15
себя основополагающие начала, определяющие порядок совершения расчетов,
формально закрепленные в учетной политике организации
5
.
Таким образом, подводя итог, отметим, что расчетные операции
выступают важным звеном процесса купли-продажи, выполнения работ и
оказания услуг. Большая часть расчетов между организациями в процессе
ведения финансово-хозяйственной деятельности осуществляется безналичным
путем.
Сущность наличных расчетов заключается в передаче наличных средств
от плательщика к получателю, в качестве расчета за купленную продукцию или
приобретенный товар или за полученную работу или услугу.
Расчеты с подотчетными лицами, могут осуществляться как в наличной,
так и безналичной формах. Как правило, в подотчет выдаются денежные
средства для предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты
различных хозяйственных расходов.
Следует отметить, что правильная организация учета расчетов с
подотчетными лицами играет важную роль в общей системе бухгалтерского
учета каждой организации и обладает большой практической значимостью,
обеспечивая возможности выявления задолженности и оптимизации расчетов,
что в свою очередь оказывает положительное влияние на ее конечный
финансовый результат. Сущность и порядок бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами будут рассмотрены в следующем разделе выпускной
квалификационной работы.
1.2 Порядок бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
Как уже было отмечено в предыдущем разделе выпускной
квалификационной работы, подотчетным лицом является сотрудник
организации, получивший денежные суммы под отчет для последующих
расходов в интересах выдавшей их организации, а денежные суммы, выданные
5
Варпаева И. А. Документационное обеспечение учета расчетов с подотчетными лицами / И. А. Варпаева // Бухгалтерский учет. – 2013. –
№ 24. – С. 4.
16
авансом подотчетным лицам на предстоящие расходы, называются
подотчетными суммами.
Подотчетные денежные суммы должны расходоваться строго по
назначению, они не относятся к доходам физического лица – работника
организации.
В случае выдачи наличных подотчетных сумм, расчеты с подотчетными
лицами выступают разновидностью кассовых операций, характерных для
любой организации.
Основным нормативным регулятором ведения учета наличных
денежных средств является Указание Центрального банка Российской
Федерации от 11 марта 2014 г. №3210-У «О порядке ведения кассовых
операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых
операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого
предпринимательства». Таким образом, при выдаче наличных денежных
средств под отчет должны соблюдаться общие требования, установленные
порядком ведения кассовых операций.
В частности, в п. 6.3. порядка ведения кассовых операций отмечено, что
для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с
осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального
предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно
письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной
форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который
выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней
после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или
со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при
их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми
подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным
бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его
17
утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету
осуществляются в срок, установленный руководителем.
Таким образом, для того чтобы порядок выдачи денежных средств под
отчет в организации был соблюден, необходимо выполнение следующих
условий
6
:
- наличие приказа руководителя организации, устанавливающего
порядок выдачи работникам подотчетных сумм, который должен, в том числе,
предусматривать круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет,
размеры подотчетных средств, сроки их возврата или отчета об
израсходовании;
- соблюдение правил выдачи средств под отчет только сотрудникам,
указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных средств.
Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского
учета не определен перечень должностей работников организации, которые
могут быть подотчетными лицами. При формировании соответствующего
перечня, утверждаемого впоследствии приказом по организации, необходимо
учесть следующее: по общему правилу, работа с денежной наличностью
предполагает полную материальную ответственность. Исключение могут
составлять случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам
ввиду того, что в данной ситуации материальная ответственность возникает в
результате выполнения работником служебных обязанностей.
При формировании перечня работников, которые могут быть
подотчетными лицами, за основу могут приниматься перечни должностей и
работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель
может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или
коллективной (бригадной) материальной ответственности, утвержденные
постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85
7
. Кроме того, при
6
Расчеты с подотчетными лицами / под общ. ред. Г.Ю. Касьяновой; Ассоц. бухгалтеров, аудиторов и консультантов [и др.]. - 5-е изд.,
перераб. и доп. - М. : АБАК, 2015.
