56
Глава 3. Направления совершенствования бухгалтерского учета
и аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятии
3.1.Совершенствование системы учета расчетов с подотчетными лицами
Учет расчетов с подотчетными лицами также ведется в ООО «ДомКард»
с использованием специализированной компьютерной программы,
формирование документов оформляющих расчеты с подотчетными лицами в
ООО «ДомКард» осуществляется в программе с применением
унифицированных документов Госкомстата РФ.
Вместе с тем локальной регламентации процесса расчетов с
подотчетными лицами на предприятии не осуществлено, в учете имеются
существенные нарушения, влияющие на достоверность ведения бухгалтерского
учета, возможное искажение налоговых показателей. Предприятие активно
использует в процессе своей хозяйственной деятельности расчеты с
подотчетными лицами, в том числе для осуществления расходов по основной
производственной и управленческой деятельности, а также расчетам с
поставщиками.
14
В анализируемом периоде наблюдался рост расчетов предприятия,
осуществляемых через подотчетных лиц. Возврат подотчетных сумм
работниками не превышает 10-15 % выданных сумм, в то время как остаток
задолженности предприятия подотчетным лицам по перерасходы подотчетных
сумм растет.
Несмотря на достаточно широкий круг подотчетных лиц ООО
«ДомКард», основные расчеты с подотчетными лицами приходятся на трех
материально-ответственных работников предприятия.
Основными недостатками организации расчетов с подотчетными лицами
предприятия является отсутствие регламентации в большинстве случаев срока
возврата подотчетных сумм или отчета по ним и наличие невозвращенного
перерасхода подотчетных сумм работникам.
14
Кондраков Н. П., Бухгалтерский учет в схемах и таблицах. - М.: Проспект, 2015. – С.57
57
Основными резервами повышения эффективности расчетов с
подотчетными лицами ООО «ДомКард» являются: локальная регламентация
процесса организации и учета расчетов с подотчетными лицами, активное
использование корпоративных банковских карт для сокращения нагрузки на
кассовые расчеты предприятия.
Несмотря на достаточно широкий круг подотчетных лиц ООО
«ДомКард», основные расчеты с подотчетными лицами приходятся на трёх
материально-ответственных работников предприятия:
Никонова В.В. (81,10 % дебетового оборота и 80,56 % кредитового
оборота);
Васильеву О.Н. (5,21 % дебетового оборота и 5,16 % кредитового
оборота);
Борисневич А.Н. (4,46 % дебетового оборота и 4,39 % кредитового
оборота).
Вместе с тем общее число подотчетных лиц периода составляет 37
человек, что осложняет проведение систематического анализа и контроля
расчетов с подотчетными лицами организацией.
Так как на предприятии не установлен предельный срок расчетов по
выдаваемым подотчет суммам, то и переход задолженности в разрез
просроченной и её списание за счет оплаты труда или на расходы предприятия
в случае невозможности удержания, не осуществляется. Это существенно
снижает качество учета и его оперативность, а также анализ своевременности
отчета по подотчетным суммам и возврата неизрасходованных сумм.
Исключение составляют только расходы по командировкам, по которым
несвоевременно сданных авансовых отчетов и невозвращенных подотчетных
сумм нет.
Таким образом, ООО «ДомКард» деятельно использует в процессе своей
хозяйственной деятельности расчеты с подотчетными лицами, в том числе для
осуществления расходов по основной производственной и управленческой
деятельности, а также расчетам с поставщиками. В анализируемом периоде
наблюдался рост расчетов предприятия, осуществляемых через подотчетных
58
лиц. Возврат подотчетных сумм работниками не превышает 10-15 % выданных
сумм, в то время как остаток задолженности предприятия подотчетным лицам
по перерасходы подотчетных сумм растет. Несмотря на достаточно широкий
круг подотчетных лиц ООО «ДомКард», основные расчеты с подотчетными
лицами приходятся на 3 материально- ответственных работников предприятия.
