6
Содержание
Введение ...................................................................................................................7
Глава 1. Теоретические основы бухгалтерского учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами ..........................................................................................9
1.1. Понятие расчетов с подотчетными лицами .......................................9
1.2. Особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными
лицами ........................................................................................................ 17
1.3. Методика аудита расчетов с подотчетными лицами ..................... 28
Глава 2. Организация учета и аудита расчетов с подотчетными лицами в
ООО «Верже» ....................................................................................................... 36
2.1. Финансово-экономическая характеристика предприятия ............. 36
2.2. Организация учета расчетов с подотчетными лицами .................. 40
2.3. Проведение аудита расчетов с подотчетными лицами на
предприятии ............................................................................................... 47
Глава 3. Направления совершенствования бухгалтерского учета и
аудита расчетов с подотчетными лицами на предприятии ....................... 59
3.1. Совершенствование системы учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами .............................................................................. 59
3.2. Оценка эффективности представленных мероприятий ................. 62
Заключение ........................................................................................................... 66
Список использованной литературы .............................................................. 69
Приложения .......................................................................................................... 73
7
Введение
Хозяйственная деятельность предприятий сопряжена с расчетами с
работниками по суммам денежных средств, выданных на выполнение
операционно-хозяйственных задач (приобретение ценностей, работ и услуг за
наличный расчет) и для компенсации расходов на служебные командировки.
Такие работники называются подотчетными лицами, а денежные авансы –
подотчетными суммами.
Поэтому учет расчетов с подотчетными лицами имеет важное
значение в производственной деятельности организаций. Командировочные
расходы подлежат включению в общепроизводственные и
общехозяйственные расходы, а следовательно, от правильности и полноты их
учета зависит величина себестоимости продукции, работ и услуг и
финансовый результат деятельности предприятия. Особое значение имеет
контроль за целевым использованием подотчетных сумм, проверка
обоснованности включения всех понесенных расходов в затраты и расходы
предприятия.
Кроме того, своевременное осуществление аудита расчетов с
подотчетными лицами позволяет выявить и предотвратить просроченную
задолженность, а также определить причины, приведшие к нарушению
законодательства в области расчетов с подотчетными лицами.
Стоит отметить, что ошибки в области расчетов с подотчетными
лицами связаны с низким уровнем системы внутреннего контроля за
использованием на предприятии денежных средств и неверным ведением
бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Все выше сказанное
свидетельствует о важности и актуальности темы исследования.
Цель выпускной квалификационной работы – исследование
теоретических и практических аспектов бухгалтерского учета и аудита
расчетов с подотчетными лицами на предприятии и поиск направлений их
совершенствования.
8
Основными задачами выполнения работы явились:
- изучить понятие расчетов с подотчетными лицами;
- выявить особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными
лицами;
- рассмотреть методику аудита расчетов с подотчетными лицами;
- дать финансово-экономическую характеристику предприятия;
- рассмотреть организацию учета расчетов с подотчетными лицами на
предприятии;
- провести аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами на
предприятии;
- разработать мероприятия по совершенствованию системы учета и
аудита расчетов с подотчетными лицами;
- оценить эффективность представленных мероприятий.
Объектом исследования являются расчеты с подотчетными лицами
ООО «Верже».
Предметом исследования являются теоретические и практические
аспекты бухгалтерского учета и аудита расчетов с подотчетными лицами в
организации.
Основными методами исследования выступили: анализ и синтез,
документирование, двойная запись, отчетность, арифметическая проверка,
проверка по формальному признаку первичных документов и другие.
Источниками информации для написания выпускной
квалификационной работы стали: законодательные акты Российской
Федерации, научные труды и публикации экономистов по теме исследования,
а также первичные документы, регистры бухгалтерского учета расчетов с
подотчетными лицами, данные отчетности ООО «Верже».
9
Глава 1. Теоретические основы бухгалтерского учета и аудита
расчетов с подотчетными лицами
1.1. Понятие расчетов с подотчетными лицами
Развитие рыночных отношений повышает ответственность и
самостоятельность предприятий в выработке и принятии управленческих
решений по обеспечении эффективности расчетов с данной группой
дебиторов и кредиторов. Грамотность организации учета расчетов с
подотчетными лицами определяет правильность ведения кассовых операций
и требует повышения качества использования подотчетных сумм.
Изучение литературных источников позволило сделать вывод об
относительном согласии специалистов в отношении понятия «подотчетные
лица» (таблица 1).
Таблица 1
Понятие «подотчетные лица»
Автор
Определение понятия
Бабаев Ю.А.
1
Подотчетные лица – это работники, получающие авансом
наличные деньги в кассе организации на приобретение
материальных ценностей в магазинах, канцелярские и
представительские расходы, оплату командировок и т.д.
