57
методами опроса и наблюдения. Информация, полученная в результате,
предоставлена в таблице 10.
Таблица 10 – Оценка внутреннего контроля расчетов с
подотчетными лицами в ООО «Торговый дом «Уралбумага»
Вопросы
Ответы
Наличие приказа директора об определении списка подотчетных
лиц
Да
Наличие приказа о сроках отчетности и подотчетных суммах
Нет
Соответствует порядок расчетов с подотчетными лицами Порядку
ведения кассовых операций в РФ и другим нормативным
документам
Да
Применение компьютерных программ в расчетах с подотчетными
лицами
Да
Использование унифицированных форм первичных документов
Да
Своевременная сдача авансовых отчетов в бухгалтерию
Нет
Проверка внутренним аудитором авансовых отчетов по существу
отраженных операций, арифметическая проверка авансовых
отчетов и прилагаемых к ним документов
Нет
Осуществление контроля лимита расчетов с юридическими лицами
Да
Правильное отражение на счетах бухучета операций расчетов с
подотчетными лицами
Да
Проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами
Нет
Оформление письменных распоряжений директора при
направлении сотрудников в командировки
Да
Обложение НДФЛ суточных сверх норм, возмещаемых по
распоряжению директора
Да
Одним из наиболее существенных методов внутреннего контроля
денежных средств является инвентаризация. В ООО «Торговый дом
«Уралбумага» инвентаризация расчетов с подотчетными лицами не проводится,
как следствие остается без внимания рост дебиторской задолженности со
стороны подотчетных лиц.
При рассмотрении системы внутреннего контроля на предприятии ООО
«Торговый дом «Уралбумага» выявлены следующие недочеты в работе
внутреннего аудитора:
- программа аудита расчетов с подотчетными лицами не составляется;
- внутренний аудитор в основном помогает формировать квартальную
отчетность;
- инвентаризация расчетов с подотчетными лицами не производится, как
следствие, не оформляется акт инвентаризации расчетов с покупателями,
58
поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ИНВ-17) и справка к
данному акту;
- при проведении внутреннего аудита отсутствуют рабочие документы;
- нет строго установленной системы контроля за расчетами с
подотчетными лицами;
- лицам, не отчитавшимся за суммы, полученные подотчет ранее,
выдаются новые авансы, таким образом, предприятие нарушает п.1.1. Порядка
ведения кассовых операций в РФ.
На основании вышеперечисленных недостатков системы внутреннего
контроля, работа внутреннего аудитора в части аудита расчетов с
подотчетными лицами оценивается, как низкая.
При расчетах с подотчетными лицами в ООО «Торговый дом
«Уралбумага» формируется дебиторская задолженность.
Ниже представлен пример возникновения дебиторской задолженности
при расчетах с подотчетными лицами.
12 мая 2016 года Черных М.О. был направлен в г. Ижевск в
командировку, с целью оформления документов на приобретение материалов.
Срок командировки составил три дня. В соответствии с условиями
коллективного договора суточные для командированных сотрудников
учитываются в размере 500,00 руб. за каждый день нахождения в
командировке. 12 мая 2016 года Черных М.О. были выданы суточные в размере
1 500,00 руб. и 53 000,00 руб. на приобретение материалов. Для оформления
операции был выписан расходный кассовый ордер:
Д
т
71.1 «Расчеты с подотчетными лицами»
К
т
50.1 «Касса организации» – выдан 12.05.2016 работнику аванс из кассы
на командировочные расходы (в части суточных: 500,00 * 3) – 1 500,00 руб.;
Д
т
10.5 «Запасные части»
К
т
71.1 «Расчеты с подотчетными лицами» – затраты на командировку (в
части суточных) отнесены на увеличение первоначальной стоимости
материалов – 1 500, 00 руб.
59
18 мая 2016 года Черных М.О. предоставил в бухгалтерию авансовый
отчет об использовании полученных денежных средств. Согласно авансового
отчета и приложенных к нему оправдательных документов, были приобретены
материалы (кабель, метизная продукция) на общую сумму 39 540,20 руб.
Операция оформляется записью:
Д
т
10.5 «Запасные части» К
т
71.1 «Расчеты с подотчетными лицами» –
оприходованы материалы, приобретенные подотчетным лицом – 39 540,20 руб.
