57
нахождения в пути. От НДФЛ суточные освобождаются в пределах лимита: при
командировках внутри страны - в размере 700 рублей за каждый день, при
загранкомандировках - в размере 2 500 рублей за каждый день.
Для отправления работника в командировку выдается служебное задание,
которое подписывается руководителем структурного подразделения, в котором
работает командируемый работник, утверждается руководителем организации
или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу. На
основании служебного задания издается приказ, в котором сотрудник кадровой
службы указывает фамилию и инициалы, структурное подразделение,
должность работника, а также цель, время и место командировки. На основании
приказа отдел кадров выписывает командировочное удостоверение, в котором
делаются отметки о времени прибытия и выбытия подотчетного лица из
командировки. После возвращения из командировки в организацию работник
составляет авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих
произведенные расходы.
Пример 2.
1 июня 2016 года работник управленческой службы Иванов В.С. был
отправлен в командировку, с целью решения служебного вопроса. Для
проведения операции были составлены: служебное задание № 7 от 29.05.16г.;
приказ о направлении работника в командировку № 7 от 29.05.16г.;
командировочное удостоверение № 7 от 29.05.16г. Из кассы выдана сумма в
размере 15 000 рублей, на основании расходного кассового ордера № 1 от
31.05.2016г.
Продолжительность командировки составила 5 дней.
Сотрудником по окончании командировки был предоставлен авансовый
отчет на сумму 18 000 рублей.
Суточные составили – 5 дней * 700 рублей = 3 500 рублей.
Расходы на проживание в гостинице – 5 дней * 2 700 рублей = 13 500
рублей.
Стоимость проезда в оба конца – 1 000 рублей.
58
Возникла задолженность перед подотчетным лицом в сумме 3 000
рублей. Перерасход Иванову В. С. выплатили из кассы по расходному
кассовому ордеру № 2 от 06.06.2016г.
Д-т сч. 71, К-т сч. 50 – 15 000 рублей
Д-т сч. 26, К-т сч. 71 – 3 500 рублей
Д-т сч. 26, К-т сч. 71 – 13 500 рублей
Д-т сч. 26, К-т сч. 71 – 1 000 рублей
Д-т сч. 71, К-т сч. 50 – 3 000 рублей
В бухгалтерском учете ООО «УЮТ» для отражения расчетов с
сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный
счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На данном счете собирается вся
информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на
хозяйственно-операционные и командировочные расходы. На выданные под
отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных
средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется
в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и
приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера
произведенных расходов.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и
расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 —
комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с
линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится одна
строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу
неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи
сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. На оборотной
стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах
затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала
года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым
использование средств. Основанием для заполнения журнала-ордера № 7
являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет,
59
авансовые отчеты — на израсходованные суммы; новые приходные или
расходные кассовые ордера — на расхождения в суммах, полученных и
израсходованных. Если из авансового отчета видно, что подотчетник истратил
ровно столько, сколько получил, то в этом случае сальдо будет нулевым и
задолженность не образуется. Порядок заполнения журнала-ордера № 7:
- Подбираются все авансовые отчеты с приложенными документами за
месяц и разносятся в журнал-ордер. Каждая отдельная строка соответствует
каждому отдельному номеру авансового отчета.
- На основании данных из журнала-ордера за прошлый месяц заносятся в
текущий журнал-ордер сведения об остатках по незаконченным расчетам с
подотчетными лицами. Это порядковый номер по журналу-ордеру за прошлый
месяц, дата возникновения задолженности и остаток по дебету, если должно
подотчетное лицо, или по кредиту, если предприятие должно подотчетному
лицу.
- На основании приходных и расходных кассовых ордеров разносятся
суммы, выданные под отчет, в возмещение перерасхода и суммы возвращенных
неиспользованных подотчетных сумм.
- Просматриваются расчетно-платежные ведомости по заработной плате.
На основании этих ведомостей записываются данные в журнал-ордер,
удержанные из заработной платы.
- Подсчитываются остатки по каждому подотчетному лицу.
- Все графы просчитываются и сверяются остатки.