Маринина
С.В.
2
Подотчетными лицами считаются работники, получившие
авансом денежные средства из кассы.
Левкович
О.А.
3
Подотчетными лицами являются работники организации,
получившие авансом денежные средства на предстоящие
расходы, связанные с хозяйственной деятельностью
Лытнева Н.А.
4
Подотчетное лицо - работник организации, имеющий право
согласно внутренним организационно-распорядительным
документам получать целевые авансы
Клипперт Е.Н.,
А.С.Чечеткин
5
Подотчетные лица – работники, получившие денежные
средства на хозяйственные и иные цели
Как видно, в целом, все сходятся во мнении, что под подотчетными
лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том
1
Бабаев Ю.А. Бухгалтерский учет: учебник. — М.: ЮНТИ–ДАНА, 2015. — С.241.
2
Маринина С. В. Расчеты с подотчетными лицами // Управленческий учет. — 2017. — № 4. — С. 22.
3
Бухгалтерский и налоговый учет, финансовый анализ и контроль: учебник / О.А.Левкович [и др.]; под
общей ред. О.А. Левковича — Минск: Выш.шк., 2016. — С.413.
4
Лытнева Н. А. Расчеты с подотчетным лицами // Бухгалтерский учет и анализ. — 2015. — № 3. — С. 18.
5
Клипперт Е. Н., Чечеткин А.С. Бухгалтерский учет в организациях. — М: Новое знание, 2015. — С.187.
10
числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с
условием представления отчета об их использовании (отсюда и термин - "под
отчет"). Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации
наличных денег под отчет устанавливает руководитель. Работник,
получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в
бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих
расходы)
6
.
Подотчетными лицами являются работники организации, получившие
авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие
административно-хозяйственные и командировочные расходы.
Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные
накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и
управлением предприятием в целом. К административно-хозяйственным
расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы,
приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки
продукции и расходы на прочие операционные нужды
7
.
Согласно Указания Центрального Банка Российской Федерации от 11
марта 2014 г. № 3210-У (в ред. от 19.06.2017 г. №4416-У) «О порядке ведения
кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения
кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами
малого предпринимательства»
8
подотчетное лицо обязано в срок, не
превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который
выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить
главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю)
авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером
6
Колыхан А. В., Сушкевич В. Н., Ханкевич В. К. Бухгалтерский и налоговый учет. — Минск: Из-во
Гревцова, 2016. — С.165.
7
Лытнева Н. А. Расчеты с подотчетным лицами // Бухгалтерский учет и анализ. — 2015. — № 3. — С. 19.
8
Указания Центрального Банка Российской Федерации от 11 марта 2014 г. № 3210-У (в ред. от 19.06.2017 г.
№4416-У) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения
кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» //
Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru. – Дата доступа: 15.06.2018
11
(при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и
окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок,
установленный руководителем (рисунок 1)
9
.
Рисунок 1 - Порядок работы с подотчетными лицами
Командировочные расходы – это денежные затраты работника,
связанные непосредственно со служебной поездкой, в которую он
направляется по распоряжению руководителя.
Расчеты с подотчетными лицами предполагают, во-первых,
незначительные по своему размеру денежные суммы, вверяемые работникам
в целях реализации опосредующих функций организации, во-вторых,
невозможность их осуществления в безналичном порядке. Все операции по
9
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами [Электронный ресурс]. — Режим доступа:
http://nalog-
nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/buhgalterskij_uchet_raschetov_s_podotchetnymi_l
icami/. — Дата доступа: 19.06.2018
12
расчетам с подотчетными лицами характеризуются ограниченным, заранее
известным перечнем и довольно высокой степенью регулярности их
совершения
10
.
Денежные средства подотчетным лицам выдаются на следующие
цели:
– приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный
расчет, канцелярский товаров, оплата почтово-телеграфных расходов;
– оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
– расходы на командировки по территории Российской Федерации и
за границу;
– представительские расходы
11
.
Наиболее распространены расчеты наличными денежными
средствами при оплате командировочных расходов.
Служебная командировка — это выезд сотрудника в местность,
отдаленную от его основного места работы, для выполнения служебных
функций. Оформление документов, на основании которых нужно вести
бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в этом случае, должно
проводиться в соответствии с постановлением Правительства РФ «Об
особенностях направления работников в служебные командировки» от
13.10.2008 № 749 (ред. от 29.07.2015)
12
.
В зависимости от продолжительности их можно разделить на
следующие виды:
1) краткосрочные командировки (1 день);
2) командировки нормальной продолжительности;
3) долгосрочные командировки
13
.
