66
В результате выборочной проверке авансовых отчетов подотчетных лиц
Общества Аудитором обращено было внимание на следующие аспекты:
1. правильность составления бухгалтерских проводок по операциям с
подотчетными лицами;
2. соответствие записей в авансовых отчетах записям по счету 71
«Расчеты с подотчетными лицами»;
3. правильность и своевременность составления авансовых отчетов;
4. правильность возмещения затрат на хозяйственные нужды;
5. наличие оправдательных документов;
6. полнота и своевременность сдачи в кассу остатка подотчетной
суммы;
7. наличие установленного круга лиц, которые могут получать
денежные средства подотчет.
Данные бухгалтерского баланса на начало и конец проверяемого
периода соответствуют данным бухгалтерского учета.
По результатам выборочной проверки установлено, что к авансовым
отчетам имеются оправдательные документы, существенных нарушений и
искажений не выявлено.
Предприятию рекомендуется оформлять авансовые отчеты, учитывая
все требования, предъявляемые к первичным документам (ФЗ «О
бухгалтерском учете» №129-ФЗ).
Настоящий отчет имеет строго конфиденциальный характер. Он
является собственностью предприятия и не подлежит предъявлению третьим
лицам без согласования с ЗАО «Аудит Инвест».
В соответствии с вышеизложенным сделаны следующие выводы:
1) в ходе проведенного исследования было выявлено, что учет
расчетов с подотчетными лицами в ООО «Форсайт» ведется в соответствии с
законодательством РФ;
2) все операции расчетов с подотчетными лицами отражены в
бухгалтерском учете на основании первичных оправдательных документов;
67
3) к авансовым отчетам имеются оправдательные документы,
существенных нарушений и искажений не выявлено.
Такие документы как командировочное удостоверение и служебное
задание в ООО «Форсайт» не ведутся при направлении сотрудников в
командировки, в связи с отменой их на законодательном уровне.
При этом заменой этих документов служит разработанный
самостоятельно шаблон служебной записки о направлении сотрудника в
служебную командировку.
В случае отсутствие подтверждающих срок командировки документов
(проездные билеты, документы по оплате гостиницы), фактический срок
командировки подтверждается разработанным самостоятельно шаблоном
служебной записки о фактических сроках пребывания в командировке, взамен
командировочному удостоверению.
В учете отражаются авансовые отчеты, к которым прилагаются полный
пакет подтверждающих документов.
В ООО «Форсайт» в служебную командировку может быть направлен
любой сотрудник по распоряжению генерального директора. Но при этом их
может не быть в списке должностных лиц, имеющих право получать денежные
средства под отчет.
В ООО «Форсайт» принято положение о служебных командировках
работников Общества, в котором описан:
- порядок направления работника в служебную командировку;
- нормы возмещения командировочных расходов.
А также в качестве локально-нормативных актов утверждены приказ о
лицах, допущенных к получению денежных средств под отчет, приказ о
порядке совершения представительских расходов, сроках и форме отчетности.
Учет расчетов с подотчетными лицами должен вестись с соблюдением
принятых локальных нормативных актов.
Большое количество и частота поездок в служебные командировки.
Приводит к ситуациям, когда командированный только вернулся из
68
командировки и сразу направляется в следующую, отчетные документы
переданы в бухгалтерию, но либо не получены, либо не отражены в учете по
каким-либо причинам, но при этом сотруднику по заявлению требуется
выплатить новый аванс на предстоящие расходы.
При условии предыдущей непогашенной задолженности, но с учетом
изменений в законодательство, при утвержденном заявлении сотруднику
возможно выплатить новый аванс на командировочные расходы.
Еще одной из проблем является качество предоставляемых
подтверждающих документов сотрудниками.
В определенных случаях при наличных расчетах работнику может быть
не выдан кассовый чек, но при этом согласно законодательству, продавец
обязан в данному случае выдать документ оплаты на бланке строгой
отчетности.
