56
Глава 3. Направления совершенствования бухгалтерского
учета и аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятии
3.1. Совершенствование системы учета расчетов с подотчетными
лицами
В течение проведенного исследования было выявлено, что учет расчетов
с подотчетными лицами в ООО «Форсайт» ведется в соответствии с
законодательством РФ.
Все операции по расчетам с подотчетными лицами отражаются в
учетных регистрах в полном объеме и на основании подтверждающих и иных
документов.
Однако, были выявлены несколько недочетов, на которые следует
обратить более пристальное внимание.
При расчетах с подотчетными лицами часто возникает проблема с
отнесением затрат на ту или иную статью расхода.
Сотрудники ООО «Форсайт» используют корпоративную мобильную
связь. Каждому установлен определенный лимит расхода.
Но бывают ситуации, особенно в период нахождения в служебной
командировке за пределами РФ, когда у сотрудника возникает превышение
установленного лимита по корпоративной связи. Данное превышение
обосновано служебной необходимостью, должно быть объяснено служебной
запиской работника и подтверждено приказом об единовременном увеличении
лимита руководителем организации. При наличии этих документов работнику
компенсируются произведенные расходы по статье «Услуги мобильной связи».
Встречаются ситуации, когда приобретенные авиабилеты нужно
обменять на другие даты, в связи с отменой, переносом дат командировки. В
этом случае авиакомпанией проводится обмен на билет с таким же тарифом или
тарифом выше/ниже, но в любом случае за услугу переоформления билета
будет добавлена стоимость сбора.
Каким образом возместить работнику уплаченную им сумму? Если
причина подобной ситуации производственная, и она подтверждена
57
документально (служебная записка сотрудника об изменении, отмене
командировки, приказ руководителя организации, подтверждающий данный
факт, расход возмещается сотруднику, учитывается в расходах в целях
налогообложения, но не по статье «Командировочные расходы», а в прочих
расходах.
В ООО «Форсайт» в служебную командировку может быть направлен
любой сотрудник по распоряжению генерального директора. Но при этом их
может не быть в списке должностных лиц, имеющих право получать денежные
средства под отчет.
В ООО «Форсайт» принято положение о служебных командировках
работников Общества, в котором описан порядок направления работника в
служебную командировку, нормы возмещения командировочных расходов.
Еще одна из проблем – это большое количество и частота поездок в
служебные командировки. Поэтому возможны ситуации, когда
командированный только вернулся из командировки и сразу направляется в
следующую, отчетные документы переданы в бухгалтерию, но либо не
получены, либо не отражены в учете по каким-либо причинам, но при этом
сотруднику по заявлению требуется выплатить новый аванс на предстоящие
расходы.
Предыдущая задолженность не погашена, но с учетом изменений в
законодательство, при утвержденном заявлении сотруднику возможно
выплатить новый аванс на командировочные расходы.
Еще одной из проблем является качество предоставляемых
подтверждающих документов сотрудниками.
В определенных случаях при наличных расчетах работнику может быть
не выдан кассовый чек, но при этом согласно законодательству, продавец
обязан в данному случае выдать документ оплаты на бланке строгой
отчетности.
58
К сожалению, не все продавцы соблюдают требования законодательства,
и сотруднику выдаются документы, не соответствующие требованиям к
оправдательным документам.
Например, перевозчик, оказывающий услуги такси и
зарегистрированный в качестве индивидуального предпринимателя, может не
иметь кассового аппарата, но при этом обязан выдать квитанцию на бланке
строгой отчетности.
По факту работник предоставляет квитанции, распечатанные
компьютеризованным способом, товарные чеки, корешки к приходным
кассовым ордерам.
Расходы, подтвержденный подобными документами, не могут
учитываться в расходах для целей налогообложения и возмещаются только с
разрешения руководителя организации. Также у работника возникает доход,
подлежащий налогообложению.
На сегодняшний день в связи с развитием технологий, широкое
распространение получили расчеты с использованием электронных средств
платежа.
При этом, если оплата происходит безналичным путем через банковский
терминал, у продавца остается обязанность в выдаче кассового чека или бланка
строгой отчетности, кроме этого выдается банковский слип.
При дистанционной оплате товаров, работ (услуг) с использованием
электронных средств платежа у работника часто не остается каких-либо
подтверждающих документов оплаты.
С последними изменениями, внесенные в Федеральный закон №54-ФЗ
«О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных
денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств
платежа», появилось новое понятие – электронный чек, который приравнен к
кассовому чеку.
53
53
Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ (ред. от 03.07.2016) "О применении контрольно-кассовой
техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных
59
Поэтому безналичная оплата товаров, работ (услуг) при дистанционном
методе может быть документально подтверждена.
Кроме этого, в организации существуют определенные лимиты на
совершение командировочных расходов, превышение которых допустимо
только с разрешения руководителя организации.
Отсутствие своевременно полученных согласований у руководителя
предприятия и предоставление их в бухгалтерию по превышение
установленных норм командировочных расходов, прочих расходов,
возмещение которых не предусмотрено напрямую в положении о служебных
командировках работников, отсутствие частично документов, подтверждающих
расходы, неверно оформленные документы замедляют процесс отражения
расчетов с подотчетными лицами в учетных регистрах бухгалтерского учета.
