47
лицами за отчетный период, в журнале-ордере подсчитывают итоги по всем
графам, выводят сальдо на конец месяца по каждому подотчетному лицу и
проводят сверку полученных данных с данными других журналов-ордеров и
ведомостей.
Затем кредитовый оборот по счету 71 «Расчеты с подотчетными
лицами» за месяц переносят в Главную книгу, а итоговые суммы по
дебетуемым счетам записывают в Главную книгу по соответствующим
счетам.
Таким образом, расчеты с подотчетными лицами в ООО «Верже»
осуществляются с оформлением первичных документов. Выплата
понесенных расходов производится после того, как они были произведены.
Для учета денежных средств, выданных в подотчет своим работникам,
предназначен активно-пассивный счет 71 «Учет расчетов с подотчетными
лицами». Синтетический и аналитический учет ведется в журнале-ордере и
главной книге.
2.3. Проведение аудита расчетов с подотчетными лицами на
предприятии
Цель аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО «Верже» —
установление правильности учета, полноты и своевременности
осуществления расчетов с подотчетными лицами, и их соответствие
законодательству.
Задачами аудита расчетов с подотчетными лицами являются:
- проверка учетной политики на соответствие требованиям
законодательства;
- проверка соответствия подотчетных лиц, получающих наличные
деньги из кассы на хозяйственные расходы, списку лиц, имеющих на это
право;
- проверка соответствия фактического расходования подотчетных
48
сумм целям на которые они выданы;
- проверка полноты оправдательных документов по командировкам,
приложенных к авансовым отчетам;
- проверка правильности ведения учета командировочных расходов;
- правильность ведения аналитического и синтетического учета.
Для осуществления аудиторской проверки расчетов с подотчетными
лицами в ООО «Верже» нами разработана программа проверки,
представленная в Приложении 8.
В рамках поставленных задач программы проверки более подробно
рассмотрим контрольные мероприятия, которые целесообразно использовать
при проверке расчетов с подотчетными лицами (таблица 7).
Таблица 7
Этапы проверки расчетов с подотчетными лицами
Направление
проверки
Контрольные мероприятия
1
2
Проверка
организации учета
расчетов с
подотчетными
лицами
- наличие приказа руководителя организации о
закреплении подотчетных лиц;
- проверка соответствия подотчетных лиц, получающих
наличные деньги из кассы на хозяйственные расходы,
списку лиц, имеющих на это право, утвержденному
руководителем организации;
- наличие журнала учета работников, выбывающих в
командировки
Проверка
оформления
первичных
документов
- определение степени унификации первичных
документов по учету расчетов с подотчетными лицами;
- проверка правильности оформления авансовых
отчетов и приложенных к ним подтверждающих
документов
Проверка расчетов с
подотчетными
лицами
- проверка полноты подтверждающих документов по
командировкам, приложенных к авансовым отчетам;
- проверка наличия приказов о направлении
работников в командировку;
- проверка правильности возмещения командировочных
расходов;
- проверка получения подотчетных сумм денежных
средств лицам, не отчитавшимся по ранее полученным
авансам;
- проверка соответствия фактического расходования
подотчетных сумм целям, на которые они выданы
49
Продолжение таблицы 7
1
2
Проверка
организации
аналитического учета
расчетов с
подотчетными
лицами
- проверка соответствия записей в авансовых отчетах и
журнале-ордере;
- проверка правильности выведения остатков на конец
отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами
Проверка
достоверности сальдо
по счету 71 «Расчеты
с подотчетными
лицами»
- проверка правильности отражения оборотов по счетам
и субсчетам в главной книге с аналогичными
показателями регистров синтетического и
аналитического учета
Расчеты с подотчетными лицами в ООО «Верже» целесообразно
проверять выборочным способом. При этом в процессе проверки можно
воспользоваться следующими процедурами, способами и приемами:
– формальная проверка первичных документов,
– арифметическая проверка,
– сличение,
– сопоставление,
– двойная запись,
– инвентаризация расчетов.
