или введение должности ревизора (аудитора) или распределение обязанностей
между работниками.
Как показали данные анализа, штатным расписанием учреждения
предусмотрено 110 единиц, в структуре бухгалтерской службы учреждения
предусмотрены следующие должности: главный бухгалтер, заместитель
главного бухгалтера, 2 бухгалтера. Вакантных единиц в бухгалтерской службе
нет. Для введения должности ревизора (аудитора) потребуются
дополнительные затраты, которые представлены в таблице 32.
Таблица 32
Затраты на введение в штат ревизора (аудитора), руб.
Окла
д
Надбавка
за
интенсив
ность
(30%)
Выслуг
а
лет(10
%)
Ежемес
ячная
надбавк
а к
должно
стному
окладу,
25%
Оплата за
специализ
ированные
задания
(окл.)
Всего
в
месяц
Матер
иальн
ая
помо
щь (2
окл.в
год)
Разов
ая
преми
я к
отпуск
у
8707
2612
870
2176
8707
23072
16414
8707
Годовой фонд оплаты труда ревизора – аудитора составит 301985 рублей
(23072*12+16414+8707), начисления на фонд оплаты труда (30,2%) 91199
рублей. Иными словами дополнительный фонд оплаты труда сложится в сумме
393184 руб. Учреждение не располагает дополнительными средствами для
расширения штата, поскольку получает финансирование из бюджета, а
внебюджетные источники направляет на развитие учреждения. Для вменения
функций контроля одному из работников бухгалтерской службы потребуются
дополнительные средства на доплату за расширение зоны обслуживания. В
данном учреждении работникам платят 50% от оклада за выполнение
дополнительных обязанностей. В данном случае это составит
(8707+870)*0,5*12*1,302=74815 руб.
Таким образом, необходимо найти источники финансирования для
введения должности аудитора или оплату работ другому работнику по
осуществлению контроля. Рассматривая должностные инструкции бухгалтеров,
осуществим выборку должностных обязанностей и функций, которые работник
осуществляет в течение дня. Фотография рабочего дня дает основания
определить время бухгалтера, затрачиваемое на разовые работы, на работы с
признаком напряженности и интенсивности (таблица 33 и 34).
Таблица 33
Карта фотографии рабочего времени первого бухгалтера
№
Что наблюдалось
Текущ
ее
время
Продол
житель
ность,
мин
Наименование
факторов
производственной
среды, показателей
тяжести и
напряженности
трудового процесса
1
Получение задания у руководителя
на текущий день
9.00
20
Концентрация внимания
2
Оформление заявок на кассовый
расход и платежных поручений
9.20
15
Интенсивность
3
Отправка по каналу СУФД
документов на платеж в
казначейство
9.35
15
Интенсивность
4
Обработка первичных документов
по начислению заработной платы
9.50
60
Монотонность
5
Перерыв
10.50
10
Отдых
6
Контроль прохождения
отправленных документов в
казначейство
11.00
60
Интенсивность
7
Составление корректировок по СЗВ
в Пенсионный фонд
12.00
15
Повышенная
эмоциональность
8
Прием документов из казначейства
по СУФД
12.15
45
Интенсивность
9
Обеденный перерыв
13.00
60
Отдых
10
Расчет листка нетрудоспособности
14.00
25
Монотонность
11
Расчет среднего заработка и
отпускных
14.25
55
Монотонность
12
Составление заявки ГРБС о
перечислении субсидии на иные
цели
15.20
30
Повышенная
эмоциональность
13
Перерыв
15.50
10
Отдых
14
Распечатка документов
16.00
25
Интенсивность
15
Занесение в программу из приказов
данных о выслуге лет
16.25
45
Монотонность
16
Выгрузка из программы бюджетной
отчетности
17.10
50
Интенсивность
Итого
540
Как видно из таблицы, все 8 рабочих часов бухгалтера расписаны до
минуты на выполнение бухгалтерских обязанностей. При этом отдельные
обязанности требуют интенсивности и повышенной эмоциональности. Есть и
обязанности, которые выполняются не систематически, например, составление
заявки ГРБС о выделении субсидии.
