26
Рис. 1. Документооборот учета расчетов с подотчетными
лицами ООО «ДомКард»
Для учета бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ООО
«ДомКард» используется в соответствии с рабочим планом счетов организации
счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (табл. 4).
Таблица 4
Характеристика счетов учета расчетов с подотчетными
лицами в ООО «ДомКард»
Номер счета
Характеристика
Аналитический
учет
Сч. 71 «Расчеты с подотчетными
лицами»
Активно-
пассивный
Работники
организаций
Сч. 71.01 « Расчеты с подотчетными
лицами»
Активно-
пассивный
Работники
организаций
Сч. 71.02 « Расчеты с подотчетными
лицами (в валюте)»
Активно-
пассивный
Работники
организаций
Счет 71 имеет два субсчета:
71.01 « Расчеты с подотчетными лицами»;
71.02 « Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)».
Аналитический учет по счетам группы ведется в разрезе работников
организации.
В таблице 5 представлены основные хозяйственные операции по счету 71
«Расчеты с подотчетными лицами» в учетной системе предприятия.
27
Таблица 5
Основные хозяйственные операции по счету 71 «Расчеты с
подотчетными лицами» в ООО «ДомКард»
Содержание хозяйственной
операции
Документ
Дебет
Кредит
1. Выданы наличные денежные
средства работнику организации на
хозяйственные нужды
Расходный кассовый
ордер
71
50
2. Перечислены денежные средства
на банковскую карту
Платежное поручение
71
51
3. Возмещение организацией
работнику перерасходованных
подотчетных сумм
Авансовый отчет,
Расходный кассовый
ордер
71
50
4. Выданы денежные средства со
специальных банковских счетов
Банковская выписка
71
55
5. Перечислены денежные средства в
иностранной валюте на банковскую
карту
Банковская выписка
71
52
6. Выданы денежные документы
сотруднику организации
Расходный кассовый
ордер
71
50/3
7. Произошло списание
положительной курсовой разницы по
подотчетным сумма работника
Расчет
71
91/1
8. Возврат сотрудником организации
неиспользованной подотчетной суммы
Приходный кассовый
ордер
50
71
9. Произошло зачисление остатка
неиспользованных средств на
специальный банковский счет
Банковская выписка
52
71
10. Произошло зачисление остатка
средств в иностранной валюте
Банковская выписка
55
71
11. Приобретение организацией
различных материальных ценностей
за счет подотчетных сумм
Авансовый отчет,
квитанции
04, 07,
10, 41
71
12. Использование подотчетных сумм
на производственные цели
Авансовый отчет
20, 25,
26, 28,
44
71
13. Удержание из заработной платы
работника долга по подотчетным
суммам
Расчет бухгалтерии
70
71
14. Списание отрицательной курсовой
разницы по подотчетным суммам
Авансовый отчет,
квитанции
91/2
71
Рассмотрим пример отражения в учете расчетом по одному из
подотчетных лиц организации.
Так Волхонову Егору Михайловичу 2 октября 2016 года была выдана
подотчет денежная сумма 13765,24 руб. для приобретения материалов для
основного производства в розничной торговой сети. Работник написал
28
заявление о выдаче подотчет требуемой суммы. После издания приказа, была
произведена выдача подотчетной суммы из кассы предприятия.
На основании оформленного расходного кассового ордена в учете выдача
подотчетной суммы была учтена проводкой:
Дт сч. 71 – Кт. сч. 50 - 13765,24 руб.
После приобретения работником необходимых материалов, им был
предоставлен в бухгалтерию авансовый отчет с приложением кассовых и
товарных чеков. На основании утвержденного авансового отчета в учете была
сделана запись:
Дт. сч. 10 – Кт. сч.71 - 13765,24 руб.
Поскольку выданная сумма была израсходована полностью, сальдо по
расчетам с подотчетным лицом стало нулевым.
Учет подотчетных сумм в ООО «ДомКард» в течение каждого месяца
календарного года осуществляется в разрезе каждого работника организации и
каждой хозяйственной операции в карточке по счету 71 «Расчеты с
подотчетными лицами». Записи в карточке аналитического учета
осуществляются с использованием компьютерной программы «1С
Бухгалтерия» за каждый месяц отчетного года, в том числе в разрезе
аналитического счета и сотрудников. Карточка аналитического учета по счету
71 «Расчеты с подотчетными лицами» представляет собой совмещенный
регистр аналитического и синтетического учета, который сочетает в себе
синтетический и аналитический учет с линейной формой записи. Каждой
хозяйственной операции отводится в ведомости одна строка. Хозяйственная
операция отражает движение денежных средств через подотчетных лиц.
