38
79-2
71
Подотчетное лицо филиала, выделенного на отдельный баланс,
оплатило услуги, оказанные головному отделению организации
(в учете филиала)
91-2
71
Учтены расходы подотчетных лиц, связанные с процессом по-
лучения прочих доходов
Отрицательная курсовая разница по задолженности перед под-
отчетным лицом в иностранной валюте включена в состав про-
чих расходов
Подотчетные лица оплатили расходы, связанные с устранением
последствий чрезвычайных ситуаций
94
71
Отражены подотчетные суммы, по которым подотчетное лицо
не отчиталось в установленный срок, а также подотчетные
суммы, потраченные необоснованно
97
71
Подотчетные лица оплатили затраты, которые учитываются как
расходы будущих периодов
Выдача аванса подотчетному лицу оформляется документом «Расход-
ный кассовый ордер». Отчет по израсходованным денежным средствам оформ-
ляется документом «Авансовый отчет». Возврат неизрасходованных денег в
кассу оформляется документом «Приходный кассовый ордер». Возмещение пе-
рерасхода по авансовому отчету оформляется документом «Расходный кассо-
вый ордер». Последовательность действий при выдачи денежных средств под
отчет:
1. Необходимо убедиться, что у работника отсутствует задолженность
по ранее полученной под отчет сумме наличных, срок отчета по которой уже
наступил. Если задолженность существует, то согласно деньги под отчет выда-
вать нельзя [6].
2. Получить от работника заявление о выдаче денег под отчет, в котором
должна быть указана сумма, необходимая работнику, срок на который выдают-
ся денежные средства, подпись руководителя (иного лица, уполномоченного
подписывать заявления о выдаче денег под отчет доверенностью).
3. Оформить расходный кассовый ордер по форме № КО-2, который
должен подписать главный бухгалтер организации (иное лицо, уполномоченное
на подписание кассовых документов приказом или доверенностью, выданной
руководителем организации). Выданные под отчет деньги не облагаются НДФЛ
и страховыми взносами.
39
Деньги под отчет можно выдавать не только работнику, но и физиче-
скому лицу, с которым у организации заключен гражданско-правовой договор.
В этом случае выдача денег под отчет оформляется так же, как выдача денег
под отчет работнику организации.
2.2 Учет командировочных расходов в ООО «Центр управления
проектами»
Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению ра-
ботодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне
места постоянной работы. Такое распоряжение должно быть оформлено пись-
менно, например, в виде приказа о направлении в командировку. Местом по-
стоянной работы считается место расположения организации (ее обособленно-
го структурного подразделения), работа в которой обусловлена трудовым дого-
вором.
Не являются служебными командировками, например: служебные по-
ездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет
разъездной характер; направление работника на вахту.
В ООО «Центр управления проектами» используют унифицированную
форму N Т-9 (при направлении в командировку нескольких работников - форму
N Т-9а). В приказе указаны, наименование работодателя, Ф.И.О. и должность
работника, место, срок и цель командировки. Если проезд к месту командиро-
вания и (или) обратно к месту работы будет осуществляться на служебном
транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в соб-
ственности третьих лиц (по доверенности), решение работодателя о проезде ра-
ботника на соответствующем транспорте фиксируют письменно.
Такую информацию в приказе о направлении в командировку так же от-
ражается в приказе. С работником заключается дополнительное соглашение. В
нем фиксируется размер компенсации за использование, износ (амортизацию)
личного транспорта, условия ее выплаты, а также размер иных расходов, свя-
занных с использованием транспорта (ст. 188 ТК РФ).
40
Подписывать приказ вправе только лицо, которое от имени работодателя
уполномочено принимать решение о направлении работника в командировку.
Таким лицом в ООО «Центр управления проектами» является руководитель ор-
ганизации. С приказом ознакамливают работника под подпись, поскольку при
отсутствии доказательств того, что работник знал о командировке, привлечение
его к дисциплинарной ответственности за неисполнение данного приказа может
быть признано неправомерным. Такой вывод следует из ч. 1 ст. 192 ТК РФ, в
соответствии с которой привлечение работника к дисциплинарной ответствен-
ности возможно только за неисполнение или ненадлежащее исполнение им по
собственной вине возложенных на него трудовых обязанностей.
