12
Оплачены подотчетными лицами расходы на
хозяйственные нужды и командировочные
расходы
20, 23, 25, 26
71
Учтен НДС по приобретенным ценностям и
суммам расходов
19
71
Возвращены в кассу, на расчетный счет
неиспользованные денежные средства, ранее
выданные под отчет
50, 51
71
Отражена не возвращенная в срок подотчетная
сумма
94
71
Также важным направлением организации бухгалтерского учета по
расчетам с подотчетными лицами является правильная организация учета
налогов и взносов от данных операций.
Кроме того, важным моментом организации учета расчетов с
подотчетными лицами является организация работ по проведению
инвентаризации таких расчетов - рисунок 1.3.
Рисунок 1.3 - Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами
Вначале инвентаризационная комиссия устанавливает наличие в
компании следующих документов, утвержденных руководителем:
- перечня лиц, которые имеют право на получение денежных средств
под отчет;
- перечня лиц руководящего состава, уполномоченных поручать
подотчетным лицам производить траты в интересах работодателя и давать
распоряжения сотрудникам бухгалтерии о выдаче подотчетных сумм.
Результаты инвентаризации фиксируются в соответствующей описи. Для
этих целей удобно использовать унифицированную форму ИНВ-17.
Таким образом, целью проведения инвентаризации расчетов с
подотчетными лицами является выявление нарушений кассовой дисциплины.
13
Так, в бухгалтерии должны быть в наличии все авансовые отчеты по
каждой выданной под отчет сумме. Все отчеты должны быть проверены:
1) арифметически, 2) на целевое использование средств, 3) на срок
возврата неиспользованных денег из подотчета, 4) на срок составления самого
отчета. Авансовые отчеты должны быть утверждены руководителем компании
и подписаны как самим работником, так и главным бухгалтером.
1.3 Порядок выдачи денег под отчет и расходование подотчетных
сумм
Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль
совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 06.12.2011 г.
№ 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за
выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации.
Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право
получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.
Не следует делать список сотрудников, имеющих право получать деньги
под отчет, частью приказа об учетной политике. Если список подотчетных лиц
утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время.
Вносить же изменения в учетную политику можно только в строго
ограниченных случаях (ч. 6 ст. 8 Закона от 06.12.2011 № 402- ФЗ).
Законодательством РФ разрешено выдать наличные деньги (рубли) под
отчет иностранному сотруднику из кассы. Валютной операцией признается
отчуждение резидентом в пользу нерезидента (и наоборот) валюты РФ
(рублей), а также использование такой валюты в качестве средства платежа
(подп. «б» п. 9 ч. 1 ст. 1 Закона от 10 декабря 2003 № 173-ФЗ).
При этом иностранный гражданин признается резидентом, если он имеет
статус постоянно проживающего или лица без гражданства. Нерезидентами
14
являются граждане, имеющие статус временно пребывающих или временно
проживающих.
Российская организация является резидентом России (подп. «б» п. 6 ч. 1
ст. 1 Закона от 10 декабря 2003 № 173-Ф3).
По общему правилу валютные операции между резидентами и
нерезидентами осуществляются в безналичной форме. При этом вне
зависимости от статуса сотрудника-иностранца, выдача ему денег (рублей) под
отчет не признается валютной операцией, поскольку:
- при выдаче денег под отчет не происходит отчуждения валюты РФ
(перехода права собственности на деньги) (п. 1 ст. 235, ст. 128 ГК РФ);
- выдачу под отчет нельзя считать использованием денег в качестве
средства платежа (ведь в данном случае организация не расплачивается с
сотрудником (ничего у него не приобретает), а выдает ему деньги на
конкретные цели, например на приобретение канцелярских товаров).
Кроме того, пункт 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 № 3210-У
не содержит никаких ограничений и особенностей в отношении выдачи денег
(рублей) под отчет иностранным сотрудникам. Таким образом, организация
вправе выдать сотруднику-иностранцу наличные деньги (рубли) под отчет.
Выдавать под отчет деньги под отчет можно и человеку, работающему по
гражданско-правовому договору. Компания вправе выдать деньги под отчет
работнику. Для целей работы с наличными и соблюдения кассовой дисциплины
с 1 июня 2014 года работником является человек, с которым заключен трудовой
либо гражданско-правовой договор. Следовательно, под отчет деньги можно
выдать и подрядчику. Например, для покупки материалов, которые
необходимы для выполнения работ по гражданско-правовому договору.
Филиал компании имеет право выдавать деньги под отчет сотрудникам,
которые числятся в ее головном отделении. Обособленные подразделения не
признаются отдельными юридическими лицами (п. 3 ст. 55 ГК РФ). Они входят
в состав организации, открывшей их. Поэтому филиал, являясь обособленным
15
подразделением компании, вправе выдавать денежные средства под отчет всем
работникам. И тем работникам, которые заключили договор с филиалом, и тем,
кто числится в головном офисе. Главное, чтобы работник значился в списочном
составе компании.
