40
дату и время покупки;
стоимость покупки;
признак фискального режима.
Согласно Закону «О бухгалтерском учете» товарный чек (накладная)
содержит в себе такие реквизиты, как:
наименование документа;
дата составления документа;
наименование предприятия, от имени которого составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители приобретенного товара (работ, услуг) в натуральном и
денежном выражении (названия на подобии «канцтовары», «хозтовары» и т.п.,
при этом не допускаются название не содержащие в себе расшифровок по видам,
количеству, цене и стоимости каждого товара);
должность и личную подпись ответственного лица, заверенную штампом
(печатью) предприятия-продавца.
При оформлении счета-фактуры указываются:
порядковый номер счета-фактуры и дата выписки;
наименование продавца в соответствии с учредительными документами;
идентификационный номер продавца (ИНН);
наименование грузополучателя в соответствии с учредительными
документами и его почтовый адрес;
идентификационный номер покупателя (ИНН);
наименование товара (работы, услуги);
стоимость товара (работ, услуг);
налоговая ставка;
сумма налога на добавленную стоимость.
41
Счет-фактура подписывается директором и главбухом поставщика, а
также ответственным за отпуск товаров (услуг, работ) лицом, и скрепляется
печатью предприятия.
3. Итоговая документация. Работник после прибытия из командировки
отчитывается в прибытии в командировочном удостоверении в течение 3
суток после окончания командировочной поездки. Также сотрудник
предоставляет подробный отчет руководству организации о результатах
выполнения служебной цели. Истраченные средства указываются в
авансовом отчете, который сдается в бухгалтерию. (Приложение И).
Документами итоговой документации на предприятии является отчет
о результатах командировки.
«Авансовый отчет» оформляется следующим образом:
Тип авансового отчета – «рублевый» или «валютный» –
устанавливается на первой закладке («Лицевая сторона»).
Оправдательные документы, приложенные к авансовому отчету, а
также сумма выданного аванса также указывается на лицевой стороне
документа.
Заполнение табличной части находится на 2-ой закладке («Оборотная
сторона»).
При заполнении табличной части документа учитываются следующие
данные:
Временной промежуток совершения расходов;
Выбрать корреспондирующий счет и объекты аналитического
учета;
Указать суммарное количество затрат на указанные цели в
соответствии с подтверждающими документами или по расчету (суточные);
Сумму НДС;
42
Назначение расходов.
После проверки бухгалтерией авансовых отчетов, они утверждаются
директором организации.
Для проведения аудита расчетов с подотчетными лицами, а также, чтобы
проанализировать бухгалтерский учет в ООО «БетонарГрупп» необходим список
подотчетных сотрудников предприятия.
Список подотчетных лиц в ООО «БетонарГрупп»:
1. Строители:
Иванов Александр Николаевич;
Ермоленко Кирилл Викторович.
2. Маляры:
Кузьмичева София Александровна;
Давидович Николай Сергеевич;
3. Уборщики:
Адамович Мария Александровна;
Гордеев Сергей Анатольевич.
4. Ювелиры:
Курлович Даниил Александрович;
Мирончик Евгений Сергеевич
Рассмотрим порядок ведения бухгалтерского учета с подотчетными лицами
по хозяйственно-операционным и командировочным расходам в ООО
«БетонарГрупп»:
Предварительно работника обеспечивают авансом на предстоящие
подотчетные расходы. Однако в некоторых случаях по решению руководителя
предприятия допускается использование личных денежных сумм физических лиц
в интересах юридического лица, с которым они состоят в трудовых отношениях.
43
При этом наличные деньги выдаются при условии полного отчета по
ранее выданным средствам.
Стоит отметить, что полным отчетом по выданным суммам является
тот авансовый отчет, который представлен не позднее 3 рабочих дней после
приобретения продукции, а также соответствует всем нормам заполнения
авансового отчета (плюс должны быть приложены командировочное
удостоверение, документы о найме жилого помещения, фактических
расходах по проезду).
Далее руководитель предприятия оформляет приказ об отправлении
подотчетного сотрудника в командировку (согласно постановлению об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты).
В период своей командировки подотчетный сотрудник выполняет
командировочное задание. О чем отчитывается после прибытия с
командировочной поездки. Отчет о выполненной работе, согласованный
руководителем структурного подразделения работодателя, подается в
письменной форме.
Таким образом, бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
должен соответствовать нормам согласно законодательству РФ и вестись по
определенному порядку.
2.3 Аудит расчетов с подотчетными лицами в ООО «БетонарГрупп»
В ходе проведения аудита в ООО «БетонарГрупп» выявлены ошибки
(неточности, погрешности), и, соответственно, необходимо их своевременно
устранить.
