используется термин «субконто». Наличие субконто позволяет более детально
раскрыть информацию о расчётах с подотчётными лицами.
Как уже отмечалось выше, в МП Университета «Синергия» сотрудник
может получить деньги под отчёт из кассы предприятия только на
определенные цели - приобретение ТМЦ, командировочные и
представительские расходы, а также прочие хозяйственные нужды.
Рассмотрим более подробно особенности бухгалтерского учёта каждой из
данных операций.
Расчёты с подотчётными лицами по приобретению ТМЦ.
Приобретение подотчётным лицом товарно-материальных ценностей
помимо авансового отчёта должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых
машин и товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.
Так 23 августа2017 года подотчётному лицу - начальнику хоззяйственной
части Кругловому Р.М. были выданы под отчёт на основании подписанного
руководством заявления выданы денежные средства под отчёт на приобретение
мягкого инвентаря (хозяйственные перчатки, халаты, маски, специальная
одежда для производственных работников) в сумме 45000,00 рублей по
расходному ордеру №344 от 23.08.2017 г. (приложение 12)
01.09.2017 работник организации предоставил в бухгалтерию
утвержденный руководством авансовый отчёт с приложенными к нему
оправдательными документами на сумму 43125,23 рублей (приложение 13), а
приобретенный хозяйственный инвентарь был сдан в общеустановленном
порядке на склад.
Неиспользованная часть аванса в тот же день была возвращена
работником в кассу предприятия по приходному ордеру №201 от 01.09.2017
(приложение 14).
После проверки первичных документов бухгалтером арифметически и по
существу в бухгалтерском учёте были сделаны следующие проводки:
Дебет 71.01 Кредит 50.01
- 45000 руб. - выданы наличные деньги Круглову Р.М.;
33
Дебет 10.08 Кредит 71.01
- 45000 руб. - оприходованы ТМЦ;
Дебет 50.01 Кредит 71.01
- 1874,77 руб. - возвращен неиспользованный остаток подотчётной
суммы в кассу.
В случае, если под отчёт работник получает меньшую сумму, чем
потратил, предприятие на основании письменного заявления работника
возмещает ему перерасход.
Работник Корнева А.В. получила в общеустановленном порядке 1
февраля 2017 г. в подотчёт денежную сумму в размере 4000 руб. на
приобретение расходных материалов для оргтехники (картридж и тонер для
заправки).
В этот же день был представлен авансовый отчёт, согласно которому
ТМЦ были приобретены на сумму 4862,30 руб.
Перерасход возвращен подотчётному лицу 08 февраля 2017 г.
В бухгалтерском учёте были отражены следующие проводки:
01 февраля 2017 г.:
Дебет 71.01 Кредит 50.01
- 4 000,00 руб. - выданы в подотчёт наличные деньги;
Дебет 10.06 Кредит 71.01
- 4 000,00 руб. - отражено приобретение ТМЦ.
08 февраля 2017 г.:
Дебет 71.01 Кредит 50.01
- 862,30 руб. - выдан из кассы перерасход.
На практике встречаются случаи, когда работник МП Университета
«Синергия» закупает материальные ценности за счёт своих собственных
средств, а уже затем организация возмещает работнику потраченные на эти
цели денежные средства.
30 мая 2017 года подотчётным лицом - секретарем Елькиной И.Г. был
предоставлен авансовый отчёт с приложенными к нему оправдательными
34
документами на приобретение канцтоваров на сумму 5023,00 руб. (приложение
15). Руководство одобрило сделку и дало распоряжение бухгалтерии
возместить понесенные расходы работника.
В данном случае подобные операции были отражены следующими
записями:
Дебет 10.06 Кредит 71.01
- 5023,00 руб. отражена задолженность организации перед работником на
основании авансового отчёта;
Дебет 71.01 Кредит 50.01
- 5023,00 руб. - погашена задолженность перед Елькиной И.Г. по
приобретенным товарно-материальным ценностям.
Расчёты с подотчётными лицами, направленными в командировку.
Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению
руководителя на определенный срок для выполнения служебного поручения
вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового Кодекса).
