10
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность выбранной темы объясняется тем, что расчеты с
подотчетными лицами имеют место практически в каждой организации и
достаточно разнообразны, так как включают в себя приобретение за наличные
средства хозяйственных товаров, расходы на командировочные поездки, а также
представительские расходы.
Согласно ст. 1 ФЗ Российской Федерации «Об аудиторской деятельности»
аудит – независимая проверка бухгалтерской отчетности проверяемого лица с
целью выразить мнение о достоверности такой отчетности. Подобная проверка
присуща всем участкам бухгалтерского и налогового учета, однако в данной
работе рассматривается аудит расчетов с подотчетными лицами.
Объект исследования. Деятельность Общества с ограниченной
ответственностью «БетонарГрупп» в части учета расчетов с подотчетными
лицами.
Предмет исследования. Бухгалтерский учет и аудит расчетов с
подотчетными лицами в обществе с ограниченной ответственностью
«БетонарГрупп».
Цель работы. Изучение бухгалтерского учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами в ООО «БетонарГрупп». Разработка предложений по
оптимизации бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на основе
данных аудита.
Для данной цели были поставлены следующие задачи:
Раскрыть сущность и цели расчетов с подотчетными лицами;
Изучить требования, которые должны соблюдать подотчетные лица;
Изучить и проанализировать порядок бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами;
11
Изучить нормативно-правовое регулирование учета расчетов с
подотчетными лицами;
Рассмотреть и изучить особенности аудита с подотчетными
лицами;
Рассмотреть основные нарушения на предприятии при
бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами;
Дать организационно-правовую характеристику Общества с
ограниченной ответственностью «БетонарГрупп»;
Изучить бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в
ООО «БетонарГрупп»;
Произвести аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО
«БетонарГрупп»;
Разработать предложения для улучшения качества работы с
подотчетными лицами.
Подотчетные лица – представители предприятия, получающие
наличные средства из кассы с обязанностью представления отчета об их
расходовании.
В первой главе рассматриваются понятия и сущность бухгалтерского
учета расчетов с подотчетными лицами, а также особенности проведения
аудита с подотчетными лицами. Подробно изучены нормативные
документы, к которым следует обращаться при работе с подотчетными
сотрудниками. Детально расписываются методы аудита с подотчетными
лицами
Во второй главе раскрывается бухгалтерский учет в ООО
«БетонарГрупп». В целях анализа изучается первичный учет организации. А
также проводится аудит расчетов с подотчетными лицами, в результате чего
12
выявляются нарушения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетными лицами в
ООО «БетонарГрупп».
В третьей главе разрабатываются предложения по улучшению качества
работы с подотчетными лицами. Вырабатываются и формулируются предложения
с целью улучшить финансовые показатели деятельности организации.
В заключении выражены основные положения дипломной работы и
сформулированы общие выводы. Указывается вся проделанная работа, а также
значение работы для общества с ограниченной ответственностью
«БетонарГрупп».
13
ГЛАВА 1. ЗАДАЧИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И АУДИТА
РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ.
1.1. Цели и сущность расчетов с подотчетными лицами.
Предприятия в ходе финансово-хозяйственной работы зачастую
приходят к необходимости получения материальных ценностей, различных
услуг и работ не только по безналичному расчету, но и за наличные
средства.
Подотчетные лица – представители предприятия, получающие
наличные средства из кассы с обязанностью представления отчета об их
расходовании. Список подотчетных работников и порядок выдачи денежных
сумм предприятия под отчет представляется руководителем.
Для отчета об использовании подотчетных сумм работник
предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет.
1
Денежные средства предприятия выдаются подотчетным лицам на
определенные цели: на хозяйственные нужды, на командировочные
расходы, на представительские расходы.
Командировочные расходы – это затраты, появляющиеся вследствие
оплаты расходов работнику организации, который отправляется в
командировку (затраты по найму жилого помещения, по проезду к месту
назначения командировки и обратно; суточные средства).
2
Затраты организации по обслуживающим составляющим работников
других организаций, которые принимают участие в переговорах для
1
Бакина, С.И. «Расчеты с подотчетными лицами: оформление, учет и налогообложение
наличных расходов: Учеб. Пособие» // С.И. Бакина. // М.: Юстицинформ, 2005г. - 80 с.
2
Гусаковская, Е.Г. «Расходы на командировки» // Е.Г. Гусаковская / Бухгалтерский учет, 2006г.
// 9. - С.19- 23
14
поддержания сотрудничества, а также работников, которые прибыли на заседания
совета предприятия являются представительскими расходами. (Проведение
официального приема; по транспортному обеспечению работников других
предприятия, при их доставке до места проведения мероприятия, оплата
буфетного обслуживания и работы переводчиков, не работающих в штате
предприятия).
3
Затраты организации вследствие покупки канцелярии, хозяйственных
принадлежностей, оплаты мелкого ремонта, бензина на АЗС являются
хозяйственными расходами.
На счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется учет по расчетам с
подотчетными лицами. Сальдо этого активно-пассивного счета отражает сумму
задолженности подотчетных лиц организации или сумму возмещенного
перерасхода и выданные под отчет деньги на основании расходных кассовых
ордеров, по кредиту – средства, которые использовались согласно авансовым
отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
3
О нормах и нормативах на представительские расходы, расходы на рекламу и на подготовку и
переподготовку кадров на договорной основе с учебными заведениями, регулирующих размер
отнесения этих расходов на себестоимость продукции (работ, услуг) для целей
налогообложения, и о порядке их применения: приказ Минфина РФ от 15.03.2000г. (в ред. от
01.03.2001г.)
15
Рисунок 1 Бухгалтерские проводки расчетов с подотчетными лицами
Многие предприятия используют для расчетов пластиковые
(корпоративные) карты, а именно рассчитываются безналичным путем с
поставщиками. В некоторых случаях гораздо практичнее оплатить затраты
наличными, такие как: канцтовары, хозяйственный инвентарь, бензин для
служебного автомобиля и др. В таком случае средства из кассы выдаются
работникам под отчет. Они приобретают то, что необходимо, а затем в
бухгалтерию представляется авансовый отчет. Если при покупке не все
деньги оказались израсходованными, то оставшуюся сумму работник
должен вернуть в кассу. В том случае, если сотрудник приложил к
выданным средствам свои деньги, то переплаченную сумму организация
должна ему компенсировать.
Для подотчетных лиц расходный кассовый ордер оформляется на
основании заявления подотчетного лица, написанного в произвольной
форме.
4
Данное заявление должно содержать информацию о сумме
наличных, срок, на который выдаются деньги, подпись руководителя и дату.
4
УКАЗАНИЕ от 11 марта 2014 г. N 3210-УО ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ И
УПРОЩЕННОМ ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ ИНДИВИДУАЛЬНЫМИ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЯМИ И СУБЪЕКТАМИ
МАЛОГО ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА
16
Кстати, если у подотчетника есть задолженность по ранее полученным под
отчет суммам, то новые суммы наличности ему выдавать нельзя до тех пор, пока
он не погасит старый долг.
Получивший средства из кассы предприятия сотрудник может тратить их
только на определенные цели.
Рисунок 2 Перечень выдачи денежных средств подотчетным лицам
Во-первых, организация выдает своим работникам наличные, когда дает им
направление в командировку. Однако до получения сотрудником денежных
средств, глава предприятия должен издать приказ о командировке. В нем
указывается фамилия работника, его должность, место направления командировки
и цель поездки, а также сумма командировочных средств, которая ему
начисляется.
Во-вторых, подотчетные суммы получают те работники, расплачивающиеся
наличными от имени своей организации с другими предприятиями и
организациями. При получении денежных средств сотрудник пишет заявления
5
,
прося выдать нужную сумму. При согласии руководителя он подписывает приказ,
в котором указывается, кому и на какие цели выдаются средства.
С помощью бухгалтерского учета отражаются все документально
подтвержденные хозяйственные операции, благодаря чему обеспечивается
достоверность, точность и своевременность информации, поэтому ему отводится
большая роль. Правильное составление учета расчетов с подотчетными лицами
5
Белов, А.А. «Бухгалтерский учет. Теория и практика: Учебник» // А.А. Белов, А.Н. Белов. // М.:
Изд-во Эксмо, 2005г. – 624 с.
17
обеспечивает действенный контроль над использованием на организации
денежных сумм и позволяет организации избежать конфликтов в
налоговой службой.
Требование к подотчетным лицам при командировочных расходах:
Первичные документы обязательны к использованию при оформлении
направлений сотрудников в командировку. К ним относятся:
Основная цель направления в командировку и отчет о ее
выполнении;
приказ о направлении сотрудника в командировку;
командировочное удостоверение, подтверждающее срок его
пребывания в командировочной поездке.
6
6
Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в
иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств
работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета: приказ
Минфина РФ от 02.08.2004г. (в ред. от 12.07.2006г.)
18
Рисунок 3 Оформление командировки
Начальник работника, перед его отправлением в командировку, заполняет
форму № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о
его выполнении». Сначала подотчетным работником заполняется бланк
авансового отчета (в 1-ом экземпляре) и сдается на проверку в бухгалтерию, а
также на подтверждение начальником.
Для подтверждения расходов подотчетный работник заполняет оборотную
сторону бланка авансового отчета, где указывает список документов, их номер и
дату, а также сумму использования денежных средств на основании этих
документов, внизу под таблицей лицо ставит свою подпись.
Требование к подотчетным лицам при хозяйственных расходах:
19
При хозяйственных расходах подотчетное лицо составляет авансовый
отчет и сдается на проверку в бухгалтерию и на утверждение
руководителем.
Чтобы подтвердить расходы подотчетное лицо при заполнении
оборотной стороны бланка авансового отчета указывает перечень
документов, например:
копии чека;
товарный чек;
квитанция;
накладная;
закупочный акт;
ПКО на оприходование основных средств.
Рисунок 4 Порядок расчетов с подотчетными лицами
Также указывается номер и дата, сумма затрат на основании данных
документов, внизу под таблицей работник ставит свою подпись.
7
Требование к подотчетным лицам при представительских расходах:
Оформление документов представительских расходов происходит в
несколько этапов:
7
Кислов, Д.В. «Расчеты с подотчетными лицами: Учеб. Пособие» // Д.В. Кислов. // М.: Налог-
инфо, 2007г. - 76 с