50
налоговыми органами влечет к привлечению руководителя к административной
ответственности, штрафных санкций, пеней.
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО ПОВЫШЕНИЮ
ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
3.1. Разработка предложений по оптимизации бухгалтерского учета расчетов
с подотчетными лицами на основе данных аудита.
При проведении аудиторской проверки в ООО «БетонарГрупп» выявлены
нарушения расчетов с подотчетными лицами, мешающие динамичному развитию
организации.
В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами отражаются
достаточно просто.
Руководство не предъявляет жестких требований, связанных с порядком
оформления и методами ведения первичных учетных регистров, со способами
группировки и отражением в бухгалтерском и налоговом учете операций с
51
подотчетными средствами, с правильностью начисления всех налогов по
этим операциям.
Незначительные ошибки, которые допускались при проведении
действий по расчетам с подотчетными лицами, ведут к увеличению
налоговой базы практически по всем основным видам налогов:
налог на прибыль;
налог на доходы физических лиц;
Вследствие этого необходимо наладить строгий контроль над
порядком выдачи подотчетных сумм, правильностью оформления, а также
своевременностью возвратов в кассу неизрасходованных остатков авансов.
В результате аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами
в ООО «БетонарГрупп» были обнаружены нижеприведенные нарушения:
Неправильное оформление подтверждающих документов
(авансового отчета, чеков);
Ошибки при утверждении суммы в авансовом отчете;
Не указана сумма возвращения перерасхода в кассу либо выдачи
суммы перерасхода;
Неполный комплект подтверждающих расходы документов (в
частности нехватка командировочного удостоверения);
Несоответствие даты командировочной поездки и первичной
документации (чеков, квитанций);
За полученные денежные средства на расходы, необходимые для
хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник — подотчетное
лицо должен отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения
кассовых операций...» от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:
1. после окончания периода, на который были получены средства;
52
2. после выхода на работу, если срок истек за время его уважительного
отсутствия — болезни, отпуска и т. д.
Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления
работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, необходимо
отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.
Срок, на который подотчетник получает необходимое ему количество денег,
указывается им в его заявлении на имя руководителя.
При отсутствии представления подтверждающего расходы отчета
работником в назначенный срок для погашения неизрасходованных и
своевременно не возвращенных авансовых сумм (выданных с целью служебной
командировки) руководитель имеет право произвести удержания из зарплаты
сотрудника. (в соответствии со статьей 137 Трудового кодекса РФ);
недоначисление НДФЛ и страховых выплат на пенсионное, медицинское
и социальное страхование.
Выявленные проблемы мешают ООО «БетонарГрупп» динамично
развиваться в дальнейшем, так как увеличивают затраты предприятия и
уменьшают валовую прибыль, вследствие чего чистая прибыль уменьшается.
Организация рискует быть привлеченной к ответственности.
Подобные нарушения являются самыми распространенными в этой сфере
деятельности. Это связано с тем, что большинство подотчетных сотрудников
организации не ознакомлено со своими обязанностями как подотчетного лица. К
таким обязанностям относятся как правильное заполнение бланков, так и сдача в
срок отчетов.
Бухгалтер предприятия занимается учетом расчетов с подотчетными
лицами, а также проверяет отчеты, представленные подотчетными сотрудниками.
Кроме того, он выполняет и другие обязанности по обработке первичных
53
документов. Огромная должностная нагрузка на одного бухгалтера
вызывает ряд проблем:
Главбух не успевает проверить правильность отчетов;
Бухгалтер отправляет в командировочные поездки сотрудников, не
расплатившихся с предыдущими авансами;
Слабый аналитический учет расчетов с подотчетными лицами не
дает возможность бухгалтеру своевременно реагировать на излишне
выданное и излишне потраченное.
Поэтому предприятие нуждается в найме, как минимум 2 штатных
единиц бухгалтера для проверки отчетов подотчетных сотрудников либо
установке программного обеспечения для облегчения обработки
информации.
Бухгалтер ООО «БетонарГрупп» в своей работе используется формы в
офисной программе «Excel», поэтому существует необходимость в
совершенствовании учетных операций, касающихся учета расчетов с
подотчетными лицами.
Методы обработки учетных операций оказывают значительное
воздействие на финансовые показатели и итоги работы предприятия.
