53
Также работнику возмещаются расходы по бронированию места в
гостинице и оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостинице и
включаемых в счет за проживание.
Исключением являются услуги по обслуживанию работника в баре,
ресторане или номере и расходов за пользование рекреационно-
оздоровительными объектами (например, бассейном, сауной, тренажерным
залом и т.д.), а также пользование такси.
Работнику такие расходы не оплачиваются.
Расходы к проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые
командированному работнику, включают:
стоимость билета на транспортное средство общего пользования
(самолет, поезд и т.д.);
Если оплачиваются услуги, связанные с предварительной
продажей (бронированием) билетов;
плату за пользование в поездах постельными принадлежностями;
стоимость проезда транспортом общего пользования к станции
(пристани, аэропорту), если он находится за чертой населенного пункта;
сумму страховых платежей по обязательному страхованию
пассажиров на транспорте.
Операции по учету командировочных расходов и взаиморасчетов с
подотчетными лицами обычно включают в себя:
учет расходов на проезд;
учет командировочных расходов;
учет расходов на проживание;
выдачу денежных средств под отчет, проведение взаиморасчетов с
подотчетным лицом, возврат неиспользованного остатка подотчетных сумм и
т.д.
Пример 7. 17 января 2017г. сотруднику ООО «Энергия» Зеленкову
Дмитрию Ивановичу на основании расходного кассового ордера из кассы в
54
подотчет были выданы денежные средства на расходы по командировке в
размере 10 000 руб.
Срок командировки составил 5 дней.
Проживание в гостинице составляло 5 дней. Стоимость проживания в
гостинице 3 540 руб. в сутки в т.ч. НДС.
Расходы на проезд в обе стороны 5 900 руб. в т.ч. НДС.
В связи с общехозяйственными целями сотрудником по окончании
командировки представлен авансовый отчет за командировку.
Сотруднику выплачиваются суточные за каждый день нахождения в
командировке (даже когда работник находится в пути). Днем начала
командировки считаются полные календарные сутки (до 24 часов
включительно), в течение которых отправляется, самолет, автобус, поезд или
другой транспорт из места постоянной работы командированного, а днем
приезда - календарные сутки (также от 0 до 24 часов включительно), в
течение которых транспортное средство прибывает назад. Если
командировка местная и длится один день, суточные не выплачиваются.
Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность
ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства.
Выплата суточных освобождена и от обложения налогом на доходы
физических лиц - НДФЛ в пределах нормативов: 700 рублей за каждый день
нахождения в командировке внутри страны и 2500 рублей - за пределами
страны. Если организация установила размер суточных свыше этих сумм, то
с превышения сотруднику необходимо уплачивать НДФЛ.
Таким образом, суточные по командировке составят 5 х 700 = 3 500
рублей.
При наличии подтверждающих документов расходы по найму жилого
помещения оплачиваются сотруднику в полном размере. Суммы расходов на
проживание не относятся к доходам сотрудника, поэтому налог на доходы
НДФЛ с них не начисляется. С этих выплат не начисляются страховые
взносы (в Пенсионный фонд, ФСС, ФОМС).
55
Если по каким-то причинам сотрудник не смог документально
подтвердить свои расходы на проживание, тогда они возмещаются ему по
нормативам. В этом случае нормативные значения также не облагаются
налогом.
Расходы на проживании в гостинице в данном случае составят 5 х 3
540 = 17 700 руб.
Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются
сотруднику работнику в размере стоимости проезда воздушным,
железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения
(кроме такси), включая страховые платежи, по государственному
обязательному страхованию пассажиров, услуги предварительного
бронирования, оплату постельных принадлежностей.
Если сотрудник потерял проездные документы, то расходы
возмещаются ему по минимальной стоимости.
Транспортные расходы по условию примера составляют 5 900 руб.
Авансовым отчетом подотчетные лица подтверждают
израсходованные суммы, выданные им ранее авансом, для бухгалтерии ООО
«Энергия».
После принятия документа бухгалтерия составляет проводки по
списанию подотчетных средств и производит окончательный расчет с
подотчетным лицом (таблица 7).