Таблица 34
Карта фотографии рабочего времени второго бухгалтера
№
Что наблюдалось
Текущ
ее
время
Продол
житель
ность,
мин
Наименование
факторов
производственной
среды, показателей
тяжести и
напряженности
трудового процесса
1
Получение задания у руководителя
на текущий день
9.00
20
Концентрация внимания
2
Работа с и документами на
поступление ОС
9.20
15
Интенсивность
3
Вод данных в программу
9.35
60
Интенсивность
4
Отправка по каналу СУФД
документов на платеж в
казначейство
10.35
15
Интенсивность
5
Перерыв
10.50
10
Отдых
6
Контроль прохождения
отправленных документов в
казначейство
11.00
60
Интенсивность
7
Прием документов из казначейства
по СУФД
12.00
45
Интенсивность
8
Оформление актов сверки с
контрагентами
12.45
15
Интенсивность
9
Обеденный перерыв
13.00
60
Отдых
10
Согласование контрактов на закупку
14.00
25
Монотонность
11
Изучение, проверка и подписание
актов выполненных работ
14.25
55
Монотонность
12
Составление письма ГРБС об
уточнении ПФХД
15.20
30
Повышенная
эмоциональность
13
Перерыв
15.50
10
Отдых
14
Распечатка документов
16.00
25
Интенсивность
15
Занесение в программу документов
на материалы
16.25
45
Монотонность
16
Оформление командировок
17.10
50
Интенсивность
Итого
540
Таблица 34 показывает, что другой бухгалтер занимается расчетами с
контрагентами, согласованием контрактов на закупку, оформлением
командировок. Он также в течение дня может выполнять работы, которые не
являются систематическими. Например, составление письма об уточнении
ПФХД.
Сформированная фотография рабочего дня бухгалтерских работников
помогла нам выяснить конкретные функции каждого бухгалтера в течение дня.
Из данных таблиц можно сделать вывод, что у работников имеются задвоенные
функции. Оба работника принимают, отправляют и проверяют платежные
документы на СУФД портале (Система удаленного финансового
документооборота), который является результатом развития казначейских
технологий. Все документы от клиентов казначейского управления в СУФД-
портале и все операции с документами проходят в режиме реального времени.
Работники получают мгновенные уведомления об их статусах обработки,
сформированную отчётность.
Один и второй работник ежедневно тратит по 2 часа на отправку и
прием документов. Если учесть, что каждым работником затрачивается время
для входа в систему (соединение с порталом с помощью программы
«Континент», ввод логина, пароля, открытие вкладок), то при отправке и
подписании всех документов единым пакетом времени будет затрачено
значительно меньше. По нашему мнению эти функции может выполнять один
из бухгалтеров, а у другого бухгалтера появится ежедневно 2 часа (0,25 часть
рабочего времени) для осуществления контрольных функций.
Расчет экономического результата от добавления функций ревизора
(аудитора) показан в таблице 35.
Таким образом, осуществив инвентаризацию рабочего времени и вменив
в обязанности одному и бухгалтеров функции контроля, учреждение не
затратит дополнительных средств, иными словами сэкономит 74,8 тыс. руб.
бюджетных средств.
Таблица 35
Расчет экономического результата от добавления функций
ревизора (аудитора)
Оплата труда
Требуемая доплата
за расширение
зоны
обслуживания
Доплата
фактическая, после
инвентаризации
рабочего времени
Экономия в
результате
задвоенных
функций
Заработная плата
57,4
-
-57,4
Начисления
17,4
-
-17,4
Всего
74,8
-
-74,8
Охарактеризуем способы контроля, который должен будет осуществлять
уполномоченный работник. В обязанности данного работника будет входить
осуществление внутреннего контроля тремя способами: предварительный,
текущий и последующий.
− предварительный контроль – необходимо проверить достоверность
операций и установить, были ли они обоснованы, что должно быть
подтверждено первичными документами (авансовый отчет, командировочное
удостоверение, завизированной заявление на отпуск);
− текущий контроль – нужно проверить насколько правильно
выполнены бухгалтерские проводки и соответствуют ли они плану счетов и
действующим инструкциям;
− последующий контроль – сводится к изучению бухгалтерских
документов, проверке учета и отчетности. Например, можно провести
инвентаризацию или ревизию
34
.
