23
работодателем. Для оформления используются унифицированные формы
документов Т-10 и Т-10а или самостоятельно разработанные формы.
3. Смета командировочных расходов. Перед выдачей аванса
командировочному работнику составляется смета расходов. Форма сметы не
утверждена, ее можно составлять в свободной форме. Расходы подсчитываются
приблизительно на основании данных транспортных касс, информации о
стоимости жилья, предполагаемого срока пребывания работника в
командировке для определения суммы суточных.
4. Выдача денежной суммы под отчет работнику при направлении в
командировку оформляется в соответствии с Указанием Банка России от
11.03.2014 №3210-У. Для выдачи денежного аванса работнику необходимо
написать заявление в произвольной форме на имя руководителя. Руководитель
визирует данное заявление указанием суммы выдаваемых наличных и срока, на
который выдаются деньги. Заявление должно содержать подпись руководителя
и дату составления заявления.
После подписания заявления оформляется расходный кассовый ордер на
выдачу средств под отчет. Допускается перевод денежных средств в подотчет на
зарплатную банковскую карту работника.
Средства под отчет выдаются сотруднику только в том случае, если он
полностью рассчитался по предыдущей подотчетной сумме, и не имеет
задолженности (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).
5. В случае необходимости работодатель может вести журнал учета
работников, выбывших в командировку, предусмотрев данный документ в
локальном нормативном акте. Законодательно такой обязанности у
работодателя нет.
34
6. Табель учета рабочего времени. Работодатель также обязан вести
учет рабочего времени, фактически отработанного каждым работником. Дни,
проведенные в командировке, также отмечаются в табеле на основании приказа
34
Булыга Р.П. Аудит: учебник. – М.: Юнити-Дана, 2015. – 431 с.
24
о направлении в служебную командировку. День в командировке отмечается
буквой «К» или цифровым кодом 06.
7. Запрос на продление командировки. В случае необходимости
продления сроков командировки работодатель обязан запросить письменное
согласие на продление у следующих категорий работников:
женщины, имеющие детей до 3-х лет;
лица, воспитывающие детей до 5 лет без супруга (супруги);
работники, имеющие детей-инвалидов;
работники, осуществляющие уход за больными членами семьи.
Запрос составляется в свободной форме. После получения согласия, а
также в иных случаях продления командировки работодатель издает в
свободной форме приказ о продлении командировки.
Работодатель обязан перечислить дополнительную сумму подотчетному
лицу в случае продления командировки для компенсации расходов на жилье,
питание и т. д.
8. Если возникает необходимость вызвать сотрудника из командировки,
работодатель также издает приказ в свободной форме.
9. Авансовый отчет является документом, на основании которого
списываются расходы на командировку, и засчитывается долг подотчетного
лица. Авансовый отчет составляется в 1 экземпляре лицом, прибывшим из
командировки, на основании первичных документов, подтверждающих
расходы. Форму документа предприятие может разработать самостоятельно или
использовать унифицированную форму АО-1. Для подтверждения расходов на
командировку потребуется предоставление накладных, актов, путевых листов,
квитанций, чеков на бензин и др.
35
10. После утверждения авансового отчета может сформироваться
задолженность сотрудника по неиспользованной подотчетной сумме или
35
Акатова А. С., Козлова Ю. А. Увеличение прибыли как важный фактор развития предприятий //
Молодой ученый. – 2014. – №4. – С. 453-456.
25
задолженность предприятия, если сотрудник потратил (отчитался за
потраченные деньги) больше, чем получил перед командировкой.
Выдача перерасхода оформляется заявлением и расходным кассовым
ордером. Внесение в кассу неизрасходованной в командировке суммы
оформляется приходным кассовым ордером.
Допускается приобретение проездных билетов, а также заказ гостиницы
или другого жилья работодателем напрямую у поставщика данных услуг без
участия командировочного лица. Оплата за указанные услуги производится
безналичным расчетом с последующим предоставлением поставщиком услуг
подтверждающих документов в электронном или печатном виде (например,
обмен накладными с организациями по почте).
