14
документов, подтверждающих произведённый расход полученных на
предприятии денежных сумм.
Таблица 1
Основные бухгалтерские записи по счету 71 «Расчеты с
подотчетными лицами»
1
В отношении командировочных расходов в течение трех дней по
возвращении подотчетное лицо обязано отчитаться за полученные и
израсходованные суммы. С этой целью им составляется авансовый отчет на
основе подлинных документов, подтверждающих произведенный расход
(счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих
билетов), докладная о проделанной работе (выполнение задания) и прилагается
командировочное удостоверение.
По авансовым суммам на хозяйственные и операционные нужды отчет
должен быть сдан на следующий рабочий день после истечения срока, на
который была выдана подотчетная сумма
2
.
Целесообразность произведенных расходов подтверждается
1
Развитие интегрированной системы учета и отчетности. Методология и практика. - М.: Проспект, 2016. - C.
58.
2
Харитонов, С. А. Бухгалтерский и налоговый учет в "1С:Бухгалтерии 8" (редакция 2.0). - М.: 1С-Паблишинг,
2016. - C. 57.
15
непосредственными руководителями в зависимости от целевого назначения
расходов. После проверки бухгалтером авансового отчета и определения суммы
к отчету, последний утверждается руководителем предприятия и принимается к
учету.
В случае если при авансовом отчете имеются товарные чеки розничных
магазинов на приобретенные из подотчетных сумм различные материалы, эти
материалы должны быть сданы на склад предприятия, на них выписывается
общая приходная накладная.
Остаток неиспользованных сумм сдается подотчетным лицом в кассу по
приходному кассовому ордеру одновременно со сдачей авансового отчета, а
перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру в день сдачи
авансового отчета.
Согласно приказа руководителя расходовать выданные под отчет суммы
следует по назначению, а передача подотчетных сумм одним лицом другому
запрещается. Новые авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии
полного расчета по ранее выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших
отчеты и подтверждающие документы в расходовании подотчетных сумм в
установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не
использованных сумм авансов, бухгалтерия вправе удержать с него в
бесспорном порядке при очередной выдаче заработной платы числящуюся за
работником подотчетную сумму задолженности в порядке, предусмотренном
действующим законодательством
1
.
Администрация организации самостоятельно решает вопрос о размере
сумм, выделяемых под отчет, в соответствии с производственной
необходимостью и на основе ретроспективного анализа аналогичных расходов
в прошлые периоды.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и
расчетов с подотчетными лицами в организациях служит журнал-ордер № 7 –
1
Хоботова, А. Расчеты с подотчетными лицами: наличными и без // Информационный бюллетень «Экспресс-
бухгалтерия». – №44. – 2014. – С. 27.
16
комбинированный регистр, сочетающий в единой системе аналитический и
синтетический учет с линейной формой записи.
Каждой выданной под отчет сумме в журнале-ордере отводится одна
строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу
неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи
сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке.
Применение журнала-ордера № 7 исключает необходимость ведения
накопительных ведомостей, карточек и оборотных ведомостей по счету № 71
«Расчеты с подотчетными лицами», что способствует резкому сокращению
учетной работы. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму
записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в
части расшифровки оборота по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными
лицами»
1
.
Позиционная форма записи и ведение расчетов по каждому авансовому
отчету вносят ясность в расчеты, увеличивают контрольные функции учета.
Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные
кассовые ордера на суммы, выданные работникам под отчет, авансовые отчеты
– на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые
ордера – на расхождения в суммах полученных и израсходованных. К учету
принимаются авансовые отчеты, проверенные главным бухгалтером на
корректность представления и по существу информации, в отношении
целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению
аванса, и утвержденные руководителем предприятия. Главный бухгалтер
обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете
корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.
В журнал-ордер № 7 вносятся дата выдачи денежных средств под отчет и
состояние расчетов на начало месяца (дебет – суммы, оставшиеся под отчет,
кредит – суммы, невозмещенного перерасхода) с каждым из подотчетных лиц.
1
Сунгатуллина Л.Б. Бухгалтерский управленческий учет расходов на вознаграждения работников. - М.:
Магистр, ИНФРА-М, 2015. – С. 23.
