20
оформление подготовительных документов;
оформление конкретизирующих документов;
оформление подтверждающих фактическое использование денежных
денежных сумм документов.
8
Упорядочивание документов на первом этапе происходит за счет издания
внутренних организационно-распорядительных документов.
К таким документам относятся:
список официальных работников организации, которые имеют право
принимать участие в переговорах и получать подотчетные денежные суммы на
представительские расходы;
порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;
порядок использования денег на представительские затраты;
документальное оформление представительских расходов;
порядок осуществления контроля над расходованием средств на
представительские расходы;
нормирование отдельных видов представительских расходов.
Внутренние оправдательные документы, которые связаны с проведением
представительских мероприятий, составляются на втором этапе.
На третьем этапе происходит подтверждение фактического расходования
денежных сумм на проведенное мероприятие, для этого ответственное лицо
оформляет и представляет в бухгалтерию документы (отчет о затратах на
проведение делового собрания; авансовый отчет с подтверждающими
произведенные расходы документами).
8
Соколов, Ю.А. «Счет 71. Операции с подотчетными лицами:
бухгалтерский и налоговый учет» // Ю.А.. Соколов 41.Шишкоедова, Н.Н. «Учет расчетов с
персоналом. Расчеты с подотчетными лицами и расчетами по прочим операциям: Учеб.
Пособие» // Н.Н. Шишкоедова. - М.: Вершина, 2005г. -192с
21
Подотчетным лицом составляется авансовый отчет в 1-ом экземпляре
и сдается на проверку в бухгалтерию и утверждение руководителем.
Основные задачи бухгалтерского учета расчетов с подотчетными
лицами:
своевременное, полное и достоверное отражение на счетах
бухгалтерского учета фактических затрат на различные расходы;
обоснованность использования подотчетных сумм и
обоснованность включения в состав затрат, подтвержденные документами;
контроль за практичным расходованием денег на хозяйственно-
операционные цели.
9
1.2 Нормативное регулирование бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами.
При ведении бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
существуют обязательства к выполнению условий нормативных
документов, имеющих различный статус. При этом часть из них
обязательны к использованию, а остальные носят дополнительный
(рекомендательный) характер.
Т.к. нормативные документы различны в зависимости от их статуса и
назначение, их удобнее и практичнее представить в виде таблицы:
Таблица 1.
Система нормативных документов в зависимости от их назначения
Уровень
Назначение
Первый уровень (законодательный)
Определение сущности бухгалтерского
учета, а также его задачи, основные
понятия, порядок регулирования
организации, представления
бухгалтерской отчетности.
Второй уровень (нормативный)
Установление базовых правил создания
полной и достоверной информации по
обособленным разделам бухгалтерского
9
Кислов, Д.В. «Расчеты с подотчетными лицами: Учеб. Пособие» // Д.В. Кислов. // М.: Налог-инфо, 2007г. - 76 с.
22
учета, а также представление
информации в бухгалтерской отчетности.
Третий уровень (методический)
Изложение методических указаний и
разъяснений по вопросам ведения
бухгалтерского учета посредством
использования документов, имеющих
рекомендательный характер.
Четвертый уровень (организационный)
Регулирование и организация учетной
политики, за счет использования
законодательства РФ о бухгалтерском
учете, а также нормативных актов
органов.
Первый уровень:
К документам первого уровня относят:
Федеральный закон «О бухгалтерском учете»;
Гражданский кодекс РФ;
Трудовой кодекс РФ;
Налоговый кодекс РФ;
Федеральный закон "Об акционерных обществах" от 26.12.1995г. № 208-
ФЗ;
Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" от
08.02.1998г. № 14-ФЗ.
Основные юридически необходимые понятийные категории, которыми
необходимо владеть работникам организации для возможности ведения
хозяйственной работы определяет Гражданский кодекс РФ. Статьей 861 ГК РФ
дано определение наличных и безналичных расчетов и порядок осуществления
данных сделок.
Важную роль в предотвращении разрушения единой системы
бухгалтерского учета и отчетности в экономике РФ стал закон «О бухгалтерском
учете» 402-ФЗ. В результате чего он стал центром, вокруг которого велась работа
по восстановлению российской бухгалтерии.
23
Второй уровень:
Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ) подразделены на три
группы:
положения, приводящие в порядок общие вопросы по раскрытию
информации;
положения, связанные с активами и обязательствами предприятия;
положения, изучающие итоги финансовой работы предприятия.
ПБУ 10/99 «Расходы организации» используется для составления
учета расходов. А настоящее Положение, в свою очередь, устанавливает
правила формирования в бухучете информации о затратах коммерческих
предприятий, являющихся юридическими лицами по законодательству РФ.
