7
Содержание
Введение ................................................................................................................... 8
Глава 1. Задачи бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными
лицами .................................................................................................................... 11
1.1 Цели и сущность расчетов с подотчетными лицами ................................... 11
1.2 Нормативное регулирование бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами .......................................................................................... 18
1.3 Нормативное регулирование аудита расчетов с подотчетными лицами . 23
Глава 2. Практика бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными
лицами на примере организации ООО «Жилсервис» ....................................... 31
2.1 Краткая характеристика предприятия ООО «Жилсервис» ......................... 31
2.2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ............................. 39
2.3 Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии ......................... 52
Глава 3. Разработка предложений по повышению экономической
эффективности организации ................................................................................ 69
3.1 Разработка предложений по оптимизации бухгалтерского учета расчетов
с подотчетными лицами на основе данных аудита ........................................... 69
3.2 Оценка экономической эффективности оптимизации работы с
подотчетными лицами .......................................................................................... 76
Заключение ............................................................................................................ 88
Список использованной литературы ................................................................... 94
Приложения ........................................................................................................... 97
8
Введение
Актуальность темы выпускной квалификационной работы
обусловлена спецификой коммерческой деятельности современного
предприятия, при которой возникает необходимость выдачи денежных
средств сотрудникам под отчет.
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций
часто возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а
также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за
наличные деньги. В таких случаях обычно работнику выдаются наличные
денежные средства под отчет для выполнения определенных действий по
поручению организации. Подотчетными суммами называются денежные
суммы, выдаваемые работникам организации на расходы по командировкам,
хозяйственные и представительские расходы. Расчеты с подотчетными
лицами производятся практически в каждой организации, весьма
разнообразны: приобретением запасных частей, материалов, топлива,
канцелярских товаров за наличный расчет; оплатой мелкого ремонта
оргтехники транспортных средств;
расходами на командировки по территории Российской Федерации и за
границу; представительскими расходами. Все эти хозяйственные операции
сопровождаются выдачей денежных средств из кассы. При этом в
бухгалтерском учете операции по расчетам с подотчетными лицами
отражаются достаточно просто. Тем не менее, практика аудиторских
проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее
количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными
лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия
контроля за расчетами с работниками. Нередко ошибки допускают сами
руководители организаций.
Проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными
лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на
предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная
9
наличность, которая является одной из главных основ производственной
деятельности современного предприятия.
Актуальность данной темы подтверждается необходимостью изучения
бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью
выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной
темы также дает возможность оценить способы предотвращения ошибок,
допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.
Целью данной выпускной квалификационной работы является
формирование экономически обоснованных предложений по
совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
на примере компании ООО «Жилсервис».
Для достижения поставленной цели выпускной квалификационной
работы представляется необходимым решить следующие задачи
исследования:
рассмотреть цели и сущность расчетов с подотчетными лицами;
проанализировать нормативное регулирование бухгалтерского
учета расчетов с подотчетными лицами;
исследовать нормативное регулирование аудита расчетов с
подотчетными лицами;
представить краткую характеристику предприятия ООО
«Жилсервис»;
исследовать бухгалтерский учет расчетов с подотчетными
лицами в компании ООО «Жилсервис»;
проанализировать аудит расчетов с подотчетными лицами на
предприятии;
провести разработку предложений по оптимизации
бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на основе данных
аудита;
10
выполнить оценку экономической эффективности оптимизации
работы с подотчетными лицами.
Объектом исследования выступает Общество с ограниченной
ответственностью «Жилсервис».
Предметом исследования является организация бухгалтерского учёта и
аудит расчётов с подотчетными лицами на современных коммерческих
предприятиях.
При выполнении работы использовались следующие экономические
методы: анализа, синтеза, выборочного, сплошного, факторного анализа,
экономического анализа.
Теоретической и методологической основой исследования работы
послужили труды отечественных экономистов в области бухгалтерского
учета и аудита, таких как Подольский В.И., Кондраков Н.П., Кислов Д.В., и
др., источники энциклопедического характера, материалы периодической
печати. Нормативная база – законодательные акты Российской Федерации,
письма и разъяснения Правительства РФ.
