26
при заполнении платежки следует указать, что перечисляемые средства
являются подотчетными.
К авансовому отчету в этом случае возможно приложение
документов, подтверждающих факт оплаты банковской картой.
Проводка в данном случае будет такая:
Дт 71 – Кт 51 (52).
Перечислением со своей банковской карты работник может
осуществить и возврат неиспользованных подотчетных сумм, указав в
платеже его соответствующее назначение. Проводка здесь окажется
следующей:
Дт 51 (52) – Кт 71.
Если остаток денег числится в долгу у работника, то его следует
учесть по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в
корреспонденции со счетом 71. Такая задолженность может быть удержана
из зарплаты сотрудника, в этом случае будет проведена проводка
Дт 70 – Кт 94.
Когда у работодателя нет возможности удержать долг из зарплаты,
используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», и
проводка будет выглядеть так:
Дт 73 – Кт 94
37
.
Обобщим информацию о том, с какими счетами может
корреспондировать счет 71 (таблица 2).
Предприятия всех отраслей, осуществляющие бухгалтерский учет по
единой журнально-ордерной форме счетоводства, ведут учет операций по
счету 71 в журнале-ордере № 7. В этом журнале-ордере синтетический и
аналитический учет расчетов с подотчетными лицами обеспечиваются в
единой системе записей.
37
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами [Электронный ресурс]. — Режим доступа:
http://nalog-
nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/buhgalterskij_uchet_raschetov_s_podotchetnymi_l
icami/. — Дата доступа: 19.06.2018
27
Таблица 2
Типовые бухгалтерские записи по учету расчетов с подотчетными
лицами
Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» корреспондирует:
по дебету со счетами
по кредиту со счетами
Наименование
операции
Корр.
счет
Наименование
операции
Корр. счет
Выданы средства в
подотчет или на
возмещение
перерасхода
подотчетных сумм
50, 51,
52
Приобретение
материальных ценностей,
товара
07, 08, 10, 41
Потрачены средства на
издержки, хознужды
20, 23, 25, 26,
44
НДС по купленным ТМЦ
19
Возврат остатка
подотчетных денег
50, 51
Произошла просрочка
возврата подотчетных
сумм
94
Аналитический учет ведется по отдельно выданным под отчет суммам
и осуществляется линейно-позиционным способом. По каждой отдельной
строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного
авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса
или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса). По этой же
строке отражается на какой счет отнесены затраты на производство. Таким
образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение
только по одной строке. При этом остатки подотчетных сумм берутся из
журнала-ордера за прошлый месяц, выданные суммы - из кассовых
расходных ордеров, а утвержденный расход - из авансовых отчетов
38
.
Итоги журнала-ордера № 7 дают проводку за месяц для записи в
Главной книге по кредиту счета № 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и
по дебету корреспондирующих с ним счетов.
Таким образом, учет расчетов по денежным средствам, выданным
подотчетному лицу, основывается, прежде всего, на правильном и
своевременном документальном оформлении всех операций. В числе таких
операций – выдача денег на расходы, отчетность подотчетного лица, возврат
неизрасходованных сумм, отражение в учете произведенных расходов.
38
Клипперт Е. Н., Чечеткин А.С. Бухгалтерский учет в организациях. — М: Новое знание, 2015. — С.212.
28
1.3. Методика аудита расчетов с подотчетными лицами
Цель аудита расчетов с подотчетными лицами — установление
правильности и достоверности данных операций и определение их влияния
на финансовую (бухгалтерскую) отчетность
39
.
В связи с тем, что аудит расчетов с подотчетными лицами связан с
проверкой порядка ведения кассовых операций, удобнее проводить их
параллельно.
Контроль расчетов с подотчетными лицами осуществляется
бухгалтером на основании приказов по учетной политике организации, о
назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о
направлении работников организации в командировки, а также журнала
регистрации авансовых отчетов.
Основными задачами аудита являются
40
:
- Проверка правильности документального оформления операций по
расчетам с подотчетными лицами;
- Оценка состояния синтетического и аналитического учета расчетов с
подотчетными лицами;
- Оценка полноты и правильности отражения расчетов с
подотчетными лицами в учетных регистрах и отчетности;
- Проверка соблюдения организацией налогового законодательства по
операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.
Для приближения к оптимальному варианту проведения аудиторской
проверки ее необходимо должным образом спланировать. Исходя из
изложенного выше, целью планирования является обеспечение проведения
проверки наилучшим (оптимальным) образом с точки зрения выбранного
критерия.
Планирование аудита, таким образом, — это совокупность действий
39
Аудит : Учебник для вузов / В.И.Подольский, Г.Б.Поляк, А.А.Савин, Л.В.Сотникова ; Под ред.
В.И.Подольского. — М. : Аудит : ЮНИТИ, 2016. — С.313.
