3
Содержание
ВВЕДЕНИЕ ....................................................................................................................................... 4
Глава 1. Теоретические основы бухгалтерского учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами.................................................................................................................... 6
1.1. Понятие расчетов с подотчетными лицами ........................................................................ 6
1.2. Особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами ........................ 9
1.3. Методика аудита расчетов с подотчетными лицами ...................................................... 26
Глава 2. Организация учета и аудита расчетов с подотчетными лицами на примере
ООО «Энергия».............................................................................................................................. 37
2.1. Финансово-экономическая характеристика предприятия ............................................ 37
2.2. Организация учета расчетов с подотчетными лицами .................................................. 43
2.3. Проведение аудита расчетов с подотчетными лицами ................................................... 61
Глава 3. Направление совершенствования бухгалтерского учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами на предприятии ................................................................................... 69
3.1. Совершенствование системы учета расчетов с подотчетными лицами ..................... 69
3.2. Выявление направлений развития аудита расчетов с подотчетными лицами ......... 72
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ............................................................................................................................. 76
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ................................................................. 79
ПРИЛОЖЕНИЯ ................................................................... Ошибка! Закладка не определена.
4
ВВЕДЕНИЕ
В соответствии с Российским законодательством все организации должны
вести бухгалтерский учет своего имущества, обязательств и хозяйственных
операций. Самой главной задачей бухгалтерского учета является формирование
полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых
результатах деятельности предприятия. Разнообразие фактов хозяйственной
жизни хозяйствующих субъектов обуславливает необходимость их регистрации
и контроля.
Предприятия могут рассчитываться со своими контрагентами
различными способами — наличными и безналичными средствами.
Приобретение товарно-материальных ценностей, оплата работ, услуг
контрагентов наличными средствами производится предприятием через
уполномоченного сотрудника. В таких случаях организация выдает работнику
наличные денежные средства, по поручению организации, по выполнению
определенных действий. Подотчетным становится сотрудник также в том
случае, если направляется в служебную командировку и оплачивает от имени
предприятия расходы на проезд и проживание сотрудника.
Тема учета расчетов с подотчетными лицами является крайне
актуальной и имеет практическое значение для организаций любой
организационно-правовой формы и любого вида деятельности. Расчеты с
подотчетными лицами встречаются в 80% российских организаций, а это
значит, что качественная подготовка специалистов по данному направлению
является крайне важной и полезной.
Аудиторские проверки показывают, что наибольшее количество ошибок,
допускают именно при расчетах с подотчетными лицами, в области контроля за
расчетами с работниками и небрежного введения бухгалтерского учета.
Руководители организации могут сами допускать ошибки.
Целью написания выпускной квалификационной работы является
исследование порядка ведения бухгалтерского учета и аудита расчетов с
5
подотчетными лицами на примере предприятия ООО «Энергия». Достижению
цели способствует решение следующих задач:
изучить понятие подотчетного лица и ситуации, при которых
сотрудник предприятия становится подотчетным лицом;
изучить общие положения и порядок выдачи подотчетных сумм при
оплате ТМЦ, работ, услуг для нужд предприятия;
рассмотреть ситуации, в которых сотрудник предприятия
становится командировочным лицом;
изучить общие положения и как оплачиваются командировочные
расходы;
изучить документальное оформление расчетов с подотчетными
лицами на всех стадиях данных операций: выдача, расходование средств, отчет
о расходовании;
рассмотреть порядок ведения синтетического и аналитического
учета расчетов с подотчетными лицами;
ознакомиться с активностью и учетными документами ООО
«Энергия»;
изучить порядок проведения аудиторской проверки в части расчетов
с подотчетными лицами.
Объектом исследования является ООО «Энергия».
Предметом исследования является бухгалтерский учет расчетов с
подотчетными лицами ООО «Энергия».
Исследование проведено на основании нормативно-правовых актов
Российской Федерации, научных трудов, учебных пособий, бухгалтерских
специализированных справочных систем и печатных изданий для
профессиональных бухгалтеров.
