13
2) акты, подтверждающие факт получения товара;
3) акты, подтверждающие, что у получателя нет претензий к количеству
и качеству поставляемой продукции;
4) расчетную документацию.
Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками
представляет собой документ, который составляется на основе сведений,
полученных из платежных поручений, счетов и актов выполненных работ. [20,
с. 838]
Журнал расчетов с поставщиками и подрядчиками обязательно должен
содержать:
1) идентификационные данные документа, на основе которого вносится
запись;
2) сведения о поставщике или подрядчике;
3) номер счета, на основании которого ведется бухгалтерский учет;
4) итоговую сумму операции;
5) дополнительные сведения.
Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками заполняется
ежедневно. По итогам месяца данные суммируются и вносятся в Главную
книгу. Следует отметить, что в Главной книге не отражаются операции по
исполнению обязательств перед кредиторами. Чаще всего партнеры
осуществляют расчеты в безналичной форме. Это дает возможность
взаимодействовать с организациями без учета территориального нахождения.
Осуществление расчетов происходит в следующем порядке:
1) после выполнения обязательств, указанных в договоре, на имя
организации выписывается платежное поручение;
2) если руководитель согласен с указанными данными, он передает
поручение в банк, предварительно заверив его;
3) при наличии необходимой суммы на счете средства переводятся
банком на расчетный счет поставщика.
14
На основе данных сведений проводятся сверки, позволяющие выявить
факт задолженности или переплаты.
Ведение документации по расчетам с поставщиками и подрядчиками
требует постоянного внимания. Только регулярное и корректное заполнение
сведений позволит правильно вести бухгалтерский учет, а значит, избежать
разногласий при проведении проверок.
Для бухгалтера особым значением обладают договорные условия сделки:
количество и цена товара или услуг, срок оплаты и поставки, способы
погашения задолженности, нюансы транспортировки, переход собственности, а
также ответственность сторон. Эти все особенности оказывают влияние на учет
расчетов с покупателями и поставщиками. Рассмотрим главные нормативные
нюансы регулирования этой сферы и приведем основные проводки по
поставщикам, а также узнаем, что означает бухгалтерская запись Дт 60 Кт 51.
[24, с. 174]
Бухгалтерский учет расчетов с покупателями и поставщиками делит
заключаемые сделки на такие категории:
приобретение имущественных прав на материалы, товары, продукцию,
ТМЦ и др. – заключение договоров купли-продажи, мены, переуступки, других;
выполнение работ/услуг – заключение договоров подряда, оказания
услуг, НИОКР, исполнения работ, подачи света/газа, других.
Проверку расчетов с подрядчиками и поставщиками ведут на конец
отчетного периода – месяц, квартал, год через выявление долгов, составление и
подписание актов сверки. В случае несовпадения моментов отгрузки/оплаты
происходит образование кредиторской/дебиторской задолженности.
Первая отражает исполнение договорных условий, связанных с отгрузкой
предмета сделки поставщиком, вторая – показывает объемы авансовых
расчетов покупателей до выполнения обязательств продавца.
Активно-пассивный счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
предназначен для углубленного учета и формирования проводок по
15
поставщикам. На нем ведется как синтетический, так и аналитический учет в
разрезе контрагентов, товаров, сделок, видов оплаты. [24, с. 174]
Информация обобщается по:
поступившим ТМЦ, включая неотфактурованные поставки (без
расчетных документов);
принятым или выполненным услугам, работам;
потребленным услугам, включая получение газа, электроэнергии,
пара, воды и прочих ресурсов;
услугам по переработке/доставке ТМЦ, оплачиваемым путем передачи
акцептованным требований в банк;
по плановым расчетам;
по расчетам, обеспеченным не денежными способами – векселями,
ценными бумагами и пр.;
по излишкам, выявленным во время приема ТМЦ/услуг, включая
переборы/недоборы тарифов.