Для оптимизации этого процесса рекомендуется составление подробных
памяток для работников, рассылка информационных писем о внесенных
изменениях.
Еще одна острая проблема остается проблема НДС.
При оплате расходов через подотчетные лица в подтверждающих
документах отсутствуют счета-фактуры. Это связано с тем, что у продавца
отсутствует обязанность по выдаче этого документа физическому лицу.
Так как счет-фактура отсутствует, выделенный отдельной строкой НДС
в подтверждающих документах (исключения составляют бланки строгой
отчетности) не вправе быть принятым к вычету без этого документа.
Налоговые органы настаивает на том, что основанием для вычета суммы
НДС является только бланк строгой отчетности, с выделенным в нем отдельной
строкой суммой налога.
В случае отсутствия бланков строгой отчетности, документом,
подтверждающим факт уплаты налога, будет являться счет-фактура.
средств платежа» // СПС «Консультант плюс». URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_42359/
(дата обращения 05.12.2017).
60
По этой причине рекомендуется заключать договоры между
юридическими лицами, будь это проживание в гостинице, закупка
канцелярских товаров, совершение почтовых расходов и прочее, в этом случае
будет предоставлен полный пакет документов, даже при оплате расхода через
подотчетное лицо.
Случается, что работник отправляется в служебную командировку, не
оформив при этом свою поездку документально. Соответственно, при
предоставлении работником отчетных документов по своей поездке, у
бухгалтерии нет оснований для возмещения этих расходов как
командировочных.
Выходом из данной ситуации может быть внедрение
автоматизированной системы учета рабочего времени с возможностью
отражения в ней командировок. Это также позволит ускорит процесс
согласования и утверждения, так появится возможность автоматизировано
утверждать командировки.
При использовании услуг агентства по бронированию и приобретению
проездных билетов или услуг по проживанию не всегда своевременно
отражены данные расходы в учете.
При проведении авансового учета бухгалтер может не видеть всех
заказанных для сотрудника услуг, а сотрудник может не в полном объеме
предоставить документы. Кроме того, в принципе не будет информации о
необходимости запроса с сотрудника предоставления авансового отчета.
Рекомендовано налаживание процесса документооборота, работа с
контрагентов по предоставлению документов с целью оперативного
поступления информации в соответствующие службы.
Еще один вариант снижения ошибок при расчетах с подотчетными
лицами – введение в штат ООО «Форсайт» новой единицы бухгалтера по
расчетам с подотчетными лицами.
Все вышеперечисленные направления совершенствования
бухгалтерского учета позволит снизить вероятные ошибки при переносе
61
информации из первичной документации в регистры учета, способствовать
повышению оперативного и точного учета по расчетам с подотчетными лицами
в ООО «Форсайт».
Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учет расчетов
с подотчетными лицами в ООО «Форсайт», а также соблюдение всех условий
позволит обеспечить контроль за расчетами с подотчетными лицами и снизит
риск появления проблем при налогообложении или аудиторской проверке.
3.2. Выявление направлений развития аудита расчетов с
подотчетными лицами
После сбора всех необходимых аудиторских доказательств и их
соответствующей оценки аудиторская проверка переходит на заключительную
стадию. В этот период аудитор должен подготовить и предоставить
аудируемому лицу свое заключение.
54
Аудиторское заключение должно содержать существенность в
отношении оценки степени точности и соответствия данных финансовой
(бухгалтерской) отчетности российскому законодательству.
Аудиторское заключение должно быть составлено на русском языке,
стоимостные показатели должны быть выражены в российской валюте –
рублях.
Не допускаются исправления в аудиторском заключении.
По результатам проведенной проверки расчетов с подотчетными лицами
в ООО «Форсайт» может быть представлено следующее аудиторское
заключение.
Сведения об аудиторе: Закрытое Акционерное общество «Аудит
Инвест».
Юридический адрес: г. Москва, ул. Образцова,38
Почтовый адрес: г. Москва, ул. Образцова,38
Телефон: 797-83-45
54
Хахонова Н.Н., Богатая И.Н. Аудит: учебник / – М.: КноРус, 2015. – 718 с.
62
Факс: 631-02-45
Закрытое Акционерное общество «Аудит Инвест» с 10 октября 2016
года является членом Саморегулируемой организации аудиторов
Некоммерческое партнерство "Аудиторская Ассоциация Содружество" (НП
ААС). ОРНЗ: 11707054560.
Сведения о проверяемом экономическом субъекте:
Полное наименование общества на русском языке: Общество с
ограниченной ответственностью «ИТГ Консалтинг».
Решение единственного участника №19 от 26.09.2016 г., а также
согласно Устава Общества (редакция №6) изменено название Общества:
Общество с ограниченной ответственностью «ФОРСАЙТ».
Место нахождения ООО «Форсайт» согласно учредительным
документам:
115114, г. Москва, 1-й Дербеневский переулок, д.5, помещение 601.
Согласно Устава (редакция 6) п. 1.6.: «Место нахождения Общества:
Российская Федерация, г. Москва».