7
Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать
письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм
договоров о полной материальной ответственности: Постановление Минтруда России от 31.12.2002 № 85: офиц. текст: действ. редакция /
Гарант: информационно-правовой портал. – Электронный ресурс. – Электрон. данные. – Режим доступа: http://base.garant.ru/12129724/
18
формировании перечня подотчетных лиц организациям можно ориентироваться
на перечень работ, при выполнении которых с исполнителями могут
заключаться договоры о полной материальной ответственности.
Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной
ответственности приведена в приложении № 2 к постановлению Минтруда
России от 31.12.2002 № 85
8
.
Рассмотрим некоторые особенности выдачи наличных денежных
средств под отчет. Как же было отмечено, организации выдают наличные
денежные средства под отчет на командировочные, хозяйственные и
представительские расходы, а также некоторые другие расходы.
Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по
приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных
принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.
При покупках за наличный расчѐт в организациях розничной торговли
продавец обязан выдать покупателю, а покупатель вправе потребовать у
продавца два документа - кассовый чек и товарный чек (или накладную).
Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара.
Все подотчѐтные суммы, израсходованные на хозяйственные нужды,
списываются бухгалтерией предприятия на основании авансового отчѐта
работника с приложением подтверждающих расходы документов.
Дополнительными документами могут быть ведомости списания материалов,
требования на выдачу материалов, акты приѐмки выполненных сторонними
организациями работ (услуг) производственного характера и т.п.
9
Рассмотрим особенности оформления и учета представительских и
командировочных расходов, которые часто осуществляются посредством
использования подотчетных сумм.
Оформление и учет представительских расходов. В соответствии с пп.
22 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и (или)
8
Там же.
9
Расчеты с подотчетными лицами / под общ. ред. Г.Ю. Касьяновой; Ассоц. бухгалтеров, аудиторов и консультантов [и др.]. - 5-е изд.,
перераб. и доп. - М. : АБАК, 2015.
19
реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным
приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в
переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. Указанные
расходы включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) в пределах
смет, утвержденных правлением предприятия на отчетный год.
Как любая другая хозяйственная операция, проведение
представительских мероприятий в соответствии со ст. 9 Закона №402-ФЗ
10
должно оформляться оправдательными документами, которые служат
первичными учетными документами, на основании которых ведется
бухгалтерский учет. Включение представительских расходов в себестоимость
продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных
документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения деловой
встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации,
конкретное назначение расходов и величина расходов.
Далее уделим внимание порядку оформления командировочных
расходов.
Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные со
служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся
командированным лицам на эти цели.
Согласно действующему трудовому законодательству, а именно статье
166 ТК РФ, под служебной командировкой понимается поездка работника по
распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения
служебного поручения вне места постоянной работы. В статье 167 ТК РФ
оговорено, что при направлении работника в служебную командировку ему
гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а
также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.
Согласно статье 168 ТК РФ к расходам, возмещаемым командированному
работнику, относятся:
- расходы по проезду;
10
О бухгалтерском учете: федеральный закон от 06.12.2011 г. №402-ФЗ: офиц. текст: действ. редакция / Гарант: информационно-правовой
портал. – Электронный ресурс. – Электрон. данные. – Режим доступа: http://base.garant.ru/70103036/.
20
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места
постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя.
Кроме того, указанной статьей ТК РФ установлено, что порядок и
размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками,
определяются коллективным договором или локальным нормативным актом
организации. Иначе говоря, размер суточных, выплачиваемых организацией
работнику, направляемому в командировку, регулируется организацией
самостоятельно: либо закрепляется в рамках трудового договора, либо
устанавливается приказом руководителя.
Суточные выплачиваются командированному работнику за каждый день
нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также
дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути.
При расчете суточных следует учитывать, что днем отъезда считается
день отправления соответствующего транспортного средства из места
постоянной работы, командированного, а днем приезда - день прибытия
указанного транспортного средства на место постоянной работы.
Цель и характер командировки подтверждается оформленным
служебным заданием и отчетом о его выполнении (форма №Т-10а,
утвержденная Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января
2004 года №1)
11
.