Записи, отражающие операции с данным подотчетным лицом по мере выдачи
подотчетных сумм, предоставления авансового отчета, сдачи
неиспользованных средств в кассу, получения денег в погашение перерасхода,
производятся в разрезе конкретной хозяйственной операции, документа с
указанием каждого подотчетного лица. Основанием для заполнения данного
29
регистра являются расходные и приходные кассовые ордера - при выдаче
средств подотчет и возврате их в кассу, а также авансовые отчеты при списании
израсходованных сумм.
В дополнение к карточке счета составляется оборотно-сальдовая
ведомость по подотчетным лицам за каждый месяц. Оборотно-сальдовая
ведомость является регистром аналитического учета по счету 71 «Расчеты с
подотчетными лицами» в разрезе сотрудников организации. В оборотно-
сальдовой ведомости отражаются остатки по счету 71 «Расчеты с
подотчетными лицами» на начало и конец месяца, а также обороты по счету за
месяц по каждому подотчетному лицу. Дебетовые обороты отражают сумму
выданных под отчет денежных средств, а кредитовые обороты - сумму
израсходованных денежных средств. Оборотно-сальдовая ведомость может
формироваться по субконто (по сотрудникам) (таблица 6).
Таблица 6
Сальдо и обороты по счету 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» в ООО «ДомКард» за ноябрь 2016 г. по сотрудникам на
основании данных оборотно-сальдовой ведомости по счету 71/1
«Расчеты с подотчетными лицами (в рублях)»
Сотрудник
Сальдо на начало
периода
Обороты за
период
Сальдо на конец
периода
дебет
кредит
дебет
кредит
дебет
кредит
Пертяков М.К.
19353,70
-
-
1980,00
17373,70
-
Простаков А. Г.
127761,22
-
7557,61
5975,00
129343,83
-
Серебро А. Л
-
0,46
-
-
-
0,46
Старицын Р.А.
10248,94
-
-
-
10248,94
-
Тарасов М. С.
52941,07
-
-
-
52941,07
-
Туркин Р. С.
4498,75
-
1000,00
2000,00
3498,75
-
Убытков С.А.
-
3,59
-
-
-
3,59
Федотов А. П.
-
3,01
-
-
-
3,01
ИТОГО
РАЗВЕРНУТОЕ
214803,68
7,06
-
-
213406,29
7,06
ИТОГО
214796,62
-
8557,61
9955,00
213399,23
-
Таким образом, по данным таблицы видно, что на 01.12.2016 г. счет 71/1
«Расчеты с подотчетными лицами (в рублях)» имеет дебетовое сальдо, что
свидетельствует о наличии задолженности подотчетного лица перед
организацией в сумме 213399,23 руб.
30
На основании карточки аналитического учета по счету 71 «Расчеты с
подотчетными лицами» в компьютерной программе «1С Бухгалтерия»
формируется журнал-ордер и ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными
лицами». Журнал-ордер и ведомость по счету отражают сальдо по счету,
суммы оборотов по корреспондирующим со счетом 71 «Расчеты с
подотчетными лицами» счетам. Журнал-ордер и ведомость формируются за
каждый день отчетного месяца, например, за каждый день ноября 2016 года с
01.11.2016 г по 30.11.2016 г.
Также в компьютерной программе можно сформировать анализ счета за
конкретный месяц. Анализ счета отражает сальдо на начало и конец месяца, и
обороты по корреспондирующим счетам в разрезе субсчетов по субконто
сотрудники. Этот регистр бухгалтерского учета является сводным и обобщенно
отражает корреспонденцию счетов за календарный месяц отчетного года.
7
В программе «1С Бухгалтерия» формируются обороты по счету 71
«Расчеты с подотчетными лицами» за каждый месяц отчетного года, а также в
целом за отчетный год с целью прослеживания хозяйственных операций,
отраженных на счетах бухгалтерского учета. На основании представленных
авансовых отчетов за 2016 г., в целом по счету 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» в бухгалтерском учете были произведены записи, которые
сгруппированы в таблице 7.
Таблица 7
Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами за 2016
год в ООО «ДомКард»
Содержание операции
Корреспонденция счетов
Сумма, тыс.
руб.
дебет
кредит
1
2
3
4
Сальдо на 01.01.2016 г.