Таблица 7
Итоговый расчет по расходам на командировку Арапова Алексея
Михайловича
Вид расхода
Расходы, руб.
в сутки
Cутки
Расходы, руб.
Суточные
700
5
3 500
Проживание в
гостинице
3 540
5
17700 в т.ч. НДС 2
700
Проезд
5900 в т. ч. НДС 900
ИТОГО
27 100
56
Бухгалтерская проводка: из кассы выданы в подотчет денежные
средства на командировочные расходы сотруднику Арапову А.М.
предприятия в размере 10 000 руб.
Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 10 000 руб.
Кт 50 «Касса» 10 000 руб.
Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету начислены суточные.
Дт 26 «Общехозяйственные расходы» 3 500 руб.
Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 3 500 руб.
Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены расходы на
проживание.
Дт 26 «Общехозяйственные расходы» 15 000 руб.
Дт 19 «НДС к возмещению по приобретенным ценностям» 2 700 руб.
Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 17 700 руб.
Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены транспортные
расходы.
Дт 26 «Общехозяйственные расходы» 5 000 руб.
Дт 19 «НДС к возмещению по приобретенным ценностям» 900 руб.
Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 5 900 руб.
Подотчетными лицами в ООО «Энергия» могут быть только
сотрудники ООО «Энергия».
Рассмотрим примеры отправления работника в загранкомандировку.
Пример 8. Иванов С.Ю., сотрудник ООО «Энергия», был направлен в
загранкомандировку в США. 25 января 2017 г. для оплаты командировочных
расходов предприятие выплатило ему из кассы 60 000 руб. А Ивановым С.Ю.
была куплена иностранная валюта в обменном пункте.
31 января 2017 г. утвержден авансовый отчет Иванова С. Ю., сумма
расходов по которому составила $1000. Курс Банка России в этот день
составил 60,1618 руб./USD.
В бухгалтерском учете ООО «Энергия» были сделаны следующие
проводки.
57
25 января 2017 г.:
Дт 71 Кт 50 60 000 руб. — выданы денежные средства
командированному работнику под отчет.
31 января 2017 г.:
Дт 26 Кт 71 60 161,80 руб. (1000 USD х 60,1618 руб./USD) - учтены
командировочные расходы;
Дт 71 Кт 50 161,80 руб. (60 161,80 руб. – 60 000,00 руб.) - перерасход
средств по авансовому отчету Иванову С. Ю. выдан из кассы.
У организации ООО «Энергия» есть валютный счет, она
непосредственно может купить иностранную валюту для
загранкомандировки в безналичном порядке через обслуживающий банк.
При этом купленная валюта пересчитывается в рубли по курсу Банка России
на дату покупки и выдачи денег. В командировочные расходы отражаются по
курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета. Кроме того, и в
бухгалтерском, и в налоговом учете иностранная валюта пересчитывается на
конец отчетного периода.
Пример 9. ООО «Энергия» решило выдать Попову Ю.А. для оплаты
командировочных расходов на поездку в Норвегию иностранную валюту -
1000 USD. Для этого организация подала в обслуживающий банк заявку на
приобретение иностранной валюты. Банку перечислено 65 000 руб.
15 января 2017 г. банк купил валюту по курсу 60,12 руб./USD и
зачислил ее на валютный счет организации за минусом комиссионного
вознаграждения в сумме 1 500 руб. В этот же день валюта была
оприходована в кассу и выдана работнику.
06 февраля 2017 г. утвержден авансовый отчет Попова Ю.А., сумма
расходов по которому составила $1000.
Курс Банка России составил на:
15 января – 59,3700 руб./USD;
31 января – 60,1618 руб./USD;
6 февраля – 59,3137 руб./USD.
58
В бухгалтерском учете ООО «Энергия» были сделаны следующие
проводки.
