70
Аудиторская проверка установила, что нарушения данного вида на
предприятии ООО «Жилсервис» возникает в следствии не соблюдения
основных принципов, установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых
операций. Согласно данного порядка, выдача наличных денег под отчет не
должна производится лицам, не отчитавшимся за получение ранее суммы
под отчет, на предприятии же наличные деньги выдаются под отчет
работникам, даже если они не отчитались за предыдущий аванс.
В ходе проведения аудита выявлено несвоевременность сдачи
неизрасходованных подотчетных сумм, так как работники, получившие
деньги под отчет, авансовый отчет об израсходованных сумм представляют в
бухгалтерию позднее, чем по истечении трех рабочих дней со дня
возвращения из командировки. В данном случае при проведении проверки
налоговым инспектором может быть исчислена материальная выгода от
использования работниками денежных средств организации и включена в
налогооблагаемый доход этих работников.
Кроме того, хотя на предприятии приказом руководителя зафиксирован
круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, а также указаны
размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они могут быть выданы,
проведенная аудиторская проверка установила, что выдача подотчетных
сумм производится лицам, которые не зафиксированы в данном приказе.
Данное нарушение свидетельствует о слабом контроле за расчетами с
подотчетными лицами, и могут привести к хищению денежных средств, по
этому в краткосрочном периоде рекомендуется:
провести инвентаризацию подотчетных сумм;
определить работников, которые не отчитались за ранее
выданные денежные авансы и проконтролировать за их отчет;
установить контроль за выдачей подотчетных сумм, определить
причины выдачи подотчетных сумм лицам не имеющих право на их
получение, рассмотреть вопрос об увеличении числа работников, которым
будет разрешено получить наличные деньги под отчет, а в долгосрочном
71
периоде при наличии за работником ранее выданного аванса, не производить
выдачу наличных денег под отчет. Рекомендуемые мероприятия позволяют
усилить контроль за расчетами с подотчетными лицами и не допустить
хищения денежных средств.
2. В организации не проводится инвентаризация расчетов с
подотчетными лицами.
В соответствии с п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и
бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от
29.06.1998г. №34- н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского
учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию
имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов см
подотчетными лицами, в частности, инвентаризацию обязательно перед
составлением годовой бухгалтерской отчетности, по этому рекомендуется
приказом руководителя организации установить сроки и порядок проведения
инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.
При проведении инвентаризации подотчетных сумм проверяются
отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого
расходования, а также правильность использования и отчета по суммам
выданных авансов каждому подотчетному лицу, поэтому регулярное
проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами позволяет
предприятию ООО «Жилсервис» укрепить контроль за расчетами с
подотчетными лицами и соответственно, не допустить нарушение в
бухгалтерском учете и налогообложении.
3.К авансовым отчетам не прилагаются либо прилагаются не имеющие
всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы,
подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы.
В нарушении ФЗ «О бухгалтерском учете» на предприятии ООО
«Жилсервис» за проверяемый период выявлены случае неправильного
оформления первичных документов, поэтому предприятию рекомендуется
72
тщательно следить за правильностью оформления первичных документов, а
также на них обязательно указывать следующие реквизиты:
наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, составившей документ;
содержание хозяйственной операции;
денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;
наименование должностей ответственных лиц и их подписи,
заверенные печатью организации.
Кроме того, рекомендуется следить за правильностью оформления
авансовых отчетов:
проставлять на обратной стороне корреспонденцию счетов;
указывать сумму полученного аванса и сумму остатка или
перерасхода;
указывать информацию о назначении аванса.
Особое внимание предприятию следует обратить на списание
задолженности с подотчетных лиц, оно должно происходить только при
наличии оправдательных документов, подтверждающих произведенные
расходы. Необоснованное списание подотчетных сумм с работника Корнева
следует включить в совокупный облагаемый доход данных работников. В
дальнейшем, если на предприятии задолженность подотчетных сумм будет
списываться без оправдательных документов, подтверждающих
произведенные расходы, на главного бухгалтера может быть наложен штраф
от 2 до 5 размеров МРОТ за ведение бухгалтерского учета с нарушениями
действующего порядка.