Таким образом, неиспользованные денежные средства составили:
13 459,80 руб.
Авансовый отчет был предоставлен в бухгалтерию вовремя, но
неизрасходованный остаток не был возвращен Черных М.О. в кассу, тем самым
сформировалась дебиторская задолженность подотчетного лица.
Подотчетные суммы, не возвращенные в установленный срок, положено
списывать со счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на счет 94
«Недостачи и потери от порчи ценностей». Эти суммы подлежат списанию со
счета 94 на счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они будут
удерживаться из оплаты труда или на счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим
операциям», если их невозможно удержать из оплаты труда и предполагается
взыскание иным способом.
В данной ситуации следует провести проверку использования
подотчетных сумм сотрудником Черных М.О., получить письменное
объяснение от него и соответствующих должностных лиц, и с учетом этой
проверки рассмотреть вопрос о включении выданной суммы в совокупный
доход сотрудника Черных М.О..
Также при рассмотрении авансовых отчетов были выявлены случаи
принятия к учету оправдательных документов, к которым прилагались
товарные чеки и чеки ККМ, в которых просто указано наименование
продукции («кабель», «прокладка»). Поскольку товарный чек служит
расшифровкой к кассовому, кроме наименования продукции в нем должно быть
указано количество и цена приобретенного товара. Данный недочет вызван
60
невнимательностью бухгалтера, неопытностью подотчетного лица и
отсутствием должного наблюдения со стороны внутреннего аудитора.
К подобным документам могут предъявить претензию налоговые органы.
Дабы это предотвратить, допущенную ошибку можно исправить, организовав
комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия должна составить акт, в котором
зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Акт подшивается к
авансовому отчету и служит оправдательным документом.
Также в ООО «Торговый дом «Уралбумага» были замечены случаи
нарушения сроков предоставления отчета об израсходованных суммах и выдача
денежных средств сотрудникам, имеющим задолженности по предыдущим
авансам. Это нарушение п.1.1. Порядка ведения кассовых операций в РФ.
В ходе проверки были обнаружены возмещения произведенных расходов
при отсутствии подтверждающих документов, что также является нарушением.
Например, в авансовом отчете подотчетного лица Толмачева В.И. № 52
от 10.06.16 г. в оправдательных документах на счет-фактуре отсутствует
подпись ответственного лица и печать организации ООО «Пермский
Упаковщик».
Недооформленные документы не могут приниматься к учету в качестве
оправдательных, фактически такой документ считается отсутствующим, а
следовательно расходы, принимаемые на основании такого авансового отчета
подлежат исключению из состава затрат. Помимо этого организация может
понести дополнительные расходы в виде штрафов при обнаружении данной
ошибки при налоговой проверке, и взысканию недоимки по налогу на прибыль.
В целях улучшения системы внутреннего контроля расчетов с
подотчетными лицами в ООО «Торговый дом «Уралбумага», в параграфе 3.2
Главы 3 данной дипломной работы разработано положение по организации
внутреннего аудита расчетов с подотчетными лицами, которое поможет
систематизировать и упорядочить действия внутреннего аудитора. В
положении описаны права и обязанности, цели и задачи, а также разработаны
рабочие документы по аудиту расчетов с подотчетными лицами.
61
Глава 3. Разработка предложений по повышению экономической
эффективности организации
3.1 Разработка предложений по оптимизации бухгалтерского учета
расчетов с подотчетными лицами на основе данных аудита
После сбора аудиторских доказательств и их соответствующей оценки на
заключительной стадии аудиторской проверки аудитору необходимо
подготовить и представить клиенту аудита свое заключение.
Показатели для расчета уровня существенности аудита ООО «Торговый
дом «Уралбумага» представлены в таблице 11.
Таблица 11 – Показатели для расчета уровня существенности,
тыс. руб.
Базовый показатель
Значение
базового
показателя
Уровень
существеннос
ти
Сумма уровня
существеннос
ти
1. Прибыль по балансу
33 762
5
1 688,1
2. Выручка без НДС
2 012 718
2
40 254,36
3. Валюта баланса
1 144 128
2
22 882,56
4. Собственный капитал
10
10
1
5. Общие затраты
1 931 071
2
38 621,42
Рассчитываем уровень существенности:
1. Расчет среднестатистического уровня существенности: (1 688,1 +
40 254,36 + 22 882,56 + 1 + 38 621,42) / 5 = 20 689,49 тыс. руб.
