57
- в Учетной политике организации отсутствует методика учета
расчетов с подотчетными лицами;
- отсутствует список лиц, которым могут выдаваться деньги подотчет;
- в авансовых отчетах не заполнена расписка;
- в хозяйстве имеются документы, которые подтверждают факт
расходования подотчетных сумм;
- в ООО «Верже» неверно был произведен расчет суточных. Так, в
расчет принято 8 дней командировки, а не 9 дней, работнику Колмику И.И.
недоплачено суточных в размере 700 руб.;
- авансовые отчеты по осуществлению расходов за командировки и на
хозяйственные, операционные расходы предоставляются своевременно;
- корреспонденция счетов по отражению расходов верная и
соответствует требованиям законодательства;
- сумма дебетовых и кредитовых оборотов, а также конечного сальдо в
анализе счета и главной книги соответствуют и отклонений не выявлено.
По результатам аудиторской проверки было составлено Аудиторское
заключение (Приложение 11).
Выводы по второй главе.
Расчеты с подотчетными лицами в ООО «Верже» осуществляются с
оформлением первичных документов. Выплата понесенных расходов
производится после того, как они были произведены. Для учета денежных
средств, выданных в подотчет своим работникам, предназначен активно-
пассивный счет 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами».
Синтетический и аналитический учет ведется в журнале-ордере и
главной книге.
По результатам проведенной аудиторской проверки расчетов с
подотчетными лицами были выявлены следующие недостатки:
- в ООО «Верже» отсутствует инвентаризационная работа по расчетам
с подотчетными лицами;
- в Учетной политике организации отсутствует методика учета
58
расчетов с подотчетными лицами;
- отсутствует список лиц, которым могут выдаваться деньги подотчет;
- в авансовых отчетах не заполнена расписка; в ООО «Верже» неверно
был произведен расчет суточных. Так, в расчет принято 8 дней
командировки, а не 9 дней, работнику Колмику И.И. недоплачено суточных в
размере 700 руб.
59
Глава 3. Направления совершенствования бухгалтерского
учета и аудита расчетов с подотчетными лицами на
предприятии
3.1. Совершенствование системы учета и аудита расчетов с
подотчетными лицами
В ООО «Верже» расчеты с подотчетными лицами имеют место в
каждом месяце. В связи с этим актуальным для ООО «Верже» является
требование осуществления внутреннего контроля рассматриваемых
операций. При этом важно отметить, что в ООО «Верже» имеются
недостатки в его организации.
Важно учитывать, что в ООО «Верже» не выработана трехуровневая
система проведения контроля, а именно не выделены:
- предварительный контроль, который должен осуществляться до
принятия управленческих решений и совершенствования хозяйственных
операций. Он призван способствовать предупреждению
несанкционированных действий должностных и материально ответственных
лиц, неправильному оформлению документов и т.п.
- текущий контроль, который должен осуществляться в процессе
совершения хозяйственных операций. Он призван способствовать
предупреждению нецелевого использования денежных средств и
сверхнормативному потреблению сырьевых ресурсов.
- последующий контроль, который должен быть организован после
совершения хозяйственных операций на основе данных, зафиксированных в
первичных учетных документах, регистрах бухгалтерского учета, и в
бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Качество информации, полученной по результатам внутреннего
контроля, основывается на сочетании документального и фактического
контроля. Так, документальный контроль должен базироваться на
использовании первичных документов, учетных регистров и данных
60
отчетности, в которых нашли отражение хозяйственные операции, а
фактический контроль - на установлении количественного и качественного
состояния проверяемого объекта.
Проведенная аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами
в ООО «Верже» позволила предложить следующие рекомендации в области
развития учета и внутреннего контроля.
На предприятии следует издать приказ, в котором должен быть
утвержден перечень лиц, которые имеют право на получение средств под
отчет. Также в приказе должны быть установлены:
- сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный
размер;
- порядок представления авансовых отчетов;
- запрещение выдачи денег работнику под отчет при условии
неполного отчета по ранее выданному авансу;
- запрещение передачи подотчетных денежных средств от одного
работника другому.
При направлении работников в командировки и выдаче заданий по
приобретении определенных ТМЦ, необходимо производить расчет сумм
аванса и выдавать их перед выполнением заданий. Для расчета сумм
командировочных расходов использовать следующий бланк (таблица 18).
