ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение..........................................................................................................................3
1. Теоретические основы организации учета и анализа расчетов с подотчетными
лицами............................................................................................................................. 5
1.1 Нормативно-правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами .. 5
1.2 Особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами .... 12
1.3 Методика анализа расчетов с подотчетными лицами
................................
18
2. Учет расчетов с подотчетными лицами.............................................................26
2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия ООО «Альфа-
Информ»........................................................................................................................26
2.2 Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Альфа-Информ»
........
311
2.3 Анализ расчетов с подотчетными лицами в ООО «Альфа-Информ»
....
377
3. Пути повышения эффективности расчетов с подотчетными лицами
........
51
3.1 Анализ проблем при расчетах с подотчетными лицами на предприятия . 51
3.2 Рекомендации по совершению учета и анализа расчетов с подотчетными
лицами.............................................................................................................................54
Заключение....................................................................................................................61
Список использованной литературы........................................................................76
Приложения
2
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы исследования.
Расчеты с подотчетными лицами - важный участок учета, не обходящий
стороной ни одно учреждение. Периодически в отдельные правила расчета с
подотчетными лицами вносятся изменения, связанные с учетом или
документооборотом.
Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что расчеты с
подотчетными лицами всегда сопровождаются риском злоупотреблений со
стороны работников хозяйствующего субъекта, так как связаны с оборотом
наличных денежных средств. Именно поэтому в каждой организации
функционирование системы учета и контроля расчетов с подотчетными лицами
должно быть всегда на контроле руководства.
Поскольку в ходе учета расчетов с подотчетными лицами формируются
расходы для целей налогообложения прибыли, суммы возмещения НДС из
бюджета и доход, облагаемый НДФЛ, то нарушения в данном разделе
бухгалтерского учета могут повлечь за собой существенные налоговые
последствия для экономического субъекта в случае налоговой проверки.
Целью выпускной квалификационной работы является исследование
действующей практики учета и анализа расчетов с подотчетными лицами.
Задачи ВКР:
- исследовать теоретические и методологические основы учета расчетов с
подотчетными лицами;
- представить краткую экономическую характеристику ООО «Альфа-Информ»;
- рассмотреть документальное оформление расчетов с подотчетными лицами;
- исследовать синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными
лицами;
- разработать рекомендации по совершенствованию учета расчетов с
подотчетными лицами.
Объектом исследования являются подотчетные лица.
3
Предметом исследования являются расчеты с подотчетными лицами в
деятельности ООО «Альфа-Информ».
Теоретической и методологической основой исследований по избранной
теме ВКР являются учебная, научная и методическая литература по
рассматриваемым в работе вопросам, законодательные и нормативные
документы, материалы исследуемой организации.
Структура ВКР представлена 3 главами.
В первой главе ВКР рассмотрено понятие подотчетных лиц, исследовано
нормативное регулирование и порядок учета расчетов с подотчетными лицами,
а также представлена методика аудиторской проверки расчетов с подотчетными
лицами.
Во второй главе ВКР исследована действующая практика учета расчетов с
подотчетными лицами в деятельности ООО «Альфа-Информ».
В третьей главе ВКР проведена аудиторская проверка расчетов с
подотчетными лицами ООО «Альфа-Информ», представлены результаты
аудита.
4
1. Теоретические основы организации учета и анализа расчетов с
подотчетными лицами
1.1 Нормативно-правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами
Подотчетным лицом называют сотрудника фирмы (или ИП), которому
работодатель авансом выдает денежные средства в целях совершения покупок,
необходимых для ведения своей деятельности, как правило на приобретение
канцтоваров, хозпринадлежностей, ГСМ, а также на командировочные и
представительские расходы.
Регламентируются отношения участников данных правоотношений
следующими основными нормативными актами:
- указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых
операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых
операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого
предпринимательства»1;
- приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении Плана счетов
бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и
инструкции по его применению»;
- законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
- КоАП РФ;
- Трудовым кодексом РФ.
В таблице 1 приведены основные нормативно-правовые акты,
устанавливающие единые правовые и методологические нормы организации и
ведения расчётов с подотчётными лицами. Первый (законодательный) уровень
системы нормативного регулирования бухгалтерского учёта расчётов с
1 Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными
предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России
23.05.2014 N 32404) // Вестник Банка России», N 46, 28.05.2014
5
подотчётными лицами составляют Федеральные законы, постановления
Правительства РФ.
Законодательный уровень нормативного регулирования учёта расчётов с
подотчётными лицами представлен в Приложении 1.
Кроме того, к правоотношениям с подотчетными лицами следует
применять письма разъяснительного характера, изданные структурами
финансового ведомства РФ: Минфином, ФНС, Банком России. Примером такого
разъяснения могут служить письма Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728
(о возможности выдачи под отчет денег в безналичной форме) и от 25.08.14 №
03-11-11/42288 (о необходимости оформления заявлений на выдачу подотчетных
безналичных средств).
