63
Программу аудита необходимо составлять, руководствуясь общим
планом аудита, являющейся его детальным развитием и представляющей
собой процедуры, необходимые для реализации общего плана аудита.
Программа состоит из целей и задач по каждому участку проверки,
характера и методики проверки, распределения и закрепления обязанностей
между проверяющими аудиторами, сроков выполнения работ, уровня
ответственности и оплаты труда аудиторов, формы и порядка оформления
итогов аудита.
Программа аудита – является набором инструкций для аудиторов,
выполняющих проверку, а также средством контроля и проверки
качественного выполнения работ. Программа аудита имеет вид тестов
средств контроля (перечня процедур для сбора информации о
функционировании системы внутреннего контроля и бухгалтерского учета)
и аудиторских процедур по существу (перечня процедур, которые
применяются при сборе информации непосредственно об оборотах и
остатках на счетах) (таблица 13).
Таблица 13
Программа аудита расчетов с подотчетными лицами ГОСТ
Период аудита с 01.01.13 по 30.11.13
Количество человеко-часов 140
Руководитель аудиторской группы Филинков А.С.
Состав аудиторской группы Филинков А.С., Кожикова Е.С., Иванов Е.А.
Планируемый аудиторский риск 4 %
№
п/п
Перечень
аудиторских
процедур
Период
проведения
Исполни-
тель
Рабочие
документы
аудитора
1
Аудит порядка
выдачи подотчетных
сумм
месяц
Кожикова
Е.С.
1.1
Проверка операций
по выдаче денежных
средств под отчет
месяц
Иванов Е.А
Приказы,
распоряжения
1.2
Проверка целевого
использования
получен-ных средств
под отчет
месяц
Кожикова
Е.С.
Приказы,
распоряжения,
авансовые отчеты
64
1.3
Проверка
правильности
списания
подотчетных сумм
месяц
Попов
Ю.А.
АО, командир.
удостоверения,
оправдательные
документы
2.
Аудит операций по
оформлению
командировочных
расходов
месяц
Попов Ю.А.
Продолжение табл. 13
2.1
Проверка наличия
приказов о
направлении в
командировку
месяц
Кожикова
Е.С.
Приказы,
распоряжения
2.2
Поверка наличия
всех оправдательных
документов
месяц
Иванов
Е.А.
Командировочные
удостоверения,
оправдательные
документы к нему
2.3
Проверка
соблюдения
установленных норм
командировочных
расходов
месяц
Иванов
Е.А.
Плановая смета
командировочных
расходов
3.
Проверка
правильности
налогообложения при
оформлении
командировочных
расходов
месяц
Попов Ю.А.
3.1
Проверка
правильности
расчета по НДФЛ
По срокам
налоговых
платежей
Попов Ю.А.
НК РФ, справки,
расчеты
3.2
Проверка
правильности
расчета по
страховым взносам
По срокам
налоговых
платежей
Кожикова
Е.С.
НК РФ, справки,
расчеты
3.3
Проверка
правильности
расчетов по НДС
По срокам
налоговых
платежей
Иванов
Е.А.
НК РФ, баланс,
справки, расчеты
4.
Аудит порядка
ведения
синтетического учета
расчетов с
подотчетными
лицами
месяц
Попов Ю.А.
65
4.1
Поверка
правильности
выведения остатков
на конец отчетного
периода по данному
разделу учета
месяц
Иванов
Е.А.
Первичные
документы,
учетные регистры
4.2.
Проверка
соответствия записей
в учетных регистрах
месяц
Кожикова
Е.С.
Первичные
документы,
учетные регистры
Руководитель аудиторской фирмы Попов Ю.А.
По окончании процесса планирования аудита общий план и программа
аудита должны быть оформлены документально и завизированы в
установленном порядке.
При проверке соблюдения налогового законодательства аудитор
устанавливает: правильность учета для целей налогообложения расходов на
командировку; соблюдение норм расходов по суточным; облагаются ли
налогом суточные сверх установленных норм; правильность выделения и
обоснованность возмещения НДС.