Фактическое место нахождения Общества:
115114, г. Москва, 1-й Дербеневский переулок, д.5, помещение 601.
Данный отчет выражает позицию аудитора по всем изложенным
вопросам.
Организация имеет право принять эту позицию либо руководствоваться
собственным профессиональным суждением, особенно в тех случаях, когда
суммы замечаний являются несущественными и не влекут за собой
необходимости оговорки в аудиторском заключении.
Отчетность предприятия состоит из:
• учредительные документы;
• свидетельства о регистрации;
• приказ об учетной политике Общества;
• договоры с поставщиками и покупателями;
• прочие договоры
63
• банковские документы;
• накладные, счета, счета/фактуры;
• внутренние финансовые документы;
• акты выполненных работ;
• регистры бухгалтерского учета;
• финансовая и налоговая отчетность;
• прочая документация
А также по аудиту расчетов с подотчетными лицами предприятия
Общество с ограниченной ответственностью «Форсайт» проверялись
следующие документы:
- авансовые отчеты;
- приказы о направлении работника в служебную командировку;
- приказ о списке подотчетных лиц;
- приказ о сроках выдачи под отчет денежных средств;
- банковские выписки, расходные кассовые ордера, приходные
кассовые ордера;
- подтверждающие документы (счет, квитанция к приходному
ордеру, проездные билеты, накладные, акты закупки и др.).
При проведении аудита не преследовалась цель выявить все искажения
бухгалтерской отчетности Общества. Подробный анализ и пересчет налоговых
обязательств Общества также не входил в задачи.
Планировалась и проводилась аудиторская проверка таким образом,
чтобы получить достаточную уверенность в том, что бухгалтерская отчетность
Общества свободна от искажений, имеющих существенный характер.
Аудиторская проверка хозяйственных операций, финансовых и
бухгалтерских документов проводилась на основе репрезентативной, т.е.
представительной выборки с использованием метода комбинированного отбора
проверяемых данных.
Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля
в ходе аудита осуществлялись на основе разработанных аудиторской фирмой
64
ряда тестов и процедур, позволяющих максимально точно судить об
эффективности и надежности системы внутреннего контроля в целом и о
соответствии организации системы бухгалтерского учета применимому
законодательству.
Доводим до сведения, что ввиду выборочного характера тестов и других
свойственных аудиту ограничений имеется определенный риск необнаружения
отдельных ошибок и неточностей.
В ходе аудита сделано все, чтобы свести данный риск к разумному
минимуму, однако (как это общепринято в аудите) гарантировать абсолютную
точность выводов невозможно.
На этапе планирования аудита аудитором произведены оценка
аудиторского риска и определение уровня существенности в соответствии с
внутрифирменным стандартом «Порядок определения уровня существенности
и аудиторского риска».
Для нахождения уровня существенности использовались показатели
аудируемой бухгалтерской отчетности Общества с ограниченной
ответственностью «ФОРСАЙТ» на конец проверяемого периода.
Уровень существенности представляет собой предельное значение
ошибки бухгалтерской отчетности, начиная с которой квалифицированный
пользователь этой отчетности с большой степенью вероятности перестанет
быть в состоянии делать на ее основе правильные выводы и принимать
правильные экономические решения.
Общий уровень существенности установлен аудитором в сумме 3 300
тыс. руб. Построчный уровень существенности может быть ниже указанного.
Проведенный аудит предоставляет достаточные основания для
выражения мнения о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности и
соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству РФ.
В ходе проведения аудиторской проверки перед аудитором стояла
задача оценить состояние и организацию бухгалтерского учета и отчетности,
эффективность и надежность системы внутреннего контроля в ООО «Форсайт».
65
Проверкой установлено, что ООО «Форсайт» имеет собственную
службу бухгалтерского учета в количестве 4 человек.
Существующая степень распределения обязанностей и разграничения
полномочий между руководителями и исполнителями в ООО «Форсайт» и
группе компаний является достаточной.
Бухгалтерский учет ведется по журнально-ордерной форме с
применением автоматизированной системы бухгалтерского учета «1С:
Предприятие 8.3» в конфигурациях «Бухгалтерия предприятия» и «Зарплата и
управление персоналом».
Система внутреннего контроля включает в себя совокупность
организационных мер, методик и процедур, используемых руководством ООО
«Форсайт» в качестве средств для упорядоченного и эффективного ведения
финансово – хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов,
выявления, исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а
также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской)
отчетности.
Контрольная среда включает в себя общее отношение, осведомленность
и действия руководства в отношении системы внутреннего контроля, а также
важности такой системы для субъекта. Контрольная среда влияет на
эффективность конкретных процедур контроля.
Процедуры контроля – это политика и процедуры, созданные
руководством в дополнение к контрольной среде, для достижения конкретных
целей «Форсайт».
Проверка основывалась на первичных документах, данных
синтетического учета, бухгалтерской и налоговой отчетности и устных
пояснениях главного бухгалтера «Форсайт».
В случае налоговой проверки подобное оформление авансовых отчетов
может привести к исключению из состава затрат расходов, принимаемых на
основании данных авансовых отчетов.