6
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................. 7
Глава 1. Теоретические основы бухгалтерского учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами .............................................................................................. 10
1.1.Понятие расчетов с подотчетными лицами ...................................................... 10
1.2. Особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами ....... 12
1.3. Методика аудита расчетов с подотчетными лицами ...................................... 16
Глава 2. Организация учета и аудита расчетов с подотчетными лицами на
примере предприятия ООО «ДомКард» ................................................................. 21
2.1.Финансово-экономическая характеристика предприятия ООО «ДомКард» 21
2.2. Организация учета расчетов с подотчетными лицами ................................... 24
2.3. Проведение аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятии ...... 44
Глава 3. Направления совершенствования бухгалтерского учета и аудита
расчетов с подотчетными лицами на предприятии ............................................... 56
3.1.Совершенствование системы учета расчетов с подотчетными лицами ........ 56
3.2. Выявление направлений развития аудита расчетов с подотчетными лицами
..................................................................................................................................... 60
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 65
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ ................ 70
ПРИЛОЖЕНИЕ ......................................................................................................... 76
7
ВВЕДЕНИЕ
Расчетные операции являются основным разделом организации
бухгалтерского учета предприятия. От правильного и грамотного ведения учета
зависит достоверность формирования показателей бухгалтерской отчетности и
своевременность погашения задолженности подотчетных лиц. Организация
внутреннего контроля расчетных операций с подотчетными лицами должна
стать эффективным инструментом управления финансово-хозяйственной
деятельностью, мониторинга финансовых операций, прогнозирования
платежеспособности.
Расчеты с подотчетными лицами осуществляются практически в каждой
организации. Под подотчетным лицом понимается сотрудник предприятия,
которому из кассы выдали или наличные денежные средства или денежные
документы, которые необходимы ему для осуществления определенных
целевых расходов. Сотрудник, которому выдаются денежные средства, после
совершения необходимых расходов должен предоставить в бухгалтерию
учреждения авансовый отчет и другие документы, подтверждающие его
расходы, такие как кассовый и товарный чек и др.
При осуществлении своей деятельности организация может приобретать
материально - хозяйственные ценности, денежные документы и многое другое
не только по безналичному расчету, но и за наличный расчет. При этом
предприятие выдает из кассы денежные средства работнику организации для
того, чтобы тот выполнил определенные действия, которые ему были поручены
организацией. Расчеты с подотчетными лицами организации могут включать в
себя следующее:
- покупка канцелярских принадлежностей;
- покупка инвентаря и хозяйственных принадлежностей;
- покупка сырья;
- командировочные расходы, как на всей территории Российской
Федерации, так и за пределами страны;
8
- расчет за проведение ремонта офисной оргтехники и многое др.
Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с
подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими
разделами учета: операциями по кассе, расчетами с поставщиками и
подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д.
Расчеты с подотчетными лицами имеют прямую связь со следующими
разделами учета, такими как:
- проведение операций, отражающих движение денежных средств в
кассе организации;
- проведение расчетов с поставщиками и подрядчиками организации;
- проведение операций, отражающих движение материальных
ценностей организации и др.
Все это говорит о том, что учет расчетов с подотчетными лицами
довольно трудоемкий и сложный процесс, который в последнее время
приобретает все большую актуальность. Данная группа расчетов позволяют
увеличить оборачиваемость сырья и материалов, а в конечном итоге и
денежных средств. Не имея специальных хранилищ для длительного хранения
продукции, ее приобретение за наличный расчет дает возможность вести
непрерывное производство и последующую реализацию готовой продукции.
Следует отметить, что некоторые фирмы продают продукцию только за
наличные денежные средства.
При этом поставщик может не оставить товар у себя на складе. Выписка
счета, перечисление средств по нему не гарантирует получение товаров в срок
и не продажу их третьим лицам. При возникновении производственной
необходимости в командировках, безналичный расчет не является быстрым для
осуществления таких целей, гостиницы не работают перечислением, также как
оплата постельного белья, дополнительные расходы оплачиваются за наличные
деньги.
Правильное ведение и оформление учета расчетов с подотчетными
лицами поможет избежать не только появления негативных моментов и ошибок
9
при ведении своей хозяйственной деятельности, но и конфликтных ситуаций,
способных возникнуть между руководителем предприятия и его работниками.
Все перечисленные доводы говорят о высокой трудоемкости и
актуальности учета расчетов с подотчетными лицами.
Цель работы – оценка эффективности учета расчетов с подотчетными
лицами ООО «ДомКард» и разработка предложений по его улучшению.
Для достижения поставленной цели в ходе работы необходимо решить
следующие задачи:
- рассмотреть теоретические основы учета и анализа расчетов с
подотчетными лицами в организации;
- изучить организацию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными
лицами в ООО «ДомКард»;
- провети аудит системы расчетов с подотчетными лицами в ООО
«ДомКард»;
- разработать предложения по улучшению учета расчетов с подотчетными
лицами ООО «ДомКард».