2. Расчет отклонения наименьшего значения уровня существенности от
среднего в %: (20 689,49 – 1) / 20 689,49 ∙ 100 = 99,99 %
3. Расчет отклонения наибольшего уровня существенности от среднего в
%: (40 254,36 – 20 689,49) / 20 689,49 ∙ 100 = 94,56 %
Стандартом определено, что отклонение среднего значения должно
составлять не более 20%, поскольку в нашем случае данное условие не
выполнено, то рассчитывается новое среднее значение без учета наименьшего и
наибольшего показателя
4. Расчет среднестатистического уровня существенности: (1 688,1 +
22 882,56 + 38 621,42) / 3 = 21 064,03 тыс. руб.
62
5. Расчет отклонения наименьшего уровня существенности от среднего в
%: (21 064,03 – 1 688,1) / 21 064,03 ∙ 100 = 91,99 %
6. Расчет отклонения наибольшего уровня существенности от среднего в
%: (38 621,42 - 21 064,03) / 21 064,03 ∙ 100 = 83,25 %
Приближенным является значение 83,25 %, таким образом, за уровень
существенности берем 38 621,42 тыс. руб. и округляем его до 39 000 тыс. руб.
Различие между значениями уровня существенности до и после
округления составляет: (39 000 – 38 621,42) / 38 621,42 ∙ 100 = 0,98 %, что
находится в пределах 2 % (единого показателя уровня существенности,
который аудитор может использовать в своей работе).
При аудите расчетов с подотчетными лицами проверялись следующие
документы:
бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках, приказ о списке
подотчетных лиц, приказ о сроках выдачи под отчет денежных средств,
расходные кассовые ордера, приходные кассовые ордера, приказ о направлении
работника в командировку, а также оправдательные документы (авансовые
отчеты, счет, квитанция к приходному ордеру, проездные билеты, накладные,
акты закупки и прочее).
По результатам проверки были выявлены следующие нарушения учета
расчетов с подотчетными лицами и даны рекомендации:
1. Нарушения в оформлении первичных документов:
В расходном кассовом ордере № 34 от 05.03.16 г. на подотчетное лицо
Ломоносов Е.А. отсутствует подпись главного бухгалтера ООО «Торговый дом
«Уралбумага».
В авансовом отчете № 40 от 28.04.16 на сумму 3 560 руб. (подотчетное
лицо Гуськова Л.Б.) отсутствует расшифровка подписи главного бухгалтера.
В авансовом отчете от 15.05.16 г. не заполнены реквизиты назначения
аванса Толмачева В.И. на сумму 600 руб., отсутствует расшифровка подписи
подотчетного лица.
В авансовом отчете подотчетного лица Толмачева В.И. № 52 от 10.06.16
63
г. в оправдательных документах на товарной накладной отсутствует подпись
ответственного лица и печать организации ООО «Пермский Упаковщик».
При отсутствии правильно оформленных документов от продавца, ООО
«Торговый дом «Уралбумага» не вправе оприходовать товар и включить его в
состав затрат. Недооформленные отчеты не могут быть приняты к учету,
поскольку в них отсутствуют первичные документы.
Следующий нюанс: с суммы, выданной подотчетному лицу, придется
удержать налог на доходы физических лиц, поскольку подотчетное лицо не
представит оправдательные документы на покупку товара, сумма, выданная
под отчет, будет являться его доходом.
Исчерпывающий перечень выплат, необлагаемых НДФЛ указан в ст. 217
Налогового кодекса РФ, и в нем нет подотчетных сумм, на которые не
представлены первичные документы. Следовательно, организация должна
удержать с подотчетной суммы налог на доходы физических лиц.
С теми же проблемами придется столкнуться, если подотчетное лицо
принесет от продавца документы, в которых будут отсутствовать обязательные
реквизиты, предусмотренные законом «О бухгалтерском учете».
Данная ситуация ведет к взысканию недоимки по налогу на прибыль,
начислению штрафа в размере 20 % от неуплаченной суммы (в соответствии со
ст. 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога» НК РФ), но не менее
40 000 руб. и пеней в размере 1/300 установленной ставки рефинансирования
Центрального Банка РФ за каждый день просрочки уплаты налога (ст.75 НКРФ
«Пеня»).