4. Установлены нарушения порядка оформления документов, по
расчетам с подотчетными лицами.
При направлении работника в командировку по территории РФ для
правильности оформления документации рекомендуется всегда составлять
73
приказ о направлении работника в командировку, а при заграничных
командировках к авансовым отчетам обязательно прикладывать перевод
документов. В нарушении инструкции №94 н по применению плана счетов
бухгалтерского учета аудиторской проверкой установлено, что
аналитический учет по счету 71 ведется не по каждой авансовой выдаче, а
сгруппирован по подотчетным лицам, поэтому предприятию рекомендуется в
дальнейшем организовывать аналитический учет по счету 71 по каждой
сумме выданной под отчет, таким образом, организация аналитического
учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии ООО «Жилсервис»
не будет противоречить законодательству РФ.
На предприятии ООО «Жилсервис» было выявлено нарушение
Положения о составе затрат по производству и реализации продукции, работ,
услуг, так как на ООО «Жилсервис» сметы представительских расходов не
разрабатываются и не утверждаются руководителем предприятия.
Настоятельно рекомендуем разработать данную смету, так как ее отсутствие
дает основание налоговой инспекции не принимать произведенные расходы
при налогообложении прибыли. Рекомендуемая форма сметы будет
представлена в рекомендациях.
Указанные нарушения не являются существенными для бухгалтерского
учета и не влияют на достоверность бухгалтерской отчетности, однако
существенны с точки зрения системы внутреннего контроля предприятия,
поэтому выполнение рекомендаций, касающихся исправления ошибок имеют
существенный характер, являются обязательными. Также предложенные
мероприятия помогут предприятию ООО «Жилсервис» укрепить систему
внутреннего контроля за расчетами с подотчетными лицами, для того чтобы
можно было предоставить безоговорочно положительное заключение о
достоверности данных бухгалтерской отчетности за 2015год.
Подводя итоги аудиторской проверки, следует отметить, что
наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с
подотчетными лицами на ООО «Жилсервис» из-за отсутствия контроля за
74
расчетами с работниками, поэтому рекомендуемые мероприятия, на наш
взгляд помогут усилить внутренний контроль за расчетами с подотчетными
лицами, а эффективно организованная система внутреннего контроля не
допустит установленных нарушений в дальнейшем. В связи с тем, что при
проведении аудиторской проверки предприятия ООО «Жилсервис»
установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их
работниками продолжительное время (фактически установлено, более трех
дней после установленного срока), предприятию рекомендуется провести
проверку использования подотчетных сумм, получить письменные
объяснения от соответствующих должностных и подотчетных лиц о
несвоевременности предоставления авансовых отчетов, рассмотреть вопрос о
включении выданных сумм в совокупный доход подотчетных лиц.
Поскольку значительный удельный вес в расчетах с подотчетными
лицами занимают расчеты за горючее, на приобретение которого получают
наличные деньги для заправки при необходимости, рекомендуется упростить
учет данных операций: выдавать водителю под отчет один или два раза в
месяц некоторую сумму на закупку ГСМ. Для определения необходимой
суммы аванса использовать практический опыт и план использования
автомобиля. Одновременно с этим приказом руководителя организации
установить список водителей, имеющих право на получение денег на
приобретение ГСМ, максимальную сумму, которая может быть выдана под
отчет, и сроки составления авансовых отчетов. При приобретении ГСМ за
наличный расчет перед каждым получением наличных денег из кассы
водитель должен представлять отчет о ранее приобретенном топливе.
Данные о приобретенном за наличный расчет бензин следует заносить в
лицевую карточку водителя с указанием даты, количества и стоимости. По
окончании месяца карточку водителя сдаватьв бухгалтерию вместе с
путевым листом. Водитель транспортного средства должен каждый раз,
заправляя машину топливом, требовать на АЗС документ, подтверждающий
количество оплаченного топлива и стоимость одного литра топлива.