6
Глава 1. Теоретические основы бухгалтерского учета и аудита
расчетов с подотчетными лицами
1.1. Понятие расчетов с подотчетными лицами
История бухгалтерского учета математических подсчетов с
подотчетными лицами насчитывает больше 2,5 тыс. лет. Еще в годы
управленческих действий Дария (522-486 гг. до н.э.) в Персии бюрократы,
которые нередко располагались в разъездах получали уведомление в письме
(командировочное удостоверение) и по предоставлению этого написанные
послания в отделениях получали по строго установленным нормативам
продовольственное питание. В Древней Греции находим заманчивые
интересные мнения при подборе подотчетных лиц и кладовщиков: потому что
кража и кража рассматривались как урон вещественный, то формировались
состояния, полезные по экономии стране – растратчик обязан быть человеком с
достатком. Малейшая недостача покрывалась в виде задатка гарантии или
имущества материально-ответственного лица или его поручителей, при этом в
случае если недостача квалифицировалась как растрата, то изъятие
производилось в десятикратном размере.
1
Во времена расцвета средневековья появились специальные трактаты,
один из которых требует: «Прежде всего подотчетное лицо должно присягнуть
в том, что представляет верный и законный отчет в полученных доходах за счет
господина и что в свой свиток он включил только законные доходы с полным
соблюдением интересов господина». Далее следуют соображения о ревизии,
суть которых сводится к сопоставлению исходящего остатка предыдущего
отчета с входящим остатком данного отчета.
2
1
Мещихина Е.Д. Информационные системы бухгалтерского учета: практикум. – Йошкар-Ола: ПГТУ,
2015. – 240 с.
2
Новодворский В. Д., Пономарева Л. В. Бухгалтерская отчетность организации. – М.: Бухгалтерский
учет, 2015.
7
В период становления двойной бухгалтерии учету расчетов с
подотчетными лицами уделялось много внимания. К примеру, Д. Манчини
находил вероятным возникновение кредитового сальдо по счету Кассы в
результате того, что средства могут быть взяты в кассу на хранение. Запись об
этом не делалась по дебету счета Кассы, а отражалась на особых, вроде бы мы
сейчас сообщили, забалансовых счетах. Но негоциант может истратить эти
взятые в займы средства на приобретение продуктов либо на какие-нибудь
расходы, кредитовать же он будет счет Кассы и таким образом на данном счете
получится кредитовое сальдо. Подобное положение не смущало Манчини, об
использовании специального счета расчетов с подотчетными лицами речь еще
не идет.
3
Современное представление о сути и содержании учета расчетов с
подотчетными лицами как объект исследования истинной главы раскрыто
ниже. В работе каждого компании нередко возникает надобность оплачивать те
либо другие расходы наличными средствами, создавать закупки на остальных
предприятиях и в системе розничной торговли за наличный расчет, оплачивать
расходы по командировкам и т.д. В таковых ситуациях работнику компании
выдаются наличные деньги под его ответственность (под отчет) для реализации
определенных действий по указанию управляющего организации.
4
При таком варианте обычно работнику выдаются наличные денежные
средства под отчет для совершения конкретной операции. Подобные
сотрудники именуются подотчётными лицами.
5
Наличные средства,
полученные сотрудниками из кассы предприятия для командировок, на
3
Керимов В.Э. Бухгалтерский учет: Учебник. – М.: Издательско-торговая корпораци «Дашков и Ко»,
2015. – 583 с.
4
Егорова, Л.И. Методика финансового оздоровления экономического субъекта // Финансовый
менеджмент. – 2015. – № 4. – С.12-15.
5
Кондраков Н. П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. – 8-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М,
2015.
8
представительские, хозяйственные и иные расходы, считаются подотчетными
суммами. Классификация подотчетных сумм приведена на рис.1.
Рис. 1. Классификация подотчетных сумм
Служебной командировкой признается поездка работника по указанию
управляющего компании, на определенный срок в другую местность для
реализации служебного распоряжения вне места его неизменной работы.
6
Подотчетные суммы обычно выдаются из кассы компании. При
временном отсутствии у компании кассы разрешается выдавать по
согласованию с валютным хранилищем кассирам компаний или лицам, их
заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы
банка.
7
Кассир выдает подотчетному лицу денежные средства на основании
последующим методом вида оформленного распоряжения управляющего или
обращения работника с разрешительной прописанной правдой управляющего.
