45
Дебет 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 02 «Прочие расходы» - 47
136,00 руб.
Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 47 136,00 руб.
При принятии товарно-материальных ценностей через подотчетных лиц в
ООО «Центурион» подтверждающими документами являются кассовые и
товарные чеки. В них налог на добавленную стоимость не выделен, так как
организации, с которыми у ООО «Центурион» заключены договора
купли-продажи, работают на специальных налоговых режимах и не являются
плательщиками налога на добавленную стоимость.
Нами были выявлены две некорректные бухгалтерские записи.
Операция № 8 является некорректной. Бухгалтерская запись по дебету
счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредиту счета 71
«Расчеты с подотчетными лицами» не предусмотрена Инструкцией по
применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной
деятельности организаций, утвержденной приказом Министерства финансов РФ
от 31.10.2000 №94н (в ред. от 08.11.2010 № 142н). Стоимость материально-
производственных запасов, оплаченных подотчетным лицом, должна быть
отражена по дебету счетов учета материально-производственных запасов и
кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
При приобретении материалов через подотчетное лицо счет 60 «Расчеты
с поставщиками и подрядчиками» не используется, так как обязательств перед
поставщиком не возникает. Данная операция затрагивает только организацию и
се сотрудника. Бухгалтер исследуемой организации должен был сделать запись:
Дебет 10 «Материалы» - 126 621,04 руб.
Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 126 621,04 руб.
Некорректной является операция № 9. Она также не предусмотрена
Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета
финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной приказом
Министерства финансов РФ от 31.10.2000 № 94н (в ред. от 08.11.2010 № 142н).
46
Бухгалтеру следовало отразить данный факт хозяйственной жизни
следующим образом:
Дебет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - 500 000,00
руб.
Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - 500 000,00 руб.;
Дебет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» - 500 000.00
руб.
Кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - 500 000,00
руб.
За неправильное же отражение фактов хозяйственной жизни на счетах
бухгалтерского учета полагается штраф но ст. 120 Налогового кодекса РФ.
Кроме того, нарушение методологии бухгалтерского учета может привести к
тому, что отчетность может быть признана недостоверной.
При удержании подотчетных сумм неиспользованных и своевременно не
возвращенных подотчетным липом из заработной платы, в ООО «Центурион»
составляется бухгалтерская запись:
Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Это является нарушением Инструкции по применению Плана счетов
бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций,
утвержденной приказом Министерства финансов РФ от 31.10.2000 № 94н (в ред.
от 08.11.2010 № 142н).
Удержание из заработной платы неиспользованных и своевременно не
возвращенных подотчетным лицом сумм следовало отразить в бухгалтерском
учете следующими записями:
1) отражена сумма, выданная под отчет сотруднику и не возвращенная в
срок:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - 187 647,39
руб.
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 187 647,39 руб.;
47
2) удержана из заработной платы сотрудника не возвращенная
подотчетная сумма:
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - 187 647,39 руб.
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - 187 647,39
руб.
Учет расчетов с подотчетными липами должен обеспечивать
правильность и своевременность расчетов, поэтому в ООО «Центурион» ведется
аналитический учет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по каждой
выданной под отчет сумме и по каждому подотчетному лицу.
ООО «Центурион» приказом от 10.01.2017 №7 установило лимит
суточных при командировках по России в размере 1200 руб.
Суточные не облагаются налогом на доходы физических лиц в размере,
не превышающем за каждый день командировки по России 700 руб.,
загранкомандировки - 2 500 руб. (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).
Сотрудник Гойманов В.Н. в июне 2018г. находился в командировке 5
дней. За эти дни ему выплачены суточные в размере 6 000 руб.
Бухгалтер ООО «Центурион» произвел расчет:
- определена сумма суточных, облагаемых НДФЛ:
(1 200 руб. - 700 руб.) х 5 = 2 500 руб.;
- начислен налог на доходы физических лиц:
2 500 руб. х 13% = 325 руб.
