При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем
отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - следующие.
Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного
пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции (аэропорта,
пристани).
Аналогичные правила применяются для определения последнего дня
командировки.
Если работник направлен в зарубежную командировку, суточные за время
передвижения по территории России выплачиваются по нормам, установленным
для командировок в пределах России.
День пересечения границы оплачивается по принципу страны въезда. За
день пересечения границы России при выезде суточные оплачиваются в
иностранной валюте по нормам той страны, куда въезжает работник. При
возвращении в Россию день пересечения границы оплачивается по нормам,
установленным для России.
В случае выезда за границу и возврата в Россию в один день суточные
оплачиваются в размере 50% от установленной нормы для той страны, в которую
командируется работник.
При направлении работника в командировку в две и более страны
суточные за день пересечения государственной границы выплачиваются в
валюте и по нормам той страны, в которую направляется работник.
Если работника иностранной валютой обеспечивает принимающая
сторона, то суточные не выплачиваются.
Если принимающая сторона предоставляет работникам питание, то
суточные выплачиваются в размере 30% от установленной нормы.
Размер суточных, которые фирма выплачивает своим работникам,
определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. При
этом размеры не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ
для бюджетных организаций.
42
Если суточные выдаются сверх установленных норм, то сумма
превышения:
- не уменьшает налогооблагаемую прибыль;
- облагается налогом на доходы физических лиц;
- облагается взносом на страхование от несчастных случаев на
производстве и профзаболеваний.
Бухгалтер ООО «Альфа-Информ» проверяет целевое расходование
средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех
оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд,
счета на оплату жилья и т.д.).
Например, водителю служебного автомобиля ООО «Альфа-Информ» ,
направленному в командировку сроком на 4 дня, выдано под отчет 2000 руб. По
его возвращении в бухгалтерию представлен авансовый отчет с документами,
подтверждающими произведенные расходы:
- квитанции за проживание в гостиницах на сумму 756 руб.;
- кассовые чеки АЗС о приобретении 100 л бензина на сумму 745,50 руб.
(бензин приобретался на АЗС, принадлежащих юридическим лицам);
- счета-фактуры на приобретенный на АЗС бензин;
- квитанции об оплате стоянки автомобиля во время командировки на
сумму 126 руб.
В бухгалтерском учете ООО «Альфа-Информ» были сделаны следующие
записи:
Дебет 71, Кредит 50 - 4000 руб. - выданы под отчет денежные средства на
командировочные расходы;
Дебет 26, Кредит 71 - 800 руб. (200 руб. х 4 дня) - отнесены на
общехозяйственные расходы суточные по командировке;
Дебет 26, Кредит 71 -1239,84 руб. {1512 руб. - (1512 руб. х 18%)} -
отнесена на общехозяйственные расходы оплата за проживание в гостинице во
время командировки;
43
Дебет 19, Кредит 71 - 273,6 руб. (1512 руб. х 18%) - выделен НДС из
стоимости за проживание;
Дебет 26 (20, 44), Кредит 71 - 273,6 руб. - отнесена на общехозяйственные
расходы оплата услуг автостоянки.
Дебет 10, субсчет «Горюче-смазочные материалы», Кредит 71 - 1222,62
руб. {1491 руб. - (1491 х 18%)} - оприходован бензин, приобретенный в
командировке;
Дебет 19, Кредит 71 - 134,19 руб. (745,50 руб. х 18%) - выделен НДС из
стоимости бензина;
Дебет 26, Кредит 10, субсчет «Горюче-смазочные материалы» - 1222,62
руб. - отнесена на общехозяйственные расходы стоимость израсходованного в
командировке бензина;
Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС», Кредит 19 - 540,54 руб. (272,16 руб.
+ 268,38 руб.) - предъявлен НДС к возмещению из бюджета;
Дебет 50, Кредит 71 - 98,50 руб. (4000 руб. - 800 руб. - 1512 руб. - 1491 руб.)
- внесен в кассу остаток денежных средств, выданных на командировочные
расходы.
Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по
приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных
принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.
Так, работнику ООО «Альфа-Информ» было выдано из кассы под отчет
12000 руб. На отчетную сумму работник приобрел материалы стоимостью 11800
руб. (в том числе НДС - 1800 руб.)
