16
полученных средств под отчет одним работником другому
20
.
Документами системы нормативного регулирования бухгалтерского
учета не определен перечень должностей работников организации, которые
могут быть подотчетными лицами. Поэтому при формировании
соответствующего перечня, утверждаемого впоследствии приказом по
организации, следует исходить из следующего: по общему правилу, работа с
денежной наличностью предполагает полную материальную
ответственность. Иными словами, в общем случае с работником, который
может быть подотчетным лицом, должен быть заключен договор о полной
материальной ответственности. Исключение могут составлять случаи выдачи
подотчетных сумм командированным работникам ввиду того, что в данной
ситуации материальная ответственность возникает в результате выполнения
работником служебных обязанностей.
При использовании денежных средств в подотчет не допускается:
- выдача денежных средств работникам, не отчитавшимся за ранее
полученным средствам;
- передача другим лицам наличных денег, полученных под отчет, в
том числе с использованием корпоративных дебетовых карточек;
- нецелевое использование денежных средств
21
.
Стоит указать, что до 19.08.2017 действовало правило о
невозможности выдачи денежных средств под отчет лицу, не отчитавшемуся
за предыдущие суммы. С 19.08.2017 оно отменено.
Таким образом, при формировании перечня работников, которые
могут быть подотчетными лицами, за основу могут приниматься перечни
должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с
которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной
индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной
ответственности.
20
Самосейко В. Командировки: простые ответы в сложных ситуациях // Я — специалист по кадрам. — 2016.
— № 11. — С. 9.
21
Санин К.В. Бухгалтерский учет: учебник. — СПб.: ГУИТМО, 2014. — С.65.
17
Таким образом, подотчетные лица – это работники организации,
которым выданы денежные средства с условием представления отчета об их
использовании. Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в
организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.
1.2. Особенности бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
Основными задачами бухгалтерского учета и контроля расчетов с
подотчетными лицами являются
22
:
1) соблюдение законности выдачи подотчетных сумм;
2) осуществление контроля за своевременностью представления
авансовых отчетов и отчетов о командировках;
3) правильность оформления документов, приложенных к авансовым
отчетам; обеспечение погашения оправдательных документов с целью
предотвращения их повторного использования;
4) контроль за своевременностью возврата неизрасходованных
подотчетных сумм;
5) обоснованность включения израсходованных подотчетных сумм в
состав затрат;
6) своевременное, полное и достоверное отражение на счетах
бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
7) контроль за экономным и рациональным использованием денежных
средств на хозяйственно-операционные цели.
Регламентируются отношения участников данных правоотношений
следующими основными нормативными актами:
указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций
юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций
индивидуальными предпринимателями и субъектами малого
22
Черников И. С. Бухгалтерский учет и анализ финансово-хозяйственной деятельности на малом
предприятии. — М. : ООО "Юрайт", 2015. — С.164.
18
предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У
23
;
приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов
бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и
инструкции по его применению» от 31.10.2000 № 94н
24
;
законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ
25
;
КоАП РФ;
Трудовым кодексом РФ
26
.
Кроме того, к правоотношениям с подотчетными лицами следует
применять письма разъяснительного характера, изданные структурами
финансового ведомства РФ: Минфином, ФНС, Банком России. Примером
такого разъяснения могут служить письмо Минфина РФ от 21.07.2017 № 09-
01-07/46781 (о возможности выдачи под отчет денег в безналичной форме)
27
.
Учет расчетов возлагается на бухгалтера по расчетам с подотчетными
лицами. В обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами
входит:
осуществлять контроль первичной документации (заявления,
приказы, авансовые отчеты и т. д.);
выдавать (перечислять) денежные средства подотчетникам
(аванс/перерасход по авансовым отчетам);
соблюдать кассовую дисциплину;
отражать в бухгалтерской системе операции по расчетам с
подотчетниками;
23
Указания Центрального Банка Российской Федерации от 11 марта 2014 г. № 3210-У (в ред. от 19.06.2017 г.
