36
форме №Т-10, где будут проставлены отметки о прибытии и об убытии его из
командировки;
3. если сотрудник едет в командировку один, то приказ будет
составлен согласно форме №Т-9, и по форме №Т-9а, если отправляется
несколько человек.
День отъезда транспортного средства, на котором работник выезжает в
служебную командировку, считается первым днем командировки. Также, в
случае если вокзал расположен за чертой населенного пункта, то в расходах на
командировку надо учесть и время, чтобы доехать до нужного места. К
примеру, в случае отправления поезда 20 сентября 2016г. в 00.05 и на дорогу до
ж/д вокзала требуется 2 часа, то 19 сентября будет днем отправления в
командировку, так же будет и по возвращению.
Предприятие возмещает сотруднику:
1. все траты сотрудника на дорогу туда и обратно (в командировку),
которые он может подтвердить документами на проезд;
2. все (подтвержденные документально) траты о найме жилья. В
случае если подтверждающие документы отсутствуют, предприятие вправе
возместить сотруднику, за счет своей чистой прибыли, траты на найм жилья.
На ООО «ДомКард» соответствующим приказом для возмещения таких
расходов установлена сумма в размере 700 руб. в сутки, но только при
предоставлении соответствующего заявления, которое будет подписано
руководителем ООО «ДомКард»;
3. суточные установлены – 700 руб. в день на каждый день
командировки;
4. другие траты, которые были сделаны сотрудником по разрешению
директора.
Размеры выплат по этим расходам можно увеличивать.
Если командировка позволяет ежедневное возвращение домой, то
суточные выплачены не будут. Но порядок возвращения сотрудника, учитывая
место назначения командировки и транспортного расписания, устанавливается
37
руководителем предприятия. Если потерян документ на проезд ООО
«ДомКард» расходы по проезду работника не оплачивает.
Если во время командировки сотрудник временно теряет
трудоспособность, то все расходы, связанные с командировкой, а так же
пособия по временной нетрудоспособности будет выплачено.
Рассмотрим на примере ситуацию по найму жилья:
Петров Н.П., работающий водителем предприятия, направлен в
командировку из Москвы в Киров на срок 3 дня. Авансовый отчет на сумму
7300 руб. был предоставлен по приезду из командировки:
суточные за 3 дня - 2100 руб.;
проживание за 2 ночи - 5200 руб.
Оплата за жилье в командировке Петрову Н.П. будут выплачены в сумме
5200 руб.
В настоящее время официальные приемы являются неотъемлемой частью
работы предприятий. В частности тех, которые имеют высокую динамику
развития. На эти приемы идут определенные расходы, они носят название
«представительские». Проанализируем порядок нормирования таких расходов
и оформление документов по ним.
В Пункте 2 ст.264 НК РФ устанавливается, что эти расходы являются
расходами налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание
таких лиц как:
1. представителей организаций, которые участвуют в переговорах в
целях содержания и (или) установления взаимного сотрудничества;
2. партеров, которые прибыли на заседание совета директоров
(правления) или другого руководящего органа.
Место, где проводится прием, значения не имеет.
Еще относятся к представительским затратам:
1. обеспечение транспортом лиц к месту проведения приема и (или)
заседания руководящего органа и обратно;
2. траты на организацию официального приема (завтрака, обеда или
38
иного аналогичного мероприятия) для официальных лиц организации-
налогоплательщика, которые участвуют в переговорах;
3. буфетное обслуживание;
4. оплата переводчика, который не состоит в штате
налогоплательщика.
Организация развлечений, лечения и отдыха не являются
представительскими расходами.
Любые официальные мероприятия, проведенные согласно статьи 9
Закона № 129-ФЗ будут оформлены по оправдательным документам, которые
являются первичными учетными. На их основании ведется бухгалтерский учет.
Когда в документах указано место и дата проведения мероприятия
назначение и сумма расходов, лица, которые были приглашены, то они могут
быть включены в себестоимость продукции (услуг, работ).
Оформление представительских трат входит в нескольких этапов:
1) оформление документов, которые связанны с подготовкой к
мероприятию;
2) оформление общих документов;
3) оформление документов, которые подтверждают израсходование.