Таблица 18
Бланк расчета денежных средств на служебную командировку
№
п/п
Фами-
лия,
инициа-
лы
Коли-
чество
дней
коман-
диров-
ки
Су-
точ-
ные
Расхо-
ды по
найму
жилья
Транс-
порт-
ные
расхо-
ды
Иные
расхо-
ды
Источ-
ник
финан-
сиро-
вания
Обяза-
тельст-
ва
прини-
маю-
щей
сторо-
ны
1
Колмик
И.И.
9
700*
9 =
6300
12000
5400
-
Собств.
сред-
ства
-
Перед командировкой подотчетному лицу следует заполнять
61
заявление на предоставление аванса, которое в обязательном порядке должно
быть согласовано главным бухгалтером.
Также необходимо внедрить в использование журнал учета
работников, выбывающих в командировки (таблица 19).
Таблица 19
Журнал учета работников, выбывающих в командировки
№
п/п
ФИО
коман-
диро-
ванного
работ-
ника
Зани-
маемая
долж-
ность
Номер
при-
каза о
на-
прав-
лении
работ-
ника в
ко-
ман-
ди-
ровку
Но-
мер
ко-
ман-
ди-
ро-
воч-
ного
удос
то-
ве-
ре-
ния
ФИО,
долж-
ность
работ-
ника,
подпи-
сав-
шего
коман-
ди-
ровоч-
ное
удос-
товере-
ние
Дата
Распис-
ка
коман-
дирован
ного
работни-
ка в
получе-
нии
коман-
ди-
ровоч-
ного
удосто-
верения
фак-
ти-
чес-
кого
вы-
бы-
тия
фак-
ти-
чес-
кого
при-
бы-
тия
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1
Колмик
И.И.
верстальщ
ик
46
24
Лебедев
А.В.
19.1
1
27.1
1
В ООО «Верже» не проводится инвентаризация по расчетам с
подотчетными лицами, прочими дебиторами и кредиторами, что является
нарушением законодательства. Следовательно, необходимо разработать
График проведения инвентаризаций с указанием сроков инвентаризации
различных расчетных операций (таблица 20).
Таблица 20
График проведения инвентаризаций в ООО «Верже»
Направление
проверки
Срок
проведения
Состав группы
проверяющих
Срок
предоставления
материалов
проверки
Проверка операций по
расчетам с
подотчетными лицами
На 1 апреля
На 1 июля
На 1 октября
На 1 января
Гл.бухгалтер
Мат-ответ.лица
Через 3 дня
Кроме того, в обязательном порядке следует доначислить Колмик
62
И.И. суточные в размере 700 руб. Хозяйственные операции дополнить
проводками (таблица 21).
Таблица 21
Доначисление суточных
Наименование хозяйственной
операции
Сумма,
руб.
Корреспонденция
счетов
Дебет
Кредит
Доначислены суточные:
- Колмик И.И.
700
20
71
Выплачено из кассы работнику
700
71
50
С целью повышения аналитичности учета предлагаем открыть
субсчета к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»:
71/1 «Расчеты командированными работниками»;
71/2 «расчеты с подотчетными лицами по операционно-
хозяйственным расходам».
С целью совершенствования организации бухгалтерского учета в
целом по ООО «Верже» необходимо:
- внедрить в использование справочно-правовую систему
«КонсультанПлюс».
Предложенные мероприятия позволят организовать бухгалтерский
учет в ООО «Верже» на более высоком уровне и позволят улучшить качество
контроля расчетов с подотчетными лицами.
3.2. Оценка эффективности представленных мероприятий
Предложенные мероприятия по совершенствованию бухгалтерского
учета и аудита расчетов с подотчетными лицами позволяет организовать
вышеупомянутые процессы более эффективно.
Однако выполнение предложенных мероприятий потребует
определенных трудовых затрат со стороны главного бухгалтера, в том числе:
- организация трехуровневой системы контроля – 12 ч.,
63
- разработка и утверждение приказа с перечнем лиц, которые имеют
право на получение средств под отчет – 1 ч.;
- формирование бланка-расчета командировочных расходов и
внесение их в базу данных первичной документации предприятия – 2 ч,
- формирование журнала учета работников, выбывающих в
командировки, и внесение их в базу данных первичной документации
предприятия – 2 ч,
- разработка и утверждение плана-графика проведения
инвентаризаций – 1 ч.,
- открытие субсчетов к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» -
0,2 ч.