Основные цели направления работников в командировку в организации
следующие: обучение и повышение квалификации работников; встреча с
потенциальными крупными инвесторами и заказчиками; заключение крупных
контрактов на поставку техники и оборудования для нужд университета.
В ноябре 2017 года Супрун В.И. на основании письменного заявления о
командировании был направлен в командировку на общероссийский семинар в
г.Санкт-Петербург (Санкт-Петербургский государственный университет)
сроком на 3 дня не считая времени нахождения в пути.
Выдача наличных денег под отчёт на расходы, связанные со служебными
командировками, производится в пределах сумм, причитающихся
командированным лицам на эти цели.
Для определения размера предполагаемых расходов составляется смета
расходов, которая также была утверждена у руководства компании, которая
содержит следующие статьи расходов:
- стоимость проезда - согласно действующих тарифов на
35
авиаперелеты по маршруту Мурманск - С.-Петербург - Мурманск эконом
классом (11400,00 руб.);
- расходы по найму жилья - оплата одноместного номера в
гостинице (2400 руб.*3 дня);
- суточные. Суточные выплачивается командированному работнику
за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и
праздничные дни, а также дни нахождения в пути (700 руб.*3 дня).
Следует сразу отметить, что смета командировочных расходов не
является в МП Университета «Синергия» окончательной, а лишь определяет
ориентировочный размер расходов, которые надлежит возместить работнику.
Окончательный расчёт с работником происходит после предъявления
авансового отчёта.
На основании сметы расходов работником было написано заявление о
выдаче денежных средств под отчёт на сумму 20700,00 руб. с разрешительной
надписью руководителя.
По приезду из командировки в трехдневный срок сотрудник предоставил
в бухгалтерию организации авансовый отчёт с приложением следующих
документов: во-первых, командировочное удостоверение со всеми отметками;
во-вторых, документы, подтверждающие расходы по найму жилья и по
проезду.
По итогам проверки авансового отчёта и всех оправдательных
документов были сделаны следующие бухгалтерские записи:
Дебет 71.01 Кредит 51.1
- 20700,00 руб. - перечислены на карту сотрудника денежные средства
под отчёт;
Дебет 20 Кредит 71.01
- 20753,30 руб. - учтены командировочные расходы работника;
Дебет 71.01 Кредит 51
- 53,30 руб. - выдан перерасход по авансовому отчёту (более высокая
стоимость авиаперелета по сравнению с запланированным в смете).
36
В апреле 2017 предприятием был направлен в командировку в
г.Петрозаводск Костюкевич И.В. для прохождения обучения и повышения
квалификации сроком на 21 день, не считая времени нахождения в пути. В
общеустановленном порядке были оформлены все необходимые первичные
документы (приказ о направлении в командировку; заявление на выдачу
денежных средств под отчёт). Экономистом предприятия составлена смета
расходов, содержащая следующие статьи:
- Оплата проезда ж/д транспортом - 3800,00 рублей;
- Оплата проживания в общежитии при институте повышения
квалификации (250 руб.*21 день = 5250 руб.);
- Суточные ((21 день+2 дня в пути)*700 руб. = 16100 руб.).
- Итого: 3800+5250+16100= 25150,0 руб.
По возвращении из командировки работник Костюкевич И.В.
предоставил в бухгалтерию авансовый отчёт с приложенными к нему
оправдательными документами. После проверки документов бухгалтером МП
Университета «Синергия» были сделаны следующие записи в регистрах
бухгалтерского учёта:
02.08.2017 года:
Дебет 71.01 Кредит 51.01
- 25150,00 руб. - выданы под отчёт денежные средства на
командировочные расходы:
28.08.2017 года:
Дебет 20 Кредит 71.01
- 24786,56 руб. - учтены командировочные расходы работника.
На предприятии существуют ситуации, когда подотчётные лица не
возвращают подотчётные суммы в кассу организации.
В данном случае после возвращения из командировки ст.преподавателем
Костюкевичем И.В. неизрасходованные средства в кассу предприятия в сумме
25150-24786,56=363,44 руб. не были возвращены. Поэтому впоследствии, эта
сумма была удержана из заработной платы сотрудника.