Основным недостатком организации расчетов с подотчетными лицами
предприятия является отсутствие регламентации в большинстве случаев срока
возврата подотчетных сумм или отчета по ним и наличие невозвращенного
перерасхода подотчетных сумм работникам. Основными резервами повышения
эффективности расчетов с подотчетными лицами ООО «ДомКард» являются:
локальная регламентация процесса организации и учета расчетов с
подотчетными лицами, активное использование корпоративных банковских
карт для сокращения нагрузки на кассовые расчеты предприятия.
Основными мерами по совершенствованию организации и учета расчетов
с подотчетными лицами в ООО «ДомКард» должны стать:
1) совершенствование системы документооборота, более детальная
регламентация процесса расчетов с подотчетными лицами на основании
разработки внутренней локальной документации, в частности разработка
следующих форм документов:
Положение о правилах использования корпоративных карт;
Положение о порядке расчетов наличными денежными средствами;
Положение о расходах, совершаемых подотчетными лицами;
Положение о представительских расходах;
Положение о командировках и командировочных суммах,
выплачиваемых сотрудникам, отправляемых в служебные командировки;
Приказ об утверждении круга лиц, имеющих право получать денежные
средства организации под отчет;
Приказ об утверждении круга лиц, имеющих право совершать расходы
наличными на приобретение товарно-материальных ценностей;
Типовые формы документов: заявление о выдаче денежных средств
под отчет; справка-обоснование о размере запрашиваемых сумм для
59
совершения расходов наличными денежными средствами; отчет по
представительским расходам.
2) ревизия текущих остаток подотчетных сумм и выдача выявленного в
ходе анализа перерасхода денежных сумм подотчетными лицами, числящегося
в учете более года;
3) использование в расчетах через подотчетных лиц организации
корпоративных банковских карт.
Совершенствование порядка выдачи и возврата подотчетных сумм на
основе развития локального регулирования процесса расчетов с подотчетными
лицами способствует повышению качества организации бухгалтерского учета
расчетных операций и снижению риска совершения бухгалтерских и налоговых
ошибок.
Использование корпоративных банковских карт в расчетах с
подотчетными лицами также обеспечит экономию трудозатрат на
осуществление и учет расчетов подотчетными суммами, повышение
оперативности выдачи подотчетных сумм и контроля за их использованием.
Проведенная оценка экономической эффективности мероприятий показала
экономическую целесообразность осуществления вложений в предложенные
мероприятия.
15
Чистый экономический эффект от мероприятия составит 15,16 тыс. руб. в
год. Рентабельность затрат – 315,76 %.
Общая эффективность предложенных мероприятий будет обеспечена
сочетанием организационного эффекта по повышению оперативности контроля
за расходованием средств подотчетными лицами, повышению точности учета и
оперативности процесса расчетов с подотчетными лицами, экономии
трудозатрат и предотвращения возможных санкций за нарушение порядка
расчета и учета расчетов.
15
Кондраков Н. П., Бухгалтерский учет в схемах и таблицах. - М.: Проспект, 2015. – С.86
60
3.2. Выявление направлений развития аудита расчетов с подотчетными
лицами
Аудиторская деятельность для ООО «ДомКард» является незаменимым
помощником, от хорошего аудитора зависит многое и даже развитие без
ненужных проблем, без лишних рисков и издержек.
Ведения аудита на предприятии заключается в точном определении
достоверности отчетности.
Практика аудита в различных странах имеет свои особенности.
Таким образом, пользоваться аудитом важно не только сторонним
пользователям, он в главном своем аспекте необходим каждому предприятию,
чтобы не совершать ошибки в осуществлении деятельности.
Присутствие достоверной информации разрешает увеличить
эффективность функционирования рынка капитала и доставляет вероятность
проводить оценку и прогноз результата разных экономических решений.
Проверка была проведена в соответствии с Законом «Об аудиторской
деятельности». Проверка планировалась и проводилась таким образом, чтобы
получить достаточную уверенность в том, что бухгалтерский учет расчетов с
подотчетными лицами ООО «ДомКард» соответствует действующему
законодательству и не охватывает существенных искажений. Проверка
включала проверку на сплошной основе первичных документов и регистров
бухгалтерского учета в разрезе расчетов с подотчетными лицами.