Информационная база – первичная документация ООО «Жилсервис»
Работа состоит из трех глав. В первой главе раскрываются основные
теоретические и методические аспекты организации бухгалтерского учета и
аудита расчетов с подотчетными лицами. Рассматривается нормативное
регулирования учета и аудита расчетов с подотчетными лицами. Во второй
главе проводится анализ предприятия, раскрываются его особенности,
рассматривается процесс организации документооборота операций с
подотчетными лицами, отражение в учете и отчетности расчетов с
подотчетными лицами, организация аудита расчетов с подотчетными
лицами. В третей главе проводится разработка предложений по
совершенствованию бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
и оценка их экономической эффективности. В заключении представлены
обобщенные выводы по результатам проделанной работы.
11
Глава 1. Задачи бухгалтерского учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами
1.1 Цели и сущность расчетов с подотчетными лицами
В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций
возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также
различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные
деньги. В таких случаях для оплаты указанных расходов работнику выдаются
наличные денежные средства из кассы в виде подотчетного аванса
1
.
Подотчетными суммами называют денежные авансы, выдаваемые
работникам организации на командировочные и административно-
хозяйственные расходы
2
.
Подотчетным лицом является физическое лицо, которому были
выданы наличные денежные средства. В подотчет выдаются деньги для
предстоящих командировочных расходов, а также для оплаты хозяйственных
расходов, расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту
в розничной торговле, и на другие хозяйственные нужды. В последующем,
подотчетное лицо составляет авансовый отчет. Расчеты с подотчетными
лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма
разнообразны
3
:
приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный
расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
расходы на командировки по территории Российской Федерации
и за границу;
представительские расходы.
Подотчетными лицами считаются работники организации,
получившие авансом денежные средства из кассы предприятия в
1
Астахов, В.П. Бухгалтерский учет от А до Я: Учебное пособие / В.П. Астахов. - Рн/Д: Феникс, 2013. – с.184
2
Алексеева, Г.И. Бухгалтерский учет: Учебник / С.Р. Богомолец, Г.И. Алексеева, Т.П. Алавердова; Под ред.
С.Р. Богомолец. - М.: МФПУ Синергия, 2013. – с.368
3
Ерофеева, В.А. Бухгалтерский учет: краткий курс лекций / В.А. Ерофеева, О.В. Тимофеева. - М.: Юрайт,
ИД Юрайт, 2013. – с.59
13
определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и
получать в банке денежные средства под отчет.
Право получать денежные средства под отчет имеют только те
сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень
утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда
записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а
также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Все работники
предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила
работы с наличностью.
В приказе нужно не только перечислять подотчетных сотрудников, но
и указать, какую сумму каждый из них может получить за один раз, на какой
срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию
6
.
Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно
составить отдельный приказ, где указывают фамилию и должность
сотрудника, срок на который ему выдана сумма, дата, не позднее которой он
должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.
Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных
лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости
разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и
отчитываясь за них.
В процессе своей деятельности практически каждый бухгалтер
сталкивается с проблемой правильного учета и налогообложения
командировочных расходов. При этом часто возникают вопросы, в
частности, что, считать служебной командировкой; каков порядок
командирования сотрудников предприятия, работающих по
совместительству или выполняющих работу по договорам гражданско-
правового характера; какими нормативными документами, затрагивающими
6
Лебедева, Е.М. Бухгалтерский учет: Практикум: Учебное пособие для студентов учреждений сред. проф.
образования / Е.М. Лебедева. - М.: ИЦ Академия, 2013. – с.94
14
вопросы командировочных расходов, необходимо руководствоваться в
настоящее время.
Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными
лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать
7
:
цель командировки;
кто направляется в командировку;
место командировки;
срок командировки;
какие расходы допускаются нести работнику в служебной
командировке;
условия командировке за пределами России;
порядок оформления командировки;
порядок учета расходов по служебной командировке для целей
налогообложения.
Цель командировки определяет её классификацию и порядок
распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя
из этого командировки можно подразделить на служебные и
непроизводственные.
В соответствии со ст. 166 Трудового Кодекса РФ
8
служебная
командировка – поездка работника по распоряжению работодателя на
определенный срок для выполнения служебного поручения вне места
постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа
которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными
командировками не признаются.
Под служебной командировкой, совершаемой в установленном
порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:
7
Мельникова, Л.А. Бухгалтерский учет: Учебник для бакалавров / Ю.А. Бабаев, А.М. Петров, Л.А.
