16
приказы
года
о лицах,
который
допущенных
российской
к получение
материальных
подотчетных
возместить
средств,
служебного
отчеты
территории
о
представительских
основании
расходах,
служебные
приказы
письменного
об утверждении
совместители
смет представительских
запрещено
расходов,
наличии
авансовые
подотчетных
отчеты,
оплаты
оправдательные
авансовые
первичные
особенностях
документы.
14
При журнально-ордерной форме учета операции по движению
подотчетных сумм отражают в журнале-ордере №7. Это комбинированный
регистр, который сочетает в себе аналитический и синтетический учет с
линейной формой записи. В то же время журнал-ордер сохраняет шахматную
форму записи в части расшифровки оборота по кредиту счета 71.
15
Ведение
регистров аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными
лицами зависят от принятой на предприятии форме ведения бухгалтерского
учета.
Права сотрудников, направленных в служебные командировки, и
обязанности работодателя урегулированы законодательно ТК РФ. Этой теме
посвящена целая глава ТК РФ – глава 24 «Гарантии при направлении
работников в служебные командировки, другие служебные поездки и переезде
на работу в другую местность».
Трудовое законодательство регулирует правоотношения с работниками,
заключившими с организацией трудовой договор, соответственно, в служебные
командировки могут быть отправлены только действующие сотрудники
организации. Возможность направления работника периодически в служебные
целесообразно включить в условия трудового договора.
Направление в служебные командировки совместителей также не
запрещено
ТК РФ. Руководствуясь положениями кодекса, их командирование
возможно на общих условиях.
Согласно
которая
ст. 167 ТК
использовании
РФ,
работники
при
трудовое
направлении
главы
работника
виды
в служебную
подтверждающий
командировку
лицо
ему
командировку
гарантируются
выполнением
сохранение
какой
места
записи
работы (должности) и
14
Широбоков В. Г. Бухгалтерский финансовый учет: учебное пособие для студ. вузов. - М.: КНОРУС.
2009. С. 541
15
Козлова Е.П. и др. Бухгалтерский учет в организациях / Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н.
Галанина. – М.: Финансы и статистика, 2011. С. 148
17
среднего
использовании
заработка,
работы
а также
работы
возмещение
сотрудников
расходов,
через
связанных
оказание
со служебной
оплате
командировкой.
16
Данная гарантия сохраняется и за совместителями. Средний заработок за
ним в соответствующий период сохраняется только на работе по
совместительству. На основном месте работы работнику оформляется отпуск
без сохранения заработной платы.
При направлении в служебную командировку совместителя по основной
и по совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим
должностям, а расходы по оплате командировки распределяются по
соглашению между командирующими организациями.
Внутренние совместители направляются в командировки одним и тем
же работодателем, поэтому в обязательном порядке средний заработок должен
сохраняться по всем занимаемым должностям. У внешних совместителей
вопрос сохранения среднего заработка зависит от того, по какой должности
работник направлен в командировку.
На
особенностях
основании
месту
п.1 ст.236 главы 24 НК
главы
РФ выплаты
через
и иные
среднего
вознаграждения,
выплатах
начисляемые
подотчетных
налогоплательщиками,
виды
в частности,
могут
в пользу
командирование
физических
отчеты
лиц
оплаты
по гражданско-правовым
главы
договорам,
перечисленные
предметом
писал
которых
кассовый
является
данный
выполнение
документом
работ,
месту
оказание
путем
услуг (за
командировку
исключением
выполнения
вознаграждений,
данный
выплачиваемых
работе
индивидуальным
условий
предпринимателям),
теперь
облагаются
аванс
единым
подлежат
социальным
определенной
налогом (далее – ЕСН).
17
Согласно
исполнителю
подпункту 2 п.1 ст.238 НК
командировку
РФ все
августа
виды
подтверждающие
компенсационных
служебного
выплат,
оказание
установленных
аванс
законодательством
глава
Российской
лимитов
Федерации,
командировках
субъектов
года
Российской
направлении
Федерации,
глава
решениями
выполнением
представительных
подтверждающие
органов
года
местного
выданные
самоуправления (в
могут
пределах
связи
норм,
командировку
установленных
заключении
законодательством
16
Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 №197-ФЗ (ред. от 29.07.2017) (с изм. и доп. вступ. в силу с
01.10.2017) // СПС «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ (дата
обращения 05.12.2017).
17
Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от
27.11.2017) // СПС «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/ (дата
обращения 05.12.2017).
18
Российской
записи
Федерации),
отчета
в том
командировки
числе
направлении
компенсационные
кассовый
выплаты,
положение
связанные
сотрудников
с
командировочными
путем
расходами,
записи
не подлежат
служебные
обложению
оплате
ЕСН.
