его в бухгалтерию4. К авансовому отчету прилагаются все первичные
оправдательные документы.
При отсутствии первичных оправдательных документов, подтверждающих
произведенные расходы за счет наличных денежных средств, выданных под
отчет, либо при наличии документов с незаполненными в них обязательными
реквизитами нет оснований для отражения операций по счетам бухгалтерского
учета и, следовательно, эти суммы организация не имеет права включать в состав
затрат по производству и реализации продукции (работ, услуг).
1.2 Особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
Подотчетные лица — работники организации,
получившие авансом наличные денежные средства на предстоящие расходы
(хозяйственные и по служебным командировкам).
Подотчетное лицо — это физическое лицо (как правило, сотрудник
предприятия), которому поручено проведение какой-либо операции,
выполнение задания (командировка, приобретение и оплата товарно
материальных ценностей, услуг) и которое обязано отчитаться перед
предприятием (физическим лицом-работодателем) о выполненном поручении.
Прежде всего, подотчетными являются лица, состоящие в трудовых
отношениях с предприятием или физическим лицом-субъектом
предпринимательской деятельности. Сотрудник, принятый на работу по любому
трудовому договору (на постоянную, сезонную, временную работу, на работу по
совместительству), является подотчетным лицом по отношению к своему
работодателю.
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически в каждом
учреждении и весьма разнообразны. Они осуществляются при оплате:
- запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров;
4 Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной
учетной документации N АО-1 «Авансовый отчет» // СПС «Консультант Плюс».
12
- мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
- расходов на командировки по территории РФ и за границу;
- представительских расходов.5
Все эти операции связаны с выдачей денежных средств под отчет из кассы
учреждения. Представим схематично учет подотчетных рассветов (рисунок 1).
Информация
о выданном
авансе
Г >
Выдача средств
отчетному лицу
V
_______________
s
Оформление
авансового
отчета
Рассчитанная
сумма
остатка
Возврат остатка
отчетной
суммы
Рассчитанная
сумма
перерасхода
-> Покупка ТМЦ по чеку
-► Расчеты с поставщиком
Выдача
перерасхода
V
-► Отнесение на затраты
Рисунок 1 - Общая схема учета расчетов с подотчетными лицами
При расчетах с подотчетными лицами должны соблюдаться следующие
требования:
1) деньги под отчет выдаются только лицам, список которых утвержден
приказом руководителя учреждения. Передача таких денежных средств одним
лицом другому запрещается;
2) отчетные суммы выдаются на строго определенные цели. Основанием
для выдачи денежных средств могут быть приказ руководителя учреждения,
заявление работника (с визой руководителя), командировочное удостоверение.
5 Семенихин В.В. Командировочные и иные аналогичные расходы (3-е издание, переработанное и дополненное)
// ГроссМедиа, РОСБУХ - 2014. - С. 84.
13
В расходном кассовом ордере, которым оформляется выдача денежных средств,
в строке «Основание» должно быть указано назначение выдаваемой под отчет
суммы. Расходование подотчетных средств на иные цели не допускается. Если
на заявлении работника на выдачу денежных средств отсутствует виза
руководителя, то его подпись обязательна на расходном кассовом ордере,
которым оформляется выдача денег из кассы под отчет;
3) средства должны выдаваться в определенном размере, например, сумма
денежных средств, выданная на общехозяйственные расходы, не должна
превышать указанной в приказе максимальной величины. Выдача наличных
денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками,
производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти
цели;
4) авансовые отчеты об израсходованных подотчетных суммах должны
сдаваться своевременно6.
Денежные средства под отчет могут выдаваться на служебные
командировки и на административно-хозяйственные и операционные расходы.
К последним также относятся отчетные суммы, выданные на закупку
сельскохозяйственной продукции, для организаций, осуществляющих
розничную и оптовую торговлю продуктами питания, и предприятий общепита.
Приказом по предприятию, должен быть установлен круг подотчетных лиц
- т.е. лиц, которым могут быть выданы денежные средства на нужды
предприятия. Это могут быть только штатные сотрудники предприятия.
Отчетные суммы - это денежные суммы, которые выдаются работникам
организации на расходы по командировкам, хозяйственные и представительские
расходы.
Выдача наличных денег на нужды предприятия производится с учетом
требований Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения
кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения
6 Зонова А.В., Горячих С.П., Ливанова Р.В. Бухгалтерский учет в схемах и таблицах: Учебное пособие // Магистр,
ИНФРА-М., 2013. - С. 27.
14
кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого
7
предпринимательства».7
В настоящее время, достаточно часто люди пользуются кредитными
карточками. Расчеты при помощи пластиковых карт приравниваются к
наличным расчетам. Таким образом, если предприятие не выдавало наличных
средств отчетному лицу, но перечислило средства на кредитную карточку
сотрудника, такая операция приравнивается к обороту наличных средств.8 Как
следствие на такие платежи распространяются требования указанного «Порядка
ведения кассовых операций».
