18
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или
уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток
неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации
по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по
авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому
ордеру.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией
производится списание подотчетных денежных сумм в установленном
порядке.
Таким образом, нами установлено, что выдача сумм под отчет
возможна только сотруднику организации на ограниченный перечень нужд.
1.2 Нормативное регулирование бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами
Основным документом, регулирующим организацию учета на
предприятиях является Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-
ФЗ
12
. Данный закон устанавливает единые правовые и методологические
основы организации и внедрения бухгалтерского учета для предприятий,
находящихся на территории РФ, а также для филиалов и представительств
иностранных организаций, если иное не предусмотрено международными
договорами.
В настоящее время расчеты с подотчетными лицами должны быть
организованы с соблюдением Указания о порядке ведения кассовых
операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых
операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого
предпринимательства. Также следует учитывать требования других
нормативных правовых актов.
Подотчётным лицом признаётся работник организации, получивший
денежные средства (аванс) из кассы организации для осуществления каких-
12
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «О бухгалтерском учете»//
«Парламентская газета», N 54, 09-15.12.2011
19
либо расходов по поручению организации (например, на административно-
хозяйственные расходы, выезд в командировку, закупку проездных билетов
для работников и др.). Размер этих сумм ограничен и предусмотрен сметой
предприятия
13
.
Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые
работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на
расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов
и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами
ведения кассовых операций.
Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном
счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
Рассмотрим хозяйственные проводки по учету выданных подотчетных
сумм работникам на командировочные и административно-хозяйственные
расходы
14
:
Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
К 50 «Касса» – выдано в подотчет на хозяйственные нужды и
командировочные расходы;
Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
К 50 «Касса» – выдано в возмещение допущенного перерасхода;
Д 10 «Материалы»;
К 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – оприходованы материалы,
приобретенные через подотчетных лиц;
Д 26 «Общехозяйственные расходы»;
К 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – списаны командировочные
расходы;
Д 50 «Касса»;
13
Филина, Ф.Н. Инвентаризация: бухгалтерский учет и налогообложение / Ф.Н. Филина. - М.: ГроссМедиа
Ферлаг, РОСБУХ, 2012. – с.89
14
Лебедева, Е.М. Бухгалтерский учет: Практикум: Учебное пособие для студентов учреждений сред. проф.
образования / Е.М. Лебедева. - М.: ИЦ Академия, 2012. – с.115
20
К 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – возвращены в кассу
неизрасходованные подотчетные суммы;
Д 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;
К 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – невозвращенные в срок
подотчетные суммы отражены как недостача;
Д 73/2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»;
К 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – сумма недостачи
отнесена в недостачу виновному лицу.
Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
ведется по каждой сумме, выданной под отчет
Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского
учета не определен перечень должностей работников организации, которые
могут быть подотчетными лицами.
При формировании соответствующего перечня, утверждаемого
впоследствии приказом по организации, следует исходить из следующего
соображения: по общему правилу, работа с денежной наличностью
предполагает полную материальную ответственность
15
.
Таким образом, при формировании перечня работников, которые
могут быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься перечни
должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с
которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной
индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной
ответственности, утвержденные постановлением Минтруда России от
31.12.2002 № 85
16
.
15
Кузнецов, В.А. Методология и бухгалтерский учет банковских розничных платежей: карты, переводы,
чеки / В.А. Кузнецов, А.В. Шамраев, К.Г. Парфенов, А.В. Пухов. - М.: Парфенов.ру, ЦИПСиР, 2015. – с.67-
68
16
Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 "Об утверждении перечней должностей и работ,
замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные
договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также
типовых форм договоров о полной материальной ответственности" (Зарегистрировано в Минюсте РФ
03.02.2003 N 4171)//» Российская газета", N 25, 08.02.2003
21
Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной
ответственности приведена в приложении № 2 к постановлению Минтруда
России от 31.12.2002 № 85.
Если в организации практикуется выдача заработной платы через
специально назначенных лиц (раздатчиков), с ними тоже должен быть
заключен договор о полной материальной ответственности и они должны
быть включены в перечень подотчетных лиц.
Трудовым законодательством установлено ограничение, связанное с
оформлением договора о полной материальной ответственности.
В общем случае заключение трудового договора допускается с лицами,
достигшими возраста шестнадцати лет. Однако на основании других статей
настоящего Кодекса можно сделать вывод, что существует фактически
прямой запрет на прием на работу материально ответственных лиц, не
достигших возраста восемнадцати лет.
Подотчетные суммы для оплаты командировочных расходов
работникам моложе восемнадцати лет также выдаваться не могут, так как
трудовое законодательство запрещает направление несовершеннолетних лиц
в служебные командировки.