Следуя разработанным плану и программе аудита расчетов с
подотчетными лицами, аудиторами были выполнены определенные
процедуры, рассмотрим их ниже.
Для подтверждения расходов на авиаперелет, достаточно маршрут-
квитанции и посадочного талона, а документы об оплате не нужны.
Маршрут/квитанция сама по себе является бланком строгой отчетности и
подтверждает стоимость перелета (п.1 приложения к приказу Минтранса
России от 08.11.06 №134). А факт перелета подтверждает посадочный талон
(на поезд – контрольный купон). Поэтому таких документов достаточно и
другие не требуются. При проверке указанных документов в ООО
«Энергия», выяснилось, что указанные документы имеются, а также к ним
прикреплены документы об оплате авиабилетов, либо напрямую с расчетного
счета организации, либо с корпоративной карты сотрудника.
При проверке правильности оплаты проездных расходов, было
выявлено, что некоторым сотрудникам в ООО «Энергия» билеты на проезд
66
оплачиваются не из места, где находится сама организация, а из города, где
проживает сотрудник. Экономическая обоснованность таких действий
доказана, так как из города, в котором проживает сотрудник стоимость
билета на поезд дешевле.
При начислении командировочных расходов они непосредственно
признаются на дату подтверждения авансового отчета, даже в том случае,
если подтверждающие документы дотированы другим налоговым периодом.
В ООО «Энергия» работник отправлялся в командировку в конце декабря, в
этом случае авансовый отчет утвердили в январе и командировочные
учитываются при расчете налога на прибыль за новый год. (Постановление
ФАС Московского округа от 18.11.09 №КА-А-40/10898-09).
Также вполне обоснованно в ООО «Энергия» списываются расходы
на проезд аэроэкспрессом и такси в аэропорт, при этом не удерживая НДФЛ
(письма от 11.07.12 №03-03-07/33, от 25.04.12 №03-04-05/9-549).
На аудируемом предприятии существует список подотчетных лиц,
которым могут выдавать подотчетные суммы. Выдача производится согласно
этому списку.
При проверке установлено, что инженер ООО «Энергия» Власов В.Д.
с 7 по 14 апреля 2017 года направляется в служебную командировку в г.
Москву. 6 апреля Власову В.Д. был выдан аванс в размере 15 000 руб.
Вернувшись из командировки, Власов В.Д. отчитался, представив в
бухгалтерию организации авансовый отчет. К авансовому отчету были
приложены: железнодорожные билеты стоимостью 3540 руб. (в том числе
НДС – 540 руб.) и счет из гостиницы на 7080 руб. (в том числе НДС – 1080
руб.).
Сумма затрат Власова В.Д.:
1) железнодорожные билеты – 3 540 руб. (в том числе НДС – 540 руб.;
2) проживание в гостинице – 7 080 руб. (в том числе НДС – 1080
руб.);
67
3) суточные – 8 дней x 700 = 5 600 руб.
Итого сумма затрат составила – 16 220 руб.
Бухгалтер ООО «Энергия» должен сделать проводки:
1) Стоимость железнодорожных билетов без НДС: Д-т 26 К-т 71 –
3000 руб.;
2) Сумма НДС по железнодорожным билетам: Д-т 19 К-т 71 – 540
руб.;
3) НДС по железнодорожным билетам предъявлен к вычету: Д-т 68 К-
т 19 – 540 руб.;
4) Стоимость проживания в гостинице без НДС: Д-т 26 К-т 71 – 6000
руб.;
5) Сумма НДС по проживанию в гостинице: Д-т 19 К-т71 – 1080 руб.;
6) НДС по проживанию в гостинице предъявлен к вычету: Д-т 68 К-т
19 – 1080 руб.;
7) Суточные: Д-т 26 К-т 71 – 5600 руб.