Срок служебной командировки – это период, длящийся со дня выезда
работника в командировку по день приезда из нее [2]. Срок командировки
определяется работодателем. Он зависит от объема, сложности и других осо-
бенностей служебного поручения. Командировка может быть, как однодневной,
так и длительной. Вместе с тем она не может быть бессрочной, поскольку со-
гласно ст. 166 ТК РФ командировкой считается служебная поездка на опреде-
ленный срок, установленный для выполнения работником конкретного служеб-
ного поручения. Максимальный срок служебной командировки законодатель-
ством не установлен. Поскольку теперь организация вправе направлять работ-
ника в командировку любой продолжительности, ее максимальный срок как по
территории Российской Федерации, так и по территории иностранных госу-
дарств должен определяться либо приказом руководителя организации, либо
таким локальным документом, как Положение о служебных командировках,
утвержденное руководителем организации, либо трудовым (коллективным) до-
говором. Продолжительность командировки необходимо определить до ее
начала, чтобы правильно рассчитать размер аванса, который следует выдать, а
также учесть рабочее время командированного в табеле. Чтобы рассчитать срок
служебной командировки, необходимо определить день выезда работника в ме-
сто командирования и день его приезда из командировки в место постоянной
работы.
41
Днем выезда в командировку признается дата отправления поезда, само-
лета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы
командированного, а днем средства до 24 часов включительно днем отъезда в
командировку (приезда из командировки) считают текущие сутки, а с 00 часов
и позднее - последующие сутки. Например, если работник едет в командировку
на поезде, который отправляется 9 апреля в 23.55, днем начала командировки
считается 9 апреля. Работодатель обязан выплатить работнику суточные за весь
этот день. Согласно абз. 3 п. 4 Положения о служебных командировках если
станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, то
при определении срока командировки нужно также учитывать время, необхо-
димое для проезда до станции, пристани или аэропорта.
В данной норме не определено, о каком населенном пункте идет речь.
Полагается, что подразумевается тот населенный пункт, в котором расположена
командирующая организация, поскольку согласно абз. 2 п. 4 указанного Поло-
жения выезд в командировку (прибытие из нее) осуществляется из места (в ме-
сто) постоянной работы работника, т.е. места расположения командирующей
организации. Например, если самолет вылетает 2 апреля в 00.35, а работник
выехал в аэропорт, расположенный за чертой населенного пункта, в котором
находится место постоянной работы, 1 апреля вечером, днем начала команди-
ровки будет считаться 1 апреля, несмотря на то что в билете указано 2 апреля.
Гарантии командированным работникам. При направлении в служебную ко-
мандировку работодатель обязан сохранить за работником место работы
(должность) и средний заработок, а также возместить расходы, связанные с ко-
мандировкой. Указанные гарантии в полном объеме должны быть предоставле-
ны и работникам-совместителям. Порядок и размеры возмещения расходов,
связанных со служебными командировками, определяются коллективным дого-
вором или локальным нормативным актом (например, положением о служеб-
ных командировках), если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, други-
ми федеральными законами, иными нормативными правовыми актами. Работо-
датель, исходя из финансовых возможностей, вправе предусмотреть в локаль-
42
ном нормативном акте дифференцированный размер возмещения таких расхо-
дов для разных категорий работников (работников, занимающих различные
должности).
Некоторые особенности порядка возмещения командировочных расхо-
дов работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального
бюджета, а также федеральным государственным гражданским служащим
предусмотрены:
- Приказом Минфина России от 02.08.2004 N 64н;
- Указом Президента РФ от 18.07.2005 N 813. Согласно п. 25 Положения
о служебных командировках в случае болезни командированного работника,
подтвержденной листком нетрудоспособности по установленной форме (При-
каз Минздравсоцразвития России от 26.04.2011 N 347н), работодатель обязан: -
выплатить пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с Феде-
ральным законом от 29.12.2006 N 255-ФЗ;
- возместить расходы на наем жилого помещения, если работник не
находился на стационарном лечении; - выплатить суточные за все время, пока
работник по состоянию здоровья не может приступить к выполнению служеб-
ного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.