I этап – составляется смета на представительские траты на весь отчетный
год. Эта смета должна быть утверждена протоколом общего собрания всех
акционеров (ст.48 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. №208-ФЗ «Об
акционерных обществах»). Руководитель предприятия должен издать
внутренние организационно-распорядительные документы. В них должно
содержаться:
1. список лиц, которые обладают правом получать средства на
представительские расходы под отчет;
2. порядок выплаты подотчетных сумм на эти траты;
3. порядок расходов средств под отчет;
4. порядок списания и оформление документов на подотчетные
средства;
39
5. порядок списания подотчетных денег на представительские
расходы и оформление соответствующих документов;
6. нормы по отдельным видам этих расходов.
II этап – оформляются следующие документы:
1. распоряжение начальника о том, кто будет ответственным лицом
проведение официального мероприятия (переговоров);
2. распоряжение об отправке пригласительного документа с
указанием цели приезда лиц-представителей другого предприятия;
3. указаны сроки, место, программа встречи, список и число людей,
которые были приглашены.
В бухгалтерию поступает смета, которую утвердил руководитель на
представительские расходы для проведения мероприятия, а ответственному
выдаются деньги по расходному кассовому ордеру под отчет.
III этап – сдача авансового отчета. К нему должны быть приложены уже
ранее утвержденные документы, такие как смета расходов, документы, которые
подтвердят произведенные траты – акт или отчет о проведении встречи или
других расходов, а также чеки или другие документы, которые подтвердят
произведенные затраты.
Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и
монетой Банка России на территории РФ, которое утверждено Банком России
12.10.2011 № 373-П (далее – Положение № 373-П) будет урегулирована выдача
под отчет наличности.
Согласно трудовому законодательству и п. 4.4 Положения № 373-П на
ООО «ДомКард» исполняются требования при выдаче наличных:
1. деньги может получить только сотрудник предприятия, другие лица
деньги под отчет получить не могут (ч. 8 ст. 11 и ч. 1 ст. 20 ТК РФ);
2. у подотчетника не должно быть задолженности за ранее
полученные авансы под отчет;
3. руководитель предприятия принимает решение о размере и сроках,
на которые выдаются деньги;
40
4. на нужды предприятия, которые утверждает руководитель;
5. на цели, связанные с деятельностью компании, утвержденные
руководителем;
6. нельзя передавать деньги от одного подотчетника другому
сотруднику.
Сотруднику выдаются деньги на конкретный срок под отчет, который он
указывает в заявлении на получение денег (абз. 1 п. 6.3 Указания Банка России
от 11.03.2014 № 3210-У, далее - Указание № 3210-У).
На предприятии о сроке выдачи под отчет денег принят единый приказ.
Деньги можно получить как через кассу, так и на специальные
(корпоративные) карты.
Они будут выданы под отчет согласно расходным кассовым ордерам и
используются только по назначению.
Сотрудник пишет заявление при каждом случае получения под отчет
денег. Исключений для начальства не предусмотрено. По заявлению (п. 6.3
Указаний № 3210-У) на все наличные суммы, которые будут выданы нужно
составить отдельный расходный кассовый ордер.
На каждом заявлении срок, на какой деньги будут выданы, и сумму на
заявлении вписывают на компьютере или вручную, а руководитель
подписывает документ (абз. 1 п. 6.3 Указаний № 3210-У). На ООО «ДомКард»
после подписания заявления у руководителя и предоставления его в
бухгалтерию. Главный бухгалтер собственноручно прописывает, что у
подотчетного лица нет задолженностей по предыдущим авансам, а так же
дополнительно прописывает сумму к выдаче цифрами и прописью, ставит
подпись и дату подписания.
В бухгалтерском учете делается проводка в момент выплаты денег:
Дебет 71-1 Кредит 50-01 (51, 55) – выдача подотчетнику денег.
Возврат не потраченных денег через кассу будет оформлен приходным
кассовым ордером, и будет оформлена обратная проводка:
Дебет 50-01 (51, 55) Кредит 71-1 – возврат неизрасходованных денег.
41
По кредиту счета 71-1 будет отражено списание потраченных сумм
(основание - авансовый отчет подотчетника):
Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 10, 08) Кредит 71-1 – списаны траты
подотчетника.