Следует подчеркнуть, что трудовым законодательством предусмотрены
дополнительные основания для расторжения трудового договора с
работниками, осуществляющими операции с материальными и денежными
ценностями в случае утраты доверия к ним со стороны руководства.
При выдаче наличных денежных средств под отчет должны
соблюдаться общие требования, установленные Порядком ведения кассовых
операций.
Выдача наличных денежных средств из касс организаций производится
по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или надлежаще
оформленным другим документам с наложением на эти документы штампа с
реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денежных
22
средств должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером
предприятия или лицами, на это уполномоченными
17
.
Составление и регистрация расходного кассового ордера в журнале
регистрации приходных и расходных кассовых ордеров производится в
бухгалтерии работником, ответственным за ведение соответствующей
группы операций (а не бухгалтером-кассиром). После составления и
регистрации расходный кассовый ордер передается кассиру для исполнения.
Выдача расходных ордеров на руки лицам, получающим денежные средства,
не допускается.
При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру или
заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления
документа, удостоверяющего личность получателя, записывает
наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку
получателя.
Расписка в получении денежных средств может быть сделана
получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с
указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При
получении денежных средств по платежной (расчетно-платежной) ведомости
сумма прописью не приводится
18
.
Организации выдают наличные денежные средства под отчет на
хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций,
геологоразведочных партий, уполномоченных предприятий и организаций,
отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе
филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне
района деятельности организаций в размерах и на сроки, определяемые
руководителями организаций.
17
Кондраков, Н.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие / Н.П. Кондраков. - М.: ИНФРА-М, 2012. – с.582
18
Богаченко, В.М. Бухгалтерский учет: Учебник / В.М. Богаченко, Н.А. Кириллова. - Рн/Д: Феникс, 2013. –
с.327
23
Выдача наличных денежных средств под отчет на расходы, связанные
со служебными командировками, производится в пределах сумм,
причитающихся командированным лицам на эти цели.
Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не
позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или
со дня их возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию
организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный
расчет по ним.
Установлены следующие основные ограничения в отношении выдачи
наличных денежных средств под отчет:
– запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся
работниками организации;
– запрещается выдавать подотчетные суммы при наличии
непогашенной задолженности по ранее выданным подотчетным суммам;
– нарушением является выдача сумм лицам, которые не указаны в
качестве материально ответственных лиц в соответствующем
распорядительном документе. Как правило, перечень подотчетных лиц
ежегодно отдается приказом руководителя организации в начале года.
Одновременно устанавливаются предельные размеры единовременной
выдачи подотчетных сумм на конкретные цели, а также схема
документооборота (порядок и сроки представления отчетности в
израсходовании). Данные ограничения не распространяются на случаи
выдачи подотчетных сумм командированным работникам.
Таким образом, организация бухгалтерского учета средств выданных
подотчет регламентирована современным законодательством.
1.3 Нормативное регулирование аудита расчетов с подотчетными
лицами
Цель аудита расчетов с подотчетными лицами – установление
правильности и достоверности данных операций и определение их влияния
на финансовую (бухгалтерскую) отчетность.
24
При аудите расчетов с подотчетными лицами необходимо
проверить
19
:
1) утвержденный состав подотчетных лиц;
2) документальное оформление авансовых отчетов;
3) правильность отражения в учете командировочных расходов;
4) правильность выделения НДС из сумм командировочных расходов;
5) соблюдение сроков отчетов по выданным подотчетным средствам и
наличие остатков неиспользованных сумм;
6) авансовые отчеты по представительским расходам;
7) правильность ведения учета командировочных расходов в пределах
и сверх сумм, установленных законодательством.
Аудитор должен помнить следующие основные положения
20
:
приказом по организации утверждается перечень лиц, которые
имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе должны
быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные
суммы, их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех
рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, предъявить в
бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести
окончательный расчет по ним (п. 11 Порядка ведения кассовых операций);
если такого приказа в организации нет, то можно считать, что
срок выдачи подотчетных сумм не установлен и расчеты по подотчетным
суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (письмо
ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704);
выдача наличных денег под отчет производится при условии
полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему
авансу;
19
Бабаев, Ю.А. Бухгалтерский учет и аудит в торговле и общественном питании: Учебное пособие / Ю.А.