Расходы организации – уменьшение экономических выгод как
следствие выбытия активов и (или) появления обязательств, которые
приводят к уменьшению капитала этого предприятия (кроме уменьшения
вкладов по решению собственников имущества). Расходы организации
подразделяются на:
1. расходы по обычным видам деятельности;
2. прочие расходы.
Прочие расходы – расходы, отличные от затрат по обычным видам
деятельности, использующиеся для целей настоящего Положения (также к
ним относятся чрезвычайные расходы).
10
Третий уровень:
Документы третьего уровня – методические указания по бухучету
основных сумм, материально-производственных запасов, развернувших
методические и практические аспекты, правила и способы ведения
бухгалтерского учета предприятий и организаций.
10
Бакина, С.И. «Расчеты с подотчетными лицами: оформление, учет и налогообложение
наличных расходов: Учеб. Пособие» // С.И. Бакина. // М.: Юстицинформ, 2005г. - 80 с.
24
Т.к. список документов, которые регулируют методику бухгалтерского
учета, достаточно обширен, то гораздо удобнее разбить данные документы на 2
группы:
Регулирующие учет предприятий любых форм собственности
общеотраслевого назначения;
Регулирующие учет предприятий любых форм собственности отраслевой
направленности.
Документы, относящиеся к первой группе:
Методические указания по бухгалтерскому учёту основных средств,
утверждённые Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У;
Методические указания по бухгалтерскому учёту материально-
производственных запасов, утверждённые приказом Минфина России от 28
декабря 2001г. № 119н (в ред. приказа Минфина России от 23 апреля 2002г. №
33н);
Нормативные документы 3-го уровня не могут иметь противоречивый
смысл по отношению к правовым актам более высокого уровня, так как они лишь
конкретизируют и раскрывают порядок применения федеральных законов и
положений Минфина РФ, а также не имеют юридической силы (на них не следует
ссылаться при судебных разбирательствах). Но нормативные документы третьего
уровня позволяют рационально организовать учет согласно правилам,
предусмотренных Минфином России и потребностями пользователей
экономической информации.
Не стоит забывать, что при аудите проверяется соблюдение требований
документов 3-го уровня.
Четвертый уровень:
Минфин РФ сформулировал общее требование, заключающееся в том,
чтобы в учетной политике были раскрыты способы бухгалтерского учета, которое
25
целесообразно влияет на оценку и принятие решений заинтересованными
пользователями бухгалтерской отчетности.
Существенные способы ведения бухгалтерского учета – способы
ведения бухгалтерского учета, без использования которых невозможны
достоверная оценка финансового положения, движения финансовых
результатов деятельности.
Основные документы 4-го уровня (по расчетам с подотчетными
работниками):
ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" (приказ Минфина
России от 06.11.2008 N 106н, в ред.-28.04.2017 № 69н);
Формы первичных документов по учету расчетов с подотчетными
лицами, утвержденные руководителем:
приходный кассовый ордер (форма КО-1) – выписывается при
условии, что работник вернет в кассу неизрасходованные подотчетные
средства;
расходный кассовый ордер (форма КО-2) - выписывается при
выдаче денежных сумм под отчет;
командировочное удостоверение (форма №Т-10) – выявляет
фактическое время нахождения работника в командировке;
авансовый отчет, подтвержденный документами, такими как:
счеты, квитанции, проездные билеты, накладные и т.д.
11
3. План счетов бухгалтерского учета – содержит список используемых
предприятием синтетических счетов.
Расчеты с подотчетными лицами влияют на налогообложение
предприятия в соответствии с налогом на прибыль предприятия, налога на
11
. Елисова, И.Н. «Кассовые операции» // И.Н. Елисова: Главбух, 2006г. – 50с.
26
добавленную стоимость, налога на доходы физических лиц и единого социального
налога.
12
Необходимый для ведения бухгалтерского учета согласно требованиям
своевременности и полноты учета и отчетности перечень синтетических и
аналитических счетов систематизирован в рабочем плане счетов организации.
Ответственный за оформление документов круг лиц, порядок, место и время
прохождения документа с момента его составления до сдачи в архив
определяются в графике документооборота.
Из вышеперечисленного можно сделать вывод, что все указанные
нормативные документы так или иначе (прямо или косвенно) регулируют порядок
учета расчетов с подотчетными лицами.
1.3. Нормативное регулирование аудита расчетов с подотчетными лицами.
Главная цель аудита расчетов – подтверждение верности содержимого
проводимых операций. В процессе также устанавливается воздействие этих
операций на отчетность. Аудит предполагает проверку не только самих расчетов,
но и кассовых операций. По этой причине процедуры рекомендуется совмещать.