Далее оценим систему внутреннего контроля ООО «Верже».
Результаты оценки системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля
расчетов с подотчетными лицами в организации приведем в виде теста
проверки (Приложение 9).
На основе анализа данных вопросника можно сделать следующий
вывод о слабых сторонах системы внутреннего контроля расчетов с
подотчетными лицами:
- отсутствует список лиц, которым разрешено выдавать деньги на
хозяйственные нужды;
- не установлен лимит выдачи в подотчет сумм на хозяйственные
расходы;
- не осуществляется расчет сумм командировочных расходов;
- не предусмотрено проведение инвентаризаций расчетов с
50
подотчетными лицами;
- не проводится проверка правильности оформления авансовых
отчетов.
По результатам расчетов оказалось, что уровень системы внутреннего
контроля является средним (таблица 8).
Таблица 8
Оценка надежности системы бухгалтерского учета и внутреннего
контроля в ООО «Верже»
Степень надежности
Критерий надежности,
в процентах
Оценка
надежности, в
процентах
Высокая
от 81 до 100 процентов
Средняя
от 41 до 80 процентов
58,8
Низкая
от 11 до 40 процентов
-
Внутренний контроль отсутствует
0 до 10 процентов
-
Одним из направлений внутреннего контроля является
инвентаризация расчетов с подотчетными лицами. Инвентаризация
проводится в согласии с приказом руководителя, в котором указывается дата
проведения и состав комиссии. При инвентаризации подотчетных сумм
проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их
целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому
подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).
Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна
проводиться чаще, чем инвентаризация расчетов с прочими дебиторами и
кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги
под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на
который были выданы денежные средства, предъявить в бухгалтерию
организации отчет об израсходованных суммах.
В случае, если работник не отчитался по сумме, выданной в подотчет,
необходимо принять решение: либо взыскать сумму выданного аванса с
работника, либо удержать ее из заработной платы.
По результатам инвентаризации расчетов с подотчетными лицами
составляется Инвентаризационная опись расчетов по счету 71 «Расчеты с
51
подотчетными лицами».
Проверкой установлено, что инвентаризация расчетов с подотчетными
лицами в ООО «Верже» не проводится (таблица 9).
Таблица 9
Проверка организации инвентаризации расчетов с подотчетными
лицами в ООО «Верже»
Наименование
документа
Наличие
Обнаруженные
недостатки
Приказ на проведение инвентаризации
расчетов с подотчетными лицами
Отсутствует
-
Инвентаризационная опись
Отсутствует
-
Таким образом, в ООО «Верже» отсутствует инвентаризационная
работа по расчетам с подотчетными лицами, общий уровень надежности
системы внутрихозяйственного контроля оценен в 58,8% (средний уровень
надежности).
В целях совершенствования внутреннего контроля рекомендуем
утвердить план-график проведения инвентаризации расчетов с подотчетными
лицами и сформировать инвентаризационную комиссию, а также разработать
мероприятия по повышению эффективности внутреннего контроля учета
расчетов с подотчетными лицами в целом.
Актуальность проведения аудита операций по учету расчетов с
подотчетными лицами заключается в необходимости изучения учета
расчетов с подотчетными лицами, с целью выявления типичных ошибок при
учете таких расчетов.
На следующем этапе аудиторской проверки учета расчетов с
подотчетными лицами необходимо убедиться в наличии распорядительных
документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в
организациях. Аудитору целесообразно изучить следующие документы:
- приказ об установлении учетной политики организации,
- приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении
лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет,
- журнал учета работников, выбывающих в командировки.
52
По итогам проверки составили таблицу 10.
Таблица 10
Ведомость проверки наличия организационных документов по
учету расчетов с подотчетными лицами в ООО «Верже»
Наименование документа
Наличие/
отсутствие
Обнаруженны
е недостатки
Наличие в Учетной политике положений,
касающихся учета расчетов с подотчетными
лицами
отсутствует
-
Распоряжение об утверждении списка лиц,
имеющих право на получение денежных
средств в подотчет
отсутствует
-
Приказ о направлении работника в
командировку
№46 от
18.11.2017г.