Совокупные трудовые затраты составят 18,2 ч.
При часовой оплате труда главного бухгалтера 510 руб. совокупные
затраты на внедрение мероприятий составят 9282 руб.
Обобщим данные в таблице 22.
Таблица 22
Расчет затрат на внедрение предложенных мероприятий
Наименование
Трудовые
затраты,
чел-ч
Оплата 1
чел-ч,
руб.
Стоимость,
руб.
организация трехуровневой системы
контроля
12,0
510
6120
разработка и утверждение приказа с
перечнем лиц, которые имеют право на
получение средств под отчет
1,0
510
510
формирование бланка-расчета
командировочных расходов и внесение
их в базу данных первичной
документации предприятия
2,0
510
1020
формирование журнала учета
работников, выбывающих в
командировки, и внесение их в базу
данных первичной документации
предприятия
2,0
510
1020
разработка и утверждение плана-
графика проведения инвентаризаций
1,0
510
510
открытие субсчетов к счету 71 «Расчеты
с подотчетными лицами»
0,2
510
102
ИТОГО
18,2
х
9282
64
Внедрение справочно-правовой системы «Консультант Плюс»
позволит повысить качество учетного процесса, поскольку работники
бухгалтерии смогут своевременно получать нормативно-правовые акты, их
изменения, дополнения по необходимым вопросам учета.
Таблица 23
Расчет стоимости внедрения СПС «Консультант Плюс»
Наименование
Стоимость, руб.
Установка СПС «Консультант Плюс» (версия для
малого бизнеса)
11950
Обслуживание в год (обновление)
6000
ИТОГО
17950
Затраты на внедрение «Консультант Плюс» составят 17950 руб.
Выводы по третьей главе.
Основными направлениями совершенствования учета и
внутрихозяйственного контроля расчетов с подотчетными лицами в ООО
«Верже» являются:
- предусмотреть сочетание предварительного, текущего и
последующего контроля, реализовывать принципы документального и
фактического контроля.
- издать приказ, в котором должен быть утвержден перечень лиц,
которые имеют право на получение средств под отчет.
- разработать График проведения инвентаризаций.
- заполнять заявление на предоставление аванса на командировку с
обязательным согласованием с главным бухгалтером.
- доначислить суточные работникам Колмик И.И. в сумме 700 руб.,
- внедрить бланк расчета командировочных расходов,
- внедрить журнал учета работников, выбывающих в командировки,
- открыть субсчета к счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»: 71/1
«Расчеты командированными работниками»; 71/2 «расчеты с подотчетными
лицами по операционно-хозяйственным расходам».
- внедрить в использование справочно-правовую систему
«КонсультантПлюс».
65
Предложенные мероприятия позволят организовать бухгалтерский
учет в ООО «Верже» на более высоком уровне и позволят улучшить качество
контроля расчетов с подотчетными лицами.
66
Заключение
Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом
предприятии и весьма разнообразны, так как включают в себя: приобретение
за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярских
товаров; оплату мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
расходы на командировки по территории Российской Федерации и за
границу; представительские расходы. Тем не менее, практика проверок
показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество
ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами
вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля
за расчетами с работниками.
ООО «Верже» в течение 2015-2017 гг. работает эффективно, что
выражается получении прибыли от выполнения работ и оказания услуг. С
2016 г. ООО «Верже» является микропредприятием.
В ООО «Верже» основанием для направления работника в
командировку является приказ руководители организации, в соответствии с
которым осуществляется выдача командировочного удостоверения
работнику. По окончании командировки работник предоставляет авансовый
отчет и прилагает к нему соответствующие документы.
В ООО «Верже» работник предприятия использует личные денежные
средства на приобретение продукции (товаров, работ, услуг). Затем
предоставляет авансовый отчет в бухгалтерию и прилагает к нему
оправдательные документы. На основании приложенных документов
осуществляется выдача по расходному кассовому ордеру сумм, затраченных
работником на приобретение продукции (товаров, работ, услуг).
Для учета денежных средств, выданных под отчет своим работникам и
на служебные командировки, в ООО «Верже» предназначен активно-
пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» без открытия
субсчетов. По дебету счета 71 отражаются выдачу денежных авансов