При всем этом в распоряжении и заявлении должен быть указан срок, на
6
Ковалев, В.В. Финансовый учет и анализ: концептуальные основы / Под ред. В.В. Ковалева. – М.:
Издательство «Финансы и статистика», 2015. – 720 с.
7
Салихова И.С. Практикум по бухгалтерскому учету: учебное пособие. – М.: Издательско-торговая
корпорация «Дашков и Ко», 2016. – 110 с.
9
который выдаются подотчетные средства по разным видам процедур
вмешательства. Выдача наличных денег под отчет делается при условии
полного отчета непосредственно выявленного подотчетного лица по до этого
выданному ему в виде аванса авансу. При всем этом передача выданных под
отчет наличных денег одним сотрудником другому воспрещено.
8
1.2. Особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
Подотчетными лицами являются сотрудники организации, которым из
кассы компании выдаются наличные деньги для грядущих командировочных
затрат, также для оплаты хозяйственных затрат, представительские расходы,
расходы, которые связаны с приобретением материалов и на остальные
хозяйственные нужды. Для формирования списка лиц, которые имеют право на
получение средств под отчет, управляющий компании издает отдельный
документ, к примеру, распоряжение.
9
Подотчетным может также являться лицо, с которым заключен
гражданско-правовой договор.
10
(п.5 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 №3210-У).
Таким образом, предприятие может выдавать своему подрядчику-физическому
лицу, денежные средства на закупку, например, строительных материалов.
В некоторых случаях организации заключают с подотчетными лицами
договор о полной материальной ответственности. Однако законодательно
данный документ в целях расчетов по подотчетным суммам необязателен и ни
на что не влияет. Если работник не отчитывается по выданным суммам,
8
Миславская Н.А., Поленова С.Н. Бухгалтерский учет: учебник. – М.: Издательско-торговая
корпораци «Дашков и Ко», 2015. – 592 с.
9
Подольский В. И. Аудит: Учебник для вузов 5-ое издание перера-ботанное и дополненное. – М.:
ЮНИТИ-ДАНА, 2015.
10
Гражданский кодекс Российской Федерации: Часть вторая: Федеральный закон № 14-ФЗ от
26.01.1996 (ред. от 23.05.2016) // СПС Консультант Плюс.
10
предприятие имеет право удержать аванс с заработной платы на основании
ст.137 ТК РФ.
11
Допускается перечисление подотчетной суммы на специальную
банковскую карту или зарплатную карту работника.
В случаях, когда юридическое лицо или ИП превышают размер 100 000
руб. по одному договору, то это идет как нарушением порядка работы с
наличными. За это предусмотрен штраф по статье 15.1 Кодекса РФ об
административных правонарушениях. Для организаций его сумма составляет от
40 000 до 50 000 руб. Для ответственного работника (должностного лица) — от
4000 до 5000 руб. Инспекторы вправе привлечь организацию к ответственности
в течение двух месяцев с момента нарушения (ч. 1 ст. 4.5 и подп. 6 ч. 1 ст. 24.5
КоАП РФ). Согласно КоАП РФ предусматривает административную
ответственность за превышение лимита наличных расчетов. Одинаково, как для
покупателей, так и для продавцов. Дела, связанные с нарушением лимита
наличных расчетов, рассматривают налоговые инспекции (ст. 23.5 КоАП РФ).
Работник должен в течение трех рабочих дней после того, как
закончился срок командировки, сдать авансовый отчет вместе с
подтверждающими документами. Если работник не отчитался в срок либо не
вернул в кассу неизрасходованные суммы, правила запрещают снова
оформлять подотчет (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-
У).
12
Если сотрудник не отчитался по авансу, предприятие может удерживать
подотчетную сумму из его заработной платы. Для этого руководитель издает
приказ в произвольной форме. Оформляют приказ не позднее одного месяца с
того дня, как закончился срок, установленный для отчета. Взыскать суммы с
сотрудника можно, если он не оспаривает основание и размер удержаний. Если
11
Черникова, А.А., Демиденко, Ю.Г. Разработка системы бюджетирования как основного элемента
управленческого учета / Под ред. А.А. Черниковой. – М.: Издательство ООО «ТНТ», 2015. – 264 с.