Мельникова; Под ред. Ю.А. Бабаев. - М.: Проспект, 2015. – с.290
8
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в
силу с 01.01.2017)// "Российская газета", N 256, 31.12.2001
15
покупкой ТМЗ, расходы по которым учитываются в составе
заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по
приобретению запасов;
осуществлением работ капитального характера, расходы по
которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в
инвентарную стоимость объекта строительства;
подготовкой и повышением квалификации работников, расходы
по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы;
участия в общих собраниях акционеров обществ, в которых
организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным
командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные
нужды;
другими аналогичными нуждами.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными
командировками, определяются коллективными договорами или локально-
нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов
связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров,
установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из
федерального бюджета
9
.
Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с
производством, являются непроизводственными. Расходы по данным
командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на
финансовые результаты. К таким командировкам относятся поездки
работников, связанные с лечением, обслуживанием, передачей объектов
непроизводственного назначения и т.п.
Порядок оформления командировки и расчетов с работником
определяется в Инструкции 62, согласно которой
10
:
9
Потапова, Е.А. Бухгалтерский учет: конспект лекций / Е.А. Потапова. - М.: Проспект, 2014. – с.82
10
Письмо ФНС РФ от 24.01.2005 N 04-1-02/704 "Об уплате налога на доходы физических лиц"// Экономика
и жизнь", N 11, 2005
16
для командировки работнику оформляется командировочное
удостоверение;
наряду с командировочным удостоверением может быть издан
приказ о командировке;
командировочное удостоверение может не выписываться на
однодневные командировки, если по ним не выплачиваются суточные;
фактическое время нахождения работника в командировке
отмечается в командировочном удостоверении печатью организации,
отправляющей в командировку и принимающей, записями о днях
отправления, прибытия, выбытия;
днем выезда считается день отправления соответствующего
транспорта из мест постоянной работы до 24 часов, а днем возвращения –
дата прибытия соответствующего транспорта;
перед командировкой работнику наряду с командировочным
удостоверением также выдается денежный аванс в пределах сумм,
причитающихся ему для выполнения установленного задания;
организации разрешается рассчитываться с командированным
работником по предварительному расчету, если командировочные расходы
заранее известны. В этом случае работник в составе авансового отчета не
представляет документы, подтверждающие его расходы по командировке;
по возвращении из командировки работник обязан в течение 3
дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый
отчет с приложением командировочного удостоверения и документов,
подтверждающих достоверность производственных расходов. После
утверждения отчета руководителем, он передается в бухгалтерию для
отражения в бухгалтерском учете использованной суммы.
Основанием для заполнения сводных регистров по учету расчетов с
подотчетными лицами являются расходные кассовые ордера на суммы,
выданные под отчет, авансовые отчеты – на израсходованные суммы; новые
17
приходные или расходные кассовые ордера – на расхождения в суммах
полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты,
проверенные арифметически, по существу в отношении целесообразности и
необходимости расходов, соответствия их назначению аванса и
утвержденные руководителем организации. Бухгалтер обрабатывает
авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие
счета, отвечающие направлению расхода.
Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым
ордерам и должны расходоваться строго по назначению. По полученным
денежным средствам подотчетные лица должны составить авансовый отчет с
приложением оправдательных документов (товарные чеки за купленный
товар, проездные документы) и представить их бухгалтеру
11
.
Порядок выдачи и отчетности в использовании подотчетных сумм
устанавливается приказом руководителя организации. Для учета денежных
средств, выданных подотчетным лицам, применяется форма АО-1
«Авансовый отчет», которая составляется в одном экземпляре подотчетным
лицом и работником бухгалтерии.
На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень
документов, подтверждающих произведенные расходы: командировочное
удостоверение, квитанции, транспортные документы, товарные чеки и другие
оправдательные документы и суммы затрат по ним. Документы,
приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в
порядке их записи в отчете.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие
оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы,
правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне
формы указывают суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета),
которые дебетуются на эти суммы.
11
Самохвалова, Ю.Н. Бухгалтерский учет: Практикум: Учебное пособие / Ю.Н. Самохвалова. - М.: Форум,
НИЦ ИНФРА-М, 2013. – с.150