Проверялось правильность оформления всех первичных документов
(приказы руководителя, авансовые отчеты с прилагаемыми оправдательными
документами, командировочные удостоверения, расходные кассовые ордера и
т. д.), регистров аналитического и синтетического учета (журнал-ордер №7 или
другие аналитические регистры, записи в Главную книгу по счету 71).
Проведенная проверка дает достаточные основания для того, чтобы
высказать мнение о достоверности предоставленных документов, отражающих
учет на предприятии расчетов с подотчетными лицами.
61
В результате проведенной проверки можно сделать вывод о том, что
бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами соответствует нормам
действующего законодательства, регламентирующего данный раздел учета.
Для развития направлений аудита расчетов с подотчетными лицами
можно предложить более тщательно следить за сроком выдачи подотчетных
сумм и детальнее проверять авансовые расчеты.
Также предприятию ООО «ДомКард» необходимо проводить детальную
проверку прикладываемых документов от подотчетных лиц и обращать
внимание на даты, которые в них указаны.
Было бы желательно для предприятия изменить приказ «О выдаче
денежных средств в подотчет» на каждого человека, чтобы один вид расчета
приходился на одного человека. В штате ООО «ДомКард» достаточно
сотрудников для осуществления данной идеи. Это снизит нагрузку, которая
возложена на одного человека.
16
Т.к. предприятие является полностью компьютеризированным, есть
возможность внедрить программу, которая будет более детально отслеживать
выдачу и расходы подотчетных сумм. Это поможет уточнить и ускорить
порядок учета подотчетных сумм.
Но, т.к. организация ООО «ДомКард» не большая, то будет
целесообразным сохранить существующий учет в 2018 году, для того чтобы
повысить оперативность получения информации об изменениях в
законодательстве.
Для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами ООО
«ДомКард», можно порекомендовать следующее:
Вести журнал регистрации работников, направленных в командировку. В
ООО «ДомКард» данный журнал не ведется, так как работников в
командировку отправляют очень редко. Несмотря на это, журнал регистрации
должен быть в организации.
16
Костина З.А. Корпоративные банковские карты как инструмент работы с деньгами // Международный
журнал прикладных и фундаментальных исследований. 2015. № 9-3. С. 523
62
В случае отсутствия журнала Кодексом об административных
правонарушениях Российской Федерации (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)
предусмотрено наказание:
1. для должностных лиц - штраф в размере от 1000 до 5000 руб.;
2. для лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без
образования юридического лица, - штраф от 1000 до 5000 руб. или
административное приостановление деятельности на срок до 90 суток;
3. для юридических лиц - штраф от 30000 до 50000 руб. или
административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
При повторном аналогичном нарушении должностное лицо (например,
руководитель организации) может быть дисквалифицировано судом на срок от
одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
В целях повышения производительности труда и эффективности
управления расчетами с подотчетными лицами рекомендуется разработать
учётный регистр, обобщающий информацию о сумме выданной подотчет и
позволяющий сгруппировать учётные данные в разрезе каждого подотчетного
лица.
Содержащаяся в принятых к учёту первичных документах информация,
необходимая для отражения в бухгалтерском учёте, накапливается и
систематизируется в учётных регистрах.
Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием
за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), из учётных
регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчёты.
На основе разработанного регистра бухгалтеру будет наглядно
представлено, какие операции и когда были произведены с конкретным
подотчетным лицом за определённое число.
Также можно порекомендовать регулярно проводить инвентаризацию
расчетов с подотчетными лицами, что позволит выявлять просроченную
задолженность, контролировать порядок выдачи и возврата подотчетных сумм.
63
Учитывая ошибки, на которые указывают аудиторские и налоговые
службы, пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами
можно рекомендовать по нескольким направлениям:
1. организация максимально четкого порядка выдачи и возврата
подотчетных сумм;
2. особый контроль над оформлением авансовых отчетов и
оправдательных документов;
3. правильное ведение бухгалтерского учета подотчетных сумм.