Чтобы банк не отказал в приеме наличных, в объявлении на взнос
безопаснее не упоминать, что это возврат подотчетных, а написать, например,
прочие поступления.
Таким образом:
1. Под отчет может быть выдана любая сумма.
2. С 19.08.2017 г. работнику для того, чтобы получить деньги под
отчет, достаточно распоряжения главы компании.
3. Заявление можно не писать.
4. С 19.08.2017 г. можно получить наличные под отчет, даже если еще
не погашена задолженность по предыдущему авансу.
5. Помимо выдачи наличными, подотчетные суммы можно
переводить на банковские карты - корпоративные и зарплатую работника-
подотчетного лица.
6. Компании необходимо соблюдать порядок ведения кассовых
операций, так как за его нарушение ей грозит штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):
- для самой компании - от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
- для ее должностных лиц - от 4000 руб. до 5000 руб.
Таким образом, по итогам первой главы можно сделать следующие
выводы.
Подотчетные суммы – это денежные средства, которые выдаются
сотруднику предприятия для покупки каких-либо товаров, материалов, оплаты
поставщикам, командировочные расходы и т.д. и за которые он должен
отчитаться.
Учет расчетов с подотчетными лицами регулируется следующими
нормативными актами:
16
1. Законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О
бухгалтерском учете»[4].
2. Указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций
индивидуальными предпринимателями и субъектами малого
предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У.
3. Приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского
учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его
применению» от 31.10.2000 № 94н.
4. Налоговым кодексом РФ (НК РФ) [3].
5. Кодексом об административных правонарушениях РФ (КоАП РФ).
6. Трудовым кодексом РФ (ТК РФ).
7. Кроме того, к правоотношениям с подотчетными лицами следует
применять письма разъяснительного характера, изданные структурами
финансового ведомства РФ: Минфином, ФНС, Банком России).
При ведении расчётов с подотчётными лицами организация преследует
следующие цели:
- установление партнёрских отношений с другими организациями в целях
расширения производства, заключение выгодных контрактов, способствующих
дальнейшему развитию предприятия, поиск новых рынков сбыта своей
продукции, работ, услуг;
- обеспечение работоспособности организации;
- приобретение хорошей деловой репутации на отраслевом рынке.
Задачами организации учёта расчётов подотчётными лицами являются
контроль за целенаправленным использованием авансированных сумм,
соблюдением правильности их документального оформления, а также
своевременного отчёта о произведённых операциях.
17
2. Практика бухгалтерского учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами на примере организации ООО «СГ «Аско»
2.1 Краткая характеристика предприятия
Общество с ограниченной ответственностью «СГ «Аско» осуществляет
свою деятельность в соответствии с Уставом предприятия, Конституцией РФ и
действующим законодательством РФ (Гражданским Кодексом РФ и ФЗ «Об
обществах с ограниченной ответственностью»).
ООО «Аско» является юридическим лицом, имеет в собственности
обособленное имущество, отвечает по своим обязательствам этим имуществом,
имеет самостоятельный баланс, имеет право в установленном порядке
открывать банковские счета на территории Российской Федерации и за ее
пределами. Общество создано без ограничения срока. Компания также имеет
расчетный счет в банке, печать со своим наименованием, штампы, бланки и
другие реквизиты.
Рисунок 2.1 - Организационная структура ООО «Аско»
18
Единоличным исполнительным органом Общества является его
генеральный директор, выбираемый в целях реализации и осуществления
текущего руководства деятельностью. Организационное устройство фирмы в
целом представлено на (рисунке 2.1).
На сегодняшний день, экономический анализ производственно-
финансовой деятельности занимает центральное место в системе управления
любой организацией, на его основе разрабатываются и обосновываются
управленческие решения. Именно на точных расчетах, глубоком и
всестороннем экономическом анализе основываются управленческие решения
и действия, связанные с производственной, сбытовой, финансовой
деятельностью. Источником информации для этого является бухгалтерская
отчетность предприятия.
Анализ деятельности предприятия начинается с оценки его
имущественного положения, проводимого по данным бухгалтерского баланса.
В таблице 2.1 приведены данные, характеризующие структуру и динамику
активов ООО «Аско».
По данным таблицы 2.1 можно увидеть снижение масштабов
деятельности ООО «Аско», за анализируемый период стоимость его имущества
уменьшилась в 1,1 раза или на 1060 тыс. руб., что свидетельствует о снижении
деятельности предприятия.
Таблица 2.1- Состав и структура активов ООО «Аско» за 2016-2017 гг.
Показатели
2015 г.
2016 г.
2017 г.
2017 г. в
% к
2015 г.
