2
держание
Введение ............................................................................................................. 4
1. Теоретические основы бухгалтерского учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям .............................. 7
1.1 Понятие подотчетных лиц и нормативное регулирование учета
расчетов с подотчетными лицами ............................................................................. 7
1.2 Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами 8
1.3 Порядок выдачи денег под отчет и расходование подотчетных сумм 13
2. Практика бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными
лицами на примере организации ООО «СГ «Аско» .............................................. 17
2.1 Краткая характеристика предприятия .................................................... 17
2.2 Бухгалтерский учет и документальное оформление расчетов с
подотчетными лицами .............................................................................................. 26
3. Совершенствование учета и аудита расчетов с подотчетными лицами 40
3.1 Пути совершенствования бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами .............................................................................................. 40
3.2 Аудит расчётов с подотчётными лицами в ООО «СГ «Аско» ............. 42
Заключение ...................................................................................................... 58
Список использованных источников ............................................................ 64
Приложения ..................................................................................................... 70
3
Со
4
Введение
Расчеты с подотчетными лицами ведутся практически в каждой
организации. на подотчет берутся денежные средства на разные цели, это
возникает при осуществлении командировочных и представительских
расходов, а также при приобретении материальных ценностей или оплате работ
или услуг сторонних организаций подотчетными лицами.
Служебные командировки, оплата почтовых услуг при отправке
корреспонденции, прием представителей других организаций, периодическая
подписка, осуществляется через расчеты с работниками предприятия.
При выдаче подотчетных сумм образуется дебиторская задолженность
за подотчетными лицами, необходимостью проведения анализа, способствует
принятия мер к своевременному погашению.
Для правильной работы с расчетами с подотчетными лицами требуется
знания нормативно-законодательной базы выдачи и использования денежных
средств подотчет, как наличным путем, через кассу предприятия, так и
безналичным, с использованием банковской карты.
Актуальность этой темы заключается в необходимости изучения аудита
расчетов с подотчетными лицами с целью выявления типичных ошибок при
учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность
оценить способы избежать ошибок, допущенных при учете платежей с
подотчетными лицами.
Любые предприятия и организации, находящиеся в процессе
осуществления своей экономической деятельности, сталкиваются с
необходимостью приобретать определенные материальные ценности, услуги
или работы, а не безналичным расчетом, а за наличные. Часто гораздо быстрее
и удобнее оплачивать товары «на месте» наличными, например, при покупке
канцелярских товаров, бытовой техники или бензина для служебного
автомобиля. Обычно в этом случае работник предприятия получает денежные
средства по авансовому отчету. Согласно авансовому отчету, средства
5
выдаются для совершения любых действий от имени предприятия или
организации. Кроме того, наличные деньги в рамках отчета могут быть выданы
для предстоящих командировочных расходов, для покупки продуктов и оплаты
деловых расходов, для представительских целей, для оплаты выполненных
работ или услуг, оказываемых третьими лицами, в других экономических и
эксплуатационных целях. Выдача наличных денег из кассы документируется
документом, а именно исходящим кассовым ордером, который после
регистрации должен быть подписан уполномоченными лицами предприятия
или лично главным бухгалтером и руководителем. Не каждый может взять
деньги за отчет. На предприятии должен быть обязательно составлен заказ со
списком подотчетных лиц, имеющих такое право. Ответственными лицами
являются работники организации или предприятий, которые получают
денежные авансы за расходы в связи с экономическими расходами и
командировками.
Тема работы актуальна в современных условиях, поскольку проблема
правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается
наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в
процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая
показывает одной из главных основ производственной деятельности
современного предприятия.
Целью выпускной квалификационной работы является изучение
бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами и разработка
предложений по повышению экономической эффективности организации, на
примере ООО «СГ «Аско».
Для достижения данной цели выпускной работы, были поставлены
следующие задачи:
- изучить теоретические аспекты расчетов с подотчетными лицами;
- рассмотреть нормативное регулирование бухгалтерского учета
расчетов с подотчетными лицами;
6
- изучить практику бухгалтерского учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами на примере организации ООО «СГ «Аско»;
- разработать предложения по повышению экономической
эффективности организации.
Объектом исследования выпускной работы является ООО «СГ «Аско».
Предмет исследования диплома - учет расчетов с подотчетными лицами
в ООО «СГ «Аско».
Практическая значимость выпускной квалификационной работы
заключается в том, что ее результаты можно будет применить в своей
практической работе главному бухгалтеру ООО «СГ «Аско».
Теоретической основой выпускной работы являются нормативно -
правовые документы в области бухгалтерского учета, работы отечественных
авторов, а практической - материалы, предоставленные бухгалтерской службой
исследуемой организации.
Работа состоит из введения, трех глав, разделенных параграфами,
заключения, списка литературы и приложения.
В первой главе освещаются теоретические основы аудита и
бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Вторая глава
посвящена практике бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными
лицами на примере организации ООО «СГ «Аско». В третьей главе
определяются вопросы совершенствования учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами.
7
1. Теоретические основы бухгалтерского учета и аудита
расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим
операциям
1.1 Понятие подотчетных лиц и нормативное регулирование учета
расчетов с подотчетными лицами
Работник – это физическое лицо, с которым у хозяйствующего субъекта
имеется договор трудовой или гражданско-правовой направленности (указания
Банка России № 3210-У) [13, С. 78].