17
Эти записи берутся из журнала-ордера № 7 за прошлый месяц.
Аналитический учет расчетов в журнал-ордере № 7 ведется по каждой
отдельно выданной под отчет сумме. По строкам журнала-ордера № 7
отражаются выданные авансы, списание сумм расхода на основе
утвержденного авансового отчета, а также выдачи в возмещение перерасхода и
возврат неиспользованных авансов. Таким образом, операции по каждому
авансовому отчету находят отражение только по одной строке журнала-ордера
№ 7. При разработке отчетов кассира суммы, выданные под отчет, заносятся в
журнал-ордер № 7. Одновременно указываются дата выдачи и
корреспондирующий счет, что соответствует действующему порядку учета и
системе учета в организации.
В случае, когда подотчетному лицу, находящемуся в длительной
командировке, или в других случаях выдается (переводится) дополнительный
аванс, в разделе «Выдано в подотчет», по кассовым, банковским и другим
документам устанавливаются суммы, выданные в возмещение перерасхода.
Отражаются суммы неиспользованных авансов, сданные в кассу и на расчетный
счет, а также удержанные из заработной платы рабочих и служащих. Запись в
этот раздел журнала-ордера № 7 производится на основании документов по
кассе, банку и расчетно-платежных ведомостей
1
.
Суммы, выданные под отчет и в возмещение перерасхода, а также суммы
возвращенных и удержанных неиспользованных авансов сверяет главный
бухгалтер. Проверенные и утвержденные авансовые отчеты записываются в
соответствующие графы, с указанием сумм, утвержденной по авансовому
отчету. На основании разметки корреспондирующих счетов в авансовых
отчетах производятся записи в соответствующие данным счетам графы.
Для того, чтобы определить сумму итога по кредиту счета 71 «Расчеты с
подотчетными лицами», необходимо сложить суммы, сданные подотчетными
лицами в кассу, внесенные на расчетный счет и удержанные из заработной
1
Никитина, В.Ю. Деньги под отчет по безналичному расчету / В.Ю. Никитина // «Электронный журнал
«Финансовые и бухгалтерские консультации». – №2. – 2014. – С. 24.
18
платы, а также суммы, списанные по утвержденным авансовым отчетам. Общая
сумма кредитового оборота по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»
заносится в Главную книгу. В состав сумм, относимых в дебет счетов 10
«Материалы», 41 «Товары» включаются стоимость материальных ценностей по
учетным ценам, суммы транспортно-заготовительных и других расходов по
заготовлению и приобретению материальных ценностей. Стоимость
приобретенных материальных ценностей на основе сумм в журнале-ордере №7
определяется согласно специальной справке, заполняемой на основании копий
приходных документов (накладных, приемных актов, приходных ордеров),
которые прилагаются к авансовым отчетам подотчетных лиц. В практике чаще
всего выписывается общая приходная накладная на основе сопроводительных
документов к приобретенным материальным ценностям, оплата которых была
произведена подотчетными лицами из сумм денежных средств, выданных им
под отчет. В журнале-ордере № 7 предусмотрены графы для отражения остатка
на начало месяца, дебетовых оборотов и кредитовых оборотов. Остаток на
конец месяца по каждой позиции (строке) переносится в журнал-ордер № 7
следующего отчетного месяца
1
.
Такой порядок переноса сальдо сокращает количество записей. После
окончания всех записей журнал-ордер № 7 проверяется и подписывается
главным бухгалтером.
1.2 Нормативное регулирование бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами
Нормативно-правовое регулирование учета расчетов с подотчетными
лицами осуществляется в рамках действующей системы регулирования
бухгалтерского учета.
Первый уровень наряду с другими законодательными актами образует
Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от
1
Крутякова, Т. Л. Расходы и налоги . - М.: АйСи Групп, 2017. - C. 47.
19
04.11.2014).
Второй уровень регулирования бухгалтерского учета составляют
Положения по бухгалтерскому учету (ПБУ).