Расчеты на счете 71 можно представить в виде рисунка 2.2.1.
Счет 71 - активно-пассивный и в аналитическом учете он может иметь
сальдо сразу по дебету и кредиту (сотрудник потратил свои деньги, а
предприятие их пока не вернуло).
На основании авансовых отчетов бухгалтер делает следующие проводки в
регистрах бухгалтерского учета:
На сумму наличных денежных средств, переданных под отчет
материально ответственному лицу:
60
Д-т сч. 71, К-т сч. 50 «Касса»
Дебет Счет 71 Кредит
Сальдо начальное – показывает сумму денежных
средств, находящихся в подотчете у работников
организации на начало отчетного периода.
Сальдо начальное – отражает задолженность
предприятия перед подотчетными лицами по
произведенным ими расходам на начало
отчетного периода.
Оборот по дебету: увеличение дебиторской
задолженности, уменьшение кредиторской.
Оборот по кредиту: увеличение кредиторской
задолженности, уменьшение дебиторской.
Сальдо конечное – задолженность подотчетных
лиц перед предприятием на конец месяца.
Сальдо конечное – задолженность предприятия
перед подотчетными лицами на конец месяца.
Рисунок 2.2.1. Схема счета 71 «Расчеты с подотчетными
лицами»
На сумму денежных средств, полученных материально ответственным
лицом непосредственно с расчетного счета или перечисленных для получения
подотчетным лицом в месте осуществления расчетов:
Д-т сч. 71, К-т сч. 51 «Расчетный счет»
На сумму стоимости приобретенного подотчетным лицом оборудования,
а также на сумму расходов (работ и услуг сторонних организаций),
подлежащих включению в фактическую себестоимость приобретенного
оборудования к установке:
Д-т сч. 07 «Оборудование к установке», К-т сч. 71
На сумму расходов, подлежащих включению в фактическую
себестоимость приобретенных материалов, включая стоимость приобретенных
материалов:
Д-т сч. 10 «Материалы», К-т сч. 71
На сумму стоимости работ и услуг сторонних организаций, оплаченных
подотчетным лицом, а также на сумму расходов, подлежащих включению в
фактическую себестоимость продукции (работ, услуг) основного производства:
Д-т сч. 20 «Основное производство», К-т сч. 71
На суммы произведенных расходов, так же как и в случае списания
расходов в корреспонденции со счетом 20, с той только разницей, что расходы
в данном случае относятся к продукции, работам или услугам вспомогательных
61
производств:
Д-т сч. 23 «Вспомогательные производства», К-т сч. 71
На сумму оплаченных наличными денежными средствами расходов,
подлежащих отнесению на увеличение общепроизводственных расходов:
Д-т сч. 25 «Общепроизводственные расходы», К-т сч. 71
На сумму оплаты работ и услуг сторонних организаций, включаемых в
общехозяйственные расходы:
Д-т сч. 26 «Общехозяйственные расходы», К-т сч. 71
На сумму расходов, связанных с исправлением устранимого брака, а
также с осуществлением гарантийного ремонта или обслуживания:
Д-т сч. 28 «Брак в производстве», К-т сч. 71
На сумму расходов по транспортировке и хранению готовой продукции
при условии, что они оплачены наличными денежными средствами:
Д-т сч. 44 «Расходы на продажу», К-т сч. 71
На сумму наличных денежных средств, использованных на оплату
задолженности перед бюджетом по налогам и сборам:
Д-т сч. 68 «Расчеты по налогам и сборам», К-т сч. 71
Выплата заработной платы структурным подразделениям организации
осуществляется через подотчетных лиц (раздатчиков):
Д-т сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», К-т сч. 71
На сумму оплаты страховых взносов наличными денежными средствами
через подотчетных лиц:
Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», К-т сч. 71
На сумму прочих расходов, оплаченных наличными денежными
средствами:
Д-т сч. 91 «Прочие доходы и расходы», К-т сч. 71
На сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, сданной
подотчетным лицом в кассу организации:
Д-т сч. 50, К-т сч. 71
На сумму неиспользованного остатка, сданного подотчетным лицом по
62
объявлению непосредственно на расчетный счет в банке:
Д-т сч. 51, К-т сч. 71
На сумму неиспользованного остатка подотчетной суммы, удержанного с
заработной платы подотчетного лица, при условии его согласия на удержание:
Д-т сч. 70, К-т сч. 71
На сумму остатка денежных средств или расходов, не подтвержденных
оправдательными документами:
Д-т сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», К-т сч. 71
На сумму, подлежащую удержанию на основании проведенного
расследования и изданного приказа или распоряжения руководителя
организации:
Д-т сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», К-т сч. 71
На сумму ущерба, во взыскании которой отказано судом или арбитражем,
а также при отсутствии оснований для взыскания:
Д-т сч. 91, К-т сч. 94
На сумму, удержанную с оплаты труда подотчетного лица:
Д-т сч. 70, К-т сч. 73
Аналитический учет по расчетам с подотчетными лицами ведется по
каждой авансовой выдаче линейно-позиционным способом. Первым делом
отражается сумма выданного аванса, затем величина утвержденных расходов с
указанием, на какой счет они отнесены. Данные об остатках ранее выданных
подотчетных сумм берутся из журнала-ордера за прошлый месяц, выданные
суммы - из расходных кассовых ордеров, а утвержденный расход - из
авансовых отчетов.