40
Аудит: учебник / А.Д. Шеремет [и др.]; под общ.ред. А.Д.Шеремета. — М: ИНФРА-М, 2013. — С.152.
29
по выбору варианта, позволяющего эту цель достигнуть, т. е. выбору
стратегии и тактики проведения проверки, по выбору видов, объемов и
последовательности проведения аудиторских процедур.
Аудитору необходимо составить и документально оформить
программу аудита, определяющую характер, временные рамки и объем
запланированных аудиторских процедур, необходимых для осуществления
общего плана аудита. Программа аудита является набором инструкций для
аудитора, выполняющего проверку, а также средством контроля и проверки
надлежащего выполнения работы. В программу аудита также могут быть
включены проверяемые предпосылки подготовки финансовой
(бухгалтерской) отчетности по каждой из областей аудита и время,
запланированное на различные области или процедуры аудита
41
.
Аудит заключается в проверке соблюдения действующего
законодательства, правильности документального оформления и отражения в
учете всех видов расчетов с подотчетными лицами. При этом
осуществляются следующие процедуры:
- оценивается система внутреннего контроля и бухгалтерского учета
расчетов с подотчетными лицами;
- подтверждается достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм
- устанавливается законность и полнота возврата подотчетных сумм;
- проверяется организация аналитического учета расчетов с
подотчетными лицами и взаимосвязь аналитического и синтетического учета;
- проверяется соблюдение организацией налогового законодательства
по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.
В процессе аудита устанавливаются следующие вопросы
42
:
1. Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено
выдавать деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по
предприятию?
41
Демьяненко Э. Ю. Аудит: экспресс-справочник для студентов. — Ростов н/Д : МарТ, 2013. — С.68.
42
Камышанов П. И. Аудит (организация и методика проверок). — М. : Информационно-внедренческий
центр "Маркетинг", 2014. — С.149.
30
2. Выдаются ли новые авансы лицам, не отчитавшимся по ранее
полученным под отчет суммам?
3. Производится ли расчет сумм, причитающихся работнику на
командировку?
4. Оформляются ли письменные распоряжения руководителя
предприятия (приказы) при направлении работников в командировки?
Необходимо проверить наличие распорядительных документов,
отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации.
Аудитору следует запросить приказ об учетной политике организации,
приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц,
уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности,
о командировочных расходах.
Также аудитор проверяет документальное оформление авансовых
отчетов. В ходе работы аудитор проверяет:
- оформление авансовых отчетов;
- оформление командировочных расходов (в том числе за рубеж);
- порядок передачи подотчетных сумм другому лицу;
- своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых
отчетов в бухгалтерию;
- существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами.
Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает
проверку по форме и по существу отраженных операций.
При проверке авансовых отчетов по форме следует протестировать
следующее
43
:
- соответствие типовой форме № АО-1 «Авансовый отчет»;
- наличие номера и даты составления;
- указание подотчетного лица;
- указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы,
суммы остатка и перерасхода;
43
Ковалева О. В. Аудит. Организация аудиторской деятельности. Методика проведения аудиторской
проверки : учебное пособие. — М. : ПРИОР, 2017. — С.127.
31
- указание назначения аванса;
- наличие подписей;
- заполнение обратной стороны авансового отчета.
Методика документальной проверки авансовых отчетов по существу
заключается в проверке законности отраженных в учете операций с
подотчетными лицами.
При этом необходимо проконтролировать соблюдение сроков
предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки
отчетности подотчетных лиц аудитор проверяет путем сверки дат в
расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых
отчетах. Срок отчетности не может превышать трех рабочих дней по
истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из
командировки. При этом аудитор должен убедиться в наличии приказа
руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут
выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Параллельно
проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных
лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины
непогашения дебиторской задолженности.
Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к
авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете.
Детальная проверка отдельных расчетных операций с подотчетными
лицами заключается в том, что аудитор должен обратить внимание на учет
поступления материально-производственных запасов через подотчетных лиц,
командировочных расходов, расходов на приобретение горюче-смазочных
материалов, представительских расходов
44
.
При поступлении материально-производственных запасов через
подотчетных лиц к авансовому отчету должны быть приложены платежный и
расчетный документы (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция к
приходному кассовому ордеру). В товарных чеках и накладных должны быть
44
Ковалева О. В. Аудит. Организация аудиторской деятельности. Методика проведения аудиторской
проверки : учебное пособие. — М. : ПРИОР, 2017. — С.128.
32
приведены наименования приобретенных материально-производственных
запасов. Аудитор отмечает производственный характер произведенных
расходов.
В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному
аудиту подлежат командировочные расходы.
Служебное задание и отчет о его выполнении обосновывает
производственный (служебный) характер командировки. Согласно ст. 166
Трудового кодекса РФ служебной командировкой считается поездка по
распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения
служебного поручения вне места постоянной работы.