44
При этом главной целью аудита является подтверждение верности
содержимого операций, а также установление воздействия данных операций на
отчетность.
Правильность содержимого подотчетных операций подтверждается при
проверке следующих документов:
счета-фактуры;
чеки;
акты приобретений;
накладные;
удостоверения по командировочным тратам;
проездные билеты.
19
При этом большое внимание уделяется правильному заполнению
вышеприведенных документов.
Для проведения аудита в ООО «БетонарГрупп» рассмотрим основные
задачи, которые ставит перед собой аудитор:
Проверка соответствия операций законам.
Установление верности организации бухучета.
Проверка достоверности содержимого документов.
Установление верности сформированного аналитического учета расчетов
с подотчётными лицами.
20
При проведении аудита в ООО «БетонарГрупп» проверяются следующие
положения:
Отчеты.
19
Парушина, Н.В. «Аудит расчетов с персоналом по оплате труда и с подотчетными лицами» //
Н.В Парушина // Аудитор, 2006г. - №1. - С.20- 29.
20
Суйц, ВП. «Аудит: Учебник» // ВП. Суйц. // 2-е изд., перераб. и доп. // М.: Высшее
образование, 2007г. – 400 с.
45
Журнал регистрации.
Приказы о том, что сотрудник отправлен в командировку.
Перечень сотрудников, которым можно выдавать наличные
денежные средства;
Сметы представительских трат и приказы об их утверждении.
Разработаем общий план и программу аудита, основываясь на
предварительных данных об экономическом субъекте (с приложением
результатов проведенных аналитических процедур). Проведение
аналитических процедур обязательно к использованию для выявления
аудиторской организацией области, значимой для аудита.
Особенности аудита с подотчетными лицами:
Перед началом основной проверки расчетов с подотчетными
сотрудниками аудитором составляется примерная программа изучения
документов в соответствии с состоянием данного раздела учета в
организации
План используется как основа при составлении программы
аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами.
Сама аудиторская программа составляется в виде программы
аудиторских операций по существу.
Аудитор запрашивает приказ об учетной политике предприятия,
распоряжения руководителя предприятия о подотчетных сотрудниках, о
сроках сдачи отчета, а также о командировочных затратах.
В ходе аудита было установлено, что выдача наличных сумм под отчет
в ООО «БетонарГрупп» происходит согласно распоряжению руководителя
предприятия, в котором также зафиксирован перечень подотчетных лиц,
указаны размеры подотчетных средств и сроки, на которые они выдаются.
46
Все подотчетные сотрудники организации должны соблюдать правила
работы с наличностью, предусмотренные Порядком ведения кассовых операций в
РФ. В данном документе указано, что работник, получивший подотчетную сумму,
обязан представить отчет об их использовании. Отчитаться подотчетное лицо
должно не позднее 3 рабочих дней после истечения срока, на который были
выданы средства (срок утверждается распоряжением руководителя организации).
Однако в ходе проверки аудитором вышеприведенных положений оказывается,
что в ООО «БетонарГрупп» они не всегда выполняются.
Аудитор проверяет, чтобы каждый работник, чья фамилия включена в
перечень подотчетных лиц, был ознакомлен под расписку с приказом, а в
некоторых случаях были разъяснены правила, который он обязан соблюдать,
получая наличные и отчитываясь за них.
В ходе аудиторской проверки аудитор установил, что в ООО
«БетонарГрупп» выдаются деньги сотрудникам, которых нет в списках
подотчетных лиц. Такими сотрудниками на 2018 год были:
Ермоленко Кирилл Викторович.
Давидович Никита Сергеевич.
Адамович Мария Александровна;
Мирончик Евгений Сергеевич
Нарушение данного характера появляются в связи с несоблюдением
основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых
операций.
Данное нарушение влечет за собой проблемы с финансами предприятия, так
как сотрудники, не представляющие отчеты об израсходовании аванса, ставят под
угрозу бухгалтерский учет предприятия.
Чтобы выявить другие нарушения аудитор использует метод, при котором
опрашивает сотрудников организации по тем или иным вопросам.
47
В ООО «БетонарГрупп» обнаружилось, что не все подотчетные лица в
полной мере отчитались о командировочных и хозяйственно-операционных
расходах. Т.е. не представили руководителю авансовый отчет, чеки и другие
документы, подтверждающие затраты.
Например, Адамович Мария Александровна, направившаяся в
командировочную поездку в начале 2018 года, не представила авансовый
отчет по прибытию с командировки. Вследствие чего в ООО
«БетонарГрупп» снизилась финансовая прибыль, а также подставился под
угрозу бухгалтерский учет организации.