№4416-У) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения
кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» //
Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru. – Дата доступа: 15.06.2018.
24
Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 31.10.2000 г. № 94н (ред. от 08.11.2010) «Об
утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и
Инструкции по его применению» // Официальный интернет-портал правовой информации
http://www.pravo.gov.ru. – Дата доступа: 15.06.2018.
25
Федеральный закон от 06.12.2011г. № 402-ФЗ (ред. от 18.07.2017) «О бухгалтерском учете» //
Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru. – Дата доступа: 15.06.2018.
26
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018) // Официальный
интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru. – Дата доступа: 15.06.2018.
27
Письмо Минфина РФ от 21.07.2017 № 09-01-07/46781 (о возможности выдачи под отчет денег в
безналичной форме) // Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru. – Дата
доступа: 15.06.2018.
19
учитывать ТМЦ и ОС, купленные подотчетниками за наличный или
безналичный расчет;
отслеживать задолженность по подотчетникам;
контролировать сроки предоставления подотчетными лицами
отчетов и возврата неиспользованного остатка средств;
проверять корректность заполнения сотрудниками авансовых
отчетов;
принимать и проверять подтверждающие документы, прилагаемые к
отчету;
составлять аналитические отчеты в рамках участка по требованию
руководителя;
проводить инвентаризацию по расчетам с подотчетниками,
оформлять ее результаты;
участвовать в составлении рабочего плана счетов, форм первичных
документов, по которым не предусмотрены типовые формы;
передавать отработанные и надлежащим образом оформленные
документы в архив
28
.
Учет расчетов по денежным средствам, выданным подотчетному
лицу, основывается, прежде всего, на правильном и своевременном
документальном оформлении всех операций. Одним из основных первичных
документов выступает авансовый отчет.
Общие правила заполнения авансового отчета таковы:
1. Отчет составляется в течение 3 рабочих дней с момента:
истечения срока, на который выданы средства, указанного в
заявлении работника о выдаче денег под отчет;
выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы
деньги, истек в период его болезни или отпуска;
28
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами [Электронный ресурс]. — Режим доступа:
http://nalog-
nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/buhgalterskij_uchet_raschetov_s_podot
chetnymi_licami/. — Дата доступа: 19.06.2018.
20
возвращения работника из командировки.
2. Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по
форме, принятой организацией.
3. Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
4. Утверждается руководителем.
5. В качестве приложений к отчету обязательны документы,
подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и
т. п.
29
Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем
он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть
на лицевой стороне документа.
К первичным учетным документам, подтверждающим факт выдачи
целевого аванса, относятся:
- в случае наличных расчетов: расходный кассовый ордер (форма №
КО-2), оформленный на основании служебной записки с визой руководителя
о разрешении выдачи денег в подотчет;
- в случае безналичных расчетов: документы на бумажном носителе
(слип, квитанция электронного терминала, квитанция банкомата) и (или) в
электронной форме (документ из электронного журнала терминала или
банкомата)
30
.
Документ по операциям с использованием банковской карты должен
содержать следующие обязательные реквизиты, позволяющие достоверно
установить соответствие между реквизитами банковской карты и
соответствующим СКС организации: идентификатор банкомата,
электронного терминала или другого технического средства,
предназначенного для совершения операций с использованием банковских
карт; вид операции; дата совершения операции; сумма операции; валюта
29
Образец заполнения авансового отчета в 2017-2018 годах [Электронный ресурс]. — Режим доступа:
http://nalog-
nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/obrazec_zapolneniya_avansovogo_otcheta/. —
Дата доступа: 20.06.2018.
30
Подотчетные лица [Электронный ресурс]. — Режим доступа: https://www.audit-
it.ru/terms/accounting/podotchetnye_litsa.html. — Дата доступа: 19.06.2018.
21
операции; сумма комиссии (если имеет место); код авторизации; реквизиты
банковской карты.
Документ по операциям с использованием банковской карты на
бумажном носителе дополнительно должен содержать подпись держателя
карты и подпись кассира.