Бухгалтер ООО «Альфа-Информ» сделал записи:
Дебет 71 Кредит 50-1 - 12000 руб. - выданы денежные средства Петрову
под отчет;
Дебет 10 Кредит 71 - 10000 руб. (11800 - 1800) - оприходованы материалы;
Дебет 19 Кредит 71 - 1800 руб. - учтен НДС по оприходованным
материалам на основании счета-фактуры поставщика;
Дебет 68 Кредит 19 - 1800 руб. - принят к вычету НДС по материалам;
44
Дебет 50-1 Кредит 71 - 200 руб. (12000 - 11800) - возвращен в кассу
неизрасходованный остаток подотчетных средств.
Представительские расходы - это затраты организации по приему и
обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах
для установления и поддержания сотрудничества, а также участников,
прибывших на заседания совета (правления) организации.
Таблица 5 - Учет командировочных расходов
Счет Дт Счет Кт
Описание проводки Сумма
проводки
Документ
основание
50.3 76 Поступили билеты в кассу 31 270 Билеты
71 50.3 Выданы билеты сотруднику 31 270 Билеты
71 50
Проводка по выдаче
суточных
4200 Расходный
кассовый ордер
71 50
Проводка по
командировочным расходам
12 000 Расходный
кассовый ордер
20 71 Списаны расходы на
гостиницу
13 000 Авансовый отчет
Счет-фактура
19 71 Учтен входной НДС 1983
Счет-фактура
68 НДС
19 НДС принят к вычету 1983 Бухгалтерская
справка
20 71 Расходы на транспорт 250 Авансовый отчет
26 71
Представительские расходы
3000 Авансовый отчет
71 50 Компенсированы расходы
работника
4250 Авансовый отчет
Так, в марте 2016 года ООО «Альфа-Информ» принимало делегацию,
прибывшую на переговоры для заключения договоров о продаже готовой
продукции. Для обеспечения приема делегации были оплачены расходы на
проведение завтраков, обедов и ужинов на сумму 28320 руб., в том числе НДС -
4320 руб.
Для оплаты представительских расходов работнику ООО «Альфа-
Информ» А.Н. Иванову был выдан аванс в сумме 30 000 руб.
При выдаче денежных средств под отчет бухгалтер ООО «Альфа-Информ»
сделал запись:
Дебет 71 Кредит 50-1
30 000 руб. - выданы наличные денежные средства Иванову для оплаты
представительских расходов.
45
Расходы ООО «Альфа-Информ» на оплату труда работников в I квартале
2016 года составили 360 000 руб.
Сумма представительских расходов, которые уменьшают
налогооблагаемую прибыль, в частности, на проведение завтраков, обедов и
ужинов, составляет:
360 000 руб. х 4% = 14400 руб.
Сумма НДС, которая подлежит налоговому вычету, составит:
14400 руб. х 18% : 118% = 2078 руб.
При отражении представительских расходов бухгалтер ООО «Альфа-
Информ» были сделаны записи:
Дебет 19 Кредит 71
4320 руб. - учтена сумма НДС по представительским расходам (на
основании счета-фактуры ресторана);
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
2078 руб. - произведен налоговый вычет НДС по представительским
расходам (в пределах норм);
Дебет 44 Кредит 71
24 000 руб. (28320 - 4320) - учтены представительские расходы;
Дебет 91.2 Кредит 19
2242 руб. (4320 - 2078) - списан НДС, не принимаемый к вычету;
Дебет 50-1 Кредит 71
1680 руб. (30 000 - 28 320) - Иванов вернул в кассу неизрасходованные
средства.
Подотчетными лицами на ООО «Альфа-Информ» являются работники,
которым выдаются из кассы наличные деньги с условием представления отчета
об их использовании.
В ООО «Альфа-Информ» денежные средства выдаются отчетным лицам
на следующие нужды: на командировочные расходы; на хозяйственные нужды;
на оплату представительских расходов.
46
При выдаче работнику из кассы денег под отчет (например, аванса на
командировку) в учете делается запись:
Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Кредит счета 50-1 «Касса»
Списание израсходованных подотчетных сумм отражается по кредиту
счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на основании авансового отчета
работника проводкой:
Дебет счета 20 «Основное производство»
Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
Сумму НДС по расходам, оплаченным отчетным лицом, списывают
проводками:
Дебет счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным
ценностям»
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
- учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц;
Дебет 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «Расчеты по НДС»
Кредит счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным
ценностям»
- произведен налоговый вычет (на основании счетов-фактур, полученных
от поставщиков товаров, работ, услуг).