К счету 60 могут открываться субсчета в целях
организации аналитического учета. [5]
К основным из них относятся следующие:
60.01 – по обычным расчетам с поставщиками;
60.02 – по авансовым расчетам;
60.03 – по выданным векселям и другим ценным бумагам.
60.21, 60.22, 60.31. 60.32 – для учета валютных сделок.
При отражении расчетов с поставщиками и покупателями проводки
делаются на основании оправдательной первичной документации – товарных и
транспортных накладных, счет-фактур, актов выполненных услуг или работ,
платежных требований/поручений, кассовых чеков и пр.
Согласно Закону № 402-ФЗ от 06.12.11 г. предприятия имеют право
использовать существующие унифицированные или создать собственные
формы при указании обязательных реквизитов. [3]
Типовые проводки расчетов с подрядчиками приведены в таблице 2.
16
Таблица 2
Типовые проводки расчетов с подрядчиками
Аналитический учет по бухгалтерскому счету 60 ведется отдельно, в
разрезе каждого предъявленного счета.
Вместе с тем, необходимо организовать этот учет так, чтобы обеспечить
получение необходимой информации по поставщикам по расчетным
документам, с еще не наступившим сроком оплаты, по поставщикам по
неоплаченным в установленный срок расчетным документам, по поставщикам
по выданным векселям, с не наступившим сроком оплаты, по поставщикам по
полученному кредиту и другие.
Бухгалтерский учет возврата товара поставщику ведется в зависимости от
причины возврата ТМЦ – по несоответствию качеству или количеству,
комплектности или по независящим причинам, к примеру, из-за отсутствия
спроса [3].
В первом случае, если переход права собственности уже произошел,
выполняется сторнирование поставки продукции, во втором проводится
обычная реализация с выпиской накладной и счет-фактуры.
В большинстве организаций участок бухгалтерского учета расчетов с
поставщиками и подрядчиками является одним из самых крупных и
трудозатратных. Нередки и разногласия с контрагентами, поэтому важно на
регулярной основе проводить с ними сверки, оформляя их актами. Кроме того,
во избежание расхождений в данных с поставщиком или подрядчиком записи в
учете должны быть сделаны на основании правильно оформленных
полученных от контрагентов первичных документов.
17
Учет расчетов с подрядчиками и поставщиками – это неотъемлемая
составляющая учетной системы любого предприятия. Кругооборот взаимных
расчетов требует достоверности и полноты отражения сведений, от чего
находится в зависимости правильность принятия управленческих решений.
Одна из ключевых проблем контроля этого вида расчетов состоит в неверном
заполнении первичных документов, а также ошибках в отражении операций
бухгалтерского учета, ввиду динамично изменяющегося законодательства.
Последствие таких ошибок – это штрафы в отношении предприятия. [24, с. 132]
Чтобы минимизировать негативные ситуации, нужно особое внимание
обращать на квалификацию работников, а также внедрение систем
бухгалтерского учета, чтобы упростить отслеживание законодательных
изменений. Учет расчетов с контрагентами – это один из ключевых этапов
бухгалтерской работы, вследствие того, что именно на нем происходит
формирование основной части доходов и денежных поступлений предприятия.
На основе вышесказанного, отметим, что правильная организация расчетов с
контрагентами существенно влияет на финансовый результат.
1.3. Методика проведения аудиторской проверки расчетов с поставщиками и
подрядчиками
Аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками устанавливает
соответствие законодательству операций, совершённых по расчётам с
подрядчиками и поставщиками, а также соответствие бухгалтерской отчётности
фактическому процессу.
Цель аудита определяет аудиторские задачи – их список и
последовательность решения. Так, при проверке поставщиков и подрядчиков
(аудируемых лиц) начинают с наличия и правильности оформления соглашений
(договоров, контрактов). Одновременно с этим рассматривают их содержание
на предмет соответствия экономическому смыслу сделок. [33, с. 67]
18
В зависимости от сущности сделок и предмета заключаемых соглашений
группу расчётов с поставщиками отделяют от группы расчётов с подрядчиками.