Выдача средств на нужды компании чаще осуществляется наличными,
поэтому основным правовым документом, которым необходимо
руководствоваться при этом, является указание Банка России от 11. 03. 2014 №
3210-У. П. 6. 3 данного документа определяет три момента для выдачи денег в
подотчет:
1. наличные выдаются по расходному ордеру, основанием для
которого служит заверенное руководителем заявление работника;
2. отчет об использовании полученного аванса работник должен
предоставить в 3-дневный срок после окончания времени, на которое были
получены деньги;
3. получить следующий подотчет можно только при условии полного
погашения предыдущего.
Бухгалтеру рекомендуется во время выдачи подотчетных сумм на
расходы компании инструктировать сотрудника о том, какие документы он
должен сдать в бухгалтерию совместно с отчетом, чтобы он был принят.
Для совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами можно
создать инструкцию для подотчетных лиц. В этом документе необходимо
тщательно рассказать, что обязательно должно быть написано на товарных
чеках, счетах-фактурах, товарных накладных и других бумагах, чтобы
потраченные на хознужды деньги налоговая служба учла в расходах компании,
а не поставила в налогооблагаемый доход сотрудника.
64
Для обоснованности принятия факта хозяйственной операции к учету
может быть недостаточно только кассового чека, подтверждающего оплату.
Может потребоваться второй документ (фиксирующий получение товара или
услуги), на основании которого будет сделана правильная проводка. Однако в
случае его отсутствия второго документа бухгалтер может попробовать
заменить его тем, который законно оформит сам.
Например, если произошло такое, что сотрудник купил необходимую для
компании вещь, но предоставил лишь кассовый чек, в котором кроме суммы
ничего нет или стоит одно общее наименование, по которому невозможно
правильно оприходовать материальную ценность, то можно попробовать выйти
из положения иным способом: создать комиссию, оформив ее приказом.
Комиссия примет от сотрудника ТМЦ по акту приемки-передачи с полным ее
описанием, на основании которого бухгалтер сможет оприходовать покупку.
Бухгалтеру следует ответственно относиться к первичным документам,
которыми подтверждается факт оплаты, так как неправомочное уменьшение
налогооблагаемой прибыли повлечет за собой нежелательные последствия в
виде штрафов. Документы не только должны содержать все необходимые
реквизиты, но и соответствовать дате и цели выданного аванса.
Данные рекомендации помогут усовершенствовать учет расчетов с
подотчетными лицами в ООО «ДомКард».
65
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
По результатам проведенного в работе исследования можно сделать
следующие выводы:
Подотчетным лицом является работник предприятия, которому выданы
наличные денежные средства из кассы предприятия под отчет для
осуществления целевых расходов. Средства, которые выданы работнику,
называются подотчетными суммами. Организация выдает сотрудникам
денежные средства на следующие виды расходов: хозяйственные,
командировочные, представительные. Для того чтобы нормативно-
установленный порядок выдачи денежных средств под отчет в организации был
соблюден, необходимо выполнение следующих условий:
- наличие приказа руководителя организации, устанавливающего
порядок выдачи работникам подотчетных сумм, который должен в том числе
предусматривать: круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет;
размеры подотчетных средств; сроки их возврата или отчета об
израсходовании;
- соблюдение правил выдачи средств под отчет только сотрудникам,
указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных средств;
- соблюдение правил выдачи денежных средств под отчет только
лицам, отчитавшимся по ранее выданным авансам, и запрещение передачи
полученных средств под отчет одним работником другому.
Основными установленными законодательством ограничениями в
отношении выдачи наличных денежных средств под отчет являются: запрет
выдачи подотчетных сумм лицам, не являющимся работниками организации;
запрет выдачи подотчетных сумм при наличии непогашенной задолженности
по ранее выданным подотчетным суммам; выдача подотчетных сумм лицам,
которые не указаны в качестве материально ответственных лиц в
соответствующем распорядительном документе.
Подотчетные средства могут быть выданы только тем сотрудникам
организации, которые есть в перечне подотчетных лиц, утвержденным
руководителем учреждения. Для того чтобы получить наличные денежные