К сожалению, не все продавцы соблюдают требования законодательства,
и сотруднику выдаются документы, не соответствующие требованиям к
оправдательным документам.
Например, перевозчик, оказывающий услуги такси и
зарегистрированный в качестве индивидуального предпринимателя, может не
иметь кассового аппарата, но при этом обязан выдать квитанцию на бланке
строгой отчетности.
По факту работник предоставляет квитанции, распечатанные
компьютеризованным способом, товарные чеки, корешки к приходным
кассовым ордерам.
Расходы, подтвержденный подобными документами, не могут
учитываться в расходах для целей налогообложения и возмещаются только с
разрешения руководителя организации. Также у работника возникает доход,
подлежащий налогообложению.
На сегодняшний день в связи с развитием технологий, широкое
распространение получили расчеты с использованием электронных средств
платежа.
69
При этом, если оплата происходит безналичным путем через банковский
терминал, у продавца остается обязанность в выдаче кассового чека или бланка
строгой отчетности, кроме этого выдается банковский слип.
При дистанционной оплате товаров, работ (услуг) с использованием
электронных средств платежа у работника часто не остается каких-либо
подтверждающих документов оплаты.
С последними изменениями, внесенные в Федеральный закон №54-ФЗ
«О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных
денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств
платежа», появилось новое понятие – электронный чек, который приравнен к
кассовому чеку.
Поэтому безналичная оплата товаров, работ (услуг) при дистанционном
методе может быть документально подтверждена.
Кроме этого, в организации существуют определенные лимиты на
совершение командировочных расходов, превышение которых допустимо
только с разрешения руководителя организации.
Отсутствие своевременно полученных согласований у руководителя
предприятия и предоставление их в бухгалтерию по превышение
установленных норм командировочных расходов, прочих расходов,
возмещение которых не предусмотрено напрямую в положении о служебных
командировках работников, отсутствие частично документов, подтверждающих
расходы, неверно оформленные документы замедляют процесс отражения
расчетов с подотчетными лицами в учетных регистрах бухгалтерского учета.
Для оптимизации этого процесса рекомендуется составление подробных
памяток для работников, рассылка информационных писем о внесенных
изменениях.
Еще одна острая проблема остается проблема НДС.
При оплате расходов через подотчетные лица в подтверждающих
документах отсутствуют счета-фактуры. Это связано с тем, что у продавца
отсутствует обязанность по выдаче этого документа физическому лицу.
70
Так как счет-фактура отсутствует, выделенный отдельной строкой НДС
в подтверждающих документах (исключения составляют бланки строгой
отчетности) не вправе быть принятым к вычету без этого документа.
Налоговые органы настаивает на том, что основанием для вычета суммы
НДС является только бланк строгой отчетности, с выделенным в нем отдельной
строкой суммой налога.
В случае отсутствия бланков строгой отчетности, документом,
подтверждающим факт уплаты налога, будет являться счет-фактура.
По этой причине рекомендуется заключать договоры между
юридическими лицами, будь это проживание в гостинице, закупка
канцелярских товаров, совершение почтовых расходов и прочее, в этом случае
будет предоставлен полный пакет документов, даже при оплате расхода через
подотчетное лицо.
Случается, что работник отправляется в служебную командировку, не
оформив при этом свою поездку документально. Соответственно, при
предоставлении работником отчетных документов по своей поездке, у
бухгалтерии нет оснований для возмещения этих расходов как
командировочных.
Выходом из данной ситуации может быть внедрение
автоматизированной системы учета рабочего времени с возможностью
отражения в ней командировок. Это также позволит ускорит процесс
согласования и утверждения, так появится возможность автоматизировано
утверждать командировки.
При использовании услуг агентства по бронированию и приобретению
проездных билетов или услуг по проживанию не всегда своевременно
отражены данные расходы в учете.
