В результате аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами
руководству ООО «Альфа-Информ» выдано следующее аудиторское
заключение.
Аудиторское заключение
Мы провели аудит прилагаемой документации по учету расчетов с
подотчетными лицами ООО «Альфа-Информ» за период с 1 января по 31 декабря
2016 г. включительно.
Ответственность за подготовку и представление этой документации несет
исполнительный орган. Наша обязанность заключается в том, чтобы выразить
мнение о достоверности во всех существенных отношениях данных документов
и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству
Российской Федерации на основе проведенного аудита.
Мы провели аудит в соответствии с:
- Федеральным законом «Об аудиторской деятельности»;
- федеральными правилами (стандартами) аудиторской деятельности;
- внутренними правилами (стандартами) аудиторской деятельности
(указать аккредитованное профессиональное объединение);
- правилами (стандартами) аудиторской деятельности аудитора;
- нормативными актами органа, осуществляющего регулирование
деятельности аудируемого лица.
Аудит планировался и проводился таким образом, чтобы получить
разумную уверенность в том, что расчеты с подотчетными лицами не содержат
существенных искажений. Аудит проводился сплошным методом и включал в
себя изучение на основе тестирования доказательств, подтверждающих
числовые показатели в финансовой (бухгалтерской) отчетности и раскрытие в
ней информации о расчетах с подотчетными лицами, оценку соблюдения
принципов и правил бухгалтерского учета, применяемых при подготовке
финансовой (бухгалтерской) отчетности, рассмотрение основных оценочных
62
преамбуле к нему четко указано, что этот документ является дополнением к
МСА 400 «Оценка рисков и система внутреннего контроля», он не является
частью МСА и не имеет статуса МСА. Что касается российского документа,
подготовленного на основе ПМАП 1008, то он имеет обычный статус правила
(стандарта) аудиторской деятельности, и в его тексте не содержится таких
оговорок. Впрочем, на наш взгляд, его можно считать дополнением к трем уже
существующим правилам (стандартам) аудиторской деятельности:
«Существенность и аудиторский риск», «Изучение и оценка систем
бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита» и «Аудит в
условиях компьютерной обработки данных». Возможно, что в последний при
разработке последующей редакции правил (стандартов) целесообразно
включить материал комментируемого документа, с тем чтобы все особенности
аудита в условиях компьютерной обработки данных оказались собранными в
одном стандарте.
2. В российском правиле (стандарте) незначительно изменена структура
международного прототипа и изменен стиль изложения, что связано с
устоявшимся порядком подготовки таких отечественных документов.
3. Российский документ снабжен большим количеством поясняющих
примеров, в том числе и с указанием на конкретные финансово-хозяйственные
операции и соответствующие бухгалтерские проводки.
4. Терминологические различия. Например, и в комментируемом правиле
(стандарте), и в некоторых других используется термин «компьютерная
обработка данных (КОД)». В ПМАП 1008 имеется сноска к тексту, где говорится,
что раньше в документах МСА использовался термин «обработка электронных
данных», близкий к термину КОД, а в настоящее время предпочтение отдается
термину «компьютерные информационные системы». Другими словами, в МСА
было сочтено более точным перейти от термина, обозначающего процесс
(«обработка»), к термину, обозначающему объект («система»).
64
Традиционное представление об условиях труда аудитора связано с
напряженной работой, с ненормированным рабочим днем. И это соответствует
действительности.
При рассмотрении процесса повышения эффективности деятельности
обычно выделяются три составляющие: качество управления, наличие
необходимого инструментария и профессионализм работников. В аудиторской
деятельности важную роль также играют формализация процедур,
методологическое обеспечение. Вопросы методологии и технологии аудита,
повышения профессионального уровня всегда являлись и являются предметом
пристального внимания аудиторов. К сожалению, этого нельзя сказать о
вопросах управления и разработки профессионального инструментария, в
частности систем автоматизации аудиторской деятельности.
Существует немало доказательств, подтвержденных исследованиями, что
применение инструментария действительно позволяет оптимизировать
использование рабочего времени сотрудника. А если автоматизируются не
только обработка данных, не только непосредственно сам процесс аудиторской
проверки, но и все основные бизнес-процессы аудиторской компании, то можно
предположить, что в результате этого повышается как эффективность
использования рабочего времени сотрудника, так и качество работы всей
компании в целом.
Таким образом, одним из методов оптимизации труда аудитора и
эффективности управления аудиторской компанией является автоматизация,
которая способствует повышению качества работы, соблюдению единой
методологии и повышению производительности труда. Безусловно, аудиторы не
отрицают пользы автоматизации. Однако характерно, что при упоминании
аудиторской программы часто используются оговорки «в будущем», «в
перспективе» и пр. Опросы же, проводимые среди аудиторов по использованию
в работе программных продуктов, показывают, что одним из главных
инструментов аудитора по-прежнему остается Word и Excel.
65
контроль за порядковой нумерацией документов, наличием подписей
должностных лиц.