Данный документ является основным актом, устанавливающим правила
выдачи подотчетных средств. В соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У
руководитель фирмы (или ИП) вправе выдать работнику наличные средства в
целях осуществления расходов, связанных с деятельностью этой фирмы (или
предпринимателя). Это означает, что физлицо, не являющееся сотрудником
данного хозсубъекта, деньги под отчет получить не сможет2.
При этом понятие «работник» указание № 3210-У трактует несколько
иначе, чем другие нормативные акты, в частности ТК РФ. Согласно п. 5 указания
№ 3210-У под работником подразумевается физлицо, с которым у хозсубъекта
имеется договор трудовой или гражданско-правовой направленности. Эта же
позиция Банка РФ по отношению к трактовке понятия «работник»
прослеживается и в его письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. Таким образом,
наличность под отчет вправе получить не только сотрудник, осуществляющий
трудовые функции, но и подрядчик, с которым у данного хозсубъекта заключен
гражданско-правовой договор.
2 Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными
предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России
23.05.2014 N 32404) // Вестник Банка России», N 46, 28.05.2014
6
В таблице 1 представлен второй уровень системы нормативного
регулирования бухгалтерского учёта расчётов с подотчётными лицами. Данный
уровень составляют положения (стандарты) бухгалтерского учета (ПБУ),
регламентирующие расчёты с подотчётными лицами. ПБУ были разработаны
Министерством финансов РФ согласно государственной программе перехода
России на принятую в международной практике систему учета и отчетности в
соответствии с требованиями развития рыночной экономики.
Таблица 1 - Нормативный уровень регулирования учёта расчётов с
подотчётными лицами
Название нормативного документа Дата и номер
документа
Сфера регулирования
ПБУ 3/2000 «Учёт активов и
обязательств, стоимость которых
выражена в иностранной валюте»
Приказ
Минфина РФ
от 10.01.2000г.
№ 2н
Регулирует особенности
бухгалтерского учета имущества и
обязательств организаций,
стоимость которых выражена в
иностранной валюте.
ПБУ 10/99 «Расходы организации»
Приказ
Минфина РФ
от 6.05.1999 г.
№ 33н
Конкретизирует расходы по
обычным видам деятельности,
прочие расходы, указываются
критерии признания расходов.
ПБУ 6/2001 «Учет основных
средств»
Приказ
Минфина РФ
от 30.03.2001 г.
№ 26н
Указываются критерии оценки
основных средств, положения по
их амортизации, восстановлению,
выбытию.
ПБУ 5/2001 «Учет материально
производственных запасов»
Приказ
Минфина РФ
от 9.06.2001 г.
№ 44н
Устанавливает правила
формирования информации о
МПЗ организации.
ПБУ 14/2000 «Учет нематериальных
активов»
Приказ
Минфина РФ
от 16.10.2000 г.
№ 91н
Указываются критерии оценки
нематериальных активов,
положения по амортизации,
списанию.
«Об установлении размеров
выплаты суточных и предельных
норм возмещения расходов по
найму жилого помещения при
краткосрочных командировках на
территории зарубежных стран»
Приказ
Минфина РФ
от 2.08.2004 г.
№ 64н
Установление размеров выплаты
суточных и предельных норм
возмещения расходов по найму
жилого помещения при
краткосрочных командировках на
территории зарубежных стран.
Третий уровень (методический) объединяет нормативные документы
рекомендательного характера. В таблице 2 указаны нормативно-правовые акты,
7
регламентирующие бухгалтерский учёт расчётов с подотчётными лицами:
инструкции, комментарии, письма Минфина РФ и других ведомств,
конкретизирующие общие методологические положения.
Таблица 2 - Методический уровень регулирования учёта расчётов с
подотчётными лицами
Название нормативного
документа
Дата и номер
документа
Сфера регулирования
«Об утверждении
унифицированных форм
первичной учетной
документации по учету труда
и его оплаты»
Постановление
Госкомстата России
от 5.01.2004 г. № 1
Утверждение унифицированных
форм первичной учетной
документации по учету труда и его
оплаты.
«Об утверждении
унифицированной формы
первичной учетной
документации № АО-1
«Авансовый отчет»
Постановление
Госкомстата России
от 1.08.2001 г. № 55
Утверждение унифицированной
формы первичной учетной
документации № АО-1
«О порядке документального
оформления служебных
командировок».
Письмо Минфина
РФ от 6.12.2002 г.
№ 16-00-16/158
Представлены перечень, формы
документов строгой отчетности,
используемые гостиничными
хозяйствами при расчетах с
подотчётными лицами.
Четвёртый уровень нормативно-правового регулирования включает
документы по организации и ведению бухгалтерского учёта по отдельным видам
имущества, обязательствам и фактам хозяйственной жизни. Это рабочие
документы организации, предназначенные для внутреннего пользования,
утверждаемые руководителем организации в рамках принятой учётной
политики.
Перечислим другие важные правила выдачи отчетной наличности,
закрепленные в п. 6.3 указания № 3210-У:
Выдача средств под отчет разрешается на совершение расходов, связанных
с хоздеятельностью лица, работником которого является подотчетное лицо.
Руководитель издает приказ. Он утверждает список людей, имеющих
право брать денежные средства под отчет. В список включаются сотрудники, с
которыми заключены трудовые договоры или договоры гражданско-правового
характера (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).