Стандартный бланк по форме АО-1 будет использован для формы
авансового отчета.
Рассмотрим пример:
Пример: Сотруднику предприятия выдано под отчет 2000 руб. на
хозяйственные расходы. Работник приобрел канцелярские товары на сумму
1200 руб. Остаток неиспользованных средств он вернул в кассу.
На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:
Дебет 71-1 Кредит 50-01 – 2000 руб. – выданы денежные средства под
отчет;
Дебет 60-07 Кредит 71-1 – 1200 руб. – приобретены канцтовары от
поставщика;
Дебет 50-01 Кредит 71-1 – 800 руб. – возвращен подотчетным лицом в
кассу остаток не потраченных денег.
На подотчетные суммы не будут начислены страховые взносы и не будет
удержан НДФЛ (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ,
письмо УМНС России по г. Москве от 22.12.2003 № 27-08-70659).
В течение трех рабочих дней, после окончания срока, когда были
выплачены деньги, сотрудник обязан предоставить авансовый отчет и другие
документы, которые подтвердят траты (квитанция, кассовый чек) в
бухгалтерию. В заявлении указывается, на какой срок берутся деньги.
Остаток аванса, который не возвращен, относят на счет 94 «Недостачи и
потери от порчи ценностей», после того, как срок исковой давности (три года)
истечет. И отражают проводкой:
Дебет 94 Кредит 71-1 – сумма, которая не возвращена в нужный срок.
Списанная в дебет 94 счета сумма теряет статус дебиторской
задолженности.
42
Руководитель имеет право подотчетные суммы, по которым нет отчета
сотрудника, не вычитать из его заработка.
Тогда эти деньги будут облагаться:
1. НДФЛ (ст. 210 НК РФ).
2. страховыми взносами (письма ФСС РФ от 14.04.2015 № 02-09-
11/06-5250 и Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-609).
Если отчет не сдан в срок это может вызвать доначисление НДФЛ.
Налоговые инспекторы могут решить, что суммы, взятые под отчет, за которые
нет отчета работника, считаются его доходом (п. 8 письма ФНС России от
24.12.2013 № СА-4-7/23263).
Задолженность не облагается страховыми взносами и с ней не
удерживается НДФЛ.
Способы погашения дебиторской задолженности:
1. сотрудник должен составить авансовый отчет и документы,
которые подтверждают расходование аванса под отчет, на нужды, которые
утверждены руководством;
2. сотрудник сам возвращает деньги в кассу и не отчитывается;
3. руководитель выступает инициатором удержания из зарплаты
сотрудника долга;
4. сотруднику прощает долг руководитель.
По нормам статей 137 и 138 Трудового кодекса надо соблюдать
некоторые условия, для того, чтобы из заработка сотрудника удержать деньги:
1) В течение одного месяца со дня, когда истечет срока, данный для
возвращения подотчетных сумм (ст. 137 ТК РФ) принимается решение о том,
что подотчетные деньги необходимо удержать (приказ руководителя).
2) Работник не должен оспаривать размеры и основания удержания (ч. 3
ст. 137 ТК РФ).
3) Сумма, которую удержали с работника не должна превысить 20% от
зарплаты, которая остается после всех обязательных удержаний, то есть от тех
денег, которые человек получает (ч. 1 ст. 138 ТК РФ).
43
Удержание долга с подотчетника может занять неопределенный срок, для
этого нужно его согласие в письменном виде.
локальные нормативные акты разрабатываются на предприятии, и они
регулируют по разным трудовым вопросам взаимоотношения с сотрудниками.
Пример: командировки, оплата труда, расчеты с подотчетниками (ч. 2 ст. 5 ТК
РФ).