Сумма НДС по расходам непроизводственного характера к вычету не
принимается. Такая сумма списывается проводкой:
Дебет счета 91.2 «Прочие расходы»
Кредит счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным
ценностям»
Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток отчетной
суммы, то в учете делают проводку:
Дебет счета 50-1 «Касса»
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
47
Если работник не израсходовал аванс и не вернул по истечении
установленного срока денежные средства в кассу организации, то в учете
делается запись:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
В дальнейшем сумма неизрасходованного аванса может быть удержана из
заработной платы работника проводкой:
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Под расходами на хозяйственные нужды в ООО «Альфа-Информ»
понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских
или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате
мелкого ремонта и т.п.
Оплачивая расходы, отчетное лицо действует от имени организации.
При покупке ценностей в розничной торговле работник должен
представить в бухгалтерию товарный чек или накладную и чек контрольно
кассовой машины.
Основные бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными
лицами ООО «Альфа-Информ» представлены в таблице 6.
Таблица 6 - Бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными лицами
ООО «Альфа-Информ»
Краткое содержание хозяйственной операции
Сумма,
тыс.руб.
Корреспонденции счетов
дебет Кредит
Выданы под отчет денежные средства на
командировочные расходы
16000 71 50
Отнесены на общехозяйственные расходы
суточные по командировке
2312 26 71
Выделен НДС 1040 19 71
Оприходован бензин, приобретенный в
командировке
1222 10 71
Отнесена на общехозяйственные расходы
стоимость израсходованного в командировке
бензина
1222 26 10
Предъявлен НДС к возмещению из бюджета
620 68 19
Внесен в кассу остаток денежных средств,
выданных на командировочные расходы
312 50 71
48
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Таким образом, учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Альфа-
Информ» учитывается на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Причем,
на выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На
израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с
подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых
учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в
зависимости от характера произведенных расходов.
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у ООО «Альфа-
Информ» возникает потребность в использовании наличных денежных средств
для расчетов с работниками по командировкам, выдачи им средств на
представительские цели, для покупки товаров в других организациях или у
физических лиц, а также на иные хозяйственно-операционные цели. При этом
работники ООО «Альфа-Информ», получающие денежные средства на
указанные нужды, для целей бухгалтерского учета называются подотчетными
лицами.
Бухгалтерский учет на предприятии организован в соответствии с
нормативно-законодательными актами и учетной политикой предприятия,
основными задачами которой являются формирование полной и достоверной
отчетности о результатах хозяйственной деятельности общества, обеспечение
контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных,
трудовых и финансовых ресурсов.
Для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам,
выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные
расходы предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со
счетами учета денежных средств.
49
На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в
корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные
ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных
расходов.
Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под
отчет.
Для контроля за движением и использованием подотчетных сумм
приказом руководителя организации утверждается перечень лиц, имеющих
право на получение средств под отчет. В данном приказе указываются также
сроки, на которые могут выдаваться отчетные суммы, требования,
предъявляемые к оформлению первичных документов, порядок представления,
обработки и утверждения авансовых отчетов. В указанном документе могут быть
также установлены и суммы выдачи денег под отчет.
50
3. Пути повышения эффективности расчетов с подотчетными лицами
3.1 Анализ проблем при расчетах с подотчетными лицами на предприятия
Бухгалтерский учет на предприятии ведется в соответствии с учетной
политикой и действующими нормативно-законодательными актами. Оценка
уровня внутрихозяйственного риска ООО «Альфа-Информ», характеризующего
вероятность появления в отчетности в целом существенных ошибок до того, как
они будут выявлены средствами контроля, представлена в таблице 7.
Таблица 7 - Оценка уровня внутрихозяйственного риска
Факторы, влияющие на оценку риска
Да
Нет
Иное Приме
чание
Можно ли охарактеризовать состояние отрасли
как неблагоприятное
+
Существует ли в организации угроза
банкротства
+
Существует ли в организации зависимость от
поставщиков и подрядчиков
+
Имеет ли место длительное неукомплектование
учетного персонала
+
Имеют ли место частые изменения в
юридическом отделе
+
Часто ли меняются сотрудники аппарата
управления
+
По данным таблицы 7 уровень внутрихозяйственного риска установлен в
0,33.
Оценка уровня риска средств контроля ООО «Альфа-Информ»
представлена в таблице 8.
51