При проведении авансового учета бухгалтер может не видеть всех
заказанных для сотрудника услуг, а сотрудник может не в полном объеме
предоставить документы. Кроме того, в принципе не будет информации о
необходимости запроса с сотрудника предоставления авансового отчета.
71
Рекомендовано налаживание процесса документооборота, работа с
контрагентов по предоставлению документов с целью оперативного
поступления информации в соответствующие службы.
Еще один вариант снижения ошибок при расчетах с подотчетными
лицами – введение в штат ООО «Форсайт» новой единицы бухгалтера по
расчетам с подотчетными лицами.
Все вышеперечисленные направления совершенствования
бухгалтерского учета позволит снизить вероятные ошибки при переносе
информации из первичной документации в регистры учета, способствовать
повышению оперативного и точного учета по расчетам с подотчетными лицами
в ООО «Форсайт».
Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учет расчетов
с подотчетными лицами в ООО «Форсайт», а также соблюдение всех условий
позволит обеспечить контроль за расчетами с подотчетными лицами и снизит
риск появления проблем при налогообложении или аудиторской проверке.
В ходе проведения аудиторской проверки аудитором подтверждено, что:
- нормативно-законодательная базу полностью соблюдается;
- выплаты денежных средств в под отчет обоснованы, целесообразны
и законны посредством формальной и арифметической сверки документов
подтверждающих выдачу;
- погашение задолженности своевременно и полном объеме путем
сплошной сверки кассовых документов.
Аудитор фирмы «Аудит Инвест» направили руководству ООО
«Форсайт» соответствующие выводы, разъяснения и рекомендации по
исправлению и предупреждению допущенных нарушений в будущем.
На основании изложенного выше аудитор констатирует, что в целом на
момент проведения настоящей проверки в ООО «Форсайт» сложилась система
бухгалтерского учета, позволяющая оперативно отражать результаты
финансово-хозяйственной деятельности в регистрах бухгалтерского учета и
отчетности.
72
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В заключении делаю вывод, что в процессе написания исследования
были достигнуты поставленные во введении к данной работе цели и задачи, а
также подтверждена актуальность темы данной работы.
В ходе написания первой главы выпускной квалификационной работы
дано понятие расчетов с подотчетными лицами.
Приведена трактовка понятия «подотчетное лицо», «подотчетные
суммы». Согласно этим понятиям, подотчетные лица – это работники,
получающие денежные средства наличными из кассы организации или
безналичным платежом путем перечисления с банковского счета организации
на расчетный счет сотрудника, или с использованием корпоративной
банковской карты на оплату расходов организации.
В подотчет выдаются деньги для предстоящих командировочных
расходов, а также для оплаты хозяйственных расходов, почтовых,
представительских расходов, прочих расходов, связанных с деятельностью
организации.
После совершения расхода подотчетное лицо обязано предоставить
отчет. Срок предоставления отчета установлен законодательно и составляет 3
дня.
Правильность ведения учета расчетов с подотчетными лицами
производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида
задействованы денежные средства.
Кроме этого, корректность отражения в учете расчетов с подотчетными
лицами остается, по-прежнему, очень важной задачей при организации
бухгалтерского учета в организации.
Выявлены особенности ведения бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами.
Во-первых, для обобщения информации о расчетах с подотчетными
лицами используется синтетический сложный активно-пассивный счет 71
«Расчеты с подотчетными лицами».
73
Сальдо по дебету этого счета отражает задолженность подотчетного
лица, а сальдо по кредиту – сумму невозмещенного расхода
Во-вторых, расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько
разделов бухгалтерского учета, а также касаются и налогового учета,
нормативная база регулирующих документов достаточно велика.
Определена методика аудита расчетов с подотчетными лицами.
Аудит расчетов с подотчетными лицами следует проводить на основе
первичных документов по расчетам с подотчетными лицами.
