- выданы работнику денежные средства под отчет из кассы.
Работник, получивший денежные средства под отчет, должен за них
отчитаться. Для этого ему необходимо представить в бухгалтерию авансовый
отчет по форме № АО-1 (с приложением документов, подтверждающих
расходы), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации (суммы,
обоснованно истраченные сверх выданной отчетной суммы, могут быть
возмещены работнику).
Если произведенные расходы носят производственный характер, то затраты
отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету
счетов учета затрат или ценностей, купленных отчетным лицом.
При покупке подотчетными лицами того или иного имущества сделайте
проводку:
Д 08 (07, 10, 41) К 71
- оприходовано имущество, приобретенное отчетным лицом.
При покупке ценностей в розничной торговле работник должен представить
в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно-кассовой машины.
Если расходы отчетного лица связаны с нуждами основного
(вспомогательного или обслуживающего) производства, то затраты отразите
проводкой:
Д 20 (23, 29) К 71
- списаны расходы отчетного лица, необходимые для нужд основного
(вспомогательного, обслуживающего) производства.
Если денежные средства выдаются для осуществления расходов, связанных
с управленческой деятельностью, то сделайте проводку:
Д 25 (26) К 71
- оплачены подотчетными лицами общепроизводственные
(общехозяйственные) расходы.
Если денежные средства выдаются для осуществления расходов, связанных
с продажей готовой продукции или товаров, сделайте запись:
Д 44 К 71
22
- затраты подотчетных лиц, связанные с продажей готовой продукции
(товаров), учтены в расходах на продажу.
Если отчетное лицо оплатило расходы непроизводственного характера
(например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха,
развлечений и т. п.), сделайте в учете запись:
Д 91.2 К 71
- затраты отчетного лица непроизводственного характера учтены в составе
прочих расходов.
Такая же проводка делается, если расходы отчетного лица связаны с
получением организацией прочих доходов (например, работник оплатил ремонт
основных средств, предоставленных организацией в аренду).
Сумму НДС по расходам или имуществу, оплаченному отчетным лицом,
спишите проводками:
Д 19 К 71
- учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц;
Д 68 СУБСЧЕТ «РАСЧЕТЫ ПО НДС» К 19
- произведен налоговый вычет.
Обратите внимание: налоговый вычет по НДС предоставляют только при
наличии счета-фактуры поставщика товаров (работ, услуг).
Сумму НДС по расходам непроизводственного характера из бюджета не
возмещают. Такую сумму списывают проводкой:
Д 91.2 К 19
- списан НДС по расходам непроизводственного характера.
Если работник израсходовал сумму большую, чем ему выдано из кассы, то
эту сумму ему необходимо возместить.
Такую операцию отразите записью:
Д 71 К 50.1
- возмещены работнику затраты, превышающие сумму денежных средств,
выданных из кассы.
23
Если работник возвращает неизрасходованные суммы в кассу организации,
сделайте в учете запись:
Д 50.1 К 71
- оприходованы денежные средства, не израсходованные работником и
возвращенные в кассу организации.
В Определении ВС РФ от 9 марта 2016 г. № 302-КГ16-450 сделан вывод,
который должен убедить налогоплательщиков в необходимости внимательнее
относиться к таким широко распространенным подтверждающим расходы и
затраты документам, как товарные чеки. Отчетные лица в качестве
оправдательных документов, прилагаемых к авансовым отчетам, их использую
чаще всего. Небрежно оформленные товарные чеки могут послужить причиной
тому, что трату не признают производственной, деньги включат в доход
сотрудника и удержат с него НДФЛ.
Таким образом, отчетные лица - работники организации (в том числе и
совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием
представления отчета об их использовании.
Как видно из вышесказанного, расчеты с подотчетными лицами
охватывают почти все участки деятельности организации. Например, с их
помощью производится оплата не только командировочных расходов
сотрудников предприятия, но и осуществляется закупка необходимых
материалов для ведения хозяйственной деятельности. При этом,
законодательными актами осуществляется строгое регулирования порядка и
норм осуществления расчетов с подотчетными лицами.
На основании проведенных исследований в проверяемой организации
можно сделать следующие выводы.
Отчетные лица - работники организации (в том числе и совместители),
которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об
их использовании.
24
Организация может выдавать денежные средства отчетным лицам: на
командировочные расходы; на хозяйственные нужды; на оплату
представительских расходов.
Оплачивая расходы, отчетное лицо действует от имени организации.
Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать
предельный размер расчетов наличными. Если работник нарушит лимит
расчетов (100 000 руб. по одному договору), ваша фирма может быть
оштрафована.
25
2. Учет расчетов с подотчетными лицами
2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия ООО
«Альфа-Информ»
Общество осуществляет следующие виды деятельности:
1) Торговля автомобильными узлами, деталями и принадлежностями;
2) Техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств;
3) Оптовая торговля через агентов;
4) Прочая розничная торговля в специализированных магазинах;
5) Организация перевозки грузов;
6) Научные исследования и разработки в области естественных и
технических наук;
7) Предоставление прочих персональных услуг.
Рассмотрим организационную структуру предприятия. Данные
представлены на рисунке 2.
Рисунок 2 - Организационная структура управления ООО «Альфа-
Информ»
В ООО «Альфа-Информ» используется линейная организационная
структура. Руководитель- директор. Директор контролирует всю деятельность
организации. Все сделки осуществляются директором. Он же руководит
26
планово-экономической работой, занимается подбором кадров и организует
повышение их квалификации
Продавцы - должностные лица продающие продукцию, отвечающие за
порядок в торговом зале, выкладку и учёт продукции. Выполняют основные
функции в области коммерческой работы и организации торговли. В них входят
изучение спроса населения на товары, заключение договоров с поставщиками и
контроль за их выполнением, подготовка претензионных материалов, контроль
за состоянием товарных запасов, проверка качества товаров и соблюдение
условий их хранения. Они же организуют доставку товаров в магазин, внедряют
современные методы продажи товаров и т.д.
Грузчик - должностное лицо, выполняющие погрузочно-разгрузочные
работы.
Бухгалтер магазина ведет учет, осуществляет контроль за проведением
хозяйственных операций, соблюдением технологии обработки бухгалтерской
информации, организует учет имущества, поступающих основных средств, ТМЦ
и денежных средств, учет финансовых, расчетных и кредитных операций и т.д.
Директор использует демократичный стиль руководства. То есть,
прислушивается к мнению подчинённых при принятии каких либо решений.
Деятельность ООО «Альфа-Информ» регулируют следующие
нормативно-правовые акты:
1. Г ражданский кодекс РФ
2. ФЗ «О защите прав потребителей»
3. ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и др.
Функции бухгалтерской службы в ООО «Альфа-Информ»:
- формирование полной и достоверной информации о хозяйственных
процессах и финансовых результатах деятельности Общества.
- обеспечение контроля за наличием и движением имущества,
использованием трудовых, материальных и финансовых ресурсов в
соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами.
27
- осуществление (совместно с другими службами) экономического анализа
финансово-хозяйственной деятельности по данным бухгалтерского учета и
отчетности в целях выявления мобилизации внутрихозяйственных ресурсов.
Организация бухгалтерского учета на предприятии ООО «Альфа-
Информ» осуществляется структурным подразделением бухгалтерии, которую
возглавляет главный бухгалтер. Бухгалтерия отвечает за финансово
экономическую информацию предприятия.
Главный бухгалтер организует и несет ответственность за состояние и
достоверность учета и отчетности, осуществляет повседневный контроль за
состоянием и сохранностью и правилами расходования средств и материальных
ценностей.
Он выполняет следующие функции:
- учет материально-технических ценностей (основных средств,
материалов);
- учет расчетов по оплате труда;
- учет денежных операций (денежных средств в кассе, на расчетном счете,
расчетов с поставщиками, прочими кредиторами, расчетов с бюджетом);
- составление бухгалтерской отчетности.
При ведении бухгалтерского учета на предприятии руководствуются
Федеральным законом «О бухгалтерском учете», «Положением по ведению
бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации»,
Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации».
Бухгалтерский учет ведется с применением компьютерной программы, с
помощью которой создавать и использовать для составления баланса,
бухгалтерских, налоговых и статистических ответов основные регистры
бухгалтерского и налогового учета.
Сбор бухгалтерской информации предполагает соответствующую работу
различных служб ООО «Альфа-Информ». Для этой стадии характерен
наивысший уровень аналитичности и оперативности учета.
28
Второй стадией учетного процесса является обработка бухгалтерской
информации. Она предполагает непосредственное участие в получении
бухгалтерской информации работников функциональных служб управления
ООО «Альфа-Информ».