После утверждения авансового отчета руководитель ООО «Энергия»
инженеру Власову В.Д. компенсировал перерасход выплатой из кассы, что
соответственно отражается записью: Д-т 71 К-т 50 – 1 220 руб. (16 220 – 15
000)
При проверке документального оформления расчетов с подотчетными
лицами, аудитором выявлены следующие нарушения:
отсутствует дата утвержденного авансового отчета от 18.02.2016 г.
на сумму 2420 руб.;
отсутствует расшифровка подписи главного бухгалтера (а/о №2 от
15.03.2016 г.);
не заполнены реквизиты назначения аванса (а/о от 9.04.2016 г.
Петровой И.А. на сумму 500 руб.);
отсутствует расшифровка подписи подотчетного лица;
68
предоставлены не все оправдательные документы подотчетным
лицом;
отсутствуют отметки о пересечении границы при заграничных
командировках.
Также занижаются денежные средства при сверхлимите, что влечет за
собой занижение уплаченных налогов.
Направление работников в командировки оформляется формой приказа
(распоряжения) № Т-9, Т-9а.
В таблице 14 рассмотрим список работников, с которыми не произведен
окончательный расчет по подотчетным суммам.
Таблица 14
Реестр уволившихся работников, с которыми не произведен
окончательный расчет по подотчетным суммам
Ф.И.О. работника
Дата
возникновения
задолженност
и
Сумма задолженности
(сальдо счета71)
Подотчетных
лиц перед
организацией
(ДТ)
Организации
перед
подотчетными
лицами (КТ)
Савостин А. Н.
15.11.2009
-
144,08
Перевозчиков С. Н.
30.03.2009
-
735,70
Кузьмин А. М.
1.06.2009
-
114
Чернышова А.
17.11.2009
-
1,80
Организации нужно было удержать сумму на основании личного
заявления невозвращенных авансов из заработной платы работников при их
увольнении, и возместить сумму перерасхода.
На заключительной стадии аудиторской проверки после сбора всех
необходимых аудиторских доказательств и их соответствующей оценки,
аудитор должен подготовить и представить клиенту аудита свое заключение.
69
Глава 3. Направление совершенствования бухгалтерского учета
и аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятии
3.1. Совершенствование системы учета расчетов с подотчетными
лицами
Бухгалтерский учет дает возможность довольно просто отражать
расчеты с подотчетными лицами. Но если посмотреть на действующую
законодательную базу, то ее можно охарактеризовать наличием достаточно
жестких требований к оформлению и ведению первичных учетных
регистров, способам группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом
учете операций с подотчетными суммами, правильности начислений всех
налогов по данным операциям.
Даже при незначительных, на первый взгляд, нарушениях,
допущенных при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами,
может быть занижена налоговая база практически по всем основным видам
налогов: налогу на прибыль, налогу на добавленную стоимость, налогу на
доходы физических лиц, единому социальному налогу. В связи с этим нужно
следовать строгому контролю за выдачей подотчетных средств. Следить,
чтобы происходило правильное списание, а также, чтобы происходили
своевременные возвраты неизрасходованной суммы.
При проведении в пункте 3.1 анализа расчетов с подотчетными
лицами были выявлены недостатки в учете и анализе расчетов с
подотчетными лицами, характеризующиеся:
1. Неправильным оформлением авансовых отчетов – неполным
комплектом документов. Документом, подтверждающим расход, к
авансовому отчету, должен прилагаться кассовый или товарный чек,
70
квитанция к приходному кассовому ордеру, командировочное удостоверение,
транспортный документ, накладная, какие-либо другие первичные
документы.
С помощью товарного чека возможно расшифровать сведения,
которые содержит кассовый чек. В кассовом чеке содержатся сведения о
продавце, иногда сумма НДС и общая сумма покупки. Товарный же чек
состоит из фактического перечня приобретенного товара. Итак, товарный
чек, по сути, является товарной накладной, и, таким образом, может
выступать в роли обязательного первичного документа.
