54
Аудируемая организация не ведет журналы регистрации авансовых
отчетов.
Основным условием включения любых затрат в состав расходов
организации является их обоснованность и документальное подтверждение.
При этом согласно п. 1 ст. 252 НК РФ под обоснованными расходами
понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в
денежной форме. Под документально подтвержденными расходами
понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в
соответствии с законодательством Российской Федерации. В ООО «СЕЛТЕ»
авансовые отчеты имеют подтверждение в виде оправдательных документов.
Учет работников, выбывающих в служебные командировки из
командирующей организации, ведется в журнале учета работников,
выбывающих в служебные командировки из командирующей организации
(журнал выбытия), форма которого предусмотрена приложением №2 Приказа
Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 №379н. Учет работников, прибывших в
организацию, в которую они командированы, ведется в журнале учета
работников, прибывших в организацию, в которую они командированы
(журнал прибытия). Работодатель или уполномоченное им лицо приказом
(распоряжением) назначает работника организации, ответственного за ведение
журнала выбытия и журнала прибытия, а также за осуществление отметок в
командировочных удостоверениях. Журналы учета работников, выбывающих и
прибывающих в организацию в ООО «СЕЛТЕ» в нарушение указанного
приказа не ведутся.
Выявленные нарушения не оказывают влияние на бухгалтерскую
отчетность, но негативны для системы внутреннего контроля.
В ходе проверки учета представительских расходов не установлено.
Расходы, которые можно отнести к представительским, списываются напрямую
за счёт чистой прибыли.
Документы и записи, относящиеся к вопросу проверки правильности
составления бухгалтерских проводок по операциям с подотчетными лицами,
55
проверены выборочно за 2016 год, каждый десятый документ. В результате
проведенной аудиторской процедуры нарушения не установлены. В ходе
проверки установлена тождественность учетных данных по учёту подотчётных
сумм регистрам бухгалтерского учёта в программе 1С и отчетности.
Проверка соответствия остатков аналитического и синтетического учета
по счету 71 с данными бухгалтерской отчетности. Проверке подвергались
бухгалтерский баланс, журнал ордер №7, анализ счета 71.
При проверке тождественности остатков аналитического и
синтетического учета по счету 71 и показателей бухгалтерской отчетности
получены следующие результаты (таблица 17).
В результате проведенной проверке можно сделать вывод, что данные
остатки остатков аналитического и синтетического учета по счету 71 с данными
бухгалтерской отчетности совпадают.
Таблица 17
Результаты сверки соответствия остатков аналитического и
синтетического учета по счету 71 с данными бухгалтерской
отчетности
Показатель
I
квартал
II
квартал
II
квартал
IV
квартал
Анализ счета 71
62810,95
4124,11
172338,85
2299,25
Журнал – ордер по счету
71
62810,95
4124,11
172338,85
2299,25
Дебиторская
задолженность
62810,95
4124,11
172338,85
-
Кредиторская
задолженность
-
-
-
2299,25
Что касается командировочных расходов, то как и любые другие затраты,
командировочные расходы могут учитываться в целях налогообложения только
в том случае, если они носят производственный характер, являются
обоснованными, документально подтвержденными и, таким образом,
соответствующими требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ. Подтвердить
производственный характер командировки организация может приказом
(распоряжением) о направлении работника в командировку и
56
командировочным удостоверением (формы №Т-9 и Т-10, утвержденные
Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.04). В ООО «СЕЛТЕ» в
авансовых отчетах по командировочным расходам в ходе выборочной проверки
нарушений не установлено.
Согласно утвержденного в ООО «СЕЛТЕ» положения о направлении
работников в служебную командировку установлены дифференцированные
нормы суточных, которые в проверяемом периоде не превышают 700 руб. в
сутки на территории РФ.
В процессе аудита расчетов с подотчетными лицами по
командировочным расходам также осуществлялись следующие аудиторские
процедуры:
– проверка наличия отметок в командировочных удостоверениях;
Проверке подверглись каждое пятое командировочное удостоверение за
2016 год. В результате проверки нарушения не установлены.