После проверки арифметических подсчетов, законности и
целесообразности оформленных фактов хозяйственной жизни бухгалтерские
документы регистрируются, а затем осуществляется экономическая группировка
их данных в системе синтетических и аналитических счетов бухгалтерского
учета путем записи в учетных регистрах.
Учетные регистры ООО «Альфа-Информ» представляют собой счетные
таблицы определенной формы, построенные в соответствии с экономической
группировкой данных об имуществе и источниках его образования. Они служат
для отражения фактов хозяйственной жизни на счетах бухгалтерского учета.
Учетные регистры в зависимости от строения делятся на хронологические
и систематические. В хронологических регистрах хозяйственные операции
отражаются в последовательности их совершения. Систематические учетные
регистры служат для группировки фактов хозяйственной жизни по
установленным признакам.
Учетные регистры ООО «Альфа-Информ» ведутся в форме бухгалтерских
книг, карточек, ведомостей, журналов, а также машинных носителей.
Синтетический учет осуществляется в систематических регистрах, а
аналитический учет — в аналитических регистрах. Записи в регистрах
осуществляются как вручную, так и с использованием средств вычислительной
техники.
Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его
форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения
регистров, способов учетной регистрации. Под учетной регистрацией
понимается запись фактов хозяйственной жизни в учетных регистрах.
После утверждения годового отчета учетные регистры группируют,
переплетают и сдают на хранение в текущий архив организации.
29
Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в
главную книгу, которая используется для обобщения данных из журналов-
ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по
отдельным счетам и для составления отчетного баланса ООО «Альфа-Информ».
В ней показывают исходящее сальдо по каждому синтетическому счету. Запись
текущих оборотов в главную книгу является одновременно и регистрацией
учетных данных, отраженных в журналах-ордерах.
Текущие обороты приводятся только по счетам первого порядка. Обороты
по кредиту синтетического счета отражаются одной записью, а обороты по
дебету - в корреспонденции с кредитуемыми счетами. Правильность записей,
произведенных в главной книге, проверяется подсчетом оборотов и сальдо по
всем счетам.
Суммы дебетовых и кредитовых оборотов, а также дебетовых и
кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.
Г лавная книга открывается на год, на каждый счет отводится один лист. На
основании главной книги и части других регистров заполняются баланс и другие
формы отчетности ООО «Альфа-Информ».
В соответствии с учетной политикой в компании необходимо проводить
инвентаризацию имущества и обязательств в следующие сроки:
1) основные средства - один раз в год, не позднее 30 ноября;
2) материалов и финансовых вложений - один раз в год, не позднее 30
ноября;
3) кассы - не реже 1 раза в месяц;
4) дебиторской и кредиторской задолженности - не реже 1 раза в квартал;
5) проводить внеплановую инвентаризацию кассы по распоряжению
директора.
Таким образом, построение синтетического и аналитического учета
должно обеспечивать возможность получения данных, формируемых из
первичных документов для обобщения их в сводных учетных регистрах
предприятия ООО «Альфа-Информ».
30
2.2 Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Альфа-Информ»
Представительскими расходами ООО «Альфа-Информ» считаются
расходы по приему и обслуживанию представителей других организаций,
участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а
также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.
Полный перечень представительских расходов, которые могут быть
учтены при налогообложении прибыли, приведен в статье 264 НК РФ.
После окончания приема работник, ответственный за расходование
средств на представительские расходы, должен составить авансовый отчет по
форме № АО-1.
К авансовому отчету прилагаются все первичные документы,
подтверждающие расходы по приему делегации (чеки ККМ, товарные чеки,
закупочные акты и т.д.).
Документ позволяет указывать в качестве корреспондирующего счета
произвольный счет из рабочего плана счетов, однако если аванс использован на
приобретение основных средств, нематериальных активов, материалов, или на
оплату услуг, то в качестве корреспондирующего счета целесообразно указать
счет расчета с контрагентами (60 или 76).
Если сотрудник представил в бухгалтерию ООО «Альфа-Информ» уже
заполненный отчет, то информацию из него переносят в форму документа и
формируют проводки. Если сотрудник испытывает трудности в заполнении
авансового отчета, то бухгалтер самостоятельно составляет отчет по
предоставленным документам. В этом случае распечатывают форму
установленного образца и после утверждения отчета проводят.
Основным регистром аналитического учета в "1С: Бухгалтерия. 8.3" по
счету 71 является карточка счета. В карточку включаются все операции с данным
счетом, а также остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки
после каждой операции. Если для выбранного счета 71 ведется аналитический
31