8
Для получения наличных денежных средств под отчет сотрудник должен
написать заявление в произвольной форме, в котором требуется зафиксировать
необходимую сумму и указать на какие цели она будет потрачена. Это следует
из пункта 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У.
Благодаря комментируемым изменениям, с 19 августа 2017 года 2017 года
организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании
внутреннего распорядительного документа. Его название или форму Центробанк
не предусмотрел. Поэтому организация или индивидуальный предприниматель
сможет оформлять приказ, распоряжение или любой другой распорядительный
документ о выдаче денежных средств. Форма распорядительного документа -
произвольная. Однако в нем обязательно должны содержаться записи о сумме
наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись
руководителя и дата. Этого требует пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка
России от 11.03. 2014 № 3210-У (в новой редакции).
Передача из кассы денежных средств сотруднику сопровождается
оформлением расходного кассового ордера формы ОКУД 0310002.
Многие знают, что нельзя выдавать из кассы подотчетные суммы
работнику, который еще не отчитался по ранее полученным деньгам. За
нарушение этого ограничения могут оштрафовать на сумму до 50 000 рублей (ст.
15.1 КоАП РФ). Напомним, что на случаи, когда деньги перечисляют на карту,
это правило не распространяется.
Однако с 19 августа 2017 года ситуация меняется. С этой даты организации
и ИП смогут выдавать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Даже
если ранее выданная сумма в срок возвращена не была. Такая поправка внесена
в пункт 6.3 Указаний Банка России от Банка России от 11.03. 2014 № 3210-У.
Срок, на который можно выдавать под отчет наличные деньги,
законодательно не ограничен. Если срок возврата подотчетных сумм установил
руководитель, то не позже чем через три рабочих дня после его окончания
сотрудник должен отчитаться за полученные деньги (п. 6.3 указания Банка
России от 11 марта 2014 № 3210-У). Этот срок никто не отменял. Однако теперь,
9
даже если работник не вернул в установленный срок подотчетные суммы, он
праве получить новую подотчетную денежную сумму.
Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного аванса, то
деньги можно удержать из зарплаты. В этих целях оформляют приказ о
взыскании - не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок,
установленный для отчета. Однако взыскать суммы с сотрудника можно, если он
не оспаривает основание и размер удержаний. Поэтому требуется получить
письменное согласие работника на удержания. В противном случае взыскать
задолженность можно будет только через суд (ст. 137, 248 Трудового кодекса
РФ).
Представленная работником отчетная документация проверяется
главбухом или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем (он же
утверждает отчет, а также устанавливает сроки, в течение которых производятся
окончательные расчеты с подотчетным лицом).
Указание 3210-У не приводит предельной суммы, которая может быть
выдана под отчет, так же как и сроков, на которые выдаются отчетные средства:
такие критерии компании и предприниматели устанавливают самостоятельно3.
Следующим документом, который стоит рассмотреть, говоря об
отношениях с подотчетными лицами, является План счетов бухучета (утвержден
приказом Минфина РФ от 31.10.2000 №2 94н). И хотя сам Минфин не причисляет
его к нормативным актам в силу его рекомендательного характера (письмо от
15.03.2001 № 16-00-13/05 «О применении нового Плана счетов бухгалтерского
учета»), однако данный документ имеет прямое отношение к отражению
операций с подотчетными суммами в бухгалтерском учете.
Для учета расчетов с подотчетным лицом планом счетов предусмотрен сч.
71. Аналитика по данному счету осуществляется по каждой отчетной сумме.
3 Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными
предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России
23.05.2014 N 32404) // Вестник Банка России», N 46, 28.05.2014
10
Рассмотрим перечень основных положений закона о бухучете, которые
имеют отношение к оформлению локальных распорядительных документов,
авансовых отчетов и подтверждающей расходы подотчетного лица
документации:
Каждый факт хоздетельности предприятия должен быть подтвержден
первичным документом. К бухучету не принимается документация,
оформленная на непроизведенные операции (п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
Вся первичная документация должна включать реквизиты, перечисленные
в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.
Первичная документация составляется непосредственно при совершении
того или иного факта хоздеятельности или сразу по его завершении.
Ответственные лица, оформляющие первичную документацию, обязаны
своевременно ее передавать сотрудникам, осуществляющим учет фактов
хозяйственной жизни на предприятии (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
Первичными учетными документами, подтверждающими расходование
подотчетных средств, являются товарные чеки (накладные), кассовые чеки,
квитанции к приходным кассовым ордерам, акты выполненных работ, оказанных
услуг, счета, счета-фактуры, проездные документы, акты закупки материальных
ценностей у физических лиц.
Для того чтобы отправить в командировку работника, необходимо
оформить следующие документы (ст. 166 ТК РФ):
- приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку
(формы N Т-9, N Т-9а);
- командировочное удостоверение (форма N Т-10);
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении
(форма N Т-10а);
- авансовый отчет (форма N АО-1).
Работник, вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после
возвращения должен составить авансовый отчет (форма N АО-1) и представить
11