Суммы, выданные под отчет, списываются на основании
представленного авансового отчета, форма которого утверждена
постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55
12
и должна
применяться организациями всех форм собственности, за исключением
бюджетных учреждений.
11
Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате: постановление Госкомстата
Российской Федерации от 5 января 2004 года №1: офиц. текст: действ. редакция / Гарант: информационно-правовой портал. – Электронный
ресурс. – Электрон. данные. – Режим доступа: http://base.garant.ru/12134807/.
12
Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО-1 «Авансовый отчет»: постановление Госкомстата
Российской Федерации от 1 августа 2001 года №55: офиц. текст: действ. редакция / Гарант: информационно-правовой портал. –
Электронный ресурс. – Электрон. данные. – Режим доступа: http://base.garant.ru/12124144/.
21
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом
и работником бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо
приводит перечень документов, подтверждающих произведенные расходы
(командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки
контрольно-кассовой техники, товарные чеки и другие оправдательные
документы), и суммы затрат по ним и нумерует документы, приложенные к
авансовому отчету, в порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие
оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы,
правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне
формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета),
которые дебетуются на эти суммы.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем
организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.
Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу
организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке.
Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному
кассовому ордеру.
На основании утвержденного авансового отчета бухгалтерия списывает
подотчетные денежные суммы в установленном порядке.
Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются
первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной
операции, которые должны содержать следующие реквизиты: наименование
документа (формы), код формы, дату составления, содержание хозяйственной
операции, измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном
выражении) и т.д.
Количество оправдательных документов должно соответствовать числу
записей на обороте авансового отчета. Количество листов, как правило,
превышает количество документов. Необходимы наличие подписей бухгалтера,
подтверждающего целевое назначение и правомерность принятия к учету
22
израсходованных сумм, а также главного бухгалтера, разрешающего выдачу
наличных денежных средств в погашение перерасхода или прием остатка ранее
выданных денежных средств.
При неполном израсходовании подотчетной суммы работник может
сдать неиспользованный остаток в кассу организации (либо дать согласие на
удержание с сумм начисленной оплаты труда). При сдаче в кассу остатка
денежных средств должны быть соблюдены общие правила приема денежных
средств, которые установлены Порядком ведения кассовых операций.
При осуществлении расчетов с подотчетными лицами, а также их учета
любой организации бухгалтеру следует руководствовать нормативно-
правовыми актами, сведения о которых систематизированы в табл. 1.
Таблица 1
Реестр законодательных актов и нормативных документов,
регулирующих расчеты с подотчетными лицами
Наименование
документа
Кем и когда
утвержден
Что устанавливает
1
2
3
Трудовой кодекс РФ
Приказ Минфина
от 30.12.2001 N
197-ФЗ
Государственные гарантии трудовых
прав и свобод граждан, создание
благоприятных условий труда
Налоговый кодекс
РФ, ч. 1,2
Ч. 1: Приказ
Минфина РФ от 31
июля 1998 г.
№146-ФЗ; Ч. 2:
Приказ Минфина
РФ от 5 августа
2000 г. №117-ФЗ
Систему налогов и сборов, а также
общие принципы налогообложения и
сборов в Российской Федерации
Федеральный закон
«О бухгалтерском
учете»
От 06.12.2011
№402-ФЗ, принят
ГД ФС РФ
22.11.2011 г.
Сущность бухгалтерского учета, его
объекты, правила и требования
Постановление
Госкомстата России
«Об утверждении
унифицированной
формы первичной
учетной
документации № АО-
1 «Аванс. отчет»
Постановление
Госкомстата
России от 01.08.01
г. № 55
Согласованную с Министерством
финансов РФ и Министерством
экономики РФ унифицированную
форму первичной учетной
документации №АО-1 «Авансовый
отчет» с указаниями по ее
применению и заполнению
23
Продолжение табл. 1
1
2
3
Постановление
Госкомстата России
«Об утверждении
унифицированных
форм первичной
учетной
документации по
учету труда и его
оплаты»
Постановление
Госкомстата
России от 05.01.04
г. № 1
Согласованные с Министерством
финансов РФ, Министерством
экономического развития и торговли
РФ, Министерством труда и
социального развития РФ
унифицированные формы первичной
учетной документации по учету труда
и его оплаты
Постановление
Правительства РФ
«Об особенностях
направления
работников в
служебные
командировки»
Постановление
Правительства РФ
от 13 октября 2008
г. №749
Особенности направления работников
в служебные командировки
Положение
Центрального банка
РФ «О порядке
ведения кассовых
операций с
банкнотами и
монетой банка
России на
территории РФ» от
12 октября 2011 г.