Это происходит из-за особенностей договоров в каждой группе, что
предполагает и разные подходы к аудиту. Выражается разность в подходах,
например, в приёмах сбора доказательств аудиторского характера, а также в
порядке построения выборки.
В ходе проведения процедуры аудита проверяющему необходимо
осуществить ряд мероприятий:
1) проверить и оценить правильность заполнения первичных документов,
отражающих приобретение ТМЦ и получение услуг и работ. Цель такой
проверки – подтверждение обоснованности появления кредитной
задолженности;
2) подтвердить сам факт своевременного погашения кредиторской
задолженности и корректность её отражения на счетах бухучёта;
3) проанализировать и оценить корректность отражения предъявленных
претензий.
Для этого аудитор должен поставить и решить ряд промежуточных задач:
1) провести правовую оценку договоров с подрядчиками и
поставщиками;
2) осуществить аудиторскую проверку организации первичного учёта;
3) осуществить аудит задолженности перед подрядчиками и
поставщиками;
4) проверить различные операции по расчётам в бухучёте и правильность
их отражения;
5) сравнить на предмет соответствия данные свободного учёта и данные
аналитического учёта;
6) произвести проверку организации налогового учёта.
Аудит расчетов с поставщиками предполагает проверку дееспособности
системы учета в целом и детальный анализ участка работы с контрагентами:
19
1) анализ учетной политики для выявления соответствия ее
законодательной базе и полноты отражения всех особенностей учета;
2) фиксируются недостатки процесса ведения учета в организации;
3) формируются предложения по устранению недочетов.
Основной блок работ связан со сверкой расчетов. Эта процедура
необходима для обоснования имеющихся учетных сумм кредиторских
задолженностей. Инициируется проведение сверок с подрядными структурами
и поставщиками ТМЦ. Оформляются акты сверок, которые должны
подтверждать сальдо по данным учета. При аналитических операциях
акцентируется внимание на контрагентах, сотрудничество с которыми является
для проверяемой организации приоритетным. [33, с. 69]
При обнаружении расхождений между актами сверок и учетом аудитор
начинает проверку:
1) накладных от поставщика, сверяет их данные с внесенными записями
в регистры;
2) платежей по банковским выпискам – одна или несколько оплат могут
быть отнесены в учете на другого контрагента;
3) претензионной документации – имелись ли случаи отказа от товара из-
за брака, отказа от проведения платежей.
Если поставщик в актах сверки показывает завышенные суммы
задолженности, то аудитор проверяет своевременность отражения в учете
операции по получению товара. При подтверждении факта отгрузки продукции
на территории предприятия до окончания текущего финансового года,
обозначенные суммы должны быть включены в задолженность. Для этого
инициируется инвентаризация, на основании которой увеличивается
кредитовое сальдо. Если материальные ценности получены после окончания
отчетного периода или не были приняты получателем, то аудитор выступает к
поставщику с предложением откорректировать информацию в акте сверки. [36,
с. 198]
На этапе оценки внутренней системы контроля проверке подвергаются:
20
1) договорные документы – с какими поставщиками подписаны
соглашения, правильно ли оформлены договоры;
2) акты сверок для выявления периодичности их составления и
соответствия данных в них учету;
3) претензионная переписка – анализируется практика применения
системы штрафов и неустоек, начисления пени, частота случаев нарушения
положений договоров;
4) ценовая политика – проводится ли сверка ценовых предложений и
данных, которые отражены в накладных на продукцию.
При анализе состояния расчетов проверяются операции по
реализованным поставкам ценностей, поставкам, которые имеют обеспечение в
виде векселей, выделяются неотфактурованные поступления. Выводится
соотношение сумм кредитных средств, которые были получены организацией,
и авансов, выданных третьим лицам. При наличии у предприятия письменных
претензий от поставщиков аудитор проверяет объективность выраженных в
документах требований. [33, с. 157]
Проверке подлежат:
1) долговые обязательства, которые были списаны и не могут быть
взысканы с учреждения;
2) просроченная задолженность по кредитовому признаку;
3) долги с истекшим периодом исковой давности.