К числу расходов, возмещаемых в случае направления работника в ко-
мандировку, относятся:
- расходы на проезд;
- расходы на наем жилого помещения;
- суточные (дополнительные расходы, связанные с проживанием вне ме-
ста постоянного жительства);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома.
При заграничной командировке в числе иных расходов работодатель обязан
возместить работнику (п. 23 Положения о служебных командировках):
- расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выезд-
ных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
43
- сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
- расходы на оформление обязательной медицинской страховки; - иные
обязательные платежи и сборы.
Для оплаты проезда, найма жилья и дополнительных расходов, связан-
ных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), перед отъ-
ездом в командировку работодатель обязан выдать работнику аванс.
В ООО «Центр управления проектами» сумма аванса рассчитывается на
основании сметы, составленной работником бухгалтерии. Форма сметы зако-
нодательством не установлена, поэтому она разработана самостоятельно.
Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из
продолжительности командировки, указанной в приказе о направлении работ-
ника в командировку, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату
жилья, величины суточных, установленных в организации для командировок по
России и за ее пределы.
Смета (расчет) подписывается главным бухгалтером и руководителем
организации, после чего командированному работнику выдается аванс. Расхо-
ды по бронированию и найму жилого помещения в РФ возмещаются работни-
кам в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или ло-
кальными нормативными актами.
При направлении работников в командировки по России выдача под от-
чет наличных денежных средств производится в соответствии с Указанием
Банка России от 11.03.2014 N 3210-У. Деньги выдаются подотчетному лицу на
основании расходного кассового ордера.
Для оформления расходного кассового ордера командированному ра-
ботнику необходимо написать заявление в произвольной форме. Такое заявле-
ние содержит запись о сумме наличных денег, о сроке, на который они выдают-
ся, подпись руководителя и дату.
В ООО «Центр управления проектами»работнику выдаются наличные
деньги под отчет только в том случае, если у него полностью погашена задол-
44
женность по ранее полученной под отчет сумме. При направлении работников
в командировки за пределы России оплата и (или) компенсация расходов в ино-
странной валюте осуществляются с учетом Федерального закона от 10.12.2003
N 173-ФЗ (п. 16 Положения о служебных командировках).
В силу п. 9 ч. 1 ст. 9 указанного Закона работодатель вправе выдать ра-
ботнику аванс в иностранной валюте. Аванс можно выдать наличными денеж-
ными средствами через кассу. За дни нахождения в командировке работнику
выплачивается средний заработок. Выплата работнику заработной платы за это
время будет противоречить положениям Трудового кодекса РФ. Средний зара-
боток за период нахождения работника в командировке (включая дни нахожде-
ния в пути, в том числе время вынужденной остановки в пути) сохраняется за
все дни работы по графику, установленному в командирующей организации. За
день выезда в командировку работнику выплачивается средний заработок неза-
висимо от того, трудился работник в этот день или нет. Это связано с тем, что в
период командировки (включая дни нахождения в пути и время вынужденной
остановки в пути) за все дни работы по графику, установленному в командиру-
ющей организации, за работником сохраняется средний заработок.
Средний заработок за время командировки рассчитывается в соответ-
ствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной
платы по следующей формуле:
СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком (1)
где:
СЗ – средний заработок за рабочие дни командировки;
ЗП рп – выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка, начис-
ленные работнику в расчетном периоде;
Дн рп – количество дней, отработанных в расчетном периоде;
Дн ком – количество рабочих дней, приходящихся на дни командиров-
ки. В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календар-
ным месяцам, предшествующим месяцу начала командировки.