2.3 Аудит расчетов с подотчетными лицами на предприятии
Целью аудита расчетов с подотчетными лицами является формирование
мнения о достоверности показателей расчетов с подотчетными лицами в
бухгалтерской отчетности и соответствия применяемой в организации
методики учета и налогообложения операций с подотчетными лицами
действующим в Российской Федерации нормативным документам.
63
В процессе планирования проверки ООО «УЮТ» выделим два этапа:
– предварительное планирование аудиторской проверки;
– составление программы аудита.
33
Для предварительного ознакомления с клиентом осуществлялись
следующие аудиторские процедуры:
– ознакомление с учредительными документами;
– личная беседа с генеральным директором;
– личная беседа с главным бухгалтером, изучение принятых форм учета;
– просмотр первичной документации, проверка наличия бухгалтерских
регистров, оценка правильности их оформления.
К документам, регулирующим внутренний контроль в ООО «УЮТ»
относятся:
– положение о бухгалтерии;
– график документооборота;
– разработаны должностные инструкции на каждого сотрудника
бухгалтерии;
– заключены договоры на материальную ответственность.
За организацию и состояние системы внутреннего контроля на
предприятии несет ответственность руководство общества. Функции
внутреннего контроля осуществляются главным бухгалтером. Руководством
общества назначена инвентаризационная комиссия и комиссия по приёму,
вводу в эксплуатацию, списанию основных средств, материалов. К внешнему
контролю относится обязательная аудиторская проверка, проводимая ежегодно
в Обществе. На основе данных предварительного планирования было принято
решение о целесообразности проведения аудита расчетов с подотчетными
лицами, а также определены общие затраты времени аудитора на проведение
аудита (245 человеко-часов), заключен договор на проведение аудиторской
проверки.
Второй этап – составление программы аудита.
33
Сайт ООО «УЮТ» - Режим доступа: www.uyt-s.ru
64
Разрабатывая программу аудита расчетов с подотчетными лицами
необходимо установить приемлемый уровень существенности и аудиторский
риск. Учитывая, что в Обществе основным видом деятельности является
торговля, то при определении уровня существенности для расчетов с
подотчетными лицами в качестве базовых показателей используем следующие
показатели бухгалтерской отчетности:
– кредиторская задолженность краткосрончая (строка 1520);
– чистая прибыль (строка 2400 отчета о финансовых результатах);
– валюта баланса, активы всего (строка 1600);
– собственный капитал (строка 1300).
34
Расчет значений, необходимых для определения уровня существенности
приведен в таблице 2.3.1.
Приведем некоторые способы оценки уровня существенности, используя
данные таблицы. Первый способ предполагает расчет среднего значения уровня
существенности.
Среднее значение уровня существенности будет равно 9182 тыс. руб.
Если эту величину – 9182 тыс. руб. равномерно распределить, например,
между активом и пассивом баланса, то это будет по 4591 тыс. руб. (9182 / 2).