47,45
Отражены различные расходы
основного производства,
произведенные через
подотчетных лиц наличными
20 «Основное
производство»
71 «Расчеты с
подотчетными
лицами»
4681,57
7
Куклина И.П. Особенности учета расчетов с подотчетными лицами в спортивных организациях //:
Энергия науки сборник материалов V международной научно-практической Интернет-конференции студентов
и аспирантов. 2015. С. 25
31
Продолжение табл. 7
1
2
3
4
Отражены
различные
управленческие
расходы,
произведенные
через подотчетных
лиц наличными
денежными
средствами
26
«Общехозяйственные
расходы»
71 «Расчеты с
подотчетными
лицами»
2442,04
Оплачено
поставщикам
через подотчетных
лиц
60 «Расчеты с
поставщиками и
подрядчиками»
71 «Расчеты с
подотчетными
лицами»
3418,86
Отражен возврат
денежных средств
в кассу
50 «Касса»
71 «Расчеты с
подотчетными
лицами»
1369,92
Итого по кредиту
счета
11912,39
Выданы из кассы
денежные
средства подотчет
71 «Расчеты с
подотчетными
лицами»
50 «Касса»
11859,39
Итого по дебету
счета
11859,39
Сальдо на
31.12.2016 г.
100,45
Общее изменение задолженности по счету 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» за 2016 год приведено в таблице 8.
Таблица 8
Изменение задолженности по счету 71 «Расчеты с
подотчетными лицами» в ООО «ДомКард» за 2016 год
Наименование показателя
Сумма, руб.
Сальдо на 01.01.2016 года
Дебетовое сальдо
-
Кредитовое сальдо
47,45
Обороты за месяц
Дебетовый оборот
11859,39
Кредитовый оборот
11912,39
Сальдо на 31.12.2016 года
Дебетовое сальдо
-
Кредитовое сальдо
100,45
Таким образом, дебетовый оборот по счету 71 «Расчеты с подотчетными
лицами в рублях» за 2016 г. составил 11859,39 рублей, кредитовый оборот по
данным таблицы составил 11912,39 рублей. Несмотря на то, что в течение года
у организации наблюдалось дебетовое сальдо по расчетам с подотчетными
32
лицами, на конец года сальдо по расчетам с подотчетными лицами –
кредитовое, то есть перерасход подотчетными лицами превысил выданные под
отчет суммы.
Обороты по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в программе «1С
Бухгалтерия» заменяют Главную книгу организации. Главная книга ведется по
принципу оборотно-сальдовой ведомости, в ней приводится расшифровка
сальдо по счету, дебетовых и кредитовых оборотов счета 71 «Расчеты с
подотчетными лицами» и прочих счетов бухгалтерского учета. Главная книга
формируется также с использованием программы «1С Бухгалтерия». Главная
книга составляется за отчетный месяц и нарастающим итогом с начала
отчетного года.
Также ООО «ДомКард» ведет налоговый учет расчетов с подотчетными
лицами. В соответствии с ст. 313 НК РФ организации исчисляют налоговую
базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основе данных
налогового учета. Налоговый учет - система обобщения информации для
определения налоговой базы по налогу на прибыль на основе данных
первичных документов, сгруппированных в определенном порядке. Налоговый
учет осуществляется в целях формирования полной и достоверной информации
о порядке учета для целей налогообложения хозяйственных операций, а также
обеспечения информацией внутренних и внешних пользователей для контроля
за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью исчисления и
уплаты в бюджет налога на прибыль. Налоговый учет в организации
взаимосвязан с бухгалтерским учетом и организован таким образом, что
позволяет проконтролировать порядок формирования показателей налоговой
декларации по налогу на прибыль.
Принцип ведения налогового учета во взаимосвязи с данными
бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами заключается в
следующем. Для ведения налогового учета используется компьютерная
программа «1С Бухгалтерия». Однако в программе выделяется отдельный
модуль для формирования регистров налогового учета, который основан на
33
отборе налоговых показателей. При этом в каждом налоговом регистре
присутствует запись «Отбор: вид учета = Налоговый учет (НУ)».
К примеру, одновременно с формированием оборотно-сальдовой
ведомости по счетам 20 «Основное производство» и 26 «Общехозяйственные
расходы» одновременно программа «1С Бухгалтерия» формирует оборотно-
сальдовую ведомость по счетам 20 «Основное производство» и 26
«Общехозяйственные расходы» (налоговый), в которой отражаются только
расходы, принимаемые в целях налогообложения налогом на прибыль.