Существенным недостатком организации учетной деятельности в
ООО «БетонарГрупп» является выполняемый бухгалтером двойной учет
всех бухгалтерских действий (т.е., имея автоматизированную систему учета
в организации, сотрудники бухгалтерии сначала оформляют все действия
вручную, и только потом заносят данные в компьютеры). В связи с этим
увеличивается объем выполняемых бухгалтерией работ.
Для исправления данного недостатка необходимо использовать более
совершенные компьютерные программы. Плюс ко всему новейшие
программы в использовании более просты, нежели программы старого
54
образца. Во-первых, это облегчает работу бухгалтерии по расчетам с
подотчетными лицами, а во-вторых снизит риск различных описок в расчетной
расчетной документации.
Чтобы устранить данный недочет существует возможность производить
учет расчетов с подотчетными лицами в «1С: Бухгалтерия» - «1С: Бухгалтерия
7.7». Данный программный комплекс применяется как универсальная система для
автоматизации бухучета. Благодаря универсальности системы «1С: Бухгалтерия»
она используется для ведения всевозможных разделов учета в организациях
различных типов.
Программный комплекс «1С: Бухгалтерия» является универсальным, так как
способен поддерживать различные системы учат, вести учет по нескольким
организациям в одной информационной базе. А также стоит отметить, что
благодаря своим разнообразным и гибким возможностям программа используется
как достаточно простой и наглядный инструмент бухгалтера, как средство полной
автоматизации учета от ввода первичных документов до формирования
отчетности.
«1С: Бухгалтерия» используется для ведения любых разделов бухучета:
синтетический учет по многоуровнему плану счетов;
количественный учет.
Ввод информации в «1С: Бухгалтерию» организовывается в зависимости от
требуемой степени автоматизации:
режим ручного ввода операций;
режим типовых операций;
режим автоматического формирования операций по документам.
55
Для более широкого внедрения компьютерного учета в процесс
оформления первичных документов необходимо автоматизировать учет
расчетов с подотчетными лицами, вследствие чего:
ускориться обработка данных о командированных сотрудниках;
понижение вероятности ошибок при переносе данных из
первичных документов в регистры бухучета;
сокращение количества первичной учетной документации и, как
следствие способствование повышению точности и оперативности учета
расчетов с подотчетными сотрудниками в организации;
Также этому способствует:
Упорядочивание первичных документов;
Широкое внедрение типовых унифицированных форм;
Повышение уровня механической и автоматической деятельности
учетно-вычислительных работ.
Для улучшения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными
лицами ООО «БетонарГрупп» необходимо устранить нижеперечисленные
нарушения:
Предоставление наличных лицам, которых нет в перечне
подотчетных сотрудников;
Предоставление наличных сотрудникам, которые не отчитались по
авансам, выданным ранее;
Отсутствие подтверждающих документов: приказов,
командировочных удостоверений;
Слабый аналитический учет.
56
Для предотвращения в дальнейшем подобных нарушений были разработаны
предложения по оптимизации бухучета расчетов с подотчетными лицами:
ознакомить под роспись работников, которым в соответствии с приказом
директора возможна выдача сумм под отчет, с порядком предъявления в
бухгалтерию предприятия отчетов об израсходованных суммах;
ужесточить кассовую дисциплину;
строго контролировать сдачу авансовых отчетов подотчетными лицами в
целях недопущения выдачи авансов работникам, не отчитавшимся по ранее
полученным суммам;
внимательно проверять документальное оформление авансовых отчетов,
а также ввести жесткий контроль за наличием первичной документации (чеки,
квитанции, командировочное удостоверение);
бухгалтерам необходимо повышать навыки работы с основными
программами, так как предприятие автоматизировано (все платежи осуществляет
через программу Банк-Клиент);
организовывать для работников бухгалтерии прохождение курсов
повышения квалификации;
обеспечить штат бухгалтерии всем необходимым методическим,
инструктивным и нормативным материалом;
привести в соответствие заполнение первичной документации, то есть
уделить большее внимание полноте, достоверности, правильности и
своевременности заполнения первичных документов, к чему в ООО
«БетонарГрупп» относятся небрежно;
улучшить документооборот (порой сроки сдачи документов не совсем
согласованы с графиком документооборота);
57
рационально организовать работу бухгалтерии (установить более
совершенную программу автоматизированного учета, тем самым сократить
объемы выполняемых бухгалтерами работ, исключив ручную обработку
документов аналитического учета).