18
Длительное время направление работников в служебные командировки
регулировалось документами, принятыми еще в СССР: Инструкция Минфина
СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных
командировках в пределах СССР» (далее - Инструкция № 62).
В 2008 г. Правительство
действующих
РФ утвердило
документом
Постановлением
кассовый
от 13.10.2008 №
749 Положение
командировку
об особенностях
месту
направления
порядок
работников
ведение
в служебные
условий
командировки (далее - Положение
виды
о командировках).
19
Данный документ соответствует ст. 166 ТК РФ, в которой описаны
порядок и особенности направления работников в служебные командировки
как на территории РФ, так и за ее пределами, виды возмещаемых расходов.
Положение о командировках было введено с октября 2008 года. При
этом Инструкция № 62 продолжала свое действие.
Ситуации, не урегулированные Положением о командировках,
оформлялись в соответствии с Инструкцией № 62 в той ее части, которая не
противоречит ТК РФ. И только в 2014 г. данный документ утратил полностью
свою силу Приказом Министерства финансов РФ.
При
лимитов
заключении
командирование
с работником
вопрос
договора
запрещено
гражданско-правового
направлении
характера,
особенностях
отношения
авансовому
которого
особенностях
регламентируются
лицо
ГК РФ,
поездки
расходы
работника
на поездки,
правительство
связанные
некоторые
с выполнением
госкомтруда
работ (оказанием
ведение
услуг),
положением
не предусмотренные
командировки
в
выплатах
права
по договору,
российской
квалифицируют
работе
как
служебные
дополнительные
права
расходы
выплате
исполнителя
ведение
на выполнение
формы
условий
работника
договора.
Такие
поездки
расходы
года
по договоренности
представляемым
сторон
особенностях
могут
задолженности
быть
сотрудников
компенсированы
сумму
исполнителю
консульские
организацией-заказчиком.
Однако, направить в служебную командировку для выполнения
служебного задания возможно не всех работников.
18
Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от
27.11.2017) // СПС «Консультант Плюс».
19
Богатая И.Н. Бухгалтерский финансовый учет: учебник / И.Н. Богатая, Н.Н. Хахонова. – М.:
КНОРУС, 2011. C. 402
19
Согласно ст. 203, 246, 268, 259 ТК РФ не могут направляться в
служебные командировки:
- работники в период действия ученического договора (поездки, не
связанные с ученичеством);
- работники в возрасте до 18 лет;
- беременные женщины;
- женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет (допускается только с
их письменного согласия и при отсутствии для них запрещения по
медицинским показаниям), в том числе отцы, воспитывающие детей без
матери, в том числе опекуны (попечители) несовершеннолетних.
20
Направление в командировку для выполнения служебного поручения по
письменному распоряжению работодателя для остальных работников носит
обязательный характер. Отказ работника от выполнения данного распоряжения
работодателя без уважительной причины будет рассматривается как нарушение
трудовой дисциплины.
Режим рабочего времени в период нахождения работника в служебной
командировке в ТК РФ не установлен, поэтому вопрос регулируется локальным
нормативным актом организации.
Работник привлекается к работе в выходные или праздничные дни с его
письменного согласия по письменному распоряжению работодателя. Согласия
работника не требуется, если он привлекается к работе для разрешения
чрезвычайных ситуаций, перечисленных в ст. 113 ТК РФ.
21
Суточные выплачиваются предприятием работнику за каждый день
нахождения в командировке согласно проездным документам, иным
20
Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 №197-ФЗ (ред. от 29.07.2017) (с изм. и доп. вступ. в силу с
01.10.2017) // СПС «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ (дата
обращения 05.12.2017).
21
Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 №197-ФЗ (ред. от 29.07.2017) // СПС «Консультант Плюс». (дата
обращения 05.12.2017).
20
документам, косвенно подтверждающим сроки нахождение в командировке,
включая выходные и праздничные дни.
22
Норма суточных не ограничена законодательством и устанавливается
организацией самостоятельно, но при этом ст. 217 НК РФ установлены
предельные нормы для налогообложения НДФЛ.
23
Расходы по найму жилого помещения возмещаются в полном объеме,
кроме случаев, определенных подпунктом 12 п.1 ст.264 НК РФ, такие как
расходы на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в
номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами,
а также, при отсутствии подтверждающих документов, расходы по найму
жилого помещения освобождаются от налогообложения в пределах норм,
установленных в соответствии с действующим законодательством п.3 ст.217
НК РФ.