№373-П
Положение
Центрального
банка РФ от 12
октября 2011 г.
№373-П
Порядок ведения кассовых операций с
банкнотами и монетой Банка России
на территории Российской Федерации
в целях организации на территории
Российской Федерации наличного
денежного обращения
Постановление
Минтруда России
«Об утверждении
перечней
должностей и работ,
замещаемых или
выполняемых
работниками, с
которыми
работодатель может
заключать
письменные
договоры о полной
материальной
ответственности»
Постановление
Минтруда России
от 31.12.2002 №
85
Перечень должностей и работ,
замещаемых или выполняемых
работниками, с которыми
работодатель может заключать
письменные договоры о полной
индивид. матер. ответственности за
недостачу вверенного имущества;
типовую форму договора о полной
индивид. матер. ответственности;
перечень работ, при выполнении
которых может вводиться полная
коллективная (бригадная)
материальная ответственность за
недостачу вверенного работникам
имущества; типовую форму договора
о полной коллективной (бригадной)
материальной ответственности
Положение по
ведению
бухгалтерского учета
и бухгалтерской
отчетности в
Российской
Федерации
Приказ Минфина
РФ № 34н от 28
июля 1998 г.
Порядок организации и ведения
бухгалтерского учета, составления и
представления бухгалтерской
отчетности юридическими лицами по
законодательству Российской
Федерации
24
Окончание табл. 1
1
2
3
Положение по
бухгалтерскому
учету «Учет
материально-
производственных
запасов» (ПБУ №
5/01)
Приказ Минфина
РФ от 9 июня
2001 г. №44н
Правила формирования в
бухгалтерском учете информации о
материально-производственных
запасах организации
Положение по
бухгалтерскому
учету «Доходы
организации» ПБУ
9/99
Приказ Минфина
России от
06.05.1999 № 32н
Правила формирования в
бухгалтерском учете информации о
доходах коммерческих организаций
(кроме кредитных и страховых
организаций)
Положение по
бухгалтерскому
учету «Расходы
организации»
ПБУ 10/99
Приказ Минфина
РФ от 06.05.1999
№33н
Правила формирования в
бухгалтерском учете информации о
расходах коммерческих организаций
План счетов
бухгалтерского учета
и Инструкция по его
применению
Приказ Минфина
РФ № 94-н от 31
ноября 2000 г.
Схему регистрации и группировки
фактов хозяйственной деятельности в
бухгалтерском учете. В нем
приведены наименования и номера
синтетических счетов и субсчетов
Положение по
бухгалтерскому
учету «Учет активов
и обязательств,
стоимость которых
выражена в
иностранной
валюте» (ПБУ
3/2006)
Приказ Минфина
РФ от 27.11.2006
№154н
Особенности формирования в
бухгалтерском учете и бухгалтерской
отчетности информации об активах и
обязательствах, стоимость которых
выражена в иностранной валюте, в
том числе подлежащих оплате в
рублях, организациями, являющимися
юридическими лицами
Методические
указания по
бухгалтерскому
учету МПЗ
Приказ Минфина
РФ № 119н от 28
декабря 2001 г.
Порядок организации бухгалтерского
учета материально-производственных
запасов на основе (ПБУ 5/01)
Таким образом, нормативно-законодательная база, регулирующая
порядок оформления операций с подотчетными лицами, а также ведения
бухгалтерского учета этих операций достаточно обширна. Задачей бухгалтера
любого предприятия является тщательное ее изучение и соблюдение всех
требований, а также отслеживание изменений в законодательстве с целью
предотвращения допущений ошибок в учете, которые могут повлечь различные
санкции и штрафы.