Бабаев, А.М. Петров. - М.: Вузовский учебник, ИНФРА-М, 2013. – с.208
20
Дмитриева, И.М. Бухгалтерский учет и аудит: Учебное пособие для бакалавров / И.М. Дмитриева. - М.:
Юрайт, 2013. – с.205
25
передача выданных под отчет наличных денег одним лицом
другому запрещается;
выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со
служебными командировками, производится в пределах сумм,
причитающихся командированным лицам на эти цели (п. 11 Порядка ведения
кассовых операций, п. 19 инструкции Минфина России «О служебных
командировках в пределах СССР» от 07.04.1988 № 62, применяемой в части,
не противоречащей ТК РФ);
если недоиспользованный аванс не возвращен в указанный срок,
работодатель имеет право принять решение об удержании суммы из
зарплаты работника не позднее одного месяца со дня окончания срока,
установленного для возвращения аванса, при условии, что работник не
оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ). Если
отведенный срок взыскания истек, истребовать сумму можно только через
суд или списать ее на убытки.
За нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет
административная ответственность не установлена, однако эти действия
представляют собой грубое нарушение правил учета доходов и расходов и
объектов налогообложения (ст. 120 НК РФ
21
), что влечет штраф, а также
правомерный отказ налоговых органов в признании расходов
налогоплательщика, не подтвержденных правильно оформленными
документами. Это, в свою очередь, грозит штрафами уже по налогу на
прибыль.
В связи с тем, что аудит расчетов с подотчетными лицами связан с
проверкой порядка ведения кассовых операций, удобнее проводить их
параллельно.
Одним из направлений получения аудиторских доказательств
является инвентаризация расчетов с подотчетными лицами, при которой
21
Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая) от 31.07.1998 N 146-ФЗ (ред. от 28.12.2016)//
"Российская газета", N 148-149, 06.08.1998
26
проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их
целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому
подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение)
22
.
Оплата командировочных расходов регулируется следующим
образом:
норма суточных определяется отдельно для целей исчисления НДФЛ
и для целей налогообложения прибыли.
При оплате работодателем налогоплательщику расходов на
командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий
налогообложению, до 1 января 2009 г. нс включались суточные,
выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации,
но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на
территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день
нахождения в заграничной командировке. С января 2009 г. с учетом
изменений, внесенных в НК РФ, суточные и полевое довольствие признаются
расходами полностью, т.е. не нормируются (абз. 4 под. 12 п. 1 ст. 264 НК
РФ).
В облагаемый доход не включаются также фактически произведенные
и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места
назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления,
назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого
помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного
заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с
обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную
валюту
23
.
Аудитор должен учитывать следующие нормативные положения:
22
Медведев, А.В. Бухгалтерский учет, анализ, аудит: Учебное пособие / П.Г. Пономаренко, А.В. Медведев,
А.Н. Трофимова; Под общ. ред. П.Г. Пономаренко. - Мн.: Вышэйшая шк., 2015. с.409
23
Петрова, В.И. Бухгалтерский учет, анализ и аудит / В.И. Петрова, А.Ю. Петров, Г.А. Скачко. - М.: ФиС,
2016. – с.315
27
сумма начисленных суточных относится к расходам по обычным
видам деятельности и признается в бухгалтерском учете на дату утверждения
авансового отчета руководителем организации (п. 5, 7, 16, 18 ПБУ 10/99)
24
;
согласно подп. 2 п. 1 ст. 238 НК РФ
25
не подлежат обложению
суточные в пределах норм, установленных в соответствии с
законодательством РФ;
со всей суммы суточных организация не начисляет страховые
взносы на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Закона о
пенсионном страховании)
26
;
согласно п. 10 Перечня выплат с суточных, выплачиваемых
работникам в пределах норм, установленных законодательством РФ,
страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных
случаев на производстве и профессиональных заболеваний не начисляются;
валюта командированному работнику может быть выдана
наличными из кассы, кроме того, может быть открыт карточный валютный
счет, на который и перечисляются деньги. После возвращения работника из
командировки сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в
кассу организации, а пластиковая (валютная) карта сдана;
кроме наличной валюты командированным в
загранкомандировку работникам могут выдаваться дорожные чеки.
Дорожные чеки – это платежные документы в иностранной валюте. Они
отнесены к валютным ценностям, и, следовательно, на них распространяются
нормативные акты, регулирующие порядок обращения иностранной валюты
на территории РФ. Обычно дорожные чеки выдаются в виде чековой книжки.
24
Приказ Минфина России от 06.05.1999 N 33н (ред. от 06.04.2015) «Об утверждении Положения по
бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99» (Зарегистрировано в Минюсте России 31.05.1999
N 1790)// «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти», N 26, 28.06.1999
25
Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 28.12.2016)//
"Парламентская газета", N 151-152, 10.08.2000
26
Федеральный закон от 15.12.2001 N 167-ФЗ (ред. от 19.12.2016) "Об обязательном пенсионном
страховании в Российской Федерации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2017)// "Собрание
законодательства РФ", 17.12.2001, N 51, ст. 4832