– проверка правильности возмещения командировочных расходов при
командировкам по территории РФ;
Порядок и размеры расходов, связанных со служебными
командировками, определены в коллективном договоре. Для выполнения этой
процедуры в целях налогового учета при командировках по территории РФ
использовались нормы возмещения командировочных расходов, утвержденные
Постановлением Правительства РФ. Документы проверены выборочно, каждый
десятый документ. В результате проверки выявлено следующее нарушение
(таблица 18).
Таблица 18
Нарушение возмещения командировочных расходов при
командировках по территории РФ
Наименование и
номер документа
Сумма,
руб.
Сумма
нарушения,
руб.
Примечание
Авансовый отчет
№1526
12670,00
500,00
Расходы не полностью
подтверждены
оправдательными
документами
57
Согласно авансовому отчету №1526 в декабре 2016 г. возмещены
командировочные расходы в п. Магдагачи Амурской области Семенову В.П. в
сумме 12670 руб., в том числе расходы по оплате ремонта автомобиля в сумме
500 руб. без полного подтверждения оправдательными документами этих
расходов (приложен товарный чек без ИНН, даты оказания услуги с
расшифровкой, что был произведен ремонт колеса автомобиля Нива в сумме
500 руб.), таким образом, организацией завышена сумма расходов на 500 руб.
Анализируя данную ошибку, можно отметить, что она не является
существенной и не влияет на достоверность данных бухгалтерской отчетности.
– проверка соответствия целевого расходования сумм подотчетными
лицами;
Проверке подвергались авансовые отчеты с приложенными
оправдательными документами. Данные документы проверены выборочно,
каждый десятый документ. В результате проверки нарушения не установлены.
– проверка наличия всех необходимых реквизитов на документах по
расчетам с подотчетными лицами.
Проверке подвергались авансовые отчеты, приходные ордера, товарные
накладные, документы, приложения к авансовым отчетам. Проводилась
выборочная проверка за 2016 год. В результате выявлены следующие
нарушения. В нарушение ФЗ «О бухгалтерском учете» в Обществе за
проверяемый период выявлены случаи неправильного оформления первичных
документов. В приходных ордерах на поступление материальных ценностей
через подотчетных лиц отсутствует подпись материально-ответственного лица,
принявшего материальные ценности:
– приходный ордер №157 от 13.02.2016 г.;
– приходный ордер №1105 от 10.04.2016 г.;
– приходный ордер №3006 от 28.09.2016 г.
В авансовых отчетах отсутствуют подписи подотчетных лиц, например
приходный ордер №86 от 16.01.2016 г.
Таким образом, в ходе аудита проведена выборочная проверка:
58
– правильности документального оформления и отражения расчетов с
подотчетными лицами в бухгалтерском и налоговом учете;
– наличия договоров о материальной ответственности;
– обоснованности выдачи и расходования подотчетных сумм;
– полноты, своевременности и обоснованности списания подотчетных
сумм признания расходов;
– правильности возмещения командировочных расходов на территории
России и заграницей;
– соответствия фактических размеров представительских расходов
сметам;
– правильности оформления инвентаризации расчетов с подотчетными
лицами и отражения результатов в бухгалтерском и налоговом учете;
– тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров
бухгалтерского учета по счету 71.
В результате проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными
лицами выявлены нарушения нормативных и законодательных актов
бухгалтерского и налогового учета, которые не существенно влияют на
достоверность бухгалтерской и налоговой отчетности, но существенны для
системы внутреннего контроля организации и по ним могут возникнуть
претензии со стороны налоговых органов. Фактическое состояние системы
внутреннего контроля предприятия ООО «СЕЛТЕ» можно оценить как среднее.
59
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО ПОВЫШЕНИЮ
ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
3.1 Разработка предложений по оптимизации бухгалтерского учета
расчетов с подотчетными лицами на основе данных аудита.
В ходе изучения состояния учета расчетов с подотчетными лицами на
предприятиях могут быть выявлены типичные для данного участка учета
проблемы.
Таблица 19
Типовые нарушения учета расчетов с подотчетными лицами
№
Описание
1
В организации допускается на практике скрытое авансирование сотрудников
предприятия денежными средствами на личные нужды, выдача которых из
кассы оформляется под видом авансов на хозяйственные нужды.