Часто у руководителя и у бухгалтера возникают вопросы - какую сумму
можно выдать сотруднику подотчет. Если какие-либо ограничения по размерам
к выдаче одному сотруднику или по общему размеру выданных сумм подотчета
по предприятию в целом. В настоящее время законом или иными
законодательными актами максимальные суммы по подотчету не определены.
Размер денежной суммы и срок, на который она выдается, должны быть
определены руководителем организации (в приказе, в заявлении о выдаче). Не
разрешена выдача денежных сумм под отчет лицам, которые в установленный
срок не отчитались за ранее полученные суммы или не сдали неизрасходованный
остаток в кассу.
Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам,
выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные
расходы, предназначен активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными
лицами».
Это предусмотрено Планом счетов бухгалтерского учета финансово-
хозяйственной деятельности предприятий, утвержденным приказом Минфина
7 Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными
предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России
23.05.2014 N 32404)//СПС «Консультант Плюс».
8 Будакова Н.И. Расчеты с подотчетными лицами: перечисляем деньги на корпоративную карту //Оплата труда:
бухгалтерский учет и налогообложение - 2013г. - N 3. - С. 14-15.
15
России от 31 октября 2000 г. № 94н.9 Причем в аналитических регистрах эти
расчеты нужно отражать подробно - отдельно по каждому сотруднику и по
каждому авансовому отчету.
По кредиту счета 71 отражаются израсходованные подотчетными лицами
суммы в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и
приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера
произведенных расходов. По дебету отражаются суммы, выданные работнику
под отчет.10
Кредитовое сальдо будет показывать сумму имеющихся долгов перед
подотчетными лицами. Дебетовое сальдо будет отражать факт наличия
задолженности за подотчетными лицами.
Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под
отчет. Типовые бухгалтерские проводки по счетам синтетического учета
расчетов с подотчетными лицами представлены в Приложении 2.
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не сальдируется и может
одновременно иметь дебетовое и кредитовое сальдо. В частности, выданные под
отчет суммы одному работнику отражаются по дебету счета 71 «Расчеты с
подотчетными лицами», а задолженность организации перед другим
работником, допустившим подтвержденный первичными документами
перерасход подотчетных сумм, учитывается по дебету счета 71. Дебетовое и
кредитовое сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» не компенсируют
и не поглощают друг друга. При окончательном расчете с подотчетными лицами
первый работник из нашего примера должен либо представить авансовый отчет,
либо возвратить отчетные суммы в кассу организации, а второй работник -
получить средства в возмещение перерасхода подотчетных сумм.
9 Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского
учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению»// СПС
«Консультант Плюс».
10 Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (в ред. 08.11.2010) «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского
учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению»// СПС
«Консультант Плюс».
16
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
При журнально-ордерной форме учета операции по движению
подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами отражают в журнале-
ордере № 7. Это комбинированный регистр, сочетающий аналитический и
синтетический учет с линейной формой записи. А это значит, что каждой
выданной подотчет сумме отводится в журнале-ордере одна строка, и по мере
представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или
получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут
произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет
шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы
счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71.
Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные
кассовые ордера на суммы, новые приходные или расходные кассовые ордера на
расхождение в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются
авансовые отчеты, проверенных арифметически, по существу в отношении
целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению
аванса и утвержденные руководителем организации. Бухгалтер обрабатывает
авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие
счета, отвечающие направлению расхода.
Итоги журнала-ордера № 7 дают проводку за месяц для записи в Г лавной
книге по кредиту счета № 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и по дебету
корреспондирующих с ним счетов.
Возврат в кассу неиспользованной суммы оформляется приходным
кассовым ордером, а перерасход отчетной суммы выдается из кассы по
расходному кассовому ордеру в день сдачи авансового отчета.
Сальдо счета 71 отражает сумму задолженности подотчетных лиц
предприятию или сумму не возмещенного перерасхода. По дебету счета
записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на
основании расходных кассовых ордеров, по кредиту суммы, использованные
17
согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам
(неиспользованные).
1.3 Методика анализа расчетов с подотчетными лицами
Основной целью выдачи подотчетных сумм является оплата расходов на
командировки.
Служебной командировкой признается поездка работника по
распоряжению руководителя предприятия, на определенный срок, в другую
местность, для выполнения служебного поручения вне места его постоянной
работы.
Направление в командировку носит временный характер и ограничено
определенным сроком. При направлении работника в служебную командировку
за границу, его следует обеспечить необходимыми средствами в иностранной
валюте в виде аванса на текущие расходы в размерах, обусловленных их
реальными потребностями в стране пребывания, включая непредвиденные
расходы в пути и непосредственно по прибытии к месту назначения. Смету
командировочных расходов разрабатывают на основании приказа о направлении
в командировку за границу, в котором указаны страны и сроки пребывания11.
