16
2. Второй:
Дебет 26 «Общехозяйственные расходы» Кредит 71 «Расчеты с
подотчетными лицами», 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», 76
«Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».
Дебет 90/2 «Себестоимость продаж» Кредит 26 «Общехозяйственные
расходы».
В организациях, которые осуществляют торговую деятельность,
представительские расходы учитываются на счете 44 «Расходы на продажу»:
Дебет 44 «Расходы на продажу» и Кредит 71 «Расчеты с подотчетными
лицами», 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с
разными дебиторами и кредиторами».
Дебет 90/2 «Себестоимость продаж» и Кредит 44 «Расходы на продажу».
Затраты, произведенные на представительские расходы подтверждают
документы:
1. счет предприятия общественного питания;
2. товарный чек;
3. чек ККТ;
4. документы, которые подтверждают оплату транспортных
расходов;
5. документы, которые подтверждают оплату услуг переводчика;
6. накладные;
7. торгово-закупочные акты.
Расчеты с подотчетными лицами отражаются по счету 71 «Расчеты с
подотчетными лицами».
1.3. Методика аудита расчетов с подотчетными лицами
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто
появляется необходимость приобретения материальных ценностей, а также
разных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные
17
средства. В таких вариантах обычно работнику выдаются наличные денежные
средства под отчет для выполнения определенных действий по поручению
организации. При этом в бухгалтерском учете операции по расчетам с
подотчетными лицами отражаются довольно просто.
Тем не менее, практика аудиторских проверок показывает, что из всех
проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений
допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного
ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с
работниками. Нередко ошибки допускают сами руководители организаций.
Проблема правильного отображения в учете расчетов с подотчетными
лицами остается более важной в организации бухгалтерского учета на
предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная
наличность, которая является одной из главных основ производственной
деятельности современного предприятия.
Цель аудита расчетов с подотчетными лицами - проверка соблюдения
действующего законодательства и правильности организации бухгалтерского
учета в области расчетов с подотчетными лицами.
Задачи аудита расчетов с подотчетными лицами:
—подтверждение первоначальной оценки систем внутреннего контроля и
бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
—проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными
лицами;
—подтверждение достоверности оформления и отображения на счетах
бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые
работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и
операционные расходы, которые могут быть произведены безналичными
расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными
лицами осуществляются практически на каждом предприятии и весьма
paзнообразны.
18
Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами осуществляется
сплошным методом, благодаря чему для его проведения целесообразно
привлекать ассистентов.
Состав первичных документов по расчетам с подотчетными лицами, с
одной стороны, достаточно узок — это авансовые отчеты, заявления на выдачу
денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам
с подотчетными лицами, чрезвычайно многочислен и разнообразен, так как
подсчеты с подотчетными лицами связаны со многими иными разделами учета,
например операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками,
операциями по движению материальных ценностей и т. д., и, Таким образом,
при проверке нужно сопоставить авансовые отчеты с документами по другим
разделам учета. Основными документами, которые необходимо подвергнуть
изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:
1. авансовые отчеты;
2. журнал регистрации авансовых отчетов;
3. приказы о направлении сотрудников в командировку;
4. список лиц, которым разрешено получение наличных денег из
кассы;
5. сметы представительских расходов;
6. приказы об утверждении смет представительских расходов.
Многочисленные и различные операции по расчетам с подотчетными
лицами отражаются в следующих регистрах синтетического учета и
отчетности:
1. бухгалтерском балансе (строка баланса — дебиторская
задолженность);
2. отчете о движении денежных средств;
3. главной книжке;
4. журнале-ордере № 7, объединяющем в себе аналитический и
синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной
формы счетоводства), другие регистры аналитического и синтетического учета
19
расчетов с подотчетными лицами по счету 71 в зависимости от принятой на
предприятии формы счетоводства.
Основные нарушения — злоупотребления, хищения, ошибки,
несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными
лицами — могут быть классифицированы следующим образом.
1. Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм:
1) выдача денежных средств лицам, не указанным в списке лиц, которым
в согласовании с указом руководителя предприятия могут быть выданы
средства на хозяйственно-операционные расходы;
2) выдача денежных сумм из кассы под отчет лицам, не являющимся
работниками предприятия;
3) выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным
авансам;
4) несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на
которые они были выданы;
5) списание подотчетных сумм за счет собственных средств предприятия.
2. Нарушения при оформлении командировочных расходов:
1) отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в
командировку;
2) отсутствие командировочных удостоверений с отметками в месте
пребывания в командировке;
3) неисполнение установленных норм командировочных расходов;
4) отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх
установленных норм;
5) отсутствие аналитического учета командировочных расходов
(суточных) в пределах норм и сверх норм.
3. Нарушения порядка налогообложения при оформлении
командировочных расходов:
1) нарушение порядка удержания налога на доходы физических лиц с
сумм превышения суточных расходов сверх установленных норм;
20
2) некорректное выделение налога на добавленную стоимость в суммах
суточных расходов.