В ООО «Центурион» сотрудники не направляются в командировки за
пределы России.
Для учета операций по расчетам и движению подотчетных сумм с
подотчетными лицами служит оборотно-сальдовая ведомость по счету 71
«Расчеты с подотчетными лицами».
В оборотно-сальдовой ведомости по счету 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» ведется учет подотчетных сумм в разрезе
подотчетных лиц. При наличии сальдо на начало или на конец периода по
дебету отражается задолженность подотчетного лица перед организацией, а при
48
сальдо отраженном по кредиту счета задолженность организации перед
подотчетным лицом.
В отличие от анализа счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и от
оборотно-сальдовой ведомости счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»,
бухгалтерский регистр карточка счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
применяется в организации для отражения учета расчетов с подотчетными
липами отдельно но каждой произведенной бухгалтерской записи по счету 71
«Расчеты с подотчетными лицами».
Сальдо на начало периода, обороты по дебету счета, обороты по кредиту
счета и сальдо на конец периода в оборотно-сальдовой ведомости счета 71
«Расчеты с подотчетными лицами», анализе счета 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» и карточке счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» равны между
собой, что свидетельствует о полноте отражения фактов хозяйственной жизни в
учетных регистрах.
Базой для наполнения регистров считаются расходные кассовые ордера
на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты — на израсходованные
суммы; свежие приходные или же расходные кассовые ордера — на
расхождения в суммах, приобретенных и израсходованных.
В ООО «Центурион» инвентаризация расчетов с подотчетными лицами в
соответствии с учетной политикой проводится на регулярной основе в начале
года. Так как существует наличие норм трудового законодательства, которое
ограничивает права работодателей на удержание сумм задолженности
работников по подотчетным суммам из заработной платы.
Инвентаризация производится инвентаризационной комиссией,
назначаемой приказом руководителя организации, в присутствии материально
ответственного лица и всех членов комиссии.
Суть инвентаризации расчетов с подотчетными лицами заключается в
проверке, числящейся за работниками или организацией задолженности, на
предмет правильности се отражения на бухгалтерском счете 71 «Расчеты с
подотчетными лицами».
49
В ООО «Центурион» инвентаризация начинается с проверки, числится ли
задолженность за уволенными сотрудниками или за организацией перед
данными сотрудниками. Выявляются тс работники, которые не предусмотрены в
приказе руководителя на получение денежных средств иод отчет, а также тс, кто
вовремя не отчитались по выданным им авансам. По каждому несоответствию
принимаются надлежащие меры.
Кроме того, при инвентаризации подотчетных сумм проверяются суммы
выданных авансов по каждому подотчетному лицу и отчеты подотчетных
работников по выданным авансам с учетом их целевого использования. Суммы,
выданные работникам под отчет определяют на основании расходных кассовых
ордеров, а остатки подотчетных сумм, возвращенные работниками в кассу
организации на основании приходных кассовых ордеров.
Задолженность, числящаяся за сотрудником, может быть взыскана с
лица, но в соответствии с требованиями трудового законодательства.
В акты инвентаризации в двух экземплярах записываются сведения о
реальности учтенных финансовых обязательств.
Для оформления итогов инвентаризации расчетов с подотчетными
лицами в ООО «Центурион» используется форма № ИНВ-17 «Акт
инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами
и кредиторами». Данный акт подписывается всеми членами
инвентаризационной комиссии.
К акту инвентаризации по видам задолженности расчетов прикрепляется
справка, являющаяся основанием для оформления акта инвентаризации. Данная
справка составляется по синтетическим счетам бухгалтерского учета.
Учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется при
инвентаризации денежных средств (кассы) организации.
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами в исследуемой
организации, в соответствии с учетной политикой, проводится раз в год, также
как и с прочими дебиторами и кредиторами.