Последующий контроль уполномоченный работник будет проводить
тремя методами:
− самоконтроль – проверка сплошным способом всех своих операций
и оценка рисков;
− контроль по уровню подчиненности – руководитель сплошным
способом согласует перечень операций, которые проводят сотрудники;
− контроль по уровню подведомственности – вышестоящие органы
проводят сплошную или выборочную проверку процедур и операций
подведомственных учреждений.
На стадии предварительного контроля работник, на которого возложены
функции контроля, должен обратить внимание на следующие мероприятия:
− проверка финансово-плановых документов (обоснований плана
финансово- хозяйственной деятельности, смет, правильности их заполнения,
полноту и достоверность указанных данных) руководителем, главным
бухгалтером, их подписание, согласование и урегулирование разногласий;
34
Орлова О.Е. Методология внутреннего контроля бюджетного учреждения//Руководитель бюджетной
организации.– 2019.– №2 –С.20.
− проверка и подписание проектов договоров (контрактов)
главным бухгалтером;
− предварительная проверка документов на расходование
финансовых средств и материальных запасов.
Текущий контроль должен обеспечиваться в учреждении следующими
действиями проверяющего контролера:
− осуществление ежедневно анализа плана финансово-
хозяйственной деятельности или бюджетной сметы на предмет выполнения,
остатков лимитов, для внесения предложений по их рациональному
расходованию;
− осуществление бухгалтерского учета;
− проведение мониторингов в части расходования средств,
имеющих целевое назначение, оценки достоверности направления на расходы,
эффективности и направленности расходов на достижение запланированного
результата.
Таким образом, в данной части работы проведена оценка критериев
выбора способов организации внутреннего финансового контроля в
муниципальном учреждении. Было выяснено, что организацию контроля в
данном учреждении можно поручить работнику в качестве совмещения этих
функций с основными обязанностями, при этом экономия бюджетных средств
составит 74,8 тыс. руб.
Можно сделать вывод, что организация внутреннего контроля в
учреждении будет иметь результатом предотвращение и выявление нецелевых
и неэффективных расходов. Кроме того, выделив в структуре учреждения
работника, отвечающего за проведение процедур внутреннего контроля,
учреждение сможет:
− повысить экономность и результативность использования
бюджетных средств;
− не допускать ошибок при исполнении сметы расходов;
− реализовывать предложения по повышению эффективности
использования бюджетных средств.
3.3 Рекомендации по совершенствованию бухгалтерского учета и
контроля расчетов по оплате труда в МАУ г.о. Самара «Самарская газета»
Поскольку во второй части работы нами было выявлено нарушение,
касающееся неправильных действий при выявлении переплаты заработной
платы работнику, то разработаем алгоритм, которым нужно будет
руководствоваться бухгалтеру при обнаружении переплаты (рисунок 14).
Рисунок 14. Алгоритм действия бухгалтера при обнаружении
переплаты по заработной плате
1. На первом этапе необходимо в документах зафиксировать переплату.
Документ, в котором это отразится, бухгалтер может выбрать самостоятельно.
Например, можно отразить в объяснительной записке бухгалтера по расчету
заработной платы, докладной записке главного бухгалтера, бухгалтерской
справке-расчете или акте об обнаружении счетной ошибки. Необходимо
разработать самостоятельно форму и утвердить ее в учетной политике.
2. На втором этапе необходимо отразить факт излишней выплаты,
описать причину, которая привела к переплате. Документы нужно оформить
в тот же день, когда обнаружили счетную ошибку.
• Зафиксироват
ь переплату
документаль
но
1
• Отразить факт
излишней
выплаты
• Направить
сотруднику
уведомление о
наличии
задолженности
2
• Ознакомить
работника с
приказом под
подпись
3
Необходимо направить сотруднику уведомление о наличии
задолженности с указанием суммы переплаты и срок для погашения. Можно
привести расчет. В документе необходимо предусмотреть место для отметки
работника о его согласии/несогласии с фактом переплаты, а также о способе
ее возврата. Например, работником могут быть внесены деньги в кассу
учреждения, или он даст согласие на удержание со следующих причитающихся
сумм по заработной плате. Для этого он может написать заявление следующего
образца (приложение 5).
Затем нужно издать приказ об удержании, если работник согласен с тем,
чтобы переплату удержали из заработка. При этом нужно учесть, что
максимальный размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты (ст.