24
Таким образом, мы определили порядок расчетов с подотчетными
лицами, начиная с подачи заявления работника или составления приказа
руководителя и завершая порядком предоставления оправдательных
документов.
1.2. Особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными
лицами
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется в
соответствии с требованиями действующего российского законодательства.
22
Положение об особенностях направлений сотрудников в служебные командировки утв.
Постановлением правительства от 13.10. 2008 №749 (в ред. Постановления Правительства РФ от 29.07.2015
№771) // СПС Консультант Плюс. URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_80737/856de09213dec309d439af5754055dbc4acab98d/ (дата
обращения 05.12.2017).
23
Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от
27.11.2017) // СПС «Консультант Плюс».
24
Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от
27.11.2017) // СПС «Консультант Плюс».
21
В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают
несколько разделов бухгалтерского учета, а также касаются и налогового учета,
нормативная база регулирующих документов достаточно велика.
В связи с тем, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают
несколько разделов бухгалтерского учета, а также касаются и налогового учета,
нормативная база регулирующих документов достаточно велика.
25
К основным нормативно-законодательным документам бухгалтерского
учета расчетов с подотчетными лицами можно отнести:
- Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 18.07.2017) «О
бухгалтерском учете»;
- Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 №197-ФЗ (ред. от 29.07.2017) (с изм.
и доп. вступ. в силу с 01.10.2017);
- Указание Банка России от 11.03.2014 №3210-У (ред. от 19.06.2017) «О
порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном
ведении кассовых операций индивидуальными предпринимателями и
субъектами малого предпринимательства»;
- Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) "Об
утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной
деятельности организаций и Инструкции по его применению»;
- Положение об особенностях направлений сотрудников в служебные
командировки утв. Постановлением правительства от 13.10. 2008 №749 (в ред.
Постановления Правительства РФ от 29.07.2015 №771).
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на
синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-
пассивный счет, сальдо по дебету которого отражает задолженность
подотчетного лица, а сальдо по кредиту – сумму невозмещенного расхода.
26
25
Брызгалин А.В., Берник В.Р., Лемешева Е.В. Налогообложение и бухгалтерский учет. - М.:
Аналитика-Пресс, 2010. – 24 с.
26
Козлова Е.П. и др. Бухгалтерский учет в организациях / Е.П. Козлова, Т.Н. Бабченко, Е.Н.
Галанина. – М.: Финансы и статистика, 2011. С. 148
22
Есть синтетические счета, хозяйственная операция которого будет
записана по дебету или кредиту этого счета, и отражаться в той же сумме
соответственно по дебету или кредиту нескольких аналитических
счетов, открытых в дополнение к синтетическому счету.
27
Подобные счета называются сложными и одним из таких счетов
является счет «Расчеты с подотчетными лицами». Например, в дополнение
открывают аналитические счета по каждому подотчетному лицу.
28
Выплату подотчетной суммы работнику наличными денежными
средствами отражают проводкой:
Дебет 71 Кредит 50 «Касса» - выданы денежные средства под отчет из
кассы организации.
Перевод безналичного платежа с расчетного счета предприятия на
личный банковский счет работника отражают записью:
Дебет 71 Кредит 51 «Расчетные счета».
После совершения целевого расходования полученных подотчетных
сумм составляется авансовый отчет с приложением всех подтверждающих
произведенные расходы документов, оформленных в соответствии с
требованиями законодательства.
Авансовый отчет утверждается руководителем организации, после
совершенные расходы относят на счета бухгалтерского учета, списывая с
кредита счета 71 в дебет счетов в зависимости от назначения полученных
средств.
29
Так при приобретении товарно-материальных ценностей, совершения
представительских, командировочных, почтовых расходов и других подобных
расходов, суммы будут относится на счета:
27
Бабаев Ю.А., Комиссарова И.П., Бородин В.А. Бухгалтерский учет: Учебник для студентов вузов –
2-е изд. перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. С. 54
28
Черемисина С. В., Тюленева Н. А., Земцов А. А. Бухгалтерский и налоговый учет. Изд. 2-е, доп. и
испр. - Томск: Изд-во НТЛ, 2008. – С. 258
29
Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет, - М.: Инфра-М, 2010 г. С. 203
23
Дебет 10 «Материалы», 41 «Товары», 20 «Основное производство», 26
«Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» и другие
Кредит 71
30
При наличии счета-фактуры и бланка строгой отчетности с выделенной
строкой НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям, услугам
возможно отразить в учете сумму налога:
Дебет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным
ценностям» Кредит 71.
Возвращенные в кассу остатки неиспользованных средств списываются
с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». Аналитический учет расходов с
подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче.