15 января 2017 г.:
Дт 57 Кт 51 65 000 руб. — перечислены деньги на покупку валюты;
Дт 52 Кт 57 59 370,00 руб. (1000 USD х 59,3700 руб./USD) - зачислена
валюта на счет организации;
Дт 91-2 Кт 57 - 1500 руб. - удержано банком комиссионное
вознаграждение;
Дт 91-2 Кт 57 - 750,00 руб. (1000 USD х (60,12 руб./USD – 59,3700
руб./ USD)) — отражена разница между курсом покупки валюты и курсом
Банка России;
Дт 50 субсчет «Валютная касса» Кт 52 - 59 370,00 руб. - оприходована
наличная валюта в кассе;
Дт 71 Кт 50 субсчет «Валютная касса» - 59 370,00 руб. - выдана
валюта командированному работнику под отчет.
6 февраля 2017 г.:
Дт 26 Кт 71 – 59 313,70 руб. (1000 USD х 59,3137 руб./USD) - учтены
командировочные расходы;
Дт 91 Кт 71 - 56,30 руб. (1000 USD х (59,3137 руб./USD – 59,3700 руб./
USD)) — учтена отрицательная курсовая разница.
Денежные средства выдаются подотчетным лицам в том числе и на
покупку различных материалов, товаров и пр. Рассмотрим, как отражается в
бухгалтерском учете ООО «Энергия» приобретение материалов, если оплата
производится в наличной форме.
Пример 10. ООО «Энергия» выдала работнику Попову Ю.А. под
отчет денежные средства в сумме 11800 руб. для внесения 100-процентной
оплаты под поставку материалов. Поставщиком выставлен организации-
покупателю счет-фактура на сумму полученной предоплаты, равную 11800
руб. (в том числе НДС 1800 руб.). Материалы получены от поставщика и
оприходованы на склад. На основании п. п. 2, 5, 6 Положения по
59
бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ
5/01, поступившие материалы принимаются к учету в качестве материально-
производственных запасов по фактической себестоимости, которой при
приобретении материалов за плату признается сумма фактических затрат
организации на их приобретение (за исключением НДС).
Принятие полученных от поставщика материалов к учету отражается
записью по дебету счета 10 «Материалы», субсчет 10-1 «Сырье и
материалы», в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с
поставщиками и подрядчиками» (таблица 8).
Таблица 8
Хозяйственные операции по расчетам с подотчетными лицами
при поставке материалов в ООО «Энергия»
Содержание операций
Дебет
Кредит
Сумма,
руб.
Первичный документ
Выданы денежные
средства подотчетному
лицу
71-1
50-1
11 800
Расходный кассовый
ордер
Отражено внесение
оплаты за материалы
60-1
71-1
11 800
Авансовый отчет
Приняты на учет
материалы
(11800/1,18)
10-1
60-1
10 000
Отгрузочные документы
поставщика, Приходный
ордер
Отражен НДС,
предъявленный по
поступившим материалам
19-3
60-1
1 800
Счет-фактура
Принята к вычету сумма
НДС по поступившим
материалам
68-2
19-3
1 800
Счет-фактура
В ООО «Энергия» водителям выдаются под отчет талоны на
приобретение бензина. Выдача под отчет работнику талонов на приобретение
ГСМ отражается записью по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» и кредиту счета 10, субсчет 10-3 «Топливо».
Пример 11. Талоны на ГСМ стоимостью 3000 руб. были выданы
водителю грузового автомобиля Левченко В.В. под отчет. Водителем
представлен авансовый отчет и путевой лист, подтверждающие расходование
ГСМ на сумму 3000 руб. в производственных целях.
На дату представления работником авансового отчета и путевого
60
листа в бухгалтерском учете составляется запись (таблица 9).
Таблица 9
Хозяйственные операции по расчетам с подотчетными лицами
при получении талонов на бензин в ООО «Энергия»
Содержание операций
Дебет
Кредит
Сумма,
руб.
Первичный
документ
Водителю под отчет выданы
талоны на приобретение ГСМ
71
10-3
3 000
Ведомость учета
талонов
Признан расход на
приобретение ГСМ
20
71
3 000
Авансовый отчет,
Путевой лист
Перед составлением годовой отчетности компания ООО «Вектор
обязательно проводит инвентаризацию расчетов с работниками организации
по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». При инвентаризации
подотчетных сумм бухгалтер ООО «Энергия» проверяет отчеты подотчетных
лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также
суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи,
целевое назначение) Также проверяет, не числится ли дебиторская
(кредиторская) задолженность за уволенными работниками.