10
Левшова С. Бухгалтерский учет в торговле и на производстве. — Санкт-Петербург : Питер : Питер пресс,
2016. — С.61.
11
Там же
12
Постановление Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные
командировки» от 13.10.2008 № 749 (ред. от 29.07.2015) // Официальный интернет-портал правовой
информации http://www.pravo.gov.ru. – Дата доступа: 15.06.2018.
13
Краско И.С. Совершенствование выдачи аванса на хозяйственные и командировочные расходы с учетом
опыта Российской Федерации // Бухгалтерский учет: Материалы ХІV Междунар. студенческой науч. конф.,
Гродно, 16 мая 2015 г. / УО «ГГАУ»: В.В. Пешко. — Гродно, 2015. — С. 90.
13
В зависимости от места командирования работника различаются
командировки:
- местные (в пределах населенного пункта),
- внутренние (за пределами населенного пункта без возможности
ежедневного возвращения домой)
- заграничные
14
.
Подобная классификация командировок имеет значение при
определении размеров возмещения расходов при командировке.
Выдача денег для поездки в командировку рассчитывается исходя из
стоимости проезда туда и обратно, расходов на жилье и суточных.
При этом нужно учесть, что:
днем выезда и днем приезда считаются даты, зафиксированные в
транспортных билетах;
расходы за проживание должны будут учитываться по факту на
основании предоставленных подотчетным лицом документов;
суточные могут быть установлены и выданы в соответствии с
внутренними документами, регламентирующими их размер, например,
положением о командировках (ст. 168 ТК РФ)
15
.
За работниками, направленными в служебную командировку,
сохраняют место работы (должность) и заработную плату в течение всего
срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка
16
.
При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и
возместить работнику следующие расходы:
1) по проезду к месту служебной командировки и обратно;
2) по найму жилого помещения;
14
Там же
15
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018) // Официальный
интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru. – Дата доступа: 15.06.2018.
16
Оформление командировки: документы, расходы, проводки [Электронный ресурс]. — Режим доступа:
http://buhland.ru/oformlenie-komandirovki-dokumenty-rasxody-provodki/. — Дата доступа: 18.06.2018.
14
Рисунок 2 - Порядок расчетов по командировочным расходам
3) за проживание вне места постоянного жительства (суточные);
4) иные произведенные работником с разрешения или ведома
нанимателя расходы
17
.
Не позднее чем за день до отъезда в служебную командировку
наниматель обязан выдать командированному работнику денежный аванс в
пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту
служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и
суточных.
Оплата приобретения материальных ценностей через подотчетных
лиц за наличный расчет относится к хозяйственным и прочим расходам
организации. Приобретение товарно-материальных ценностей (канцелярских,
хозяйственных товаров) в организациях должно подтверждаться чеком
контрольно-кассовых машин и товарным чеком, дополнительно содержащим
отметку об оплате. В кассовом чеке должны быть четко пропечатаны
идентификационный номер продавца товара, его наименование, номер
кассовой машины, дата совершения операции, сумма. Товарный чек
17
Оформление командировки: документы, расходы, проводки [Электронный ресурс]. — Режим доступа:
http://buhland.ru/oformlenie-komandirovki-dokumenty-rasxody-provodki/. — Дата доступа: 18.06.2018.
15
необходим для расшифровки сведений, указанных в кассовом чеке, в
частности для указания конкретного перечня приобретенных товаров.
Запрещается указывать в товарных чеках вместо конкретных наименований
товаров их общее название (канцтовары, хозтовары). При покупке товаров у
частных лиц и индивидуальных предпринимателей необходимо правильно
оформить торгово-закупочный акт, который является в данном случае
первичным документом
18
.
Лица, получившие наличные деньги под отчет на предстоящие
расходы, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который
они выданы, представить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных
суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги, за
исключением определенных случаев
19
.
В случае невозвращения неиспользованных сумм выданных авансов
задолженность работника можно погасить путем удержания из его
заработной платы.
Для того чтобы порядок выдачи денежных средств под отчет в
организации был соблюден, необходимо выполнение следующих условий:
– наличие приказа руководителя организации, устанавливающего
порядок выдачи работникам подотчетных сумм, который должен в том числе
предусматривать:
А) круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет;
Б) размеры подотчетных средств;
В) сроки их возврата или отчета об израсходовании;
– соблюдение правил выдачи средств под отчет только сотрудникам,
указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных средств;
– соблюдение правил выдачи денежных средств под отчет только
лицам, отчитавшимся по ранее выданным авансам, и запрещение передачи
18
Пахомов С. Расчеты с подотчетными лицами // Главный бухгалтер. — 2015. — № 3. — С.38.
19
Там же