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с
подотчетными лицами». Счет 71 бухгалтерского учета — это активно-
пассивный счет, служит для учета выданных подотчетных сумм и возврата
неизрасходованных сумм. На предприятиях работникам могут выделяться
денежные средства в подотчет на хозяйственные расходы, на покупку
материалов или командировочные расходы. Рассмотрим типовые
бухгалтерские проводки по счету 71 в таблице 2.
Таблица 2
Типовые проводки по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
№
п/п
Содержание операции
Дебет
Кредит
Документы-
основания
1
2
3
4
5
1
Выплата наличных денежных
средств в подотчет
71
50
Отчет кассира,
расходный ордер
2
Перечислено в подотчет на
командировочные на
банковскую карточку
71
51
Выписка банка,
платежное
поручение
Продолжение табл. 2
1
2
3
4
5
3
Перечислены средства в
подотчет на корпоративную
карточку
71
55
Выписка со
специальных
счетов
26
4
Приняты расходы по
авансовому отчету по
покупке основных средств
08
71
Акт о приемке
работ и услуг
5
Оприходованы материалы,
приобретенные подотчетным
лицом
10
71
Накладные,
документы о
перевозке
6
Отражена сумма расходов на
производственно-
хозяйственные нужды
20/26/44
71
Авансовый отчет,
служебное
задание
7
Оприходованы товары для
перепродажи, приобретенные
подотчетным лицом
41
71
Авансовый отчет
и накладные
8
Возврат в кассу
неистраченных средств
50
71
Отчет кассира,
приходный ордер
9
Начислена задолженность по
невозвращенным в срок
суммам подотчетного лица
73
71
Авансовый отчет
Рассмотренные в таблице 2 типовые проводки по счету 71 «Расчеты с
подотчетными лицами» являются типовыми, и обычно в таком же виде
применяются организациями.
1.3. Методика аудита расчетов с подотчетными лицами
Целью аудита расчета с любым подотчетным лицом является установить
правильность и достоверность данной операции и определить влияние на
ведение финансовой (бухгалтерской) отчетности.
Так как аудит расчетов с подотчетными лицами связан с проверкой
порядка ведения кассовых операций, то чаще всего их проводят параллельно.
Бухгалтером контролируются расчеты с подотчетными лицами на
основании приказов по учетной политике предприятия, о назначении лиц,
которым разрешено получение наличных денежных средств под отчет, о
направлении сотрудников предприятия в командировку или служебную
поездку, а также журнала для регистрации авансовых отчетов.
С помощью аудита осуществляют следующее:
27
Проверяют, насколько правильно документально оформлены
операции по расчетам с подотчетными лицами;
Оценивают, в каком состоянии находится синтетический и
аналитический учет расчетов с подотчетными лицами;
Оценивают, насколько полно и правильно отражаются расчеты с
подотчетными лицами в учетных регистрах и отчетности;
Проверяют, соблюдает ли организация налоговое законодательство,
совершая операции, связанные с расчетами с подотчетными лицами.
36
Если при проверке обнаруживается несоответствие данных, то
следующим шагом становится определение величины отклонения и причина.
То, насколько обоснована выдача аванса под отчет, можно установить
исходя из требований Порядка ведения кассовых операций в РФ в части выдачи
авансов под отчет для хозяйственно-операционных нужд. При этом аудиторами
устанавливается, соответствует ли приказу руководства круг лиц, которыми
была взята под отчет денежная сумма, а также размеры выданной суммы и
срок.
Проводя проверку операций по расчетам с подотчетными лицами,
аудиторы могут запрашивать нужную им информацию, такую как:
1. Любую типовую (унифицированную) форму первичной учетной
документации, служащую основанием для отражения в учете операций по
расчетам с подотчетными лицами. Это:
Авансовые отчеты;
Командировочные удостоверения;
Журналы учета сотрудников, выбывающих в командировку;
Журналы учета сотрудников, прибывающих в командировках;
Инвентаризационные описи по счету 71 «Расчеты с подотчетными
лицами».