37
При осуществлении подобный операций МП Университета «Синергия»
руководствуется правилом, что общий размер всех удержаний при каждой
выплате заработной платы на предприятии не может превышать 20%, а в
случаях, предусмотренных федеральными законами, - 5 0 % заработной платы,
причитающейся работнику.
Так™ образом, бухгалтером сделаны следующие записи:
28.08.2017 года:
Дебет 94.02 Кредит 71.01
- 363,44 руб. - учтена невозвращенная в срок неиспользованная
подотчётная сумма
31.08.2017 года:
Дебет 70 Кредит 94.02
- 363,44 руб. - неизрасходованные средства удержаны из зарплаты.
Если данные суммы не могут быть удержаны из оплаты труда работника,
то они списываются со счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в
дебет счёта 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям».
Случаев, когда работник едет за свой счёт в командировку, а затем
предприятие возмещает ему понесенные расходы, не выявлено.
Расчёты с подотчётными лицами по представительским расходам.
МП Университета «Синергия» с целью расширения взаимовыгодного
сотрудничества со своими контрагентами и заключения новых хозяйственных
договоров осуществляет расходы, связанные с приёмом и обслуживанием
представителей собственной и других организаций (включая иностранных),
участвующих в переговорах, т. е. осуществляет представительские расходы.
В настоящее время организация руководствуется перечнем
представительских расходов, приведенным в ст.264 НК РФ.
К представительским расходам относятся расходы на проведение
официального приёма (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия)
для определенных лиц, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту
проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего
38
органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров и пр.
Приказом МП Университета «Синергия» утвержден предельный размер
представительских расходов, включаемых в издержки производства и
обращения в размере 31000,00 рублей.
Как любаядругая хозяйственная операция, проведение представительских
мероприятий должно оформляться оправдательными документами, на
основании которых ведется бухгалтерский учёт на предприятии.
Включение представительских расходов в себестоимость работ/ услуг
разрешается в МП Университета «Синергия» только при наличии первичных
учётных документов, в которых должны быть указаны дата и место проведения
деловой встречи (приёма), приглашенные лица, участники со стороны
организации, конкретное назначение расходов и величина расходов.
В октябре 2017 в МП Университета «Синергия» были приглашены
коллеги из г.Санкт-Петербурга для проведения ряда семинаров и лекций по
изменениям в законодательстве в сфере образовательной деятельности.
Документальное оформление данных представительских расходов
состояло из нескольких этапов:
- оформление так называемых подготовительных документов;
- оформление уточняющих (конкретизирующих) документов;
- оформление документов, подтверждающих фактическое
расходование денежных средств.
На первом этапе в организации была составлена и утверждена смета
представительских расходов на сумму 37400 руб. В состав представительских
расходов были включены:
Оплата стоимости проезда (авиаперелета) представителей Университета в
размере 30000,00 рублей;
Оплата стоимости проживания представителей Университета в гостинице
(2 чел.*3 дня*1400 руб. = 8400,00 руб).;
Оплата питания представителей Университета (5000 рублей).
Итого: 30000+8400+5000=43400,00 рублей.
39
На втором этапе были составлены внутренние оправдательные
документы, непосредственно связанные с проведением конкретного
представительского мероприятия. К таким документам относятся:
- распоряжение руководителя о направлении приглашения , которое
содержало цель прибытия представителей сторонней организации и о
назначении ответственного за проведение официального мероприятия;
- программа проведения лекций и семинаров с указанием даты, места
и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны
организации и со стороны приглашенных и их должностей, утвержденной
сметы представительских расходов.
На третьем этапе ответственным лицом были оформлены и
предоставлены в бухгалтерию организации документы, подтверждающие
фактическое расходование денежных средств на проведенное мероприятие:
- отчёт о фактически понесенных расходах на проведение
мероприятий;
- авансовый отчёт с приложенными документами, подтверждающими
произведенные расходы на сумму 43143,23 руб.