2
Имеются случаи выдачи авансов работникам на хозяйственные нужды без
уточнения факта совершения целевых расходов либо квалификации
хозяйственных расходов как операционных затрат без подтверждающих
документов.
3
Имеются случаи несвоевременного отчета подотчетных лиц за расходование
полученных денежных средств под отчет.
4
Авансовый отчет подотчетных лиц не всегда соответствует целям
расходования денежных средств, полученных под отчет, согласно приказу
руководителя.
5
Возникают противоречия при отнесении расходов подотчетных лиц
конкретную статью расходов из-за некорректных сведений,
предоставляемых подотчетными лицами.
Подводя итоги аудиторской проверки, следует отметить, что наибольшее
количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными
лицами в ООО «СЕЛТЕ» из-за отсутствия контроля за расчетами с
работниками, поэтому рекомендуемые мероприятия помогут усилить
внутренний контроль за расчетами с подотчетными лицами, а эффективно
организованная система внутреннего контроля не допустит установленных
нарушений в дальнейшем. В связи с тем, что при проведении аудиторской
проверки ООО «СЕЛТЕ» установлено, что подотчетные суммы числятся за
получившими их работниками продолжительное время, предприятию
60
рекомендуется провести проверку использования подотчетных сумм, получить
письменные объяснения от соответствующих должностных и подотчетных лиц
о несвоевременности предоставления авансовых отчетов, рассмотреть вопрос о
включении выданных сумм в совокупный доход подотчетных лиц.
С целью снижения трудоемкости учета командировочных расходов в
пределах норм и сверх норм рекомендуется применять журнал учета
командировочных работников. Данный регистр разработан в
автоматизированной системе 1 С – Бухгалтерия, которую применяет компания.
Рекомендуемая форма журнала представлена в таблице 20.
Таблица 20
Рекомендуемый к внедрению журнал учета командированных
работников
Ф.И.О.
командированног
о работника
Шахрай Е.А
.
Гончаренко Г.В
.
Мельник
Л.Ю.
Новоженов Я.Е
.
Занимаемая
должность
Водитель
Врач-эксперт
Врач-эксперт
Рук-ль службы
обеспечения
деятельности
Страна, город
командировки
п. Магдагачи
Амурской
области
г. Москва
г. Райчихинс
к
п. Прогресс
Амурской
области
Сроки
командировки
12.05.2016 –
01.07.2016 –.
29.06.2016-
19.07.2016 –
19.05.2016 г
.
05.07.2016 г.
02.07.2016 г.
01.08.2016 г.
Номер и дата
составления
авансового отчета
№512 от
21.05.2016 г
.
№782 от
08.07.2016 г.
№752 от
05.07.2016 г.
№1002 от
04.08.2016 г.
Общая сумма
израсходованных
средств
1950
5000
2760
1260
Сумма расходов в
пределах норм
1950
3500
2760
1260
Сумма расходов
сверх норм
-
1500
-
-
Применение данного журнала в ООО «СЕЛТЕ» позволит
совершенствовать документооборот, снизить трудозатраты.
Таким образом, хотя учетный процесс в организации может быть налажен
достаточно эффективно, а учет расчетов с подотчетными лицами ведется
вполне рационально, учетная политика в отношении данного аспекта учета
61
часто может быть представлена в общих чертах, что является достаточно
существенным недостатком. В соответствии с этим необходимо внести
некоторые изменения в учетную политику в плане конкретизации системы
документооборота и отслеживания расчетов с подотчетными лицами и
отражения связанных с этим хозяйственных операций в системе бухгалтерской
информации предприятия.