3.2 Оценка экономической эффективности оптимизации работы с
подотчетными лицами
Стороны учета выдачи денег под отчет регламентированы
законодательными актами, которые обязан знать каждый бухгалтер,
работающий с подотчетниками.
Учитывая ошибки, на которые указывают аудиторские и налоговые
службы, пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами
можно предложить по нескольким направлениям:
организация предельно четкого порядка выдачи и возврата
подотчетных сумм;
особый контроль над оформлением авансовых отчетов и
оправдательных документов;
правильное ведение бухгалтерского учета подотчетных сумм.
Выдача денег на нужды предприятия чаще осуществляется
наличными, поэтому основным правовым документом, которым нужно
руководствоваться при этом, является указание Банка России от 11.03.2014
№ 3210-У. П. 6.3 данного документа определяет три момента для выдачи
денег в подотчет:
наличные выдаются по расходному ордеру, основанием для
которого служит заверенное руководителем заявление работника;
58
отчет об использовании полученного аванса работник должен
предоставить в 3-дневный срок после окончания времени, на которое были
получены деньги;
Остальные моменты в организации учета — размер средств на хознужды,
время, на которое выдаются деньги, порядок составления отчета, сроки его
проверки и утверждения руководство предприятия устанавливает по своему
усмотрению.
Чтобы упростить работу бухгалтера и иметь обоснование на учет
хозяйственных операций, в положении нужно оговорить сроки, на которые могут
выдаваться подотчетные средства, а при необходимости — лимит денежных
средств на определенные цели. Необходимо также разработать правила
составления авансовых отчетов, порядок, сроки их проверки и утверждения.
Чтобы быть уверенным в своих действиях, бухгалтеру нужно иметь список
лиц, которые могут получать деньги в подотчет. Для этого руководителю нужно
издать приказ, утверждающий такой перечень. Каждый сотрудник из этого списка
должен быть ознакомлен с приказом под подпись.
Что касается заявления на выдачу подотчетных сумм, оно пишется в
свободной форме, но рекомендуется разработать свой бланк, на котором стоит
предусмотреть отметку бухгалтера об отсутствии задолженности по подотчетным
суммам. Руководителю же следует подписывать заявление только после наличия
такой отметки и подписи бухгалтера. В таком случае уменьшается вероятность
выдачи подотчета работнику с незакрытой задолженностью. Зафиксировать форму
заявления и правила его оформления также нужно в положении по расчету с
подотчетными лицами.
Неправильно оформленные первичные документы, которые подотчетник
прикладывает к отчету, не могут подтверждать произведенные затраты и
уменьшать налогооблагаемую базу.
59
Бухгалтеру рекомендуется во время выдачи подотчетных сумм на
расходы компании инструктировать сотрудника о том, какие документы он
должен сдать в бухгалтерию вместе с отчетом, чтобы он был принят.
Для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами
можно разработать инструкцию для подотчетных лиц. В этом документе
нужно подробно рассказать, что обязательно должно быть написано на
товарных чеках, счетах-фактурах, товарных накладных и других бумагах,
чтобы потраченные на хознужды деньги налоговая учла в расходах
компании, а не поставила в налогооблагаемый доход сотрудника.
Бухгалтеру следует ответственно относиться к первичным
документам, которыми подтверждается факт оплаты, так как неправомочное
уменьшение налогооблагаемой прибыли повлечет за собой нежелательные
последствия в виде штрафов. Документы не только должны содержать все
необходимые реквизиты, но и соответствовать дате и цели выданного
аванса.
Рекомендуется инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами
проводить чаще, чем это делается традиционно (раз в год). В таком случае
своевременная отчетность подотчетных лиц будет обеспечена, а это
позволит вовремя выявить и исправить ошибки в первичных документах.
На основе всех предложений указанных выше руководством
предприятия принято решение приобрести программу 1С:Бухгалтерия», что
значительно облегчит работу бухгалтера, поскольку программа позволяет
следующее:
Быстрая и удобная работа с первичной документацией;
Избавление от рутинных операций, на которые тратиться большая часть
времени, что даст дополнительное время для задач, которые вы давно хотели
сделать, но до которых не доходили руки;