Так как сумма представительских расходов оказалась больше
утвержденного приказом предельного размера на сумму 43143,23-31000 =
12143,23 рубля, то издается приказ, разрешающий покрыть данный
«перерасход» за счёт чистой прибыли МП Университета «Синергия»
(приложение 16).
В бухгалтерском учёте все вышеназванные операции нашли следующее
отражение:
06.10.2017 года:
Дебет 71.01 Кредит 50.01
- 37400 руб. - выданы под отчёт денежные средства на оплату
представительских расходов НХЧ Круглову Р.М.
15.10.2017 года:
Дебет 20 Кредит 71.01
40
- 25000,00 руб. - предельный размер представительских расходов
включен в состав расходов.
Дебет 99 Кредит 71.01
- 12143,23 руб. - превышение предельного размера представительских
расходов покрыто за счёт чистой прибыли организации.
Дебет 50.01 Кредит 71.01
- 256,77 руб. - сдан в кассу неизрасходованный остаток подотчётной
суммы.
Учёт расходов с подотчётными лицами по оплате прочих работ и услуг.
Денежные средства в МП Университета «Синергия» выдаются под отчёт
также на оплату прочих мелких административно-хозяйственных расходов.
В октябре 2017 года НХЧ Кругловому Р.М. на основании заявления были
выданы денежные средства под отчёт на ремонт копировального аппарата в
сумме 2500 рублей. По истечении 10 дней работником был предоставлен
авансовый отчёт с приложением оправдательных документов (квитанция к
ПКО №123 от 23.10.2017; акт выполненных работ б/н от 23.10.2017). После
проверки авансового отчёта бухгалтером были сделаны следующие записи:
17.10.2017 года:
Дебет 71.01 Кредит 51.01
- 2500,00 руб. - выданы денежные средства под отчёт;
27.10.2017 года:
Дебет 26 Кредит 71.01
- 2500,00 руб. - учтены расходы на ремонт копировального аппарата;
Согласно льгот и компенсаций, связанных с работой и проживанием в
экстремальных природно-климатических условиях Севера, предусмотренных
Законом Российской Федерации «О государственных гарантиях и
компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего
Севера и приравненных к ним местностях»27, работникам организации 1 раз в 2
27 Федеральный закон от 19.02.1993 № 4520-1 (ред. от 16.10.2017) «О государственных гарантиях и
компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним
41
года оплачивается проезд к месту отдыха и обратно.
Так работник Степанов А.Ю. 13.07.2017 г. на основании заявления
получил из кассы аванс сумме 22 000 руб. на оплату проезда в отпуск. По
возвращению из отпуска сотрудник предоставил проездные документы и
авансовый отчёт от 01.08.2017 г. в сумме 21 676,30 руб.
После проверки авансового отчёта и приложенных к нему
оправдательных документов бухгалтер сделал следующие записи:
Дебет 71.01 Кредит 51
- 22 000 руб. - предоставлены авансом денежные средства на оплату
льготного проезда;
Дебет 20 Кредит 71.01
- 21 676,30 руб. - расходы по оплате льготного проезда отнесены на
расходы основной деятельности (согласно места работы сотрудника);
Дебет 50.01 Кредит 71.01
- 363,70 руб. - неизрасходованные средства возращены в кассу
предприятия.
В августе 2017 года секретарем Елькиной И.Г. на собственные средства
был произведен ремонт компьютера сканера на сумму 1500 рублей. По
заявлению работника руководство МП Университета «Синергия» приняло
решение возместить понесенные расходы. Елькиной И.Г. был составлен
авансовый отчёт с приложением оправдательных документов.
После произведенной проверки первичных документов в бухгалтерском
учёте были сделаны следующие проводки:
10.08.2017 года:
Дебет 26 Кредит 71
- 1500,00 руб. - учтены расходы на ремонт компьютера.
15.08.2017 года:
Дебет 71.01 Кредит 50.01
- 1500,00 руб. - возмещен работнику перерасход по авансовому отчёту.
местностях» // Российская газета. - 1993. - 26 февраля
42