75
С целью снижения трудоемкости учета командировочных расходов в
пределах норм и сверх норм рекомендуется применять журнал учета
командировочных работников. Данный регистр разработан в
автоматизированной системе 1:СБухгалтерия, которую применяет
предприятие ООО «Жилсервис». Автоматизированная форма журнала учета
командированных работников позволит подготавливать необходимую
информацию, отвечающую нуждам различных пользователей, например,
определять за пределами РФ или в пределах РФ работник находился в
командировке, сроки командировки, какие расходы были произведены
командированным лицом в пределах норм законодательства, а какие сверх
норм,. Таким образом, нажатие нескольких клавиш на клавиатуре сэкономит
кучу времени,листая множество авансовых отчетов, в поисках нужной
информации. Рекомендуемая форма журнала представлена в Приложении 4.
Применение данного журнала на предприятии ООО «Жилсервис»
позволит совершенствовать документооборот, снизить трудозатраты.
Для внутрихозяйственного контроля за расходованием средств по
приему делегаций, руководителю предприятия рекомендуется установить
нормативы по отдельным видам представительских расходов.
В качестве рекомендации предлагается руководству ООО «Жилсервис»
разработать приказ в котором определить круг лиц, уполномоченных
получать наличные деньги под отчет, с определением цели на которые они
могут получать денежные средства.
Также рекомендуется оформить смету затрат на представительские
расходы. При составлении сметы на представительские расходы можно взять
за основу формы на прием и обслуживание иностранных делегаций и
отдельных лиц, которые периодически сообщаются министерством финансов
РФ для бюджетных учреждений с учетом изменений индекса цен.
Рекомендуемая форма сметы затрат по представительским расходам
представлена в Приложении 5.
76
Руководителю ООО «Жилсервис» следует издать приказ, в котором
будет определен круг лиц, занятых приемом участников деловых встреч.
Включение представительских расходов в себестоимость продукции,
работ, услуг, разрешить только при наличии оправдательных первичных
документов, в которых должны быть указаны дата и место, программа
проведения деловой встречи или приема,приглашенные лица, участники со
стороны предприятия и величина расходов.
Таким образом, применение рекомендуемых форм документов
позволит совершенствовать учет расчетов с подотчетными лицами на ООО
«Жилсервис».
Таким образом, планируется провести конфигурацию бухгалтерской
программы 1С и доработки имеющихся модулей. Что обеспечить
автоматизацию процессов, снизит риск проявления «Человеческого фактора»
и обеспечит практическую реализацию предложенных изменений.
3.2 Оценка экономической эффективности оптимизации работы с
подотчетными лицами
Цель модернизации новых модулей в программу 1С: Бухгалтерия
служит автоматизация отельных участков учёта.
Внедрение модулей предполагает осуществить расчет экономических
затрат. Основными показателями, определяющими целесообразность затрат,
являются: годовой экономический эффект, экономическая эффективность,
время для регистрации и обработки документов.
Модули внедряются в отделе бухгалтерии в программу 1С:
Бухгалтерия, и автоматизирует отчетность по направлению учета:
«Авансовый отчет». В результате внедрения модулей предполагается
провести систематизацию учёта, что уменьшит время на обработку отчётов и
увеличение их количества, а значит, в последующем даст возможность
сэкономить ресурсы. При расчете экономического эффекта после внедрения
изменений учитываются следующие факторы:
Снижение времени обработки отчётов
77
Повышение количества обрабатываемых отчётов
Время, затрачиваемое программистом на разработку и внедрение
модуля «Авансовый отчет» показано в таблице 16.
Таблица 16
Время, затраченное на модернизацию модуля
Стадия разработки
Условное
обозначение
Трудоёмкость,
час
В т.ч.