В апреле 2018 года Ермоленко Кириллу Викторовичу был выдан аванс
на хозяйственные нужды. Однако из-за незнания нормативных документов,
связанных с бухучетом, а также бухгалтерской неграмотности, сотрудник не
смог правильно заполнить бланк авансового отчета. В результате в
бухгалтерию был сдан неправильно заполненный отчет, который не нес в
себе подтверждающих затраты данных.
Для предотвращения в дальнейшем подобных нарушений следует
проводить аудит, главной задачей которого является выявление нарушений
в бухгалтерском учете, а также в кассовых операциях предприятия.
Аудитор проверяет, чтобы расчеты с подотчетными сотрудниками
учитывались на счете 71. Данное правило предусматривается Планом счетов
бухучета финансово-хозяйственной деятельности организации,
утвержденным приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. № 94н. При
отражении в аналитических регистрах данные расчет необходимо указывать
подробно – отдельно по каждому работнику и по каждому авансовому
отчету. В таких случаях, как правило, используют журнал-ордер № 7.
Однако разработку формы аналитического регистра предприятие может
составить самостоятельно. При этом важно, чтобы в нем указывались те же
48
данные, что и в журнале-ордере № 7, такие как: когда и кому выданы денежные
суммы, их количество, дата сдавания авансового отчета, счета бухучета на
которые отнесены расходы подотчетного сотрудника.
При проведении аудита в ООО «БетонарГрупп» удалось выявить нарушения
связанные с расчетами с подотчетными лицами, и, как правило, устранить их.
Также можно сделать вывод о главных процедурах и распространенных ошибках в
процессе проверки подтверждающих положений и кассовых операций.
Так, главными процедурами аудиторской проверки являются:
Сверка перечня лиц, получающих наличные, и перечня сотрудников,
которые имеют на это право.
Проверка выдачи наличных сотрудникам, которые не отчитались по
ранее предоставленным авансам.
Сверка суммы предоставленных средств и фактических трат.
Рассмотрение приказов о том, что трудящийся отправлен в
командировку.
Установление верности возмещения командировочных трат.
21
Данные контрольные процедуры не позволяют предприятию (в нашем
случае ООО «БетонарГрупп») допускать лишних трат. Т.е. отчеты необходимы
для того, чтобы сотрудники оплачивали только фактические траты, а все
оставшиеся средства передавали обратно в кассу.
При проверке отчетности в ООО «БетонарГрупп» выяснилось, что
подотчетные лица предприятия не представляли подтверждающие затраты
положения, что повлекло за собой лишние траты предприятия. Для устранения
данных нарушений необходимо обучить подотчетных сотрудников, не
21
Соколов, Ю.А. «Счет 71. Операции с подотчетными лицами: бухгалтерский и
налоговый учет» // Ю.А.. Соколов 41.Шишкоедова, Н.Н. «Учет расчетов с персоналом. Расчеты
с подотчетными лицами и расчетами по прочим операциям: Учеб. Пособие» // Н.Н.
Шишкоедова. - М.: Вершина, 2005г. -192с
49
выполняющих требований нормативных документов, а также проводить
беседы с новыми подотчетными лицами, объясняя требования, которые они
должны выполнять, получая аванс.
Кроме того аудит выявил, что в организации при командировках
сотрудников, как зарубежных, так и на территории Российской Федерации
допущены ошибки, которые повлекли за собой неправильный расчет НДФЛ,
а именно, согласно приказу руководителю при командировках по
Российской Федерации суточные в 2017 году выдавались в размере 900
рублей (при нормировании 700 рублей). Результат: недоначисление НДФЛ и
страховых выплат на пенсионное, медицинское и социальное страхование с
200 рублей свыше нормы. Кроме того, эти суммы не были отражены в
отчетах 2-НДФЛ и 6-НДФЛ.
Вывод к главе 2.
В ходе проведения аудиторской проверки в ООО «БетонарГрупп»
можно в очередной раз сделать вывод о важности грамотности подотчетных
лиц в части оформления документации на предприятиях или в организациях.
Так как даже при неправильном заполнении авансового отчета может
возникнуть неразбериха в бухгалтерии предприятия, что в конечном итоге
может привести к спаду финансовой прибыли организации. Поэтому, чтобы
предотвратить нарушения учета расчетов с подотчетными лицами,
необходимо объяснить сотрудникам предприятия их обязанности, а также
показать образец заполнения подтверждающих затраты документов.
Кроме того, некорректно составленный график документооборота на
предприятии ведет к затягиванию бухгалтерского учета.
Некомпетентность и отсутствие профессионализма бухгалтера
приводит к недоплате налогов в бюджет, а при выявлении данного факта