Для отражения результатов инвентаризации расчетов с подотчетными
лицами ООО «Энергия» использует «Акт инвентаризации расчетов с
покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» (ф. №
ИНВ-17).
Пример 12. На 1 декабря 2016 г. выявлена недостача в размере 522
руб. за Карповым Н.И., уволенным в сентябре 2016 г. Приказом директора
ООО «Энергия» данная задолженность списана на прочие расходы.
Дебиторская задолженность в отношении задолженности по подотчетным
суммам его течение начинается с четвертого дня после окончания периода,
установленного для выполнения подотчетным лицом поручения. Если
попытки вернуть долг не дали результатов или не предпринимались вовсе,
задолженность списывается в состав прочих расходов организации, поэтому
61
бухгалтером ООО «Энергия» произведены следующие бухгалтерские записи
(таблица 10).
Таблица 10
Хозяйственные операции по результатам инвентаризации в ООО
«Энергия»
Содержание
операции
Дебет
Кредит
Сумма,
руб.
Первичный документ
Списание
дебиторской
задолженности
согласно
инвентаризации
91-2
71-1
522
Инвентаризация счетов расчетов,
бухгалтерская справка и приказ
руководителя о списании долгов в
связи с истечением срока исковой
давности
Таким образом, в ООО «Энергия» аналитический и синтетический
учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с
нормативными документами по учету расчетов с подотчетными лицами. В
подотчет выдаются денежные средства на хозяйственные и
командировочные расходы. На предприятии утвержден список лиц,
уполномоченных на приобретение товаров (работ, услуг) за наличный расчет.
Денежные средства в подотчет выдаются как наличным, так и безналичным
путем – с помощью банковских карт. Неизрасходованные денежные средства
вносятся в кассу или удерживаются из заработной платы.
2.3. Проведение аудита расчетов с подотчетными лицами
Для проведения аудита расчетов с подотчетными лицами, необходимо
наличие заключенного договора с аудиторской организацией. Если договор
подписан, то далее должна присутствовать четко спланированная
предстоящая работа по аудиту, а именно: оценка материальной
составляющей (существенность); изучение системы бухгалтерского учета и
внутреннего контроля с помощью тестов; расчет аудиторских рисков и
62
рисков необнаружения; разработка плана и программы аудиторской
проверки.
В настоящее время по проблеме оценки материальности
(существенности) неточностей в отчетности в профессиональных
организациях и среди отдельных аудиторов нет единых мнений. Одни
считают, что необходимы точные количественные оценки материальности, а
другим внушает опасения жесткость таких оценок. Но чаще всего считается,
что отклонение показателя до 5 % будет незначительным, а более 10 % -
существенным (таблица 11).
Таблица 11
Общий план аудита по расчету с подотчетными лицами в ООО
«Энергия»
Аудируемое лицо
ООО «Энергия»
Аудируемый период
С 01.01.2016 по 31.12.2016
Количество человеко-дней
20(140)
Руководитель аудиторской группы
Попов Юрий Анатольевич
Состав аудиторской группы
3
Планируемый аудиторский риск
1,6%
Планируемый
уровень существенности (тыс.руб.)
929
Виды работ при планировании аудита расчетов с подотчетными
лицами, рассмотрим в таблице 12.
Таблица 12
Планируемые виды работ в ООО «Энергия»
Планируемые
виды работ
Период проведения
Исполнители
Аудит
оформления
первичных
документов
С 01.02.2017 до 07.02.2017
Кожикова Е.С.
Аудит порядка
оплаты расходов
по
командировкам.
С 01.02.2017 до 07.02.2017
Иванов Е.А.
Аудит отчетности
подотчетных лиц
С 01.02.2017 до 07.02.2017
Попов Ю.А.
Руководитель аудиторской фирмы Попов Ю.А.