36
Налоговый кодекс Российской Федерации. Часть вторая: Федеральный закон от 05.08.2000 г. №
117-ФЗ (в редакции от 28.12.2016 г) // СПС Консультант Плюс.
28
Учетные регистры, которые используются для отражения
хозяйственной операции по учету расчетов с подотчетными лицами, включая
расчет в иностранной валюте.
Прочие документы и учетные регистры, например:
Приказ о направлении сотрудника в командировку;
Какой-либо первичный документ, подтверждающий, что денежные
средства были использованы по назначению (проездной билет, счет гостиницы,
товарный чек и пр.);
Приказы, устанавливающие круг лиц, имеющих право брать деньги
под отчет для хозяйственно-операционных расходов;
Приказы, устанавливающие повышенные нормы на
командировочные расходы;
Какой-либо гражданско-правовой договор с лицом, выезжающим в
служебную поездку за счет проверяемого предприятия;
Акт закупки материальных ценностей у физических лиц;
Какой-либо контракт с иностранным партнером, договор;
Письма пригласительного характера;
Учетную политику предприятия (или часть учетной политики,
описывающей порядок выдачи, использование, срок возврата, порядок
проведения инвентаризаций расчетов с подотчетными лицами);
Главную книгу или иные обобщающие регистры бухгалтерского
учета (в части записей по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»).
37
При проведении аудита, необходимо сопоставить сальдо по счету 71
«Расчеты с подотчетными лицами» на конец каждого месяца с данными,
указанными в Главной книге. Одновременно следует сверить соответствие
37
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и
Инструкция по его применению: Приказ Министерства финансов РФ от 31.10.2000 г. 94н (в ред. от
08.11.2010) // СПС Консультант Плюс.
29
месячных оборотов по кредиту счета 71 с дебетовыми оборотами по счетам
учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли.
После указанных процедур проверяется соответствие сумм в
представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых
отчетах.
В ходе аудита рассматриваются все авансовые отчеты и документы,
подтверждающие произведенные расходы (счета-фактуры, товарные, кассовые
чеки, накладные, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные
билеты, счета гостиниц и др.). Затем сравниваются данные аналитического
учета по каждому подотчетному лицу с представленными авансовыми отчетами
за конкретный период.
Все перечисленные действия помогут аудиторам определить
достоверность и правильность авансовых отчетов, а также увидеть, правильно
ли распределены суммы из авансовых отчетов между соответствующими
источниками финансирования (например, себестоимость продукции или
прибыль предприятия).
С помощью аудита проверяется проверка, соблюдается ли действующее
законодательство, правильно ли оформляются документы, правильно ли
отображаются в учете все виды расчетов с подотчетными лицами. При этом
осуществляются следующие процедуры:
проводится оценка системы внутреннего контроля и бухгалтерского
учета расчетов с подотчетными лицами;
подтверждение факта выдачи и возврата подотчетной суммы;
установление законности и полноты возврата подотчетной суммы;
проверка организации аналитического учета расчетов с подотчетными
лицами и взаимосвязи аналитического и синтетического учета;
проверка соблюдения предприятием налогового законодательства по
операциям, которые связаны с расчетами с подотчетными лицами.
30
Итог оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля
расчетов с подотчетными лицами основывается на содержании вопросов и
документах, которые подвергались исследованию.
Для сбора информации при составлении программы аудиторской
проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать
вопросник. Вопросник может содержать следующие вопросы:
1. Закреплен ли в организации список лиц, которые имеют право
получать авансы на хозяйственные нужды, утвержден ли данный список
приказом?
2. Могут ли быть выданы новые денежные суммы под отчет
сотрудникам, которые еще не отчитались по ранее взятым авансам?
3. Происходит ли расчет сумм, которые сотрудники должны получить на
командировки?
4. Происходит ли оформление письменных распоряжений руководства
предприятия (приказы) в случаях направления сотрудников в командировку?
И множество других подобных вопросов (таблица 3).
