77
– проверка соответствия целевого расходования сумм подотчетными
лицами;
Таблица 2.3.9
Нарушение возмещения командировочных расходов при
командировках по территории РФ
Наименование и
номер документа
Сумма,
руб.
Сумма
нарушения,
руб.
Примечание
Авансовый отчет
№1526
12670,00
500,00
Расходы не полностью
подтверждены
оправдательными
документами
Проверке подвергались авансовые отчеты с приложенными
оправдательными документами. Данные документы проверены выборочно,
каждый десятый документ. В результате проверки нарушения не установлены.
– проверка наличия всех необходимых реквизитов на документах по
расчетам с подотчетными лицами.
Проверке подвергались авансовые отчеты, приходные ордера, товарные
накладные, документы, приложения к авансовым отчетам. Проводилась
выборочная проверка за 2016 год. В результате выявлены следующие
нарушения. В нарушение ФЗ «О бухгалтерском учете» в Обществе за
проверяемый период выявлены случаи неправильного оформления первичных
документов. В приходных ордерах на поступление материальных ценностей
через подотчетных лиц отсутствует подпись материально-ответственного лица,
принявшего материальные ценности:
– приходный ордер №157 от 13.02.2016 г.;
– приходный ордер №1105 от 10.04.2016 г.;
– приходный ордер №3006 от 28.09.2016 г.
В авансовых отчетах отсутствуют подписи подотчетных лиц, например
приходный ордер №86 от 16.01.2016 г.
В результате проведения аудиторской проверки расчетов с подотчетными
78
лицами выявлены нарушения нормативных и законодательных актов
бухгалтерского и налогового учета, которые не существенно влияют на
достоверность бухгалтерской и налоговой отчетности, но существенны для
системы внутреннего контроля организации и по ним могут возникнуть
претензии со стороны налоговых органов. Фактическое состояние системы
внутреннего контроля предприятия ООО «УЮТ» можно оценить как среднее.
79
Глава 3. Разработка предложений по повышению экономической
эффективности организации
3.1 Разработка предложений по оптимизации бухгалтерского учета
расчетов с подотчетными лицами на основе данных аудита
При проведении аудита проверено соответствие действующим
нормативным актам операции по расчетам с подотчетными лицами ООО
«УЮТ» за 2016 год.
Цель аудита состояла в том, чтобы установить правильность и
достоверность отражения расчетов с подотчетными лицами в учете, а также
выразить мнение о достоверности бухгалтерской отчетности по вопросам учета
расчетов с подотчетными лицами.
При проведении аудита также проверено состояние внутреннего контроля
в ООО «УЮТ» за расчетами с подотчетными лицами. Результаты аудита
позволяют оценить общее состояние внутреннего контроля по расчетам с
подотчетными лицами на среднем уровне, что не подтвердило
предварительную оценку уровня надежности этой системы, полученной на
начальном этапе аудита в соответствии с программой предварительного
тестирования системы внутреннего контроля и учета.
Система бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами ООО
«УЮТ» соответствует действующим нормативным документам и обеспечивает
возможность подготовки достоверной бухгалтерской отчетности.
Результаты проведенного аудита позволяют оценить фактический
аудиторский риск на среднем уровне, что подтвердило первичную оценку
аудиторского риска, полученную на начальном этапе аудита в соответствии с
программой предварительного тестирования системы внутреннего контроля и
учета.
По результатам аудиторской проверки выявлены нарушения
нормативных актов, которые заключаются в следующем:
а) неправильный порядок выдачи наличных денег под отчет;
80
Аудиторская проверка установила, что нарушения данного вида в
торговой компании возникают вследствие не соблюдения основных принципов,
установленных пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций. Согласно
данному документу, выдача наличных денег под отчет не должна
производиться лицам, не отчитавшимся за получение ранее суммы под отчет, в
организации же денежные средства выдаются под отчет работникам, даже если
они не отчитались за предыдущий аванс.
В ходе проведения аудита выявлена несвоевременность сдачи
неизрасходованных подотчетных сумм, так как работники, получившие деньги
под отчет, авансовый отчет об израсходованных суммах представляют в
бухгалтерию позднее, чем по истечении трех рабочих дней со дня возвращения
из командировки. В данном случае при проведении проверки налоговым
инспектором может быть исчислена материальная выгода от использования
работниками денежных средств организации и включена в налогооблагаемый
доход этих работников.
Кроме того, хотя в компании приказом генерального директора
зафиксирован круг лиц, имеющих право на получение подотчетных сумм, а
также указаны размеры подотчетных сумм и сроки, на которые они могут быть
выданы, проведенная аудиторская проверка установила, что выдача
подотчетных сумм производится лицам, которые не зафиксированы в данном
приказе.