Подотчетные суммы – это денежные средства, которые выдаются
сотруднику предприятия для покупки каких-либо товаров, материалов, оплаты
поставщикам, командировочные расходы и т.д. и за которые он должен
отчитаться.
Учет расчетов с подотчетными лицами регулируется следующими
нормативными актами:
1. Законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О
бухгалтерском учете»[4].
2. Указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций
индивидуальными предпринимателями и субъектами малого
предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У.
3. Приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского
учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его
применению» от 31.10.2000 № 94н.
4. Налоговым кодексом РФ (НК РФ) [3].
5. Кодексом об административных правонарушениях РФ (КоАП РФ).
6. Трудовым кодексом РФ (ТК РФ).
8
7. Кроме того, к правоотношениям с подотчетными лицами следует
применять письма разъяснительного характера, изданные структурами
финансового ведомства РФ: Минфином, ФНС, Банком России).
Особо следует остановиться на Указаниях Банка России № 3210-У.
Данный документ является основным актом, устанавливающим правила
выдачи подотчетных средств. В соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У,
руководитель фирмы (или ИП) вправе выдать работнику наличные средства в
целях осуществления расходов, связанных с деятельностью этой фирмы (или
ИП). Это означает, что физическое лицо, не являющееся сотрудником данного
хозяйствующего субъекта, деньги под отчет получить не может [17, С. 38].
При этом понятие «работник» указание № 3210-У трактует несколько
иначе, чем другие нормативные акты, в частности ТК РФ. Согласно п. 5
указания № 3210-У под работником подразумевается физическое лицо, с
которым у хозяйствующего субъекта имеется договор трудовой или
гражданско-правовой направленности. Эта же позиция Банка России по
отношению к трактовке понятия «работник» прослеживается и в его письме от
02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859 [3]. Таким образом, наличность под отчет вправе
получить не только сотрудник, осуществляющий трудовые функции, но и
подрядчик, с которым у данного хозяйствующего субъекта заключен
гражданско-правовой договор.
1.2 Организация бухгалтерского учета расчетов с подотчетными
лицами
Перечислим другие важные правила выдачи подотчетных сумм,
указанные в п. 6.3 указания № 3210-У – рисунок 1.1.
9
Рисунок 1.1 – Правила выдачи подотчетных сумм
Указание № 3210-У не приводит предельной суммы, которая может быть
выдана под отчет, так же как и сроков, на которые выдаются подотчетные
средства: такие критерии компании и предприниматели устанавливают
самостоятельно.
Трудовое законодательство также имеет непосредственное отношение к
вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами. Так, ТК РФ:
1) распространяет на руководителя общий порядок оформления
подотчетных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с фирмой,
выдающей деньги под отчет, – ст. 16 – 19 ТК РФ;
2) определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных
отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить
претензии, – ст. 137 ТК РФ;
3) устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника –
ст. 138 ТК РФ;
4) обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при
использовании его личного имущества, в том числе денег (ст. 188 ТК РФ),
компенсировать расходы при направлении в служебные командировки (ст. 165,
168, 168.1 ТК РФ).
Напрямую ответственность за несоблюдение порядка выдачи
подотчетных средств, установленного указанием № 3210-У [6], не
предусмотрена. Однако некоторые ситуации (например, выдача денег под отчет
10
и без заявления работника, и без приказа руководителя) могут повлечь за собой
претензии контролирующих органов, связанные с нарушением порядка
хранения денежной наличности в кассе. За эти правонарушения предусмотрена
ответственность по ст. 15.1 КоАП.
С 19.08.2017 г. организацию или ИП нельзя оштрафовать за выдачу
подотчетных сумм работникам без отчета по предыдущим тратам – данный
пункт исключен из указания № 3210-У.
Таким образом, подотчет – это подотчетная сумма, выданная сотруднику
на командировку, оплату представительских затрат, закупку хозяйственных
товаров, оплату ГСМ и других подобных расходов.
Предприятия самостоятельно определяют порядок расходования средств
на представительство, их документальное подтверждение.
Таким образом, существует система законодательных и нормативных
актов, которые прямо или косвенно регулируют учет. Вся система
регулирования может быть разделена на четыре уровня документов:
- Законы и другие законодательные акты Российской Федерации;
- Положение о бухгалтерском учете;
- Методические указания по ведению бухгалтерского учета;
- Рабочие документы организации, формирующей ее учетную систему.
Рисунок 1.2 - Основы организации учета расчетов с подотчетными лицами
11
Организация учета расчетов с подотчетными лицами в любой компании
должна включать - рисунок 1.2.
Общие правила, синтетический и аналитический учет.
Общие правила организации бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами установлены Инструкцией по применению Плана счетов
финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом
Минфина России от 31.10.2000 № 94н [8]. Для обобщения информации о
расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на
административно-хозяйственные и операционные расходы, Планом счетов
предусмотрено открытие и ведение счета 71 «Расчеты с подотчетными
лицами».
На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со
счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами
суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых
учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в
зависимости от характера произведенных расходов. Типовые проводки по
данному счету представлены в таблице 1.1.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные
сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери
от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в
дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть
удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по
прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из оплаты труда
работника).
Таблица 1.1 - Типовые проводки по счету 71 «Расчеты с подотчетными
лицами»
Содержание операции
Дебет
Кредит
Выданы под отчет денежные средства
71
50, 51
Оприходованы ценности, приобретенные
подотчетными лицами
07, 08, 10, 15,
41
71