Также, согласно ст. 120 «Грубое нарушение правил учета доходов и
расходов и объектов налогообложения» взыскивается штраф в размере 10 000
руб. А если нарушения совершаются в течение более одного налогового
периода - 30 000 руб.
Для того чтобы избежать подобных штрафов организации ООО
«Торговый дом «Уралбумага» рекомендовано оформлять авансовые отчеты,
учитывая все требования, предъявляемые к первичным документам (ФЗ «О
64
бухгалтерском учете» №129-ФЗ).
2. Нарушения в оформлении локальных актов организации:
В приказе об утверждении подотчетных лиц отсутствует положение о
порядке выдачи денежных средств под отчет (не прописаны сроки
предоставления авансового отчета и ограничение выдачи подотчетных сумм не
отчитавшимся сотрудникам). В этой ситуации
налоговая служба может решить, что срок выдачи денежных средств в
организации не установлен, соответственно,расчёты с подотчётными лицами
должны осуществляться в пределах одного рабочего дня.
В целях совершенствования учета и контроля расчетных операций
организации «Торговый дом «Уралбумага» необходимо разработать
приложения к учетной политике, в которых закрепить порядок выдачи в
организации наличных денежных средств под отчет.
В данном положении необходимо отразить, на какие цели могут
выдаваться денежные средства под отчет, каким образом в бухгалтерском учете
должны отражаться такие операции, и утвердить ответственных лиц за
проведение данных операций. В приложении следует указать сроки
предоставления авансовых отчетов и запретить выдачу денежных средств не
отчитавшимся сотрудникам.
Также в организации необходимо
создание приказа о размере суточных. Размер суточных должен
быть установлен в размере не более 700 рублей в сутки при командировках по
Российской Федерации, а за рубеж – не должен превышать 2 500 рублей в
сутки.
3. Нарушения в отношении инвентаризации дебиторской задолженности:
10 апреля 2016 г. произошла смена главного бухгалтера организации.
Инвентаризация при этом не проводилась, что является нарушением п.
1.5 приказа Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49 «Об утверждении
методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых
обязательств», п. 27 Приказ Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н «Об
65
утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской
отчетности в Российской Федерации» и п. 22 Приказ Минфина РФ от 28
декабря 2001 г. N 119н «Об утверждении Методических указаний по
бухгалтерскому учету материально-производственных запасов». В организации
ООО «Торговый дом «Уралбумага» главный бухгалтер является материально-
ответственным лицом (ст. 243 ТК РФ), поэтому инвентаризация обязательна.
Внутреннему аудитору следует более тщательно контролировать
использование наличных денежных средств предприятия и своевременное
проведение инвентаризаций.
Прибывших из командировки подотчетных лиц необходимо
контролировать, для этого нужно вести журнал регистрации работников,
прибывших из командировки, а также журнал регистрации работников,
направленных в командировку.
Для того чтобы при расчетах с подотчетными лицами возникало меньше
ошибок, в штат ООО «Торговый дом «Уралбумага» рекомендовано ввести
дополнительную штатную единицу – «бухгалтер по расчетам с подотчетными
лицами, поставщиками и подрядчиками, покупателями, дебиторами и
кредиторами».
Также для повышения оперативности получения информации об
изменениях в законодательстве организации рекомендуется приобрести и
установить электронную правовую систему, такую, как «КонсультантПлюс»
или «Гарант». Благодаря им бухгалтер в любое время и безошибочно сможет
найти информацию, связанную с выдачей денежных средств под отчет.
Изучение типичных ошибок, допускаемых при учете расчетов с
подотчетными лицами в ООО «Торговый дом «Уралбумага» дает право
утверждать, что ошибки допускаются не из-за сложностей в учете, а по причине
неточного ведения бухгалтерского учета, и отсутствия должного и
своевременного контроля расчетов с подотчетными лицами со стороны
внутреннего аудитора.
Таким образом, правильно организованный бухгалтерский учет расчетов
66
с подотчетными лицами в ООО «Торговый дом «Уралбумага», а также
соблюдение всех нюансов аудитором предприятия позволит обеспечить
контроль за использованием денежных сумм и избежать проблем при внешней
аудиторской проверке и налогообложении.