Данное нарушение свидетельствует о слабом контроле за расчетами с
подотчетными лицами, и могут привести к хищению денежных средств, по
этому в краткосрочном периоде рекомендуется:
– провести инвентаризацию подотчетных сумм;
– определить работников, которые не отчитались за ранее выданные
денежные авансы, и проконтролировать за их отчет;
– установить контроль за выдачей подотчетных сумм, определить
причины выдачи подотчетных сумм лицам не имеющих право на их получение,
рассмотреть вопрос об увеличении числа работников, которым будет
81
разрешено получить денежные средства под отчет, а в долгосрочном периоде
при наличии за работником ранее выданного аванса, не производить выдачу
наличных денег под отчет. Рекомендуемые мероприятия позволяют усилить
контроль за расчетами с подотчетными лицами и не допустить хищения
денежных средств.
б) в организации не проводится инвентаризация расчетов с подотчетными
лицами;
В соответствии с п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и
бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина РФ от
29.07.1998 г. №34-н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского
учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию
имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов с
подотчетными лицами, в частности, инвентаризация обязательна перед
составлением годовой бухгалтерской отчетности, поэтому рекомендуется
приказом генерального директора установить сроки и порядок проведения
инвентаризации расчетов с подотчетными лицами.
При проведении инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты
подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а
также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов
каждому подотчетному лицу, поэтому регулярное проведение инвентаризации
расчетов с подотчетными лицами позволит ООО «УЮТ» укрепить контроль за
расчетами с подотчетными лицами и соответственно, не допустить нарушение в
бухгалтерском учете и налогообложении.
в) к авансовым отчетам не прилагаются, либо прилагаются не имеющие
всех обязательных реквизитов первичные оправдательные документы,
подтверждающие произведенные за счет подотчетных сумм расходы;
В нарушение статьи 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г.
№402-ФЗ в ООО «УЮТ» за проверяемый период выявлены случаи
неправильного оформления первичных документов, поэтому торговой
компании рекомендуется тщательно следить за правильностью оформления
82
первичных документов, а также на них обязательно указывать следующие
реквизиты:
– наименование документа;
– дату составления документа;
– наименование экономического субъекта, составившего документ;
– содержание хозяйственной операции;
– денежные и натуральные измерители хозяйственной операции;
– наименование должностей ответственных лиц и их подписи, заверенные
печатью организации.
Кроме того, рекомендуется следить за правильностью оформления
авансовых отчетов:
– проставлять на обратной стороне корреспонденцию счетов;
– указывать сумму полученного аванса и сумму остатка или перерасхода;
– указывать информацию о назначении аванса.
Особое внимание организации следует обратить на списание
задолженности с подотчетных лиц, оно должно происходить только при
наличии оправдательных документов, подтверждающих произведенные
расходы. Необоснованное списание подотчетных сумм с работника
Семенова В.П. следует включить в совокупный облагаемый доход данных
работников. В дальнейшем, если на предприятии задолженность подотчетных
сумм будет списываться без оправдательных документов, подтверждающих
произведенные расходы, на главного бухгалтера может быть наложен штраф от
2 до 5 размеров МРОТ за ведение бухгалтерского учета с нарушениями
действующего порядка.
г) установлены нарушения порядка оформления документов по расчетам
с подотчетными лицами;
В нарушение Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского
учета №94н аудиторской проверкой установлено, что аналитический учет по
счету 71 ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по
подотчетным лицам, поэтому организации рекомендуется в дальнейшем
83
организовывать аналитический учет по счету 71 по каждой сумме, выданной
под отчет, таким образом, организация аналитического учета расчетов с
подотчетными лицами в ООО «УЮТ» не будет противоречить
законодательству РФ.
Указанные нарушения не являются существенными для бухгалтерского
учета и не влияют на достоверность бухгалтерской отчетности, однако
существенны с точки зрения системы внутреннего контроля, поэтому
выполнение рекомендаций, касающихся исправления ошибок имеют
существенный характер, являются обязательными. Также предложенные
мероприятия помогут ООО «УЮТ» укрепить систему внутреннего контроля за
расчетами с подотчетными лицами, для того чтобы можно было предоставить
безоговорочно положительное заключение о достоверности данных
бухгалтерской отчетности за 2016 год.
Подводя итоги аудиторской проверки, следует отметить, что наибольшее
количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными
лицами в ООО «УЮТ» из-за отсутствия контроля за расчетами с работниками,
поэтому рекомендуемые мероприятия помогут усилить внутренний контроль за
расчетами с подотчетными лицами, а эффективно организованная система
внутреннего контроля не допустит установленных нарушений в дальнейшем. В
связи с тем, что при проведении аудиторской проверки ООО «УЮТ»
установлено, что подотчетные суммы числятся за получившими их
работниками продолжительное время (фактически установлено, более трех
дней после установленного срока), предприятию рекомендуется провести
проверку использования подотчетных сумм, получить письменные объяснения
от соответствующих должностных и подотчетных лиц о несвоевременности
предоставления авансовых отчетов, рассмотреть вопрос о включении выданных
сумм в совокупный доход подотчетных лиц.
С целью снижения трудоемкости учета командировочных расходов в
пределах норм и сверх норм рекомендуется применять журнал учета
командировочных работников. Данный регистр разработан в
84
автоматизированной системе 1 С – Бухгалтерия, которую применяет компания.
Автоматизированная форма журнала учета командированных работников
позволит подготавливать необходимую информацию, отвечающую нуждам
различных пользователей, например, определять сроки командировки, какие
расходы были произведены командированным лицом в пределах норм
законодательства, а какие сверх норм.
