17
товаров (степлер, ручки, бумага). Запрещается указывать в товарных чеках
вместо конкретных наименований товаров их общее название (канцтовары,
хозтовары). В товарном чеке необходимо четкое указание номенклатуры,
количества и стоимости приобретенных организацией товаров. В случае
отсутствия в товарном чеке подробной расшифровки приобретенных товаров
представители организации должны составить акт, фиксирующий
номенклатуру, количество приобретенных товаров и цели их приобретения.
При покупке товаров у частных лиц и индивидуальных предпринимателей
необходимо правильно оформить торгово-закупочный акт, который является в
данном случае первичным документом.
При осуществлении предпринимательской деятельности
хозяйствующими субъектами нередко возникает необходимость направления
работников организации для выполнения тех или иных функций за пределами
местности, в которой работник постоянно проживает и выполняет функции,
закрепленные трудовым договором. Поездка работника по распоряжению
работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне
места постоянной работы является служебная командировка. Служебные
поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или
имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.
Особенности направления работников в служебные командировки
устанавливаются в порядке, закрепленном в Трудовом Кодексе Российской
Федерации и Положением «Об особенностях направления работников в
служебные командировки» от 25 марта 2016г. №257.
При оформлении командировочных расходов учитывают нормы
Трудового Кодекса Российской Федерации, который оговаривает перечень лиц,
которые могут быть направлены в командировку.
Не могут быть направлены в командировку:
- беременные женщины;
- работники в возрасте до 18 лет. Исключение составляют творческие
работники средств массовой информации, организации кинематографии,
18
телесъемочных и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и
концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или)
исполнении произведений, профессиональных спортсменов;
- работники в период действия ученического договора - в служебные
командировки, не связанные с ученичеством.
Только с письменного согласия могут быть направлены в командировку:
- женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет. При этом женщины,
имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в
письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную
командировку;
- матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте
до пяти лет;
- работники, имеющие детей-инвалидов;
- работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в
соответствии с медицинским заключением.
8
Унифицированные формы, которые используются при документальном
оформлении направления работника в командировку:
- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
(формы № Т-9 и Т-9а). Данные формы заполняются работником кадровой
службы на основании служебного задания, подписываются руководителем
организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в
командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение,
должность командируемых, а также цель, время и место командировки. При
необходимости приводятся источники оплаты сумм командировочных
расходов, другие условия направления в командировку. Разница в применении
форм состоит в том, что приказ по форме № Т-9 издается в случае, если в
командировку направляется один работник, а форма № Т-9а - если в
командировку направляются несколько работников.
8
Захарьин В.Р. Торговля. Бухгалтерский учет и налогообложение. - Налоговый вестник . – 2016 . –
142 с.
19
- документом, удостоверяющим время пребывания в служебной
командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него),
является командировочное удостоверение (форма № Т-10). В каждом пункте
назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые
заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре
работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о
направлении работника в командировку.
- служебное задание для направления в командировку и отчет о его
выполнении (форма № Т-10а) применяются для оформления и учета
служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его
выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного
подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждается
руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и
передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о
направлении работника в командировку.
- после возвращения из командировки в организацию работник
(подотчетное лицо) составляет авансовый отчет (форма № АО-1) с
приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.
9
Первый день командировки - это дата отправления поезда, самолета,
автобуса или другого транспортного средства. Последний день командировки -
это дата прибытия соответствующего транспортного средства в населенный
пункт, где расположено место постоянной работы. При отправлении
транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда или приезда
считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки. Если
станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта,
учитывается время, необходимое для проезда до (или от) станции, пристани
или аэропорта.
9
Касьянова Г.Ю. Управленческий учет по формуле «Три в одном»/ Г. Ю. Касьянова и др. - М.:
«Статус-Кво-97», 2016. – 175 с.
20
Период командировки оплачивается не так, как обычная работа, а по
среднему заработку. Каким бы не был режим работы, средний заработок
рассчитывается исходя из фактически начисленной заработной платы и
фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев,
предшествующих месяцу, когда началась командировка. Если человек трудился
в командировке в свой выходной, и это отражено в табеле учета рабочего
времени, то такую работу необходимо оплатить в двойном размере.
Работодатель обязан не только выплатить сотруднику зарплату за время
командировки, но и возместить командировочные расходы.
К таким расходам относятся:
- суточные;
- стоимость проезда;
- плата за наем жилого помещения.
Суточные полагаются работнику за каждый день нахождения в
командировке, включая выходные и праздники, а также за дни нахождения в
пути. Сотрудник, вернувшийся из командировки, не обязан отчитываться о том,
на что потратил суточные. Работнику не нужно предоставлять в бухгалтерию
первичные документы и авансовый отчет по суточным. В налоговом учете
суточные списываются на расходы без ограничения. От НДФЛ суточные
освобождаются в пределах лимита: при командировках внутри страны - в
размере 700 руб. за каждый день, при загранкомандировках - в размере 2 500
руб. за каждый день.