Слипы и квитанции фиксируют факт совершения операции с
использованием банковской карты. Фактическое списание денежных средств
со счета юридического лица подтверждается банковской выпиской по
специальному карточному счету. Как правило, дата списания денежных
средств отличается от даты совершения операции, указанной в слипе.
Фактическое списание обычно производится на несколько дней позже. Кроме
того, по операциям, совершенным в конце одного отчетного периода,
списание может быть произведено уже в следующем отчетном периоде
31
.
К первичным учетным документам, подтверждающим факт
совершения сделки (при любой форме расчетов) относятся:
- в случае осуществления сделок с организациями розничной
торговли: накладные, товарные чеки, счета-фактуры, чеки контрольно-
кассовой техники (ККТ);
- в случае осуществления сделок с организациями оптовой торговли:
квитанции к приходным ордерам, накладные, счета-фактуры, чеки ККТ;
- в случае оплаты сторонних работ и услуг: акты выполненных работ
(оказанных услуг), счета организаций общественного питания, квитанции,
подтверждающие расходы командированного подотчетного лица (оплату
найма жилого помещения, билеты на проезд к месту командировки), счета-
фактуры, чеки ККТ, квитанции к приходным ордерам.
За основу расчета оплаты командировочных расходов берется
количество дней, потраченных на служебную поездку. В него входят:
дни, потраченные на дорогу в оба конца;
дни вынужденных простоев;
31
Самосейко В. Командировки: простые ответы в сложных ситуациях // Я — специалист по кадрам. — 2016.
— № 11. — С. 11.
22
выходные, праздничные даты, попавшие в период поездки.
Полученное число дней умножается на нормативную сумму,
закрепленную во внутренних положениях компании. Суточные при
командировках определяются фирмой-нанимателем самостоятельно и
закрепляются во внутренних документах организации. Законом (ст. 217 НК
РФ) установлен их следующий максимальный размер, не предполагающий
обложения подоходным налогом:
700 руб. – для внутрироссийских поездок;
2,5 тыс. руб. – для заграничных
32
.
Если компания платит сверх указанного уровня, разницу необходимо
обложить НДФЛ.
Фирма-наниматель обязана возместить следующие траты
специалистов:
приобретение билетов туда и обратно;
оплату жилья (отель, квартира, комната и т.д.);
непосредственно суточные – т.е. траты, понесенные на питание и
проживание вдали от дома;
иные расходы (пример: оформление визы, аэроэкспресс в
аэропорт, такси с вокзала до отеля, провоз сверхнормативного багажа и т.д.).
Законодательство регламентирует расчет командировочных, но не
диктует, на что специалист вправе тратить суточные. Подразумевается, что
на полученные средства он будет питаться во время поездки, совершать иные
расходы, необходимые для создания комфортного проживания вне дома.
Работник не обязан отчитываться в тратах: предоставлять чеки и квитанции,
а администрация предприятия не вправе контролировать целесообразность
использования денег.
Для подтверждения иных расходов, кроме суточных, работник в
трехдневный срок после возвращения из поездки представляет в бухгалтерию
32
Налоговый кодекс российской Федерации. Часть вторая от 5 августа 2000 года № 117-ФЗ (в ред.04.06.2017
г. №143-ФЗ) // Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru. – Дата
доступа: 15.06.2018.
23
авансовый расчет. К нему прилагаются бланки билетов, чеки,
подтверждающие оплату гостиницы и иные траты, связанные с решением
рабочих вопросов.
Оплата командировки в выходной день имеет нюанс: сотрудник
получает зарплату за указанные даты в том случае, если на них
распланированы рабочие мероприятия, выпадает дорога домой или к месту
выполнения трудовых функций
33
.
Чтобы рассчитать количество дней, за которые работник должен
получить выплату, нужно получить от командированного:
Билеты, подтверждающие даты отъезда и возвращения.
Служебную записку с отметками принимающей стороны – аналог
билетов для сотрудников, передвигавшихся на собственном авто или
утерявших билеты.