Если первичные документы, подтверждающие расходы подотчетного
лица, отсутствуют или оформлены с нарушением, то предприятие не может
списать потраченную сумму с сотрудника. Даже больше того, материальные
ценности, приобретенные по ошибочным документам, а вернее их стоимость,
не может быть принята предприятием к учету, а потому включается в доходы
физических лиц, с удержанием налога на доходы физических лиц (НДФЛ).
В связи с этим, если авансовый отчет сопровождается неполным
комплектом документов, возможна замена товарного чека актом, который
составляют представители организации и оприходование приобретенного
имущества. В акте отображается предмет и цель приобретения.
2. Самостоятельным выделением НДС с помощью расчета из
стоимости материальных ценностей, которые были приобретены за наличные
средства через розничную торговую сеть. Но Налоговый кодекс Российской
Федерации четко определяет начисление НДС (принимаемых к вычету) по
расчетным ставкам. При покупке товарно-материальных ценностей через
розничную сеть выдается кассовый и товарный чек, счет-фактура не
оформляется, а это не дает возможность возместить НДС.
3. Несвоевременным предоставлением в бухгалтерию отчетности об
израсходованных подотчетных суммах и окончательным расчетом по ним.
Если сотрудники в установленные сроки не отчитываются по
подотчетным суммам и не возвращают в кассу неизрасходованные остатки,
71
то следуя статье 137 Трудового кодекса Российской Федерации, для
погашения неизрасходованных и своевременно не возвращенных авансов,
выданных в связи со служебными командировками или переводами на
работу в другие местности, работодатели вправе производить удержания из
зарплат сотрудников.
Необходимо отметить, что в соответствии со статьей 15.1 Кодекса об
административных правонарушениях Российской Федерации при нарушении
порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых
операций происходит наложение административных штрафов на
должностных лиц – от 4000 до 5000 рублей, на юридических лиц – от 40000
рублей до 50000 рублей.
4. Отсутствием смет на представительские расходы, утвержденные
советами директоров или иными исполнительными органами на отчетный
период.
5. Выдачей денежных средств под отчет лицам, которые не
отчитались еще по ранее выданным суммам. Такие правонарушения
законодательно не подкреплены и меры ответственности не предусмотрены.
Но нарушается кассовая дисциплина – пункт 11 Порядка ведения кассовых
операций в РФ.
В случаях, если выявляется задолженность по предыдущим авансам,
сотрудникам нужно принимать меры к ее погашению: необходимо
возвращение в кассу неизрасходованных сумм аванса или предоставление
авансовых отчетов.
При выявлении нарушений предприятие обязано их устранить.
Для того, чтобы далее предотвратить причины возникновения
нарушения учета расчетов с подотчетными лицами, предприятию
необходимо проводить:
ознакомление под росписи сотрудников, которым в приказном
порядке директора, возможно, будет выдана сумма под отчет, с порядками
предъявления в бухгалтерию организации отчетов об израсходованных
72
суммах;
ужесточение кассовой дисциплины;
разработку смет на представительские расходы в предстоящем
периоде;
строгий контроль сдачи любого авансового отчета подотчетными
лицами для того, чтобы не допустить выдачу авансов сотрудникам, которые
не отчитались за ранее полученные суммы.
3.2. Выявление направлений развития аудита расчетов с подотчетными
лицами
После проведения проверки на основании законности,
своевременности и точности отражения в учете и отчетности были выявлены
следующие существенные ошибки:
нарушение порядка выдачи в организации наличных денежных
средств в подотчет, который установлен приказом руководителя
предприятия.
отсутствие графика документооборота для учета расчетов с
подотчетными лицами.
не соответствие корреспонденции счетов по учету расчетов с
подотчетными лицами требованиям плана счетов и инструкциям по его
применению.
выдача денежных средств из кассы под отчет лицам, не
являющихся сотрудниками предприятия;
проводят выдачу денежных средств под отчет лицам, которые не
рассчитались по ранее выданным авансам;
проводят выдачу подотчетной суммы без определения сроков
выдачи подотчетных сумм;
фактический расход подотчетных сумм не соответствует целям