12
Анализ финансовой отчетности: Учебное пособие для бакалавриата / Под ред. В.И. Бариленко, С.И.
Кузнецов и др. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство: «Кнорус», 2015. – 234 с.
11
предприятие не получило письменное согласие об удержании, взыскать сумму
можно только через суд. Общий размер удержания не может превышать 20%
согласно ст.138 ТК РФ.
13
Работник отчитывается об израсходованной сумме путем составления
авансового отчета по унифицированной форме АО-1 или по форме,
разработанной самой организацией.
Авансовый отчет — это документ, на основании которого
произведенные сотрудником расходы списываются в бухгалтерском учете на
статьи затрат, и задолженность сотрудника погашается.
14
Авансовый отчет составляется подотчетным лицом в 1 экземпляре,
проверяется бухгалтером, кассиром и утверждается руководителем
организации.
К авансовому отчету прикладываются первичные документы,
полученные от контрагентов предприятия (поставщики, подрядчики),
подтверждающие целевое использования полученных работником подотчетных
сумм. Такими документами являются:
приобретение ТМЦ: счета-фактуры, накладные, товарные накладные,
квитанции об оплате, приходные кассовые ордера;
приобретение ГСМ: чеки, квитанции на приобретение топлива;
оплата услуг поставщиков: акты выполненных работ, оказанных
услуг, счета-фактуры, бланки строгой отчетности.
15
В соответствии со ст.166 ТК РФ дано понятие - служебная
командировка, это поездка, когда работник отправляется в другую местность по
распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного
13
Баканов, М.И., Шеремет, А.Д. Теория экономического анализа: Учебник / Под ред. А.Д. Шеремета.
– 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательство «Финансы и статистика», 2014. – 425 с.
14
Балабанов, И.Т. Финансовый анализ и планирование хозяйствующего субъекта: Учебник / Под ред.
И.Т. Балабанова. – 2-е изд., стер. – М.: Издательство «Финансы и статистика», 2015. – 235 с.
15
Вахрушина М. А. Бухгалтерский управленческий учет: Учебник для вузов. 2-е изд., доп. и пер. –
М.: ИКФ Омега-Л; Высш. Шк., 2015.
12
поручения. Работник организации может выполнять свою работу
дистанционно, значит его поездка в головную организацию будет считаться
командировкой, так как место работы и местонахождение работодателя не
совпадают. В таком случае дистанционным работникам так же выплачиваются
стоимость проезда, проживания и суточные.
Важно подчеркнуть, что служебной командировкой считается
направление только сотрудника предприятия, с которым заключен трудовой
договор. Направление для выполнения задания работников, с которыми
заключен гражданско-правовой договор, командировкой не является. Не
считается командировкой поездка сотрудника, чья трудовая активность имеет
разъездной характер (ст. 166 ТК РФ, п. 3 Положения о командировках). К таким
работникам можно отнести, в частности, водителей, у которых активность
заключается междугородними перевозками. Если водители постоянно
выполняют перевозки, то их поездки нельзя признать командировками. Только
в том случае, если поездки случаются эпизодически и оформляются отдельным
распоряжением работодателя, их можно рассматривать как служебные
командировки (Письмо Минфина России от 01.06.2005 N 03-05-01-04/168).
16
В командировку не допускают беременных женщин и лиц до 18 лет (за
исключением несовершеннолетних спортсменов и артистов) даже при наличии
их письменного или устного согласия.
17
Также существуют ограничения на направление в служебные
командировки следующих категорий лиц.
1. Работодатель не вправе направлять женщин, имеющих детей до 3 лет,
в служебную командировку без ее письменного согласия, либо при наличии
медицинского заключения, запрещающего разъездную работу, в том числе
командировки.
16
Данилова, Н.Ф., Сидорова, Е.Ю. Экономический анализ деятельности предприятия: Курс лекций. –
М.: Издательство «Экзамен», 2015. – 224 с.
17
Гутцайт Е. М., Островский Е. М. Отечественные правила (стандарты) аудита. – М.: ФБК-ПРЕСС,
2015.