Стоимость проезда до места командировки и обратно можно включить в
расходы. При возмещении командированному сотруднику расходов на дорогу
не нужно удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Вышеприведенные
нормы можно применить только в том случае, если затраты на проезд
подтверждены первичными документами. Если работник добирался на
рейсовом транспорте, то ему придется предоставить проездной билет. При этом
не обязательно, чтобы билет был установленной формы. Главное, чтобы на нем
стояли реквизиты, подпись и печать перевозчика, а также наименование
21
пунктов отправления и прибытия, цена. Если речь идет о такси, то
подтверждающими документами будут заказ-наряд на предоставление
транспортного средства для перевозки пассажиров и багажа, а также квитанция
на оплату услуг легкового такси. В случае авиаперелетов понадобятся два
первичных документа: билет, на котором указана его стоимость, и посадочный
талон. Если авиабилет электронный, то подтверждающим документом является
маршрут-квитанция, содержащая обязательные реквизиты: тариф, итоговая
стоимость перевозки, форма оплаты и прочее. При утере посадочного талона
необходимо взять справку авиаперевозчика.
10
Сумму, потраченную на наем жилья для командированного работника,
организация учитывает при налогообложении прибыли. Также она вправе
списать стоимость дополнительных услуг, оказанных гостиницей (за
исключением баров и ресторанов, обслуживания в номерах, а также саун и
фитнес - центров). При возмещении сотруднику расходов на жилье не нужно
удерживать НДФЛ и платить страховые взносы. Вышеприведенные нормы
можно применить в ситуации, когда затраты на жилье подтверждены
первичными документами. А именно - бланком строгой отчетности,
самостоятельно разработанным гостиницей. В нем обязательно должны быть
все реквизиты. Кроме того, в бланке должна быть выделена сумма НДС. Если
же работник потерял подтверждающий документ или вовсе не получал его, так
как проживал в частном секторе, то расходы в налоговом учете отразить нельзя.
При направлении работника в служебную командировку ему
гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а
также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. В
служебную командировку могут направляться работники любых категорий
(управленческий персонал, технические и обслуживающие работники, рабочие)
и профессий. Чаще всего в командировку направляются представители
управленческих служб, а также при определенных условиях - рабочие и
10
Касьянова Г.Ю. Управленческий учет по формуле «Три в одном»/ Г. Ю. Касьянова и др. - М.:
«Статус-Кво-97», 2016. – 177 с.
22
представители обслуживающего персонала. Иными словами, при
формировании себестоимости продукции (работ, услуг) расходы,
осуществленные во время командировки, могут быть отнесены на любой из
счетов учета производственных затрат (20«Основное производство»,
25«Общепроизводственные расходы», 26«Общехозяйственные расходы»,
44«Расходы на продажу»). Кроме того, если командировки непосредственно
связаны с приобретением материально-производственных запасов, объектов
основных средств или иных активов, командировочные расходы могут
относиться на увеличение стоимости приобретенного имущества.
Работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о
выполненной работе за период командировки, который согласовывается с
руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию
вместе с соответствующими документами. Поэтому расчеты с
командированными лицами являются наиболее распространенной группой
расчетов с подотчетными лицами, причем они характерны практически для
всех организаций.
Визит сотрудника за рубеж оформляется теми же документами, что и
командировки по России. Руководитель организации подписывает приказ о
направлении сотрудника в командировку, в котором указываются личные
данные, страна пребывания, цели и срок командировки. При командировании
работника за рубеж (кроме стран СНГ) командировочное удостоверение может
не оформляться. Все отметки о времени прибытия и отъезда работника
осуществляются в его заграничном паспорте при пересечении границы.
11
По возвращении работник, как и при обычной командировке, составляет
отчет о выполнении поставленного задания, который утверждается
руководителем организации. Все документы, подтверждающие
командировочные расходы сотрудника и составленные на иностранном языке,
должны быть дословно переведены на русский язык. День пересечения границы
при выезде из РФ, оплачивается в иностранной валюте по норме,
11
Муравицкая Н.К.Бухгалтерский учет: учебник:-М.:КНОРУС, 2014. – 144 с.
23
установленной для страны въезда; день пересечения границы при возвращении
на территорию РФ оплачивается в рублях. Если работник направляется в
несколько стран, суточные за день переезда из одной страны в другую
выплачиваются по нормам, установленным для страны въезда, в иностранной
валюте.
Одним из вариантов являются расчеты с применением банковской карты.
На счете может быть любая сумма, но по согласованию с банком организация
устанавливает лимит расчетов с использованием карты. Денежные средства с
корпоративной банковской карты могут быть использованы за пределами
России только для выплаты командировочных расходов. Поскольку с
корпоративной банковской карты средства считаются выданными под отчет, у
организации нет необходимости выдавать в иностранной валюте наличные
средства на командировочные расходы. Все необходимые платежи будут
осуществлены сотрудником через корпоративную карту. При возвращении
сотрудника из командировки к авансовому отчету нужно приложить оригиналы
всех документов, связанных с использованием корпоративной карты:
квитанции банкоматов, слипы. Банк, открывший корпоративную карту, имеет
право потребовать у организации подтверждения всех операций, совершенных
с использованием этой карты. Валюту для загранкомандировки можно
приобретать как с помощью валютного счета, так и через обменный пункт.