В обязанности главного бухгалтера рекомендуется ввести проверку всех
первичных документов как с формальной стороны так и по существу. Если при
проверке будет установлено, что документы не соответствуют установленным
требованиям, его нужно возвратить для внесения соответствующих поправок.
Документы, которые составляются в бухгалтерии также должны проверяться
главным бухгалтером, а не приниматься к учету непроверенными.
В качестве совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами
рекомендуется постоянно контролировать движение и использование
подотчетных сумм. Для чего необходимо издать приказ, в котором указываются
сроки, на которые могут выдаваться отчетные суммы, требования,
предъявляемые к оформлению первичных документов, порядок представления,
обработки и утверждения авансовых отчетов. В указанном документе могут быть
также установлены и суммы выдачи денег под отчет.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех
рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня их
возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об
израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Отсутствие в приказе указания о сроке, на который выданы отчетные
суммы, позволяет считать, что период, на который выданы отчетные суммы, не
установлен. В подобной ситуации выдача подотчетных сумм, отчет отчетного
лица о расходовании денежных средств или возврат их в кассу должны быть
осуществлены в пределах одного рабочего дня, что дополнительно усложнит как
работу бухгалтерии организации, так и самого отчетного лица.
Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских,
хозяйственных товаров, комплектов бланков бухгалтерской отчетности,
технической и экономической литературы и т.п.) в организациях розничной
торговли должно подтверждаться чеком контрольно-кассовых машин и
товарным чеком, дополнительно содержащим отметку об оплате.
67
В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны идентификационный
номер продавца товара, его наименование, номер кассовой машины, дата
совершения операции, сумма.
Например, к авансовому отчету водителя организации необходимо
приложить чеки контрольно-кассовых машин АЗС, на которых производилась
заправка автомобиля. Такой кассовый чек должен содержать следующие
реквизиты: наименование организации-продавца (АЗС); идентификационный
номер организации-продавца; номер кассового аппарата; номер и дата выдачи
чека; стоимость ГСМ с учетом НДС и налога с продаж. Как правило, в кассовых
чеках указывается еще марка горюче-смазочных материалов, оплаченное
количество ГСМ и стоимость 1 литра ГСМ. В случае отсутствия такой
информации водитель должен вместе с кассовым чеком получить на АЗС
документ, подтверждающий количество оплаченного топлива и цену единицы
(литра и т.п.).
Товарный чек необходим для расшифровки сведений, указанных в
кассовом чеке, в частности для указания конкретного перечня приобретенных
товаров (например степлер, ручки, бумага для принтера и др.). Запрещается
указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований товаров их общее
название (например канцтовары, хозтовары, продукты питания, книги и пр.), так
как такие товарные чеки могут вызвать дополнительные вопросы со стороны
представителей налоговых органов.
Четкое указание в товарном чеке номенклатуры, количества и стоимости
приобретенных организацией товаров исключит возможность ошибок в
бухгалтерском учете при отражении фактов хозяйственной жизни еще и по
следующим причинам.
В случае отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки
приобретенных товаров представители организации должны составить акт,
фиксирующий номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их
приобретения. Аналогичный акт необходимо составить и в случае получения
кассового чека контрольно-кассовой машины, содержащего наименование
68
приобретенных товаров. Следует обратить внимание на то, что многие
поставщики считают, что подробный кассовый чек (со штампом предприятия-
продавца или круглой печатью) с указанием номенклатуры товаров, их
количества и цены объединяет кассовый и товарный чек. С точки зрения
документооборота это действительно так, но, как показывает аудиторская
практика, во избежание возможных споров с налоговыми органами
целесообразно все же составлять акт по количеству и номенклатуре
приобретенных товарно-материальных ценностей за наличный расчет.
Таким образом, кассовый чек фиксирует факт оплаты, а товарный чек
является своеобразной накладной, отражающей получение отчетным лицом
оплаченных товаров. При отсутствии товарного чека акт, составленный
представителями организации и удостоверяющий факт приобретения товарно
материальных ценностей за наличный расчет, будет выполнять функции
товарного чека.
Одним из направлений совершенствования синтетического и
аналитического учета расчетов с подотчетными лицами является автоматизация
учета с использованием программы «1С:Зарплата и Управление персоналом
8.0», которая является инструментом для реализации кадровой политики
предприятий, а также автоматизации различных служб предприятия, начиная от
службы управления персоналом и линейных руководителей до работников
бухгалтерии по следующим направлениям:
- планирование потребностей в персонале;
- обеспечение бизнеса кадрами;
- управление компетенциями и аттестация работников;
- управление финансовой мотивацией персонала;
- эффективное планирование занятости персонала;
- учет кадров и анализ кадрового состава;
- трудовые отношения, в том числе кадровое делопроизводство;
- расчет заработной платы персонала;
69
- исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов
с фонда оплаты труда;
- отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.