Объект исследования – ООО «ДомКард».
Предмет исследования – расчеты с подотчетными лицами ООО
«ДомКард».
Информационной базой написания работы послужили законодательство
РФ, учебные и научные издания по бухгалтерскому учету, экономическому и
финансовому анализу, материалы периодической печати, посвященные
вопросам учета расчетов с подотчетными лицами. Для анализа расчетов с
подотчетными лицами предприятия ООО «Домкард» были использованы
учетная политика, бухгалтерская отчетность предприятия, текущие данные
учета, внутренние организационно-распорядительные документы предприятия,
данные отчетных документов.
10
Глава 1. Теоретические основы бухгалтерского учета и аудита
расчетов с подотчетными лицами
1.1.Понятие расчетов с подотчетными лицами
В процессе хозяйственно-финансовой деятельности у организаций
возникает необходимость использовать в своих целях наличные деньги:
1. для покупки за наличный расчёт товаров в других организациях или
у физических лиц;
2. расчётов с работниками по командировкам;
3. выдачи им денежных средств на представительские расходы;
4. для платы за выполненные работы;
5. оказанные услуги;
6. на другие хозяйственно-операционные нужды;
7. на экспедиционные расходы;
8. геологоразведочных партий.
Подотчетные лица – это работники предприятия, которым выданы из
кассы наличные денежные средства с условием предоставления отчета об их
использовании.
1
Часто, во время деятельности любой организации расчёты с
подотчётными лицами имеют массовый характер и пересекаются с другими
многими разделами учёта, к примеру: расчёты с подрядчиками и
поставщиками, операции по кассе, операции по движению ценностей
материалов. Это влечет за собой актуальность учета расчётов с подотчётными
лицами, высокую трудоёмкость.
Под отчет могут выдаваться деньги на:
1) командировочные расходы;
2) хозяйственные расходы, которые связаны с приобретением
материалов;
3) иные нужды.
1
Пискунова М.В., Турищева Т.Б. Изменения в учете расчетов с подотчетными лицами в коммерческих и
бюджетных организациях// Актуальные проблемы и перспективы развития экономики: российский и
зарубежный опыт. 2016. № 6. С. 60
11
Расчеты с подотчетными лицами имеются почти на всех предприятиях.
Они очень разнообразны:
1. на приобретение запчастей, материалов, топлива за наличный
расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
2. на оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
3. на расходы на командировки по территории страны и за границу;
4. на представительские расходы.
При выдаче денежных средств, организации нужно:
1) определять суммы подотчетных средств и срок, на который она
выдается;
2) получит от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее
трех рабочих дней по истечению срока, на который выданы средства;
3) выдать денежные средства работнику под отчет при условии
полного отчета или по ранее выданным авансам;
4) запретить передачу подотчетных денежных средств от одного
работника другому;
5) определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и
получать в банке денежные средства под отчет.
Денежные средства могут получать под отчет только работники, которые
записаны в перечне подотчетных лиц.
Такой перечень утверждает руководитель предприятия.
В такой перечень входят водители, работники хозяйственных служб,
секретари и лица, которые часто бывают в командировках.
Данным работникам нужны денежные средства, которые понадобятся им
для выполнения своих обязанностей, например:
1. водителю – купить бензин;
2. секретарю – отправить почту;
3. командированному лицу – заплатить за гостиницу.
Сотрудники, которые получили денежные средства под отчет, должны
соблюдать правила работы с наличностью.
12
В приказе о выдаче денег под отчет нужно указывать сумму, срок и дату,
когда сотрудник должен представить авансовый отчет в бухгалтерию.
Если же денежные средства нужно выдать лицу, который не указан в
приказе, то необходимо составить отдельный приказ.
В нем необходимо указать:
1. фамилию;
2. должность;
3. срок;
4. дату предоставления авансового отчета.
После составления перечня подотчетных лиц, каждый сотрудник из
данного перечня должен ознакомиться с приказом и поставить подпись, им
должны разъяснить правила, которые они должны соблюдать при получении
наличных.
На каждом предприятии бухгалтер сталкивается с проблемой
правильного учета и налогообложения командировочных расходов.
Также часто возникает вопрос о командировках и командирования
сотрудников, какими нормативными документами, которые затрагивают
вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться.
Предприятия выдают денежные средства подотчетным лицам на:
1. хозяйственные нужды;
2. командировочные расходы;
3. оплату представительских расходов.
1.2. Особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
Расчёты с подотчётными лицами имеют место практически на каждом
предприятии и очень разнообразны, так как включают в себя приобретение за
наличный расчёт запасных частей, материалов, канцелярский товаров, топлива;
транспортных средств, оплату мелкого ремонта оргтехники; командировочные
расходы; представительские расходы.
13
Учет операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны,
несложный, но, с другой – именно на этом участке допускают много ошибок.
Наиболее распространенные из них – это отсутствие документации, которая бы
подтверждала расходы; нарушение предельного размера расчетов денежными
наличными средствами с юридическими лицами. Иногда эти ошибки могут
привести к очень неприятным налоговым последствиям.