В положении о расчетах с подотчетниками, с которым под роспись
ознакомлены все подотчетные лица, отражено следующее:
1. сроки, на которые подотчетный аванс выдан;
2. срок возврата остатка неиспользованных денег;
3. если без уважительной причины авансовый отчет не предъявлен, то
необходимо вернуть всю сумму, которая была получена (прописано в данном
положении);
4. согласно статьи 138 Трудового кодекса, если сотрудник нарушил
сроки, в которые он должен вернуть деньги, взятые под отчет, то они (деньги)
будут вычтены из его заработной платы. Для этого надо обязательно иметь
письменное согласие сотрудника. Если деньги удержаны во время, то на объект
обложения не возникает:
5. страховыми взносами в ПФР и ФСС РФ (письмо ФСС РФ от
14.04.2015 № 02-09-11/06-5250, письмо Минтруда России от 12.12.2014 № 17-
3/В-609);
6. НДФЛ (п. 1 ст. 210 НК РФ).
Когда уже начислены страховые взносы на деньги, которые сотрудник не
вернул, то он (сотрудник) имеет право предоставить бухгалтерии авансовый
отчет и другие необходимые документы. В день, когда был предоставлен
авансовый отчет можно провести перерасчет базы для начисления взносов и
сумм, начисленных и уплаченных страховых взносов (письма ФСС РФ от
14.04.2015 № 02-09-11/06-5250 и Минтруда России от 12.12.2014 № 17-3/В-
609).
44
2.3. Проведение аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятии
Вследствие перехода РФ к рыночной экономике возникла нужда
создавать новые экономические институты, которые могли бы регулировать
взаимоотношения между различными субъектами предпринимательской
деятельности. Среди этих институтов достойное место может быть отведено
аудиту.
9
Достоверная информация увеличивает эффективность рынка капитала и
растет вероятность проведения оценки и прогноза результатов принятых
экономических решений.
Основной целью аудита ООО «ДомКард» служит определение
правильности финансовой отчетности согласно нормативным актам.
Аудиторская документация помогает провести регулирование процесса
аудита, вести его по определенной схеме.
В документации, относящейся к аудиту ООО «ДомКард» можно выделит
две группы:
1. нормативно-справочная и налоговая документация;
2. рабочие документы, которые формируются аудиторской организацией;
Также в процессе аудита используют:
1.информацию о данных предприятия и его организационной структуры;
2.учредительные документы;
3.систему внутреннего контроля предприятия;
4.план и программу аудита;
5.описание аудиторских процедур;
6.объяснения и пояснения предприятия.
Сведения, которые содержатся в рабочей документации аудиторской
организации, являются конфиденциальными.
В рабочих документах обязано быть убедительно показано соотношение
9
Константинова Е.А. Проблемы учета дебиторской и кредиторской задолженности // Современные
тенденции развития науки и производства IV Международная научно-практическая конференция: в 2-х томах.
2016. С. 461
45
денежных отчетов общепризнанным бухгалтерским принципам и адекватность
их раскрытия.
Рабочая документация должна формироваться вовремя, ее оформление
должно быть окончено к моменту представления аудиторского заключения.
Примерный состав реквизитов рабочей документации:
- название документа;
- наименование экономического субъекта;
- период, за который проводится аудит;
- дата выполнения аудиторской процедуры или составления документа;
- содержание документа;
- собственная подпись лица, который создал документ, и ее расшифровка,
либо просто идентифицируемое относительное обозначение такового лица.
Документы обязаны, как правило, содержать ссылку на источник
сведений, включенных в них.
Аудиторские доказательства должны быть достоверными и
достаточными.
Рыночные отношения увеличили финансовую ответственность за
результаты деятельности предприятия. Вот почему большое значение
отводится аудиту.
Анализ динамики задолженности и оборотов по счету 71 «Расчеты с
подотчетными лицами» в ООО «ДомКард» в 2015-2016 гг. представлен в
таблице 9.
Таблица 9
Динамика задолженности по счету 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» в ООО «ДомКард» за 2015-2016 гг., тыс. руб.
Наименование показателя
2015 г
2016 г
Абс.откл
.
Относ.откло
н., %
Сальдо на начало года
Дебетовое сальдо
78,46
0,00
-78,46
-100,00
Кредитовое сальдо
0,00
47,45
47,45
-
Обороты за месяц
Дебетовый оборот
6724,33
11859,39
5135,06
76,37
Кредитовый оборот
6850,24
11912,39
5062,15
73,90
Сальдо на конец года
Дебетовое сальдо
0,00
0,00
0,00
-
Кредитовое сальдо
47,45
100,45
53,00
111,68