138ТК, ст. 99 Федерального закона от 02.10.2007 № 229-ФЗ, письмо № 22-2-
4852) составляет 20%.
Затем нужно ознакомить работника с приказом, чтобы он в нем
расписался. Срок для этого ознакомления - один месяц со дня обнаружения
ошибки. Если ошибка была не замечена в этот период, то срок удержания
упущен, и в дальнейшем в данной ситуации должен разбираться суд.
Если суд примет сторону учреждения, должна быть соблюдена
очередность удержаний. Первоочередное удержание – налог на доходы
физических лиц, а затем исполняются исполнительные листы (письмо
Минздравсоцразвития от 16.11.2011 № 22-2-4852, Роструда).
Также при анализе учетной политики для целей бухгалтерского учета в
МАУ г.о. Самара «Самарская газета» выявлено, что в учетной политике
учреждения отсутствует описание процедуры инвентаризации резервов.
Данный недостаток может привести к нарушениям в планировании средств и
впоследствии привести к недостаточности средств на выплату отпускных
(вознаграждений по итогам года) и страховых взносов с них
35
.
35
Кришталева Т.И., Логвинова С.Д. Инвентаризация активов и обязательств бюджетного учреждения//Бухучет
в здравоохранении. – 2019. –№1. –С.47–54.
При формировании резерва предстоящих расходов по отпускам в
учреждении учитывается утвержденный график отпусков. В структуру резерва
для оплаты отпусков включаются расходы, рассчитываемые отдельно:
- на оплату отпусков работникам;
- на уплату страховых взносов.
При расчете используются следующие категории сотрудников (группы
персонала): группа1 - руководитель, группа 2- специалисты, группа 3 – прочий
персонал.
Оценка обязательств по сумме страховых взносов рассчитывается в
среднем по учреждению по формуле:
Обязательство на уплату страховых взносов = Обязательство на оплату
отпусков x С,
где С - средневзвешенная ставка страховых взносов за последний месяц
соответствующего квартала.
Расчет суммы резерва для оплаты отпусков на конец периода
рассчитывается методом сложения размера обязательства на оплату отпусков и
размера обязательства расчетов с внебюджетными фондами.
Сделанные расчеты оценки обязательств и суммы резерва для оплаты
отпусков подлежат оформлению в обособленный документ форма которого
может быть произвольной и утверждается главным бухгалтером и работником,
подготовившим расчет. Поскольку в учетной политике не определен порядок
проведения инвентаризации резерва отпусков, далее предложим алгоритм ее
проведения и покажем на рисунке 15.
Рисунок 15. Алгоритм действий при инвентаризации резерва
отпусков в МАУ г.о. Самара «Самарская газета»
Инвентаризацию резерва на оплату отпусков необходимо начать
с утверждения состава профильной комиссии. Рекомендуется формировать
ее из работников бухгалтерии, экономической и кадровой служб (п. 2.3 разд.
2 Методических указаний, утв. приказом Минфина от 13.06.1995 № 49).
Дополнительно к работе комиссии можно привлечь представителей службы
внутреннего контроля учреждения.
При инвентаризации комиссия должна определить:
− остаток резерва на начало налогового периода;
− сумму отчислений в резерв за тот же период;
− сумму фактических расходов на оплату отпусков и страховых
взносов, уплаченных с отпускных.
Затем члены комиссии обязаны сравнить сумму начисленного резерва
с учетом остатка и фактическую сумму расходов на отпускные и страховые
взносы. Если величина резерва превышает фактическую сумму расходов, это
означает, что учреждение недоиспользует резерв. Если резерв окажется
меньше, значит, он превышен.
Если из-за отсутствия резерва любая из строк баланса будет искажена
более чем на 10 процентов, учреждению грозит штраф от 2000 до 3000 руб.
Эту санкцию наложат на руководителя учреждения или ответственного
за ведение бухучета, например на главного бухгалтера. За повторное
•Утверждени
е состава
профильной
комиссии
1 этап
•Инвентариза
ция,
составление
описи
2 этап
•Сравнение
резерва в
учете с
данными
отдела кадров
3 этап
•Отражение
расхождений
в
бухгалтерско
м учете
4 этап