Регулирования учета расчетов с подотчетными лицами касается ПБУ
10/99 «Расходы организации», в котором указаны основополагающие аспекты
признания расходов, произведенных организацией в соответствии с правилами
формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих
организаций, в рамках данного участка бухгалтерского учета.
План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной
деятельности организации с Инструкцией по его применению, который
утвержден Министерством финансов РФ, считается наиболее важным
документом третьего уровня регулирования бухгалтерского учета.
Четвертый уровень регулирования бухгалтерского учета включает
приказы, указания, инструкции, выпускаемые самой организацией: рабочий
план счетов, учетная политика и др.
1
Согласно Инструкции по применению плана счетов учет расчетов с
подотчетными лицами осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными
лицами». На счете учета расчетов с подотчетными лицами обобщается
информация о расчетах с работниками и суммах денежных средств, выданным
им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы.
Подотчетным лицом называют сотрудника фирмы (или ИП), которому
работодатель авансом выдает денежные средства в целях совершения покупок,
необходимых для ведения своей деятельности, как правило на приобретение
канцтоваров, хозяйственных принадлежностей, ГСМ, а также на
командировочные и представительские расходы.
Регламентируются отношения участников данных правоотношений
следующими основными нормативными актами:
указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения
кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения
1
Касьянова, Г. Ю. Учет - 2016: бухгалтерский и налоговый. - М.: АБАК, 2016. - C. 56.
20
кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами
малого предпринимательства»;
приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении
Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности
организаций и инструкции по его применению»;
законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
КоАП РФ;
Трудовым кодексом РФ
1
.
Кроме того, к правоотношениям с подотчетными лицами следует
применять письма разъяснительного характера, изданные структурами
финансового ведомства РФ: Минфином, ФНС, Банком России. Примером
такого разъяснения могут служить письма Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-
03/728 (о возможности выдачи под отчет денег в безналичной форме) и от
25.08.14 № 03-11-11/42288 (о необходимости оформления заявлений на выдачу
подотчетных безналичных средств).
Данный документ является основным актом, устанавливающим правила
выдачи подотчетных средств. В соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У
руководитель фирмы (или ИП) вправе выдать работнику наличные средства в
целях осуществления расходов, связанных с деятельностью этой фирмы (или
предпринимателя). Это означает, что физическое лицо, не являющееся
сотрудником данного хозяйствующего субъекта, деньги под отчет получить не
сможет.
При этом понятие «работник» указание № 3210-У трактует несколько
иначе, чем другие нормативные акты, в частности ТК РФ. Согласно п. 5
указания № 3210-У под работником подразумевается физическое лицо, с
которым у субъекта имеется договор трудовой или гражданско-правовой
направленности. Эта же позиция Банка РФ по отношению к трактовке понятия
«работник» прослеживается и в его письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.
Таким образом, наличность под отчет вправе получить не только сотрудник,
1
Гартвич, А. С. 1С: Бухгалтерия 8.3 с нуля. 101 урок для начинающих . - М.: БХВ-Петербург, 2016. - C. 6.
21
осуществляющий трудовые функции, но и подрядчик, с которым у данного
субъекта заключен гражданско-правовой договор
1
.
Перечислим другие важные правила выдачи подотчетной наличности,
закрепленные в п. 6.3 указания № 3210-У:
Выдача средств под отчет разрешается на совершение расходов,
связанных с деятельностью лица, работником которого подотчетник является.
Выдача подотчетных сумм производится на основании оформленного
сотрудником заявления, в котором он указывает: размер необходимой для
покупки суммы и срок, который потребуется для совершения этой покупки. На
оформленном таким образом заявлении необходимо проставить дату и далее
отдать его на визу руководителю.
Передача из кассы денежных средств сотруднику сопровождается
оформлением расходного кассового ордера формы ОКУД 0310002.
Выдача следующей суммы подотчетнику возможна только при
условии погашения долгов по предыдущим отчетным суммам
2
.
По истечении 3 дней, отсчитываемых от последнего дня периода, на
который выдавались подотчетные суммы, работник обязан представить
авансовый отчет о произведенных им расходах, сопроводив его
подтверждающей первичной документацией.