«1С:Зарплата и Управление персоналом 8.0» обеспечивает параллельное
ведение двух видов учета - управленческого и регламентированного.
Таким образом, автоматизация учета с использованием программы
«1С:Зарплата и Управление персоналом 8.0» позволит ускорить оптимизировать
процесс учета расчетов с подотчетными лицами и избежать возможных ошибок
бухгалтера.
Выводы по главе 3
Выявленные ошибки в учете являются несущественными, что послужило
основанием для составления положительного аудиторского заключения. В
процессе аудита не были обнаружены никакие факты, из которых можно было
бы сделать вывод о полной несоответствии системы внутреннего контроля ООО
«Альфа-Информ» масштабам его деятельности. Аудитором не обнаружены
никакие серьезные нарушения установленного порядка ведения бухгалтерского
учета и подготовки бухгалтерской отчетности, которые могли бы существенно
повлиять на достоверность операций по учету расчетов с подотчетными лицами.
Результаты проведенной проверки показали, что проверенные финансово
хозяйственные операции осуществлялись ООО «Альфа-Информ», во всех
существенных отношениях, в соответствии с действующим законодательством.
Одним из направлений совершенствования аудита является его
автоматизация, которая помогает в решении вопросов управления проектом,
внутреннего контроля, качественной реализации аудиторских и
консультационных проектов.
70
Заключение
На основании проведенных исследований в проверяемой организации
можно сделать следующие выводы.
Отчетные лица - работники организации (в том числе и совместители),
которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об
их использовании.
Организация может выдавать денежные средства отчетным лицам: на
командировочные расходы; на хозяйственные нужды; на оплату
представительских расходов.
Командировка - это поездка работника в другую местность для
выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по
распоряжению работодателя.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в
пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.
В командировку может быть направлен только штатный работник
организации, с которым заключен трудовой договор. Не могут быть направлены
в командировку беременные женщины и работники младше 18 лет. Некоторых
работников можно направить в командировку только с их письменного согласия.
Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско
правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой
не считают.
Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты на
приобретение в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных
принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплату мелкого ремонта и т.п.
Руководитель организации должен утвердить своим приказом список
работников, которым могут выдавать денежные средства под отчет. Срок, на
который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды,
законодательно не ограничен. Такой срок также может установить руководитель
организации своим приказом. Если руководитель такой срок установил,
71
работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три
рабочих дня после истечения этого срока.
Оплачивая расходы, отчетное лицо действует от имени организации.
Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать
предельный размер расчетов наличными. Если работник нарушит лимит
расчетов (100 000 руб. по одному договору), ваша фирма может быть
оштрафована.
Представительскими считаются расходы фирмы по приему и
обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах
для установления и поддержания сотрудничества, а также участников,
прибывших на заседания совета (правления) организации. Полный перечень
представительских расходов, которые могут быть учтены при налогообложении
прибыли, приведен в статье 264 НК РФ.
ООО «Альфа-Информ» образовано в 2002 году в соответствии с
действующим законодательством. Основным видом деятельности ООО «Альфа-
Информ» является производство компонентов газобаллонных систем и
комплектов для установки на автомобили.
Основные экономические показатели деятельности ООО «Альфа-
Информ» показывают достаточно эффективную его деятельность. Стоимость
валовой продукции ООО «Альфа-Информ» увеличилась за исследуемый период
на 9,99% и составила в 2016 году 72740 тыс.руб. Стоимость основных
производственных фондов в расчете на 1 среднегодового работника и 1 рубль
валовой продукции снизилась. Производство валовой продукции в расчете на 1
рубль фондов увеличилась на 4,55%. Это свидетельствует о повышении
эффективности использования основных фондов предприятия. Прибыль ООО
«Альфа-Информ» повысилась на 10,21%. Также наблюдается увеличение
рентабельности предприятия с 16,17% до 16,21%.
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у ООО «Альфа-
Информ» возникает потребность в использовании наличных денежных средств
для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на
72
представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у
физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При этом
работники ООО «Альфа-Информ», получающие денежные средства на
указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными
лицами.
Бухгалтерский учет на предприятии организован в соответствии с
нормативно-законодательными актами и учетной политикой предприятия,
основными задачами которой являются формирование полной и достоверной
отчетности о результатах хозяйственной деятельности общества, обеспечение
контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных,
трудовых и финансовых ресурсов.
Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам,
выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные
расходы предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со
счетами учета денежных средств.
На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в
корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные
ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных
расходов.
Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под
отчет.
Для контроля за движением и использованием подотчетных сумм
приказом руководителя организации утверждается перечень лиц, имеющих
право на получение средств под отчет. В данном приказе указываются также
сроки, на которые могут выдаваться отчетные суммы, требования,
предъявляемые к оформлению первичных документов, порядок представления,
обработки и утверждения авансовых отчетов. В указанном документе могут быть
также установлены и суммы выдачи денег под отчет.
73