Организации необязательно выдавать при загранкомандировках аванс в
иностранной валюте. Она может выплатить сотруднику сумму в рублях, а
работник купит иностранную валюту в обменном пункте.
12
В бухгалтерском учете все расчеты по загранкомандировке организация
переводит в рубли. При этом командировочные расходы отражаются по курсу
Банка России на дату утверждения авансового отчета. Если у организации есть
валютный счет, то она может купить иностранную валюту для
загранкомандировки в безналичном порядке через обслуживающий банк. При
этом купленная валюта пересчитывается в рубли по курсу Банка России на дату
12
Муравицкая Н.К.Бухгалтерский учет: учебник:-М.:КНОРУС, 2014. – 145 с.
24
покупки и выдачи денег. А командировочные расходы отражаются по курсу
Банка России на дату утверждения авансового отчета. Кроме того, в
бухгалтерском учете иностранная валюта пересчитывается на конец отчетного
периода.
Представительские расходы - это расходы организации по приему и
обслуживанию представителей других организаций, участвующих в
переговорах для установления и поддержания сотрудничества. Они относятся к
прочим расходам, связанным с производством и реализацией.
К представительским расходам относятся расходы на:
- проведение официального приема для указанных лиц, участвующих в
переговорах;
- транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения
представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и
обратно;
- буфетное обслуживание во время переговоров;
- оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика,
по обеспечению перевода во время проведения представительских
мероприятий.
13
К представительским расходам не относятся расходы на организацию
развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.
Документами, служащими для подтверждения представительских
расходов, могут являться:
- приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении
расходов на указанные цели;
- смета представительских расходов;
- первичные документы, в том числе в случае использования
приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей,
оплаты услуг сторонних организаций;
- отчет о представительских расходах по проведенным
13
Муравицкая Н.К.Бухгалтерский учет: учебник:-М.:КНОРУС, 2014. – 163 с.
25
представительским мероприятиям, в котором отражаются: цель
представительских мероприятий, результаты их проведения; иные
необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на
представительские цели.
Представительские расходы, понесенные в командировке, оплачивает
командированный сотрудник. Он должен составить авансовый отчет и
приложить к нему документы, подтверждающие размер и назначение затрат.
Общие правила организации бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами и правильное их отражение на синтетических счетах
бухгалтерского учета установлены Планом счетов бухгалтерского учета
финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкцией по его
применению, утвержденной приказом Минфина России от 12 октября 2012г. №
134н. Большая роль отводится бухгалтерскому учету, с помощью которого
сплошным образом, непрерывно и взаимосвязано отражаются все
документально подтвержденные хозяйственные операции, чем обеспечивается
достоверность, своевременность и точность информации. Правильная
организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны,
обеспечивает действенный контроль за использованием на предприятии
денежных средств и, с другой стороны, позволяет предприятию избежать
конфликтных ситуаций.
Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными
лицами являются:
1. своевременное, полное и достоверное отражение на счетах
бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
2. документальная обоснованность использования подотчетных сумм и
обоснованность включения в состав затрат;
3. контроль за экономным и рациональным использованием денежных
средств на хозяйственно- операционные цели.
Аналитический учет по расчетам с подотчетными лицами ведется по
каждой авансовой выдаче линейно-позиционным способом. Первым делом
26
отражается сумма выданного аванса, затем величина утвержденных расходов с
указанием, на какой счет они отнесены. Данные об остатках ранее выданных
подотчетных сумм берутся из журнала-ордера за прошлый месяц, выданные
суммы - из расходных кассовых ордеров, а утвержденный расход - из
авансовых отчетов.
В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками
организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71
«Расчеты с подотчетными лицами». На счете 71 обобщается информация о
расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на
административно-хозяйственные и операционные расходы. На выданные под
отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных
средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется
в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и
приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера
произведенных расходов. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками
в установленные сроки, отражаются по кредиту счета и дебету счета 94
«Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы
списываются в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если
они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с
персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из
оплаты труда работника). Счет 71 - активно-пассивный и в аналитическом
учете он может иметь сальдо сразу по дебету (когда кто-то из работников не
отчитался по подотчетным деньгам) и кредиту (сотрудник потратил свои
деньги, а предприятие их пока не вернуло).
14
В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по
счету 71 ведется в журнале-ордере №7. Он является комбинированным
регистром, сочетающим аналитический и синтетический учет с линейной
формой записи. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме отводится
14
Рябенькая Т.Ю. Бухгалтерская (финансовая) отчетность: Учебное пособие. – М. Юстицинформ,
2016. – 146 с.