Основные документы, которые должны быть изучены при проверке
расчетов с подотчетными лицами, являются: авансовые отчет; приказы о
направлении сотрудников в командировки; приказы об определении списка
лиц, допущенных к получение денежных средств под отчет; сметы
представительских расходов; приказы об утверждении смет представительских
расходов; подтверждающие первичные документы.
Ошибки, выявленные в ходе проведения аудиторских проверок расчетов
с подотчетными лицами позволяет утверждать, что большая часть подобных
ошибок случается не из-за сложности ведения их в бухгалтерском учете, а по
причине пренебрежительного его ведения, а также отсутствия контроля за
расчетами с работниками.
Низкий уровень внутреннего контроля и неверное отражение расчетов в
бухгалтерском учете приводят к совершению нарушений в операциях по
расчетам с подотчетными лицами.
Во второй главе выпускной квалификационной работы применены
теоретические основы в практической организации учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами.
Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами в ООО
«Форсайт» показала, что данная организация ведет бухгалтерскую
(финансовую) отчетность в порядке, установленным действующим
законодательством. Несет ответственность за её достоверность.
74
На предприятии утверждено приказом Положение «Об учетной
политике».
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется Обществом с
применением балансового счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
В основном на счете отражаются расчеты по командировкам работников
Общества.
Бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме с
применением автоматизированной системы бухгалтерского учета «1С:
Предприятие 8.3» в конфигурациях «Бухгалтерия предприятия» и «Зарплата и
управление персоналом».
Аудит проводился методом выборочной проверки авансовых отчетов
подотчетных лиц ООО «Форсайт». Обращалось внимание на следующие
аспекты: правильность составления бухгалтерских проводок по операциям с
подотчетными лицами; соответствие записей в авансовых отчетах записям по
счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; правильность и своевременность
составления авансовых отчетов; правильность возмещения затрат на
хозяйственные нужды; наличие оправдательных документов; полнота и
своевременность сдачи в кассу остатка подотчетной суммы; наличие
установленного круга лиц, которые могут получать денежные средства
подотчет.
Данные бухгалтерского баланса на начало и конец проверяемого
периода соответствуют данным бухгалтерского учета.
По результатам выборочной проверки установлено, что к авансовым
отчетам имеются оправдательные документы, существенных нарушений и
искажений не выявлено.
В третьей главе выпускной квалификационной работы направления по
совершенствованию системы учета и аудита расчетов с подотчетными лицами.
В частности, в ходе проведенного исследования обнаружено, что учет
расчетов с подотчетными лицами в ООО «Форсайт» ведется в соответствии с
законодательством РФ.
75
Все операции расчетов с подотчетными лицами отражены в учете
посредством составления записей на основании первичных документов в
автоматизированной системе.
К учету принимаются утвержденные авансовые отчеты. К отчету
прилагаются соответствующие подтверждающие документы.
На основании этого были даны рекомендации по совершенствованию
организации бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами.
Во-первых, это повышение финансовой дисциплины работников,
направленных в служебные командировки.
Часто документы, приложенные к авансовому отчету, не соответствуют
требованиям законодательства.
Например, перевозчик, оказывающий услуги такси и
зарегистрированный в качестве индивидуального предпринимателя, может не
иметь кассового аппарата, но при этом обязан выдать квитанцию на бланке
строгой отчетности.
Расходы, подтвержденный подобными документами, не могут
учитываться в расходах для целей налогообложения и возмещаются только с
разрешения руководителя организации. Также у работника возникает доход,
подлежащий налогообложению.
Кроме того, не соблюдаются установленные нормы возмещения
командировочных расходов. Возмещение расходов с превышением лимита
возможна только с согласования руководителя организации.
Для оптимизации этого процесса рекомендуется составление подробных
памяток для работников, рассылка информационных писем о внесенных
изменениях.
Еще одна острая проблема остается проблема НДС.
При оплате расходов через подотчетные лица в подтверждающих
документах отсутствуют счета-фактуры. Это связано с тем, что у продавца
отсутствует обязанность по выдаче этого документа физическому лицу.