Далее можно рассчитать уровень существенности для каждой статьи
баланса с учетом ее удельного веса в валюте баланса. Например, статья
«Денежные средства» составляет 7% в валюте баланса (39112 / 548813 × 100%),
уровень существенности для данной статьи составит 4270 тыс. руб. (4591 – 7%).
Второй способ:
Наименьшее значение отклоняется от среднего на (формула (2.3.1)):
Наим. знач. =(9182-883)/9182*100%=90% (2.3.1)
Наибольшее значение отклоняется от среднего на (формула (2.3.2)):
Наим.знач. =(15647-9182)/9182*100%=70% (2.3.2)
34
Сайт ООО «УЮТ» - Режим доступа: www.uyt-s.ru
65
Таблица 2.3.1
Расчет единого уровня существенности
Наименование
базового
показателя
Рекомендуем
ый уровень
отклонений,
признаваемы
х
существенны
ми, в
процентах
Значение
показател
я, тыс.
руб.
Принятый
уровень
отклонени
й, в
процентах
Значение
уровня
существенност
и, тыс. руб.
Собственный
капитал
5–7
184449
5
9222
Валюта баланса
2–4
548813
2
10976
Чистая прибыль
организации
3–5
29446
3
883
Дебиторская
задолженность
5
312953
5
15647
Так как наименьшее и наибольшее значения (883 и 15647) резко
отклоняются от среднего значения, то принимаем решение, отбросить при
дальнейших расчетах оба этих показателя. Тогда новое среднее
арифметическое значение (формула (2.3.3)) по данным таблицы составит:
Новое сред. знач.= (9222+10976)/2=10099 (2.3.3)
Наименьшее значение отклоняется от среднего на:
Отклон.наим.знач. от сред.= (10099-9222)/10099*100% = 8,68 (2.3.4)
Наибольшее значение отклоняется от среднего на: (2.3.5)
Отклон.наиб.знач. от сред.= (10976-10099)/10099*100% = 8,68 (2.3.5)
Согласно расчету наименьшее значение и наибольшее отклоняется от
среднего на 8,68%, что является приемлемым, поэтому данные значения
принимаем в дальнейший расчет. Таким образом, среднее арифметическое
значение составит 10099 тыс. руб.
Полученную величину можно использовать в качестве уровня
существенности для расчетов с подотчетными лицами.
Для оценки риска в организации проводились тесты (таблица 2.3.2).
66
Таблица 2.3.2
Оценка внутрихозяйственного риска и риска средств контроля
Проверяемые
вопросы
Влияние
(+, -)
Комментарий
Внутрихозяйственный риск
Честность персонала
и руководства
+
Условия ведения
хозяйственной
деятельности
+
Общество в течении нескольких лет
пользуется услугами одной аудиторской
фирмы, четко выполняет обязанности перед
кредиторами
Риски деловой среды,
экономическая
ситуация в отрасли
+, –
Риск уменьшения страхового поля, риски,
связанные с неисполнением нормативов и
требований, установленных с ТФОМС;
связанные с судебными разбирательствами
Зависимость
деятельности
предприятия от его
финансовых
результатов
+
Деятельность в значительной степени
зависит от спроса потребителей
Состояние имущества
+
Благоприятное, угроза банкротства
отсутствует
Риск средств контроля
Стиль руководства
+
Демократический
Управленческая
структура
+
Линейно-функциональная управленческая
структура с четким распределением
обязанностей и ответственности
Распределение
полномочий
+
Четко выражено
Правильность
ведения бухучета и
составления
отчетности
+
Хозяйственные операции своевременно и в
полном объеме отражаются в учете в
соответствии с законодательством и учетной
политикой, отчетность составляется
своевременно
Анализ средств внутреннего контроля показал, что в ООО «УЮТ»
достаточно четко разделены функции управления и контроля, сохранность
активов и бухгалтерских записей обеспечивается наличием специальных
помещений, сейфов, охраны.
На основании результатов тестирования можно установить следующие
размеры рисков:
– аудиторский риск (АР) принять за 4%;
– внутрихозяйственный риск (ВХР) принять за 70%;