По утвержденному Госкомстатом России 5 января 2004 г. постановления
за № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты», для направления сотрудника в
служебную командировку на предприятии оформляется приказ, который
подписывается руководителем. В нем должны быть указаны: срок, цель, место
командировки, список сотрудников, которых направляют в командировку
(форма № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в
командировку»). Документом, которым подтверждают факт того, что
сотрудник уехал в командировку, считается командировочное удостоверение
(форма № Т-10 «Командировочное удостоверение»). Для каждого
командированного сотрудника составляют по форме № Т-10а «Служебное
задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» служебное
задание. Когда сотрудник возвращается из командировки, он должен сделать в
служебном задании запись о ее итогах (отчет). Непосредственный руководитель
командированного работника должен сделать пометки о качестве и полноте
выполненной в командировке работы.
2
Расходы, которые связаны с командировкой по служебным делам (как в
России, так и за ее пределами), для целей бухгалтерского учета будут признаны
как расходы по обычной деятельности.
Когда работник приезжает из командировки, то он должен оформить
сдать в бухгалтерию авансовый отчет в 3-х дневный срок (рабочие дни).
2
Свистунова М.А., Сопова О.А., Сорина Т.В. Расчетные операции с подотчетными лицами: учет,
формирование отчетности и условия погашения задолженности // Научные записки ОрелГИЭТ. 2016. № 4 (16).
С. 22
14
Кроме отчета он прилагает командировочное удостоверение и
документы, которые подтверждают его расходы. На этих документах ставит
свою подпись Заместитель Генерального директора предприятия, тем самым он
подтверждает, что произведенные расходы обоснованы, а бухгалтерия
проводит списание полученных подотчетником сумм на нужные счета после
проверки расчетов, которые указаны в документах, на соответствующие счета,
которые указаны в Плане счетов. При выдаче денег на хозяйственные нужды
под отчет, бухгалтерия соблюдает требования, которые установлены в Порядке
ведения кассовых операций.
Когда сотрудник получает под отчет деньги из кассы, делается проводка
по дебету счета 71-1.
Дебет 71-1 Кредит 50-01 - из кассы выдана сумма подотчетнику.
Законодательство не устанавливает никаких ограничений на выданные
под отчет суммы.
Когда подотчетник оплачивает расходы, он действует от имени
предприятия. Поэтому, предельный размер оплаты наличными (100 000 руб. за
одну сделку). При нарушении лимита, который был установлен по расчетам,
предприятие могут оштрафовать. По ст. 15.1 КоАП РФ, в этом случае штраф
будет от 40000 до 50000 рублей. Руководитель может быть оштрафован за это
же нарушение. Сумма составит от 4 000 до 5 000 рублей.
Сотрудник, который получил деньги в кассе под отчет обязан
предоставить авансовый отчет в бухгалтерию (и документы, которые
подтверждают траты), а не потраченные деньги возвращаются в кассу (суммы,
которые были обоснованно затрачены свыше той суммы, которая была выдана,
могут быть выданы).
Руководитель предприятия проверяет правильность затрат и их
утверждает.
Законодательно нет утвержденного срока, на который можно выдавать
деньги на хозяйственные нужды под отчет, но его может устанавливать (не
обязательно) руководитель предприятия. В случае если срок был установлен,
15
подотчетник обязан предоставить отчет за деньги, которые потратил не позже
чем через 3 рабочих дня, после того как срок истек.
Списание потраченных сумм будут отражены по кредиту счета 71-1 на
основании авансового отчета сотрудника:
Дебет 20 (26, 10, 08, ...) Кредит 71-1 – расходы произведены за счет денег,
которые выданы под отчет.
Пишут проводку в случае возврата, не потраченного остатка в кассу
подотчетником.
Дебет 50-01 Кредит 71-1 – возврат денег, которые не были потрачены.
Пишут проводку, когда сотрудник в установленные сроки не вернул
сумму, выданную ему под отчет, по дебету счета 94 «Недостачи и потери от
порчи ценностей»:
Дебет 94 Кредит 71-1 – отражается не подотчетная сумма, которую не
вернули в срок.
Бухгалтерией можно эти деньги удержать из заработной платы
работника:
Дебет 70 Кредит 94 – удержана из зарплаты работника подотчетная
сумма, которая не была возвращена.
В бухгалтерском учете представительские расходы отражают в полном
объеме по обычным видам деятельности в отчетном периоде, в котором они
были произведены.
Существует два способа отражения данных расходов.
1. Первый:
Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71 «Расчеты с
подотчетными лицами», 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», 76
«Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
3
Дебет 20 «Основное производство» Кредит 26 «Общехозяйственные
расходы».
3
Пелькова С.В., Гypьeвa И.C. Учёт и налогообложение расчётов с подотчётными лицами по
загранкомандировкам в бюджетных организациях // Экономика и менеджмент инновационных технологий.
2015. № 10 (49). С. 97