50
А инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами необходимо
проводить чаще, так как сотрудники организации, получившие наличные деньги
под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на
который были выданы денежные средства или со дня возвращения из
командировки, предъявить отчет об израсходованных суммах в бухгалтерию
организации. У подотчетных лиц не должны скапливаться на конец отчетного
периода неиспользованные суммы. В противном случае, данные суммы могут
быть расценены как беспроцентные ссуды, которые следует оформить
договорами займа с сотрудниками, в которых решаются сроки и порядок
возврата наличных денежных сумм.
В ситуациях, когда остатки неиспользованных подотчетных сумм
своевременно не возвращены, в учете ООО «Центурион» согласно учетной
политике они должны отражаться бухгалтерскими записями:
6. В случае, когда суммы, подлежащие взысканию, могут быть
удержаны из заработной платы подотчетного лица:
6.1. отражены невозвращенные в установленные сроки подотчетные
суммы:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
6.2. из заработной платы удержаны суммы невозвращенных в срок
подотчетных сумм:
Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
7. В случае, когда суммы, подлежащие взысканию, из заработной
платы не могут быть удержаны:
7.1. отражены подотчетные суммы, не возвращенные подотчетными
лицами в установленные сроки:
Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»
Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
51
7.2. отнесена задолженность по подотчетным суммам в случае, когда
она не может быть удержана из заработной платы сотрудника:
Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»
Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
7.3. внесена в кассу сумма задолженности:
Дебет счета 50 «Касса»
Кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».
По итогам инвентаризации комиссия устанавливает подотчетные суммы,
по которым работники не представили авансовый отчет. Из них выделяют
суммы, по которым сотрудники не отчитались в срок, указанный руководителем
на заявлении работника.
Также проверяется, не числится ли дебиторская или кредиторская
задолженность за уволенными работниками.
В ходе инвентаризации также проверяется правильность
документального оформления расчетов с подотчетными лицами.
На ООО «Центурион» достаточно большой объем расчетов с
подотчетными лицами, данный вид расчетов играет очень важную роль в
хозяйственной деятельности предприятия.
Подотчетные лица направляются в командировки на конференции, торги,
встречи с партнерами, поставщиками и клиентами. Денежные средства
выдаются на хозяйственные нужды.
Согласно просмотренной документации организация учета расчетов с
подотчетными лицами производится в правильной последовательности и с
соблюдением всех норм.
2.3. Проведение аудита расчетов с подотчетными лицами на
предприятии
Для регулирования аудиторской деятельности в Российской Федерации
созданы Федеральный закон РФ «Об аудиторской деятельности» от 30.12.2008
№ 307-Ф3 (в ред. от 01.12.2015 № 403-Ф3) и федеральные правила (стандарты)
52
аудиторской деятельности, утвержденные Правительством РФ (ФПСАД), и
федеральные стандарты аудиторской деятельности (ФСАД), утвержденные
уполномоченным федеральным органом, которыми мы руководствовались при
проведении проверки в ООО «Центурион»
Перед началом проведения проверки, был проведен подготовительный
этап, который называется планированием, на котором выработалась
оптимальная стратегия и тактика проведения проверки с учетом
индивидуальных особенностей проверяемой организации. Целью планирования
явилась разработка общей стратегии и детального подхода к ожидаемому
характеру, объему и срокам проведения процедур для эффективного проведения
контроля, которые регламентируются федеральным правилом (стандартом)
аудиторской деятельности «Планирование аудита» ФПСАД № 3 и федеральным
Правилом (стандартом) «Аналитические процедуры» ФПСАД № 20, в
международном аудите - МСА 520 «Аналитические процедуры».
Вследствие массового характера в организации расчетов с подотчетными
лицами, небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за
расчетами с работниками, наибольшее количество ошибок в организации
допускается при расчетах с подотчетными лицами. В связи с чем, в ООО
«Центурион» проведена проверка расчетов с подотчетными лицами. Правильная
организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны,
обеспечивает действенный контроль за использованием в организации
денежных средств и, с другой стороны, позволяет организации предотвратить
конфликтные ситуации во взаимоотношениях с налоговыми службами. Цель
проведения проверки учета расчетов с подотчетными лицами заключается в
выявлении недостатков в учете организации и разработка мероприятий по
устранению выявленных нарушений.