Представленная работником отчетная документация проверяется
главбухом или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (он же
утверждает отчет, а также устанавливает сроки, в течение которых
производятся окончательные расчеты с подотчетным лицом).
Указание 3210-У не приводит предельной суммы, которая может быть
выдана под отчет, так же как и сроков, на которые выдаются подотчетные
средства: такие критерии компании и предприниматели устанавливают
самостоятельно.
Следующим документом, который стоит рассмотреть, говоря об
1
Бабаев, Ю. А. Теория бухгалтерского учета. – М. : Машиностроение, 2016. - C. 75.
2
Бакшинскас, В. Ю. Правовое регулирование хозяйственной деятельности . - М.: ИПБ-БИНФА, 2016. - C. 56.
22
отношениях с подотчетными лицами, является План счетов бухучета
(утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). И хотя сам Минфин
не причисляет его к нормативным актам в силу его рекомендательного
характера (письмо от 15.03.2001 № 16-00-13/05 «О применении нового Плана
счетов бухгалтерского учета»), однако данный документ имеет прямое
отношение к отражению хозяйственных операций с подотчетными суммами в
бухгалтерском учете.
Для учета расчетов с подотчетниками планом счетов предусмотрен счет
71. Аналитика по данному счету осуществляется по каждой подотчетной
сумме.
Рассмотрим перечень основных положений закона о бухучете, которые
имеют отношение к оформлению локальных распорядительных документов,
авансовых отчетов и подтверждающей расходы подотчетного лица первичке:
Каждый факт хозяйственной деятельности предприятия должен быть
подтвержден первичным документом. К бухучету не принимается
документация, оформленная на не произведенные операции (п. 1 ст. 9 закона №
402-ФЗ).
Вся первичная документация должна включать реквизиты,
перечисленные в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.
Первичка составляется непосредственно при совершении того или
иного факта хозяйственной деятельности или сразу по его завершении.
Ответственные лица, оформляющие первичную документацию, обязаны
своевременно ее передавать сотрудникам, осуществляющим учет
хозяйственных операций на предприятии (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
Предприятию вменяется обязанность по организации действенного
внутреннего контроля совершаемых им фактов хозяйственной деятельности (п.
1 ст. 19 закона № 402-ФЗ)
1
.
Во исполнение последней в приведенном выше списке обязанности на
предприятии оформляется, в частности, приказ руководителя, утверждающий
1
Гладкий, А. С. 1С: Управление небольшой фирмой 8.2 с нуля. - М.: БХВ-Петербург, 2016. – С. 89.
23
перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Мы вам
советуем оформлять перечень подотчетников именно приказом, но не
перечислять указанных лиц в учетной политике. Объясняется это тем, что
список сотрудников, утвержденный приказом, можно изменить в любое время.
А вот вносить изменения в учетную политику можно далеко не всегда (п. 6 ст. 8
закона № 402-ФЗ).
Трудовое законодательство также имеет непосредственное отношение к
вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами. Так, ТК РФ:
распространяет на руководителя общий порядок оформления
подотчетных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с фирмой,
выдающей деньги под отчет (ст. 16–19 ТК РФ);
определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных
отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить претензии
(ст. 137 ТК РФ);
устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника
(ст. 138 ТК РФ);
обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при
использовании его личного имущества, в т. ч. денег (ст. 188 ТК РФ),
компенсировать расходы при направлении в служебные командировки (ст. 165,
168, 168.1 ТК РФ)
1
.
Напрямую ответственность за несоблюдение порядка выдачи
подотчетных средств, установленного указанием № 3210-У, не предусмотрена.
Однако некоторые ситуации (например, выдача денег под отчет без заявления
работника) могут повлечь за собой претензии контролирующих органов,
связанные с неоприходованием денежной наличности в кассе или с
нарушением порядка ее хранения. А вот за эти правонарушения уже
предусмотрена совершенно конкретная ответственность – по ст. 15.1 КоАП.
Итак, порядок выдачи, возврата и учета подотчетных средств
1
Мухина Е.Р. Оценка системы нормативно-правового регулирования учета расчетов с персоналом по оплате
труда // Международный научно-исследовательский журнал. – 2014. - №12. – С. 26-27.