машинное
время, час
Анализ и определение
требований
Тан
10
3
Проектирование модуля
Тпр
5
3
Реализация модуля в
конфигураторе
Тр
8
8
Тестирование и отладка
Тт
4
4
Внедрение, в том числе:
Твн
3
3
а) Обновление
конфигуратора
Тпер
1
1
б) Обучение сотрудника
Тоб
2
2
Итого:
30
21
Данные для расчета экономической эффективности модернизации
модуля приведены в таблице 17.
Таблица 17
Данные для расчета экономической эффективности
Наименование
Условное
обозначен
ие
Едини
ца
измер
ения
Значение
по
базовому
варианту
Значение
по
внедряем
ому
варианту
Затраты рабочего времени
сотрудника бухгалтерии на:
сбор информации
СИ
Час
0.03
0.02
анализ информации
АИ
Час
0.06
0.02
обобщение информации
ОИ
Час
0.04
0.01
оценка инновационных
вложений
ОВ
Час
0.01
0.01
составление отчета
СО
Час
0.1
0.02
составление плана мероприятий
ПМ
Час
0.1
0.02
Затраты на материалы
Зб
Руб
1500
500
Частота использования модуля в
год
Чисп
Раз
530
530
Нормативный коэффициент
эффективности капитальных
вложений
Ен
0.33
0.33
78
1) Расчет времени на разработку и внедрение модуля «Авансовый
отчет»
Срок разработки и внедрения рассчитывается по формуле (3.1)
СР = Тан + Тпр + Тр + Тт + Твн, (3.1)
где СР - срок разработки и внедрения модуля;
Тан - время, необходимое для анализа и определения требований;
Тпр – время, необходимое для проектирования системы;
Тр - время, необходимое для программирования;
Тт – время, необходимое на тестирование и отладку модуля;
Твн – время, необходимое на внедрение нововведений в
существующую систему, в том числе время на внедрение модуля и обучение
сотрудников.
Таким образом, рассчитываем общее время на внедрение и
эксплуатацию модуля.
СР= 10+5+8+4+3=30 часов (3,75 дня)
Таким образом, срок разработки и внедрения составляет 3,75 дня.
2) Расчет затрат на разработку модуля «Авансовый отчет»
Расчет затрат на разработку производится по формуле (3.2).
Зр = ФОТр + ОТЧр + Знр + Зкомп, (3.2)
где Зр – затраты на разработку системы,
ФОТр – фонд оплаты труда программиста на разработку модуля,
ОТЧр – отчисления во внебюджетные фонды,
Знр – накладные расходы,
Зкомп – затраты на эксплуатацию компьютера.
На разработку модуля «Авансовый отчет» пришлось 3,75 дня. Проект
разрабатывался одним программистом.
79
Расходы на заработную плату рассчитываются по формуле (3.3):
ФОТр = (ОКi * ЧИ * СРi) / Чрдм, (3.3)
где ОКi – оклад i-го исполнителя,
ЧИ – число исполнителей,
СРi – срок на разработку модуля i-м исполнителем,
Чрдм – число рабочих дней в месяце,
ФОТр = (11 000 *1 *3,75/22= 1875 руб.
Отчисления во внебюджетные фонды рассчитываются по формуле
(3.4):
ОТЧр = ФОТр * (Опфр + Офсс + Омс), (3.4)
где Опфр – отчисления в пенсионный фонд, 22%;
Офсс – Отчисление в фонд социального страхования,2,9%;
Омс – Отчисление в фонд медицинского страхования,5,1%
ОТЧр=1875*30%=562,5руб.
Накладные расходы составляют:
Знр=1875*0,1=188руб.
Стоимость машинного времени на разработку модуля рассчитывается
по формуле (3.5)
Зкомп = Смч * Тпр, (3.5)
где Смч – себестоимость машино-часа,
Тпр – машинное время, необходимое на разработку.
Себестоимость одного машино-часа, рассчитывается по формуле (3.6)
Смч = Зоб / ФП, (3.6)