Для создания объективных оценочных суждений аудитор анализирует
содержание договорной документации. Ему потребуются заключенные с
поставщиками и подрядчиками соглашения поставок, купли-продажи, подряда,
обслуживания. При наличии факта проведения расчетов по счету-договору или
счету-оферте они должны быть предъявлены для проверки аудитору.
По договорам подряда экспертиза направлена на подтверждение
законченности всех прописанных в соглашениях работ. Если результаты
отдельных услуг не имеют вещественной формы, детальному анализу
подвергается относящаяся к ним первичная документация.
21
Повышенные риски возникновения конфликтных ситуаций и взаимных
претензий между поставщиками, подрядчиками и заказчиками товаров или
услуг связаны с отсутствием письменной формы договоров. Если предприятие
решает отказаться от документального оформления достигнутых
договоренностей, гарантии выполнения всеми сторонами сделки своих
обязательств отсутствуют. Задача аудитора в этом вопросе – определить, с
какими контрагентами отсутствуют письменные соглашения, отнести расчеты с
ними в группу повышенного риска. [37, с. 301]
Типичной ошибкой является нарушение правил оформления соглашений
с поставщиками, отсутствие сроков выполнения работ для подрядной
организации по каждому этапу.
Проблемы могут создавать такие ситуации:
1) оригиналы документов были уничтожены до окончания срока
хранения, указанного в нормативных актах;
2) низкое качество ведения учета, что становится причиной
недостоверного отражения деятельности предприятия в аналитике;
3) халатное отношение персонала к процедуре инвентаризации
ценностей и расчетов с поставщиками;
4) отсутствие навыков и знаний по вопросам претензионной работы;
5) учетные данные по суммам задолженностей не соответствуют
действительности;
6) акты сверок имеют расхождения;
7) неправомерные операции по выделению НДС;
8) сформированные в учете корреспонденции счетов являются
неправильными, это влечет за собой ошибки в итоговой отчетности;
9) наличие неучтенных операций по оприходованию ценностей от
поставщиков;
10) арифметические ошибки;
11) пересортица;
22
12) использование в документообороте бланков произвольной формы
при законодательном требовании применять унифицированные формы;
13) оформляемая организацией документация не содержит полного
перечня обязательных реквизитов, на основании этого она не может быть
наделена юридической силой.
На предприятии могут быть выявлены факты умышленной подделки
документации, принятия к учету фиктивных сумм обязательств. Нарушением
признается отсутствие утвержденного графика документооборота. При
действующем графике приема и отправки документации бывают недочеты в
форме:
1) отсутствия на поступающих в адрес учреждения письмах, документах,
справках регистрационных номеров;
2) запоздалой регистрации;
3) несоответствия дат регистрации в журналах и на бланках.
Система документооборота должна регламентировать правила
хронологического отражения хозяйственных операций и первичных
документов в учетных регистрах и журналах. Ответственные лица обязаны
строго придерживаться оговоренных законодательством сроков хранения
учетных форм и порядка их передачи в архив. Для уничтожения оригиналов
документов необходимо оформлять специальный акт.
Аудитором при проверке состояния расчетов с контрагентами могут быть
обнаружены факты закрытия задолженностей с нарушением отведенных для
этого сроков. При работе с валютными расчетами один из контрагентов может
допустить счетную ошибку при выведении размера курсовой разницы.
После завершения всех аудиторских мероприятий проверяющий
систематизирует собранный материал, результаты аналитики, расчетные
данные и отражает итоги работы в аудиторском заключении. Заключение
может быть предназначено для нужд:
1) руководящего состава учреждения, заказавшего услугу аудита
расчетов;