45
Если работник отработал в организации меньше года, то для него рас-
четный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться послед-
ним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командиров-
ки. Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке,
подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в
командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту команди-
ровки или обратно. Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, прове-
денных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной
(часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной
(часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст. 153 ТК
РФ, п. 5 Положения об особенностях направления работников в служебные ко-
мандировки). С сумм оплаты дней, проведенных работником в командировке,
удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы в том же порядке,
что и с сумм заработной платы.
Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в
день приезда из нее решается по договоренности с работодателем. В таком же
порядке оплачивается труд работника и в том случае, если он прибыл из коман-
дировки утром и приступил к работе.
Командированному работнику в случае его болезни, подтвержденной
листком нетрудоспособности, работодатель обязан (абз. 1 п. 25 Положения о
служебных командировках):
- возместить расходы на наем жилого помещения, если работник не
находится на лечении в стационаре;
- выплатить суточные за все время, пока работник по состоянию здоро-
вья не может приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к
месту постоянного жительства.
Работодатель должен возместить работнику расходы на проезд:
- к месту командировки (как на территории РФ, так и на территории
иностранных государств) и обратно;
46
- из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в
несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах.
Указанные расходы включают:
- оплату проезда транспортом общего пользования к станции, пристани,
аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой
населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти
затраты;
- оплату услуг по оформлению проездных документов;
- оплату услуг по предоставлению в поездах постельных принадлежно-
стей. Порядок возмещения расходов, связанных с командировкой, определяется
коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не
установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и ины-
ми нормативными правовыми актами РФ.
Для оплаты таких расходов, в том числе для оплаты проезда, работода-
тель выдаёт работнику аванс (п. 10 Положения о служебных командировках).
Если командированный работник потратит на проезд большую сумму, чем та,
которая ему была выдана до отъезда, по окончании командировки работодатель
должен будет возместить работнику перерасход на основании подтверждающих
документов (Указания по применению и заполнению унифицированной формы
«Авансовый отчет» (форма N АО-1), утвержденные Постановлением Госком-
стата России от 01.08.2001 N 55).
Работодатель обязан возместить командированному работнику расходы
на наем жилого помещения:
- на территории РФ, за исключением случаев, когда работнику предо-
ставляется бесплатное жилое помещение;
- на территории иностранных государств.
Кроме того, такие расходы возмещаются в случае вынужденной оста-
новки в пути. Выплата командированному работнику суточных. Целью выпла-
ты суточных является возмещение работнику дополнительных расходов, свя-
47
занных с проживанием вне места постоянного жительства. Работодатель обязан
выплатить работнику суточные:
- за каждый день пребывания в командировке, включая выходные и не-
рабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути, в том числе время
вынужденной остановки;
- за период нетрудоспособности, наступившей в командировке. Для рас-
чета суточных необходимо определить продолжительность командировки. Если
работник направлен в командировку в местность, откуда он исходя из условий
транспортного сообщения и характера выполняемой работы может ежедневно
возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются.
Целесообразность такого возвращения определяет руководитель органи-
зации в каждом конкретном случае с учетом различных факторов - дальности
расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого зада-
ния, необходимости создания работнику условий для отдыха. Размер суточных
в ООО «Центр управления проектами» определен в коллективном договоре или
локальном нормативном акте, если иное не установлено Трудовым кодексом
РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми акта-
ми РФ.
Следует учитывать, что абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ предусмотрены пре-
дельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ. Они составляют:
- не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на тер-
ритории РФ; 25
- не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной коман-
дировке.
Если, например, в коллективном договоре, утвержденном в организации
прописано, что при командировках на территории РФ размер суточных для со-
трудников 1000 руб., а для зарубежных командировок 3000 руб., то НДФЛ с
командировочных будет рассчитываться с суммы 300 руб. (для командировок
на территории России) и 500 руб. (для зарубежных командировок) за каждый
день нахождения в командировке, т.е. с разницы между выплаченными суточ-