Не считаются служебными командировками поездки работников,
постоянная работа которых связана с разъездным или подвижным характером
работ, либо протекает в пути.
Оформление авансового отчета сотрудником, вернувшимся из
командировки, должно произойти не позднее трех дней после даты возвращения
по форме N АО-1. После чего, сотрудник должен предоставить авансовый отчет
в бухгалтерию компании, с приложением всех документов, подтверждающих
расходы сотрудника во время командировки.
Командированному сотруднику согласно авансовому отчету производится
11 Бляхман Б.Я. Командировки: новые аспекты и проблемы локального регулирования // Трудовое право. - 2016.
- № 3. - С. 15-19.
18
оплата:
- расходов по найму жилого помещения;
- расходов по проезду к месту командировки и обратно;
- суточных;
- других расходов.
Утверждение перечня затрат на командировочные расходы в компании и
их максимального размера должно производится в локальным нормативным
актом.
Суточные - это оплата дополнительных расходов, связанных с
проживанием вне постоянного места жительства, помимо оплаты проезда и
проживания командированного работника (ст. 168 ТК РФ). Цель выплаты
суточных - это покрытие личных расходов работника на срок служебной
командировки.
К возмещаемым расходам на проезд к месту командировки и обратно
относят следующие затраты:
- оплата стоимости билета на транспорт общего пользования,
например, самолет, поезд и т.п.;
- оплата услуг, которые связанны с предварительной продажей
(бронированием) билетов;
- плата за пользование в поездах постельным бельем;
- оплата стоимости проезда транспорта общего пользования к
станции, при нахождении ее за чертой населенного пункта;
- оплата сумм страховых платежей согласно обязательного
страхования пассажиров на транспорте.
Суммы НДС по расходам, которые связаны с проездом, принимаются к
вычету в том случае, когда пункты отправления и назначения присутствуют на
территории РФ. При этом обязательно выделение отдельной строкой суммы
НДС в проездном документе. Предоставление счета-фактуры в данном случае не
требуется, это связано с тем, что билет является бланком строгой отчетности.
Если выдача суточных производится в пределах норм, то данная сумма
19
производит уменьшение налогооблагаемой прибыли, а также не облагается
НДФЛ, страховыми взносами.
При выдаче суточных сверх установленных норм сумма превышения
отражается в бухгалтерском и налоговом учете следующим образом:
- не происходит уменьшение налогооблагаемой прибыли;
- облагается НДФЛ;
не происходит обложение взносами на страхование от несчастных случаев
на производстве и профзаболеваний.
Пределы, не включаемые в доход командированного сотрудника и не
облагаемые НДФЛ следующие (п. 3 ст. 217 НК РФ)12:
- до 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории
РФ;
- до 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Согласно п. 3 ст. 217, п. 1 ст. 238 НК РФ, сумма расходов на проживание
командированного работника, оплаченная организацией, не облагается НДФЛ,
социальных отчислений, а также взносами на обязательное пенсионное
страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и
профессиональных заболеваний13.
Согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, учет расходов, связанных с проездом к
месту командировки и обратно, уменьшающих налогооблагаемую прибыль
организации.
Представительские расходы принимаются в бухгалтерском учете в полной
мере в составе расходов по обычным видам деятельности и отражаются по
дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Коммерческие расходы»
в зависимости от вида деятельности компании.
12 Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 03.04.2017) (с изм. и
доп., вступ. в силу с 04.05.2017) // Собрание законодательства РФ», 07.08.2000, N 32, ст. 3340.
13 Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 03.04.2017) (с изм. и
доп., вступ. в силу с 04.05.2017) // Собрание законодательства РФ», 07.08.2000, N 32, ст. 3340.
20
Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по
приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных
принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т. п.
Выдавая деньги под отчет, необходимо учесть, что нельзя выдавать
отчетные средства работнику, который не отчитался по ранее выданным суммам
(п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У14). Чтобы получить
отчетные средства, работник каждый раз должен писать заявление.
Руководитель компании на этом заявлении должен написать суммы, сроки
выдачи подотчетных средств и поставить свою подпись и дату. Издавать приказ
с перечнем подотчетных лиц не нужно.
Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет,
законодательство не устанавливает.
Однако, оплачивая расходы, отчетное лицо действует от имени организации.
Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать
предельный размер расчетов наличными (100 000 рублей по одному договору с
одной фирмой или предпринимателем). Это установлено указанием
Центрального банка РФ от 7 октября 2013 года № 3073-У.
Если работник нарушит установленный лимит расчетов, фирма может быть
оштрафована.
Сумма штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей. Штраф налагается только на ту
фирму, которая расплатилась наличными (то есть на покупателя). За это же
нарушение на руководителя фирмы может быть наложен административный
штраф от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с
подотчетными лицами». Если вы выдали работнику из кассы деньги под отчет,
сделайте проводку:
Д 71 К 50.1
14 Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными
предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России
23.05.2014 N 32404) // Вестник Банка России», N 46, 28.05.2014
21