Сумма
Уд. вес,
%
Сумма
Уд. вес,
%
Сумма
Уд. вес,
%
А
1
2
3
4
5
6
7
Основные
средства,
тыс.руб.
-
-
-
-
303
1,45
-
Запасы,
тыс.руб.
17672
80,37
22917
82,65
16613
79,39
94,01
19
НДС по
приобретенным
ценностям,
тыс.руб.
2188
9,95
2473
8,92
1047
5,00
47,85
Дебиторская
задолженность,
тыс.руб.
1830
8,32
2214
7,98
2914
13,93
159,23
Денежные
средства,
тыс.руб.
251
1,14
103
0,37
28
0,13
11,16
Прочие
оборотные
активы,
тыс.руб.
46
0,21
22
0,08
22
0,11
47,83
Итого активов
21986
100,00
27729
100,00
20926
100,00
95,18
Основную часть составляют запасы, на начало анализируемого периода
из стоимость составляла 17672 тыс. руб., или 80,37% общей стоимости активов.
За два года их стоимость уменьшилась в 1,1 раза или на 1059 тыс. руб., но по -
прежнему приходится наибольший удельный вес.
Доля дебиторской задолженности в структуре оборотных активов за три
года увеличилась с 8,32% до 13,93%, в общей сумме также присутствует
увеличение на 1084 тыс. руб. Прочие оборотные активы имеют наименьший
удельный вес, присутствует тенденция к уменьшению: за два года их стоимость
снизилась с 46 тыс. руб. до 22 тыс. руб.
За исследуемый период в 9 раз снизилась стоимость денежных средств,
что в целом, отрицательно сказалось на общей сумме стоимости активов.
Рассмотрим структуру активов ООО «Аско» за 2017 г. год на рисунке 2.2.
20
Рисунок 2.2 - Структура активов в ООО «Аско» за 2017 г.
В 2017 г. году стоимость активов значительно снизилась, что в целом
отрицательно сказалось на финансовой деятельности предприятия. Это может
говорить о спаде активности предприятия. ООО «Аско» в 2017 г. году закупило
основные средства, за счет продуктивной эксплуатации которых может
повысить свое финансовое состояние.
Хотя стоимость запасов и уменьшилась, но как видно на рисунке 2.2,
большая часть стоимости активов по-прежнему принадлежит им, что говорит о
производственном потенциале, но в тоже время о нерациональности
существующей в организации хозяйственной деятельности. Наименьшая часть
приходится на прочие оборотные активы.
Большое влияние на финансовое состояние предприятия оказывает
состояние производственных запасов. В таблице 2.2 рассмотрим, за счет каких
источников сформировано имущество ООО «Аско», их состав и структуру за
последние три года.
Как показывают расчеты, величина источников финансирования
имущества уменьшилась в 1,1 раза.
Таблица 2.2 - Состав и структура источников образования имущества
ООО «Аско» за 2015-2017 гг.
21
Показатели
2015 г.
2016 г.
2017 г.
2017 г. в
% к
2015 г.
Сумма
Уд.
вес,
%
Сумма
Уд.
вес,
%
Сумма
Уд. вес,
%
Уставный капитал,
тыс.руб.
10
0,05
10
0,04
10
0,05
-
Нераспределенная
прибыль, тыс.руб.
69
0,31
322
1,16
387
1,85
560,87
Долгосрочные
заемные средства,
тыс.руб.
1947
8,85
1203
4,34
332
1,59
17,05
Краткосрочные
заемные средства,
тыс.руб.
13295
60,47
18132
65,39
17331
82,82
130,36
Кредиторская
задолженность,
тыс.руб.
6665
30,32
8062
29,07
2865
13,69
42,98
Итого пассивов
21986
100,00
27729
100,00
20926
100,00
95,18
Большая часть деятельности финансируется за счет заемных источников.
Так на начало анализируемого периода доля кредиторской задолженности
составляет 30,32% общей суммы источников финансирования, к концу
анализируемого периода доля кредиторской задолженности сократилась и
составила 13,69%. В 2017 г. году виден резкий спад величины кредиторской
задолженности, что говорит о снижении продаж.
ООО «Аско» активно использует кредиты, так к концу периода
исследования доля краткосрочных кредитов составляет 82,82%, а доля
долгосрочных кредитов снизилась и составила 1,59%. В абсолютном
выражении краткосрочные кредиты возросли на 4036 тыс. руб., а долгосрочные
уменьшились на 1615 тыс. руб. Предприятие использует кредиты для
расширения масштабов деятельности.
Нераспределенная прибыль увеличилась на 318 тыс. руб., что может
говорить о перспективе пополнения оборотных средств и снижения уровня
краткосрочной кредиторской задолженности в будущем. Это в дальнейшем
может способствовать укреплению финансовой устойчивости предприятия.