4. Нарушения порядка учета представительских расходов:
1) отсутствие аналитического учета представительских расходов в
пределах норм и сверх норм.
5. Нарушения порядка ведения синтетического учета расчетов с
подотчетными лицами:
1) некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям
расчетов с подотчетными лицами;
2) неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
3) несоответствие записей в авансовых отчетах и журнале-ордере № 7
«Расчеты с подотчетными лицами» или других регистрах.
4
4
Лапина В.О. Организация и методика учета, анализа и аудита расчётов с подотчетными лицами //
Actualscience. 2016. Т. 2. № 2. С. 89
21
Глава 2. Организация учета и аудита расчетов с подотчетными
лицами на примере предприятия ООО «ДомКард»
2.1.Финансово-экономическая характеристика предприятия ООО
«ДомКард»
ООО «ДомКард» действует на рынке Москвы более трех лет.
Организационно-правовая форма компании: общество с ограниченной
ответственностью. Учредителями организации являются физические лица.
Компания действует на основании законодательства РФ и утвержденного
учредителями Устава.
Уставный капитал ООО «ДомКард» по состоянию на 01.01.2017
составляет – 10 тыс. руб. Юридический и фактический адрес ООО «ДомКард»:
115172, г. Москва, 1-й Гончарный переулок д. 3 стр. 4, здание Юнион Плейс.
Основным официальным видом деятельности ООО «ДомКард» является
производство пластиковых карт.
Общее руководство деятельностью ООО «ДомКард» в соответствии с
Уставом осуществляет директор. Численность персонала предприятия по
состоянию на 01.01. 2017 года составляет 49 человек.
За организацию системы учета на предприятии отвечает директор.
Управляет учетной системой предприятия в соответствии с действующей
организационной структурой главный бухгалтер. Бухгалтерский и налоговый
учет ведется с применением вычислительной техники и с использованием
систем «1:Предприятие 8» и «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8».
Особенности организации учетной системы предприятия и
осуществления учета регулируются утвержденным на предприятии
Положением об учетной политике для целей бухгалтерского и налогового
учета.
Учетной политикой ООО «ДомКард» в качестве форм бухгалтерской
отчетности утверждены формы, приведенные в приложении к Приказу
Минфина России от 02.07.2010 N 66н (ред. от 06.04.2015) «О формах
22
бухгалтерской отчетности организаций». При этом организация, как субъект
малого предпринимательства, приняла решение о представлении бухгалтерской
отчетности в объеме Бухгалтерского баланса и Отчета о финансовых
результатах без дополнительных расшифровок в указанных формах. В связи с
этим ООО «ДомКард» имеет право не представлять в составе бухгалтерской
отчетности Отчет об изменениях капитала, Отчет о движении денежных
средств, Пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых
результатах, пояснительную записку.
5
Анализ общих показателей работы предприятия по данным отчетности и
текущих данных учета показывает, что деятельность предприятия в 2014-2016
гг. была убыточна (табл. 1).
Таблица 1
Анализ основных показателей деятельности ООО «ДомКард» в
2014-2016 гг.
Показатель
2014 г
2015 г
2016 г
Темпы
роста
2015 к
2014 гг.,
%
Темпы
роста
2016 к
2015 гг.,
%
Выручка от продаж, тыс.
руб.
232875
63825
296338
27,4
464,3
Себестоимость работ,
услуг, тыс. руб.
237837
156740
269038
65,9
171,6
Валовая прибыль, тыс. руб.
-4962
-92915
27300
1872,5
-29,4
Коммерческие расходы,
тыс. руб.
2847
45
7144
1,6
15875,6
Управленческие расходы,
тыс. руб.
0
0
0
-
-
Прибыль от продаж, тыс.
руб.
-7809
-92960
20156
1190,4
-21,7
Прибыль до
налогообложения, тыс.
руб.
-23690
-
101991
10463
430,5
-10,3
Чистая прибыль, тыс. руб.
-23549
-
102138
9800
433,7
-9,6
Рентабельность продаж, %
-
-
6,8
-
-
Рентабельность основной
деятельности, %
-
-
3,3
-
-
5
Окомина Е.А., Прохорова Н.В. Актуальные вопросы организации бухгалтерского учёта расчётов с
подотчётными лицами // Инновационные подходы к решению актуальных проблем гуманитарных, социальных
и экономических наук: вопросы теории и практики Сборник материалов Международной заочной научно-
практической конференции. 2015. С. 91
23
Только в 2016 году предприятию удалось выйти на безубыточный режим
работы. Прибыль от продаж ООО «ДомКард» в 2016 году составила 20156 тыс.
руб., чистая прибыль – 9800 тыс. руб. Рентабельность деятельности ООО
«ДомКард» составила 6,8 %.
Анализ имущественного положения ООО «ДомКард» в 2014-2016 гг.
представлен в таблице 2.