Суточные за выходные уплачиваются в любом случае. Бухгалтер
находит общую продолжительность поездки (в днях) и умножает на сумму
довольствия, указанную во внутренних положениях компании.
Помимо командировочных специалисту причитается средний
заработок. Для субботы, воскресенья и праздников, приходящихся на поездку
и предусматривающих рабочие мероприятия, полагается оплата в удвоенном
размере или одинарном, но с предоставлением сотруднику в дальнейшем
соответствующего количества оплачиваемых отгулов.
Согласно положениям законодательства, оплата командировочных
производится исходя из среднего дохода специалиста, исчисленного за 12-ти-
месячный период. Если гражданин трудоустроен в компании меньше года, в
расчет включается весь период его работы до последнего дня месяца,
идущего перед месяцем поездки.
Расчет среднего заработка для командировки осуществляется по
формуле
34
(1):
33
Лытнева Н. А. Расчеты с подотчетным лицами // Бухгалтерский учет и анализ. — 2015. — № 3. — С. 20.
34
Оформление командировки: документы, расходы, проводки [Электронный ресурс]. — Режим доступа:
http://buhland.ru/oformlenie-komandirovki-dokumenty-rasxody-provodki/. — Дата доступа: 18.06.2018.
24
Сз = З/До* Дк, (1)
где З – выплаты сотруднику за годовой временной интервал,
включаемые в расчет (оклад, премии и другие доходы);
До – число дней, фактически отработанных за 12-ти-месячный период;
Дк – количество дней служебной поездки.
С выплат, причитающихся специалисту, находившемуся в поездке,
удерживается подоходный налог. Бухгалтерия работодателя обязана
начислить и уплатить в ИФНС страховые взносы за специалиста.
Большинство организаций прописывают две шкалы суточных во
внутренних приказах:
для внутрироссийских поездок;
для отъездов за пределы страны.
Такие бизнес-поездки рекомендуется оплачивать следующим образом:
по «заграничным» нормам – для дней пребывания за рубежом;
по «внутрироссийским» – для дня въезда на территорию РФ.
Ориентир для расчета дней – отметки пограничных служб в
загранпаспорте специалиста, проставляемые при выезде из страны и въезде.
Командировка за границу может оплачиваться в рублях и в валюте в
зависимости от положений внутренних документов компании-нанимателя.
Пример: размер суточных может быть номинирован в долларах или евро, но
работнику на руки выдается сумма в рублях, рассчитанная по курсу
Центробанка.
Сданный в бухгалтерию авансовый отчет проверяет бухгалтер, а
утверждение его (путем подписания) осуществляет руководитель (или ИП).
После этого бухгалтер может сделать все необходимые проводки по
расходам в учете.
Согласно разделу VI инструкции по применению плана счетов (приказ
Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н, в ред. от 08.11.2010) счет 71 «Расчеты с
25
подотчетными лицами»
35
:
дебетуется со счетами денежных средств 50 «Касса» (если
подотчетному лицу выдаются наличные) или 51 (когда средства выданы в
безналичной форме);
кредитуется со счетами, на которых учитываются расходы,
связанные с хоздеятельностью работодателя, и счетами денежных средств в
случае возврата неистраченных сумм.
Суммы, за которые работник не отчитался, он должен вернуть
работодателю — такая операция будет записана по кредиту счета 71 и дебету
денежных счетов 50, 51 (рисунок 3)
36
.
Рисунок 3 - Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Законодательством предусмотрена возможность перечисления
денежных средств под авансовый отчет на зарплатную карту сотрудника
(письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). В назначении платежа
35
Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 31.10.2000 г. № 94н (ред. от 08.11.2010) «Об
утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и
Инструкции по его применению» // Официальный интернет-портал правовой информации
http://www.pravo.gov.ru. – Дата доступа: 15.06.2018.
36
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами [Электронный ресурс]. — Режим доступа:
http://nalog-
nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/buhgalterskij_uchet_raschetov_s_podotchetnymi_l
icami/. — Дата доступа: 19.06.2018.