Следует обратить внимание на оформление служебного задания и
отчета о его выполнении в качестве приложения к авансовому отчету.
Отсутствие служебного задания может являться основанием для того, чтобы
признать командировочные расходы экономически неоправданными для
целей налогового учета.
Обращается внимание на правомерность и оформление
представительских расходов
45
.
Представительские расходы могут быть признаны оправданными,
если имеются в наличии: приказ руководителя о представительских расходах,
отчет о представительских расходах, перечень участников мероприятия,
программа мероприятия, авансовый отчет с прилагаемыми документами
(товарным чеком, кассовым чеком, закупочным актом и др.).
Представительские расходы должны быть обоснованы сметой затрат с
учетом нормативного значения, принимаемого для целей бухгалтерского и
налогового учета. При этом к представительским расходам можно отнести
следующие затраты:
- по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или
другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;
- по транспортному обеспечению представителей других организаций,
45
Лемеш В.Н. Ревизия и аудит. — Минск: Изд-во Гревцова, 2015. — С.184.
33
связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
- по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время
переговоров;
- по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
При проверке расчетов наличными денежными средствами
обращается внимание на соблюдение установленного предельного размера
расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени
организации, т.е. юридического лица.
Аудитору следует контролировать не только лимит суммы платежа
при совершении расчетов с поставщиками или другими кредиторами, но
также и платежные условия договоров. Сумму платежа, кроме того,
подтверждают кассовые чеки и квитанции к приходным кассовым ордерам,
прилагаемые к авансовым отчетам подотчетных лиц.
При проведении аудита необходимо сопоставить сальдо по счету 71
«Расчеты с подотчетными лицами» на конец каждого месяца с данными,
указанными в Главной книге. Одновременно следует сверить соответствие
месячных оборотов по кредиту счета 71 с дебетовыми оборотами по счетам
учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли
46
.
После указанных процедур проверяется соответствие сумм в
представленных оправдательных документах суммам, отраженным в
авансовых отчетах.
В ходе аудита рассматриваются все авансовые отчеты и документы,
подтверждающие произведенные расходы (счета-фактуры, товарные,
кассовые чеки, накладные, акты закупок, командировочные удостоверения,
проездные билеты, счета гостиниц и др.). Затем сравниваются данные
аналитического учета по каждому подотчетному лицу с представленными
авансовыми отчетами за конкретный период.
Аудит этих операций чаще всего проводится сплошным способом.
Проверку достоверности обязательств по расчетам с подотчетными лицами
46
Мерзликина Е. М. Аудит : учебник. — М. : ИНФРА-М, 2017. — С.217.
35
выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы
выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое
назначение)
47
. Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна
проводиться чаще, чем с прочими дебиторами и кредиторами. Это
объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны
не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы
денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в
бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах.
Выводы по первой главе.
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом
предприятии и весьма разнообразны, так как включают в себя: приобретение
за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских
товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
расходы на командировки по территории Российской Федерации и за
границу; представительские расходы. Тем не менее, практика проверок
показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество
ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами
вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля
за расчетами с работниками.
47
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами (нюансы) [Электронный ресурс]. — Режим доступа:
http://nalog-
nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/inventarizaciya_raschetov_s_podotchetnymi_licami_n
yuansy/. — Дата доступа: 18.06.2018.
36
Глава 2. Организация учета и аудита расчетов с подотчетными
лицами в ООО «Верже»
2.1. Финансово-экономическая характеристика предприятия
ООО «Верже» зарегистрирована 25 мая 2010 г. регистратором
Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы № 46 по г. Москве.
Руководитель организации: генеральный директор Лебедев Алексей
Вадимович.
Юридический адрес ООО "Верже" - 127550, город Москва, улица
Прянишникова, дом 19а стр 4 антр 1, пом I ком 4, 5.
Основным видом деятельности является «Деятельность
полиграфическая и предоставление услуг в этой области», зарегистрированы
32 дополнительных вида деятельности, к которым относятся:
- торговля оптовая и торговля розничная неспециализированная;
- строительство жилых и нежилых зданий;
- деятельность по предоставлению прочих вспомогательных услуг для
бизнеса, не включенная в другие группировки;
- копирование записанных носителей информации и другие.
С 1 августа 2016г. предприятие определяется как микропредприятие.
Для выявления тенденций развития предприятия необходимо
рассмотреть динамику изменения основных технико-экономических
показателей ООО «Верже» за период с 2015 по 2016 годы (таблица 3)
(Приложение 1, 2).
Согласно представленных данных в таблице 3 можно сделать вывод о
снижении уровня предпринимательской деятельности. Так, выручка от
оказания услуг и выполнения работ в 2017 г. составила 4702 тыс. руб., что на
1830 тыс. руб. или на 28,0 % ниже показателя 2015 г.