Рекомендуемая форма журнала представлена в таблице 3.1.1.
Таблица 3.1.1
Рекомендуемый к внедрению журнал учета командированных
работников
Ф.И.О.
командированно
го работника
Шахрай Е.
А.
Гончаренко Г.
В.
Мельник
Л.Ю.
Новоженов Я.
Е.
Занимаемая
должность
Водитель
Менеджер
Менеджер
Руководитель
службы
обеспечения
деятельности
Страна, город
командировки
Г.Москва
г. Москва
г. Райчихин
ск
г.Москва
Сроки
командировки
12.05.2016
–
01.07.2016 –.
29.06.2016-
19.07.2016 –
19.05.2016
г.
05.07.2016 г.
02.07.2016
г.
01.08.2016 г.
Номер и дата
составления
авансового отчета
№512 от
21.05.2016
г.
№782 от
08.07.2016 г.
№752 от
05.07.2016
г.
№1002 от
04.08.2016 г.
Общая сумма
израсходованных
средств
1950
5000
2760
1260
Сумма расходов в
пределах норм
1950
3500
2760
1260
Сумма расходов
сверх норм
-
1500
-
-
85
Применение данного журнала в ООО «УЮТ» позволит совершенствовать
документооборот, снизить трудозатраты.
3.2 Оценка экономической эффективности оптимизации работы с
подотчетными лицами
В соответствии с вышеизложенным сделаны следующие выводы:
Во-первых, в ходе проведенного исследования было выявлено, что учет
расчетов с подотчетными лицами в ООО «УЮТ» ведется в соответствии с
законодательством РФ. Все операции, отражающие выдачу аванса, отчет по
нему, учитываются в бухгалтерии посредством составления определенных
записей на основании первичных и иных документов.
Во-вторых, нами было выявлено ряд недостатков:
1. В ООО «УЮТ» в командировку направляется любой сотрудник по
усмотрению генерального директора, так как не утвержден круг должностных
лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет. ООО «УЮТ»
рекомендовано создать приказ, в котором должен быть утвержден перечень
лиц, которые имеют право на получение денежных средств в подотчет.
2. Командировочное удостоверение в ООО «УЮТ» не выписывается,
если сотрудник возвращается из командировки на место постоянной работы в
тот же день, в который он был командирован. ООО «УЮТ» рекомендовано
оформлять командировочное удостоверение, так как фактическое время
пребывания в месте командировки определяется по отметкам в
командировочном удостоверении.
3. К учету принимаются авансовые отчеты, к которым прилагаются чеки
ККМ и товарные чеки, где указано «прокладка» или «смесь». Этого не должно
быть, так как чек служит для расшифровки сведений указанных в кассовом
чеке. Допущенную ошибку бухгалтера и подотчетного лица можно исправить,
организовав комиссию из уполномоченных лиц. Комиссия составит акт, в
котором зафиксирует, что конкретно и для каких целей приобретено. Данный
акт подшивается к авансовому отчету и служит оправдательным документом.
86
4. По неопытности подотчетного лица и предприятия-продавца
встречается такая ошибка, когда на приобретенные ТМЦ выдаются
подтверждающие документы с указанием суммы, превышающей лимит
расчетов с юридическими лицами. ООО «УЮТ» рекомендовано замена
подтверждающего документа продавцом-предприятием.
5. В ООО «УЮТ» встречается такая ситуация, когда командированному
работнику выдаются наличные средства организации, поступившие от
покупателей. Это является нарушением правил расчетов с подотчетными
лицами, так как у предприятия нет специального разрешения обслуживающего
банка на использование данных денежных средств на свои нужды. ООО
«УЮТ» рекомендовано заранее снять с расчетного счета денежные средства на
хозяйственные нужды. Данную сумму хранить в кассе предприятия и
постепенно тратить на приобретение нужных товаров, выдавая денежные
средства в подотчете, не превышая лимит наличности по кассе.
6. Находясь в командировке, зачастую подотчетные лица должны
информировать руководителя ООО «УЮТ» или фирму-партнера по телефону о
ходе выполнения задания. В таких случаях ООО «УЮТ» не компенсирует
стоимость переговоров. Это является нарушением правил расчетов с
подотчетными лицами. ООО «УЮТ» рекомендовано, затраты относить на
командированного работника ООО «УЮТ» на телефонные переговоры за счет
суточных во избежание штрафов налоговых инстанций.
7. Единственной неразрешимой проблемой остается НДС, поскольку в
этом случае счет-фактура не предоставляется, а без этого документа ООО
«УЮТ» не вправе принять к вычету НДС. Налоговая служба настаивает на том,
что основанием для вычета суммы НДС, является бланк строгой отчетности, с
выделением в нем отдельной строкой суммы налога, или при отсутствии
бланков строгой отчетности счета-фактуры и документация, подтверждающая
факт уплаты налога, в том числе чеки кассовые, с выделением в них суммы
налога. Для подтверждения законности и целесообразности расходов по
подотчетным денежным средствам рекомендовано вести вспомогательную