Недостатки не
выявлены
Журнал регистрации командировочных
удостоверений/ журнал учета работников,
выбывающих в командировки
имеется
-
По результатам проверки было выявлено, что в ООО «Верже» в
Учетной политике организации отсутствует методика учета расчетов с
подотчетными лицами, кроме того, в хозяйстве отсутствует список лиц,
которым могут выдаваться деньги подотчет.
Согласно законодательства каждая хозяйственная операция должны
быть документально подтверждена первичным документом, поэтому на
следующем этапе осуществляется проверка документального оформления
авансовых отчетов, командировочных удостоверений. Документальная
проверка ведется по двум направлениям: по форме и по существу
отраженных операций. Так, при проверке документов по форме
анализируются правильность их оформления.
Методика документальной проверки документов по существу
заключается в проверке законности отраженных в учете операций с
подотчетными лицами, например, при проверке необходимо
проконтролировать соблюдение сроков представления авансовых отчетов в
бухгалтерию.
Результаты проверки представим в таблице 11.
53
Таблица 11
Ведомость проверки первичных документов по расчетам с
подотчетными лицами по формальному признаку
Наименование
документа
№
доку-
мента
Дата
Сумм
а,
руб.
Обнаруженные недостатки
(краткое описание)
Командировочное
удостоверение
Колмик И.И.
24
19.11.2017
-
- не выявлено
Авансовый отчет
по командировке
Колмик И.И.
24
29.11.2017
28400
не заполнена расписка
Авансовый отчет
Раковец В.Н.
25
29.11.2017
14580
не заполнена расписка
Проведенная проверка выявила в оформлении первичных документов
следующие недостатки: не заполнена расписка.
Возмещение командировочных расходов производится при наличии
оправдательных документов. Поэтому далее нами была произведена
проверка их наличия (таблица 12).
Таблица 12
Ведомость проверки наличия оправдательных (первичных)
документов, подтверждающих совершенствование хозяйственной
операции
Наименование
документа
Сумма,
руб.
Оправдательный
документ
Сумма,
руб.
Откл.,
руб.,
+-
Авансовый отчет
Колмик И.И.
28400
Платежная квитанция
за проживание
Билет на проезд
Суточные
12000
10800
5600
-
Авансовый отчет
Раковец Н.В. от
29.11.2017
14580
товарный чек
14580
-
Проверка наличия оправдательных документов, подтверждающих
совершение хозяйственной операции и устанавливающих законность
расходования подотчетных сумм, показала, что в организации имеются
документы, которые подтверждают факт расходования подотчетных сумм.
Например, сумма по авансовому отчету от 29.11.2017 г., который составлен
на сумму 14580 руб. подтверждается предоставлением товарного чека.
54
Далее необходимо провести арифметическую проверку правильности
расчетов сумм командировочных расходов (таблица 13).
Таблица 13
Ведомость арифметической проверки правильности расчета сумм
командировочных расходов
Наименование
документа
Сумма, руб.
Отклонение
По документу
По расчету
Командировочное
удостоверение /
авансовый отчет
Колмик И.И.
Суточные = 8*700 =
5600
Проезд = 5400+5400
= 10800
Проживание = 12000
Суточные = 9 дней *
700 = 6300
Проезд = 5400+5400
= 10800
Проживание = 12000
-700
ИТОГО
28400
29100
-700
Проверкой установлено, что в ООО «Верже» неверно был произведен
расчет суточных. Так, в расчет принято 8 дней командировки, а не 9 дней,
работнику Колмику И.И. недоплачено суточных в размере 700 руб.
При проверке также необходимо проконтролировать соблюдение
сроков представления авансовых отчетов в бухгалтерию и порядок их
оформления. Сроки отчетности необходимо проверять путем сверки дат в
расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и авансовых отчетах.