Таблица 2
Анализ имущественного положения ООО «ДомКард» в 2014-2016
гг., тыс. руб.
Показатель
На к.г.
2014
На к.г.
2015
На к.г.
2016
Темпы
роста
2015 к
2014
гг., %
Темпы
роста
2016 к
2015 гг.,
%
Активы
внеоборотные активы
124137
41036
19659
33,1
47,9
оборотные
активы
241246
155289
161801
64,4
104,2
запасы
144760
57388
72134
39,6
125,7
дебиторская
задолженность
95243
97189
87120
102,0
89,6
денежные
средства
551
20
1855
3,6
9275,0
прочие
внеоборотные активы
692
692
692
100,0
100,0
Баланс
365383
196325
181460
53,7
92,4
Пассивы
Капитал и резервы
-2843
-
104981
-95181
3692,6
90,7
Долгосрочные обязательства
112300
96373
76543
85,8
79,4
Краткосрочные
обязательства
255926
204933
200098
80,1
97,6
краткосрочные
кредиты
600
1100
800
183,3
72,7
кредиторская
задолженность
255326
203833
198326
79,8
97,3
Баланс
365383
196325
181460
53,7
92,4
В виду работы с убытком у предприятия крайне низкий уровень
финансовой устойчивости и высокая вероятность наступления банкротства. В
тоже время уровень платежеспособности предприятия хоть и остается низким,
но является достаточно стабильным в анализируемом периоде (табл. 3).
24
Таблица 3
Анализ показателей ликвидности ООО «ДомКард» в 2014-2016 гг.
Показатель
Норматив
На к.г.
2014
На к.г.
2015
На к.г.
2016
Общий коэффициент покрытия
>1-2
0,945
0,762
0,816
Коэффициент промежуточной
ликвидности
>0,7
0,378
0,480
0,452
Коэффициент абсолютной
ликвидности
>0,1
0,002
0,000
0,009
Таким образом, ООО «ДомКард» является малым предприятием сферы
производства пластиковых карт в городе Москве. Несмотря на убыточность
работы предприятия в 2014-2016 гг. ООО «ДомКард» в 2016 году улучшило
прибыльность своей работы и поддерживает минимальный уровень
ликвидности. Организация учета ООО «ДомКард» автоматизирована с
использованием систем «1:Предприятие 8» и «1С: Зарплата и Управление
Персоналом 8». Рассмотрим детальнее организацию бухгалтерского учета
расчетов с подотчетными лицами в ООО «ДомКард».
2.2. Организация учета расчетов с подотчетными лицами
Специального положения об организации расчетов с подотчетными
лицами ООО «ДомКард» не имеет. Утвержденного списка лиц, которым могут
выдаваться средства под отчет, на предприятии также не утверждено.
При возникновении выдачи средств под отчет подотчетным лицам в ООО
«ДомКард» работником пишется заявление о получении наличных денежных
средств. Руководителем издается приказ о выдаче средств подотчет. Выдача
наличных средств из кассы оформляется расходным кассовым ордером.
6
В случае если бы у организации был утвержден Приказом круг лиц,
имеющих право получать наличные средства под отчет и совершать расходы
наличными на приобретение товарно-материальных ценностей, количество
документов при оформлении выдачи средств могло бы быть сокращено.
6
Прищепа Л.В. Командировка за пределы территории России: документы и учет // Инновационная
экономика: перспективы развития и совершенствования. 2015. № 1 (6). С. 159
25
Поскольку утвержденных локальных положений о расчетах с
подотчетными лицами и о представительских расходах в ООО «ДомКард» не
утверждено, расходование полученных средств подотчетные лица
осуществляет в соответствии с законодательством по своему усмотрению.
После осуществления расчетов подотчетное лицо составляет авансовый отчет и
сдает его в бухгалтерию вместе с документацией подтверждающей факт
расходов. В случае остатка денежных средств – они сдаются работником в
кассу, что оформляется приходным кассовым ордером.
После того, как работник отчитался об использовании выданной под
отчет суммы, ему может быть выдана новая подотчетная сумма.
В случае, если в Приказе о выдаче подотчетной суммы не был указан
период на который она выдается (а так и происходит в большинстве случаев
выдачи подотчетных сумм ООО «ДомКард»), то подотчетные средства могут
считаться выданными бессрочно и пока работник не осуществит их целевой
расчет он вправе не отчитываться и не возвращать остаток. Однако, новой
подотчетной суммы работнику выдать организация без нарушения
законодательства не может. Отсутствие положения о расчетах с подотчетными
лицами в организации осложняет текущий контроль за целевым расходованием
подотчетных средств и проведение инвентаризации расчетов с подотчетными
лицами.
Формирование документов оформляющих расчеты с подотчетными
лицами в ООО «ДомКард» осуществляется в программе «1С: Бухгалтерия», с
применением унифицированных документов Госкомстата РФ. Общая схема
выдачи подотчетных сумм на предприятии ООО «ДомКард» представлена на
рис. 1.