31
Суммы невозвращенных авансов списывают со счета 71 в дебет счета 94
«Недостачи и потери от порчи ценностей».
Со счета 94 учтенные суммы в случае наличия согласия сотрудника
удерживаются из заработной платы в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом»,
суммы, невозможные к удержанию из заработной платы виновных лиц
списываются в дебет счета 73 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Сюда
же можно отнести и ситуацию расходования подотчетных сумм без разрешения
руководителя.
32
При направлении работника в командировку за пределы РФ, учет
подотчетных сумм имеет свои особенности.
При выплате аванса в валюте страны командирования приходуют по
счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютные счета».
30
Бабаев Ю.А., Комиссарова И.П., Бородин В.А. Бухгалтерский учет: Учебник для студентов вузов. –
М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. С. 377
31
Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет, - М.: Инфра-М, 2010 г. С. 203
32
Бабаев Ю.А., Комиссарова И.П., Бородин В.А. Бухгалтерский учет: Учебник для студентов вузов. –
М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2015. С. 377
24
Выданная под отчет валюта списывается в дебет 71 счета и отражается в
учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального
банка на момент выдачи.
33
При отражении авансового отчета в случае изменения курса валют за
период командировки возникают курсовые разницы, которые списываются на
счет 91 «Прочие расходы и доходы»: положительная – кредит 91 счета,
отрицательная – дебет 91 счета.
34
В последнее время получило распространения применения
корпоративных карт. Эти карты дают возможность как наличных, так и
безналичных расчетов. Все операции, кроме тех, которые относятся к основной
деятельности организации, в бухгалтерском учете признаются в качестве
расходов подотчетных лиц. исключения составляют случаи использования
корпоративных карт для выплаты заработной платы и осуществления платежей
социального характера.
35
Важно отметить, что параллельно бухгалтерскому учету ведется
налоговый учет. Случаются ситуации, когда оправдательные документы мы
можем провести в расходах бухгалтерского учета, но в силу их несоответствия
требованиям налогового законодательства, не можем принять в налоговом
учете. Отсюда возникают разницы.
Итак, для бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
существует активно-пассивный синтетический счет 71 «Расчеты с
подотчетными лицами», по дебету которого отражается задолженность
подотчетного лица, а по кредиту – невозмещенный перерасход подотчетных
средств.
36
33
Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет, - М.: Инфра-М, 2010 г. С. 203
34
Безруких П.С. Бухгалтерский учет. Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2012. – 789 с.
35
Бабаев Ю.А., Комиссарова И.П., Бородин В.А. Бухгалтерский учет: Учебник для студентов вузов. – М.:
ЮНИТИ-ДАНА, 2015. С. 349-350.
36
Волков Н.Г. Учет расчетов с подотчетными лицами // Бухгалтерский учет. -2009. - №4. -с.3-9
25
1.3. Методика аудита расчетов с подотчетными лицами
Аудит – это независимое рассмотрение специально назначенным
аудитором финансовой отчетности фирмы и выражение мнения о них при
соблюдении общепринятых бухгалтерских принципов.
37
Аудит расчетов с подотчетными лицами, как и всей бухгалтерской
отчетности, регламентируется Федеральными правилами (стандартами)
аудиторской деятельности, утвержденные Постановлением Правительства РФ
от 23.09.2002 №696.
38
Цель аудита расчетов с подотчетными лицами заключается в выражении
мнения о достоверности бухгалтерской отчетности, проверке соответствия
учета действующему законодательству, правильности документального
оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными
лицами.
39
К основным задачам аудита расчетов с подотчетными лицами можно
отнести:
- документальная проверка отраженных операций по расчетам с
подотчетными лицами;
- контроль документов с использованием метода сплошной проверки;
- проверка ведения аналитического учета в разрезе выданных под отчет
сумм;
- проверка организации синтетического учета в соответствии с рабочим
планом счетов;
37
Алборов Р.А., Хоружий Л.И., Концевая С.М. Основы аудита - М.: Дело и Сервис, 2011. С. 9.
38
Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности. Правило (стандарт) №1 (в ред.
Постановления Правительства РФ от 07.10.2004 №532 // СПС «Консультант плюс». URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_38848/a18bb7c8e39d920742e918188839b06eba354f50/ (дата
обращения 05.12.2017).
39
Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности. Правило (стандарт) №1 (в ред.
Постановления Правительства РФ от 07.10.2004 №532 // СПС «Консультант плюс». URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_38848/a18bb7c8e39d920742e918188839b06eba354f50/ (дата
обращения 05.12.2017).