При проведении планирования контроля мы руководствовались: ФПСАД
№ 3 «Планирование аудита», утвержденное постановлением Правительства РФ
от 23.09.2002 № 696 (в ред. от 22.12.2011 № 1095-ФЗ) «Об утверждении
Федеральных Правил (стандартов) аудиторской деятельности».
53
В ходе организации программы проверки общего плана и учета расчетов
с подотчетными лицами нами были оценены эффективность системы
внутреннего контроля экономического субъекта и риск- системы внутреннего
контроля. В связи с тем, что система внутреннего контроля своевременно
выявляет недостоверную информацию и предупреждает о се возникновении, она
может считаться эффективной. Оценивая эффективность системы внутреннего
контроля, мы собрали достаточное количество доказательств, которые
регулируются ФСАД 7/2011 «Аудиторские доказательства».
Нами были согласованы с руководством проверяемого экономического
субъекта отдельные положения общего плана и программы проверки.
В ходе проверки мы убедились в наличии и правильности оформления
распорядительных документов, которые отражают информацию о расчетах с
подотчетными лицами в организации. Мы запросили приказ об учетной
политике организации, приказ руководителя проверяемой организации о
назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет. Все
фактически произведенные операции были сверены с положениями,
отраженными в приказах руководителя. Вследствие чего было выявлено, что все
лица, получавшие наличные деньги под отчет, указаны в приказе руководителя.
Затем нами была проверена правильность документального отражения
выдачи наличных денежных средств из кассы организации подотчетному лицу.
Данный факт хозяйственной жизни оформляется расходным кассовым ордером
в соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты». Расходные кассовые ордера были проверены на
наличие порядковых номеров с начала года, отраженных в журнале регистрации
приходных и расходных кассовых документов; на наличие даты выдачи
наличных денежных средств; на соответствие суммы и основания для ее выдачи,
указанными в расходном кассовом ордере, и суммы и основания ее выдачи,
указанными в подписанном руководителем заявлении работника на выдачу
денег под отчет. Также в расходных кассовых ордерах аудиторская организация
54
проверила наличие подписей ответственных лиц. Нарушений в части
оформления расходных кассовых ордеров не было выявлено.
Следующими документами, проверенными нами, явились приказы
руководителя ООО «Центурион» о направлении работника в командировку и
основания для принятия этого решения — служебные задания, которые
составляются в обязательном порядке. В приказах фамилия и инициалы,
структурное подразделение, должность командируемого, а также время, место и
цель командировки отражены корректно, подпись руководителя присутствует.
Служебные задания оформлены по форме № Т-10а «Служебное задание для
направления в командировку и отчет о его выполнении», в них указаны
фамилия, имя и отчество сотрудников, направленных в командировку,
структурное подразделение, где они числятся, должность, даты начала и
окончания поездки, место командировки, а также количество календарных дней
командировки. Служебные задания подписаны руководителем структурного
подразделения и утверждены руководителем.
Затем нами были проверены командировочные удостоверения,
оформленные по форме № Т-10 «Командировочное удостоверение», на наличие
отметок о времени прибытия и выбытия в каждом пункте назначения,
заверенных подписью уполномоченного должностного лица и печатью, а также
на указание даты и номера командировочного удостоверения в журнале учета
работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей
организации в графе «Дата и номер командировочного удостоверения». При
проверке документального оформления командировочных удостоверений
нарушения не были обнаружены.
Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку
по форме и по существу отраженных фактов хозяйственной жизни.
В процессе проведения проверки правильности оформления авансовых
отчетов ООО «Центурион» нами были проанализированы авансовые отчеты на
предмет правильного заполнения документов, наличия номера и даты
составления документа, подписей, суммы полученной под отчет,