Причем, расходами признаются обоснованные и документально
подтвержденные затраты (п.1 ст. 252 НК РФ). Под обоснованными расходами
понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в
денежной форме. Под документально подтвержденными расходами
понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в
соответствии с законодательством Российской Федерации, и (или)
документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том
числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными
документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Расходами признаются затраты при условии, что они произведены для
осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
8
В целях налогообложения хозяйственные и командировочные расходы в
ООО «ДомКард» учитываются по методу начисления. Расходы признаются
таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся,
независимо от времени фактической выплаты денежных средств и (или) иной
формы их оплаты (п. 1 ст. 272 НК РФ). При этом датой осуществления
материальных расходов признается (п. 2 ст. 272 НК РФ):
- дата передачи в производство сырья и материалов - в части сырья и
материалов, приходящихся на произведенные товары (работы, услуги);
- дата подписания налогоплательщиком акта приемки-передачи услуг
8
Еремина Н.В., Тарасюк Е.Д. Актуальные вопросы учета расчетов с подотчетными лицами //
Инновационная наука. 2015. Т. 1. № 5 (5). С. 87
34
(работ) - для услуг (работ) производственного характера.
Для командировочных и прочих расходов датой признания расходов
является дата утверждения авансового отчета - для расходов: на командировки;
на содержание служебного транспорта; на представительские расходы; на иные
подобные расходы (п. 5 ст. 272 НК РФ).
Расходы, совершенные через подотчетных лиц, как правило, в налоговом
учете включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и
реализацией, на основании ст. 264 главы 25 НК РФ. При этом те расходы,
которые не учитываются в целях налогообложения налогом на прибыль, в
программе сортируются как «НЕ - доходы и расходы», не учитываемые в целях
налогообложения. Сортировка осуществляется по данным отчетного квартала
при составлении налоговой декларации по налогу на прибыль. Для этого
составляется оборотно-сальдовая ведомость (налоговый учет) за квартал.
Детальная расшифровка расходов, произведенных через подотчетных лиц, в
составе прочих расходов в налоговом учете (в частности командировочных
расходов) приводится в расчете облагаемой базы по налогу на прибыль,
который предназначен непосредственно для составления налоговой декларации
по налогу на прибыль.
Таким образом, исследование бухгалтерского и налогового учета
расчетов с подотчетными лицами показало, что учет ведется в ООО «ДомКард»
с использованием специализированной компьютерной программы «1С
Бухгалтерия». Формирование документов оформляющих расчеты с
подотчетными лицами в ООО «ДомКард» осуществляется в программе «1С:
Бухгалтерия», с применением унифицированных документов Госкомстата РФ.
Вместе с тем имеются существенные нарушения, влияющие на достоверность
ведения бухгалтерского учета, возможное искажение налоговых показателей. К
числу выявленных в ходе анализа недостатков организации системы учета
расчетов с подотчетными лицами ООО «ДомКард» относятся: наличие
неоплаченных перерасходов подотчетных сумм должностными лицами,
числящихся в учете длительное время, не регламентация сроков, на которые
35
выдаются подотчетные суммы на предприятии. Основным резервом развития
системы учета расчетов с подотчетными лицами организации является
локального документа, осуществляющего комплексное регулирование этого
участка учета (Положения о расчетах с подотчетными лицами).
Поездка сотрудника на конкретное время по приказу руководителя для
того, чтобы выполнить поручения по службе в не места его постоянной работы
является служебной командировкой.
Тем сотрудникам выдаются расходы на командировку, которые состоят в
штате предприятия. Место работы и средний заработок во время командировки
сохраняется за сотрудником. За период времени, когда сотрудник находится в
пути, вынужденные остановки, саму командировку средний заработок
сохраняется на все дни работы по графику, так же будут оплачены расходы на
командировку.
Журнал учета по командированным работникам тоже в 2015 году стал не
обязателен.
Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об
особенностях направления работников в служебные командировки» были
закреплены правила учета командировок и затрат по ним.
Теперь оформляется всего два документа:
1. письменное решение руководителя (например, приказ);
2. служебная записка работника, (только при поездке в командировку
на служебном, личном или арендованном транспорте).
На ООО «ДомКард» служебные записки для оформления командировок
не используются.
На ООО «ДомКард» первичными учетными документами оформляется
командировка:
1. служебное задание по форме №Т-10а при отправлении сотрудника в
командировку. Отчет о выполнении задания и служебное задание сотрудник
должен заполнить по возвращению из командировки;
2. сотруднику будет выписано командировочное удостоверение по