Таблица 3
Вопросы и аудиторские доказательства для проверки расчетов с
подотчетными лицами
Содержание вопроса
Аудиторские доказательства
1
2
Имеется ли приказ руководителя об
определении круга подотчетных лиц, сроков
отчетности и подотчетных сумм?
Приказы руководителя, учетная
политика организации для целей
бухгалтерского учета
Соответствует ли порядок расчетов с
подотчетными лицами Порядку ведения
кассовых операций в РФ и другим
нормативным документам?
Авансовые отчеты, приказы
руководителя, учетная политика
организации для целей
бухгалтерского учета
Своевременно ли сдаются авансовые отчеты
в бухгалтерию организации?
Авансовые отчеты
Проверяются ли авансовые отчеты по
формальным признакам и по существу
отраженных операций, осуществляется ли
арифметическая проверка авансовых
отчетов и прилагаемых к ним документов?
Учетная политика организации для
целей бухгалтерского учета,
положение о документах и
документообороте организации,
должностные инструкции
31
работников бухгалтерии
Используются ли унифицированные формы
первичных документов?
Авансовые отчеты
Применяются ли компьютерные программы
для расчетов с подотчетными лицами?
Учетная политика организации,
авансовые отчеты, ведомости
аналитического учета расчетов с
подотчетными лицами
Продолжение табл. 3
1
2
Осуществляется ли контроль лимита
расчетов наличными между юридическими
лицами?
Авансовые отчеты
Какие документы применяются для
организации аналитического учета расчетов
с подотчетными лицами?
Ведомости, карточки
аналитического учета расчетов с
подотчетными лицами
Соблюдается ли своевременность расчетов с
подотчетными лицами по выданным суммам?
Авансовые отчеты, отчеты кассира
Правильно ли отражаются на счетах
бухгалтерского учета операции с
подотчетными лицами?
Ведомости, карточки
аналитического учета расчетов с
подотчетными лицами, журналы -
ордера, анализы счетов, оборотно
- сальдовые ведомости
Сверяются ли записи аналитического и
синтетического учета по счету 71 «Расчеты с
подотчетными лицами», а также записи в
Главной книге?
Ведомости, карточки
аналитического учета расчетов с
подотчетными лицами, журналы -
ордера, анализы счетов, оборотно
- сальдовые ведомости, Главная
книга организации
При проведении проверки расчетов с подотчетными лицами аудиторы
должны быть убеждены, что:
выдача денежной суммы под отчет соответствует установленному
правилу;
авансовые отчеты правильно оформлены и своевременно
представлены, а также соблюдены нормативные требования в приложенных
документах;
командировочные удостоверения правильно оформлены;
32
учет расчетов с каким-либо подотчетным лицом ведется правильно, а
также своевременно отражается в учете задолженность по расчетам;
выдача денежных средств под отчет соответствует правилам.
Итак, планирование аудита является совокупностью действий по выбору
вариантов, которые позволят эту цель достигнуть, то есть выбором стратегий и
тактик проведения проверки, выбором вида, объема и последовательности
проведения аудиторской процедуры.
Основываясь на сложившейся практике, можно выделить основные
этапы, которые необходимо выполнять в четкой последовательности:
предварительно изучить экономический субъект и его бизнес,
оформить отношение с экономическим субъектом (составить и
предоставить клиенту письмо-обязательство, заключить договор),
оценить надежность системы внутреннего контроля экономического
субъекта,
оценить составляющие аудиторского риска;
оценить уровень существенности (допустимых ошибок);
проанализировать возможность применять статистические либо
содержательные методы определения ожидаемых ошибок;
сформировать стратегию аудита (вид, объем и последовательность
проведения аудиторской процедуры);
документально оформить результаты планирования (составить план и
программу аудита).
Представим план аудиторской проверки расчетов с подотчетными
лицами в таблице 4.
Таблица 4
План аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами
№
п/п
Аудиторская проверка
1
2
1
Организации аналитического учета расчетов с подотчетными лицами