Срок отчетности не может превышать трех рабочих дней по истечении срока,
на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки
(таблица 14).
Таблица 14
Ведомость проверки своевременности предоставления отчетов
Наименова-
ние
документа
Дата
возвращения
выполнения
задания
Дата
предостав-
ления
авансового
отчета
Дата по
законодатель
-ству
Отклоне-
ния
Авансовый
отчет Колмик
И.И.
27.11.2017г.
29.11.2017
не позднее 3
дней
отсутст-
вуют
Авансовый
отчет Раковец
Н.В.
29.11.2017г.
29.11.2017г.
Не позднее 3
дней
отсутст-
вуют
Проверкой установлено, что авансовые отчеты по командировкам и
осуществлению расходов на хозяйственные, операционные расходы
55
предоставляются своевременно.
Одним из методов бухгалтерского учета является двойная запись, то
есть каждая хозяйственная операция должна быть отражена на счетах
бухгалтерского учета и в соответствии с требованиями законодательства.
Поэтому далее проверим правильность отражения операций по учету
расчетов с подотчетными лицами на счетах бухгалтерского учета (таблица
15).
Таблица 15
Ведомость проверки правильности отражения операций на
счетах синтетического учета
Наименование
хозяйственной операции
По данным ООО
«Верже»
По данным проверки
Дт
Кт
сумма,
руб.
Дт
Кт
сумма,
руб.
Выданы денежные средства
работникам из кассы на
оплату командировочных
расходов
71
50
28400
71
50
28400
Выданы денежные средства
работникам из кассы на
оплату хозяйственных
расходов
71
50
14580
71
50
14580
На основании авансового
отчета списаны фактические
и документально
подтвержденные
командировочные расходы
Колмик И.И.
20
71
28400
20
71
28400
Приняты к учету на
основании авансового
отчета Раковца В.И. расходы
20
71
14580
20
71
14580
Проверка отражения операций по командировочным расходам, а
также расчетам с подотчетными лицами по осуществлению хозяйственных и
операционных расходов на счетах бухгалтерского учета показала, что в
хозяйстве корреспонденция счетов по отражению расходов верная и
соответствует требованиям законодательства.
Одним из этапов проверки синтетического учета расчетов является
правильность выявления оборотов и выведения конечного сальдо по счетам
56
бухгалтерского учета и их соответствие. Проверка данного аспекта приведена
в таблице 16 и таблице 17.
Таблица 16
Ведомость проверки правильности и соответствия оборотов в
главной книге и анализе счета по счетам бухгалтерского учета за
отчетный период (ноябрь 2017 г.), руб.
Счет
бухгалтерс-
кого учета
Оборот по данным, руб.
Отклонение
Анализ счета
Главной книги
Дебет
Кредит
Дебет
Кредит
По
дебету
счета
По
кредиту
счета
71 «Расчеты с
подотчетными
лицами»
42980
42980
42980
42980
-
-
При проведении проверки установлено, что сумма дебетовых и
кредитовых оборотов в журнале-ордере и главной книги соответствуют и
отклонений не выявлено.
Таблица 17
Ведомость проверки правильности и соответствия остатков в
главной книге и анализе счета по счетам бухгалтерского учета на
конец отчетного периода (ноябрь 2017 г.), руб.
Счет
бухгалтерского
учета
Сальдо по данным, руб.
Отклонение
анализ счета
Главной книги
Дт
Кт
Дт
Кт
По
дебету
счета
По
кредиту
счета
71 «Расчеты с
подотчетными
лицами»
282
939
282
939
-
-
При проведении проверки установлено, что сумма конечного сальдо в
анализе счета и главной книги соответствуют и отклонений не выявлено.
Таким образом, по результатам проведенной аудиторской проверки
расчетов с подотчетными лицами было выявлено следующее:
- в ООО «Верже» отсутствует инвентаризационная работа по расчетам
с подотчетными лицами;
- общий уровень надежности системы внутрихозяйственного контроля
оценен в 58,8% (средний уровень надежности);