В отношении учета расчетов с подотчетными лицами в учетной политике
следует закрепить и прописать следующие моменты:
виды первичных документов, применяемых при учете операций
связанных с расчетами с подотчетными лицами, учета произведенных расходов,
порядок их заполнения и принятия к учету, а также процесс документооборота
по данным операциям и расчетам в соответствии с действующим на
предприятии порядком предоставления денежных средств под отчет;
порядок и момент признания расходов, совершенных подотчетным
лицом, и отнесения их на себестоимость продукции предприятия;
порядок и момент начисления задолженности по расчетам с
подотчетными лицами;
документально закрепить основные проводки, используемые для
отражения расчетов с подотчетными лицами, и формализовать порядок
отражения данных операций в системе учета предприятия;
порядок проведения инвентаризации расчетов с подотчетными
лицами;
закрепить перечень расходов, которые должны учитываться на счете
44 "Расходы на продажу", производимых из сумм денежных средств, выданных
под отчет на операционные расходы;
полностью отразить методы оценки произведенных подотчетными
лицами расходов на соответствие целям расходования и отнесения расходов на
конкретные статьи расходов для избежания возникновения возможных
противоречий в системе учета.
Следует отметить, что при закреплении перечня расходов, которые
62
должны учитываться на счете 44 "Расходы на продажу" следует также
включить порядок списания этих расходов в себестоимость продаж в полной
сумме расходов, признанных в отчетном периоде. Отнесение расходов на
продажу в себестоимость проданной готовой продукции формирует более
полную ее себестоимость. Согласно положениям ПБУ 1/2008, изменять
учетную политику можно только в некоторых случаях, к которым относится и
разработка предприятием новых способов ведения бухгалтерского учета,
которые позволили бы отображать более достоверное представление фактов
хозяйственной деятельности.
Таким образом, предлагаемые изменения учетной политики не будут
противозаконными. Реализация данных мер позволит более объективно
формировать бухгалтерскую информацию о состоянии расчетов с
подотчетными лицами, избежать возможных искажений данных финансово-
экономических показателях, что, в свою очередь, снизит вероятность принятия
неверных управленческих решений.
3.2 Оценка экономической эффективности оптимизации работы с
подотчетными лицами
В качестве совершенствования учета в ООО «Селте» в расчетах с
подотчетными лицами, можно использовать банковские карты. В данном
случае отчетом об израсходовании денежных сумм подотчетными лицами
также является авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих
произведенные расходы (товарные чеки, счета, счета-фактуры, квитанции,
накладные и т.п.).
Кроме этого, при расчетах по операциям с использованием банковских
карт в обязательном порядке представляются на бумажном носителе:
- слипы;
- квитанции электронных терминалов;
- квитанции банкоматов.
63
Слип (квитанция электронного терминала) должен быть собственноручно
подписан держателем банковской карты.
Рассмотрим выдачу сумм в под отчет, через банковскую карту. Аванс на
командировочные расходы в размере 11 150 руб. перечислен на зарплатную
банковскую карту работника, в том числе:
- суточные - 600 руб.;
- расходы на проезд до места назначения и обратно - 7 800 руб.;
- расходы на проживание - 2 750 руб.
По решению руководства учреждения запланированная командировка
была отменена и подотчетные суммы в размере 11 150 руб. были возвращены
работником в кассу, а затем перечислены на лицевой счет учреждения на
восстановление кассовых расходов в отчетном году.
Отмена командировки оформлена соответствующим приказом
руководителя с указанием причин такого решения. В учете необходимо будет
сделать бухгалтерские записи таблица 21.
Таблица 21
Корреспонденция счетов
Содержание операции
Дебет
Кредит
Сумма,
руб.
Перечислены подотчетные суммы на
зарплатную карту работника, в том числе:
11 150
- суточные
1 208 12 560
1 304 05 212
600
- расходы на проезд
1 208 22 560
1 304 05 222
7 800
- расходы на проживание
1 208 26 560
1 304 05 226
2 750
Возвращены неизрасходованные
подотчетные суммы в кассу учреждения, в
том числе:
11 150
- суточные
1 201 34 510
1 208 12 660
600
- расходы на проезд
1 201 34 510
1 208 22 660
7 800
- расходы на проживание
1 201 34 510
1 208 26 660
2 750
Внесены неизрасходованные подотчетные
суммы на лицевой счет учреждения
1 210 03 560
1 201 34 610
11 150
Зачислены неизрасходованные
подотчетные суммы на лицевой счет
учреждения, в том числе:
11 150
- суточные
1 304 05 212
1 210 03 660
600
- расходы на проезд
1 304 05 222
1 210 03 660
7 800
- расходы на проживание
1 304 05 226
1 210 03 660
2 750