Основными задачами аудиторской проверки являются:
Проверка соответствия операций законам;
Установление верности организации бухучета;
Проверка достоверности содержимого документов;
Установление верности сформированного аналитического учета расчетов
с подотчётными лицами.
13
12
Бородин, В.А. «Бухгалтерский учет: Учеб. для вузов» // В.А. Бородин. - 3-е изд., перераб. и
доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004г. - 528с.
13
Парушина, Н.В. «Аудит расчетов с персоналом по оплате труда и с подотчетными лицами» //
Н.В Парушина // Аудитор, 2006г. - №1. - С.20- 29
27
Аудит позволяет вовремя обнаружить ошибки и исправить их.
Главные контрольные процедуры
Рассмотрим основные процедуры, которые выполняются в ходе
аудита:
Сверка перечня лиц, получающих наличные, и перечня
сотрудников, которые имеют на это право;
Проверка выдачи наличных сотрудникам, которые не отчитались
по ранее предоставленным авансам;
Сверка суммы предоставленных средств и фактических трат;
Рассмотрение приказов о том, что трудящийся отправлен в
командировку;
Установление верности возмещения командировочных трат;
Проверка соблюдения предприятием налогового законодательства
по действия, связанным с расчетами с подотчетными лицами;
Проверка организации аналитического учета расчетов с
подотчетными лицами, а также взаимосвязи аналитического и
синтетического учета.
14
При проведении аудиторской проверки выявляются нарушения,
благодаря чему компания не совершает лишних трат. Также стоит отметить,
что отчеты необходимы для того, чтобы работники оплачивали только
фактические расходы, а неизрасходованные суммы передавили обратно в
кассу.
Бухгалтер, основываясь на приказах по учетной политике
предприятия, о назначении лиц, имеющих право получать подотчетные
суммы, о направлении сотрудников предприятия в командировки, а также
14
Кочинев, Ю.Ю. «Аудит: Учеб. Пособие» // Ю.Ю. Кочинев. - 3-е изд. // М.: Высшее
образование, 2006г. - 384 с.
28
журнала регистрации авансовых отчет осуществляет контроль расчетов с
подотчетными лицами.
Аудит расчетов проводится на основании следующих нормативных актов:
НК РФ (часть 1 и 2);
Постановление «О командировочных» №729;
Постановление «О суточных» №812;
Положение по ведению бухучета №34;
План счетов бухучета;
Письмо ЦБ «О кассовых операциях».
При аудиторской проверке по расчетам с подотчетными сотрудниками
аудитор может получать необходимые данные из нижеупомянутых источников:
а) типовые (унифицированные) формы первичной учетной документации,
служащие основанием для отражения в учете операций по расчетам с
подотчетными лицами:
авансовый отчет;
командировочное удостоверение;
журнал учета работников, возвращающихся из командировки;
журнал учета работников, находящихся в командировке;
инвентаризационная опись по счету 71 «Расчеты с подотчетными
лицами»
б) учетные регистры, которые используются в качестве отражения действий
по учету расчетов с подотчетными лицами (в т.ч. расчеты в иностранной валюте).
в) прочие документы и учетные регистры, такие как:
приказы о направлении работников в командировки;
29
первичные документы, которые подтверждают расходование
денежных сумм по целевому назначению (проездные билеты, счета
гостиниц, товарные чеки и др.).
15
Во время инвентаризации подотчетных средств, проверяются отчеты
подотчетных лиц по выданным авансам в соответствии их
целенаправленного использования, а также суммы выданных авансов
каждому подотчетному сотруднику (дата выдачи, цель использования).
16
Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами должна
проводиться чаще, чем с прочими дебиторами и кредиторами. Так как при
получении наличных денег под отчет сотрудники обязаны предъявить в
бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных средствах, причем
сделать они это должно не позднее 3 рабочих дней по истечению срока
выдачи денег.
При этом не стоит забывать о том, что передавать выданные под отчет
наличные деньги одним лицом другому запрещается.
Методы проведения аудита:
Аудитор может обнаружить «пробелы» во внутреннем контроле
расчетов, который проводится компанией. Устанавливаются эти «пробелы»
в том случае, если организация не может представить следующие
документы:
Список сотрудников, которым могут выдаваться наличные,
утвержденные приказом;
Система предоставления заявлений на получение наличных;
Виза руководителя, которая нужна для утверждения отчетов.
15
Бакина, С.И. «Расчеты с подотчетными лицами: оформление, учет и налогообложение
наличных расходов: Учеб. Пособие» // С.И. Бакина. // М.: Юстицинформ, 2005г. - 80 с.
16
Борисов, А.Н. «Первичные документы: оформление, использование, хранение, выбытие» //
А.Н. Борисов – 147с