникам, не
отчитавшимся своевременно об использованных подотчетных суммах, на
основании приказа руководителя размер премии может быть уменьшен от 10 до
90 процентов в зависимости от срока невозврата и суммы (процент уменьшения
премии также должен быть закреплен в положении об оплате труда).
В качестве мероприятий, направленных на снижение задолженности
подотчетных лиц в исследуемой организации, рекомендуются следующие:
1. Отказ от выдачи подотчетному лицу новой суммы денежных средств
под отчет до получения отчета по ранее выданной;
2. Рациональное определение суммы подотчетных средств, выдаваемых
сотруднику, с учетом конкретной обоснованной цели и необходимости,
недопущение нерационального расходования денежных средств;
3. Установление и закрепление внутренними нормативными
положениями лимитов выдачи денежных средств под отчет (в том числе, в
разрезе сотрудников, целей расходования и т.п. конкретизации) и строгое
соблюдение данных лимитов;
4. Проведение регулярного анализа состояния расчетов с подотчетными
лицами.
Также целесообразным будет проведение количественного анализа
состояния дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами.
Его следует начинать с общей оценки ее динамики в целом и в разрезе
отдельных сотрудников. Это позволит определить динамику абсолютного и
относительного размера задолженности, а также выявить просроченную.
Целесообразно при анализе составлять таблицу, в которой задолженность