64
Уровень 4. Расчет возврата на инвестиции в обучение в денежном
эквиваленте.
Обучение должно быть эффективным, выгодным, т.е. реальная выгода,
полученная организацией в результате проведенного обучения, должна
превосходить затраты на это обучение. Результат обучения должен влиять на
эффективность организации (сокращение затрат, уменьшение сроков,
улучшение качества продукции или услуг). Предлагается ввести анализ
основных показателей (вместо ежегодного - поквартальный), а также в
современных условиях кризиса рассматривать процесс обучения с точки зрения
подхода «бережливого производства» - Lean Training.
В ЗАО «Федерация» присутствует чисто формальный анализ
общепринятых показателей эффективности обучения, которые не связываются
с конечным итогом деятельности предприятия. Далее рассматривается расчет
основных показателей эффективности процесса обучения.
1. Доля расходов на обучение - отношение расходов на обучение к общим
расходам.
2. Расходы на одного работника, прошедшего обучение - расходы на
обучение за определенный период, поделенные на число обученных
работников за данный период.
3. Расходы на обучение в расчете на час занятий - общие расходы на
обучение, поделенные на общее время обучения.
4. Доход в расчете на одного работника - общий квартальный доход делят
на общее число работников.
Таким образом, подобная структура обучения новых сотрудников
позволит подготовить высококвалифицированных специалистов,
контролировать уровень затрат на обучение и получать максимальный эффект.
65
3.2. Оценка человеческого капитала
В настоящее время одним из стратегических ресурсов и преимуществ
организаций становится квалифицированный персонал. При этом ситуация на
кадровом рынке такова, что практически любая компания испытывает острую
нехватку профессионально подготовленных сотрудников. Поэтому
неудивительно, что большинство из них инвестирует в персонал, а именно, в
его обучение.
Сейчас все большее количество компаний создает и развивает
внутрикорпоративные учебные центры или корпоративные университеты,
целью которых является качественная подготовка новых сотрудников, а также
оценка эффективности и повышение квалификации работающих специалистов.
Корпоративное обучение в каждой компании может быть разным по
форме, содержанию и способу организации, однако методы, используемые при
подготовке специалистов, как правило, одинаковы.
В современных организациях широкое применение получили такие
формы обучения как тренинги, case-study, ролевые игры, программы
личностного роста сотрудников, модульное обучение, наставничество; активно
развивается направление дистанционного обучения.
Однако, наряду с ними, есть и такие методы, которые мало известны
российскому рынку, но о них уже говорят, а западные организации давно
применяют в своей работе. К таким формам обучения относятся: secondment ,
buddying и shadowing.
Job Shadowing (в дословном переводе означает «рабочая тень» или в
другой трактовке — «бытие тенью») на данный период времени является
наиболее популярным методом обучения персонала за рубежом. Суть его
заключается в том, что обучающийся становится «тенью» опытного сотрудника
в реальной рабочей обстановке, следует за ним, как тень, в течение одного или
трех рабочих дней. Обучающийся имеет возможность обсуждать рабочие
ситуации не только с сотрудником, «тенью» которого он является, но и с
66
другими специалистами, а также получать информацию об особенностях той
или иной должности
57
.
Если точнее, то изначально этот метод был разработан для обучения
студентов, чтобы помочь им при освоении выбранной профессии. В Америке
было введено понятие Job Shadow Day (день на работе). Впервые такой день
был проведен в Бостонев 1996 году, в течение которого студенты наблюдали за
работой и взаимодействовали с опытными специалистами компании, причем
происходило это не в отдельном кабинете, а на рабочем месте специалиста, за
которым закреплялся студент.
Популярность такого подхода объясняется несколькими факторами:
преподаватели вузов получают информацию о компаниях, их
требованиях к выпускникам, стандартах работы, необходимых знаниях и
навыках. В результате этого могут быть скорректированы существующие
программы обучения;
студенты заключительного года обучения становятся свидетелями
«одного дня из жизни специалиста», получают представление о выбранной
профессии и о том, какие знания и навыки необходимо формировать дальше. В
итоге возрастает интерес студентов к выбранной профессии и мотивация к
получению знаний в учебном заведении;
выпускники наблюдают рабочую среду, приобщаются к ценностям
и корпоративной культуре компании. Использование метода помогает
выпускникам определиться с выбором места работы;
компания получает возможность рассказать о себе, повысить свою
привлекательность для обучающихся, а также выбрать наиболее активных
студентов в качестве будущих сотрудников;
компания на 35% снижает риск принятия на работу
немотивированного сотрудника
58
.
57
Беркутова Т.А., Крониковская Н.В., Мартьянова И.А., Пономарев А.М. Оценка персонала как управленческая
задача: эффективность, компетенции, деловые коммуникации. – Екатеринбург-Ижевск: Изд-во института
экономики УрО РАН, 2014, с. 119
58
Там же, с. 121
67
В результате, Job Shadowing является взаимовыгодной формой
сотрудничества студентов, компаний, принимающих участие в данной
программе, и учебных заведений.
Благодаря своей эффективности, метод Job Shadowing, стал применяться
не только в подготовке студентов, но и в развитии специалистов различных
организаций.
Идеология проведения Job Shadowing очень похожа, только отличается
более короткими сроками и четкой отлаженной процедурой. Основными
участниками в ней являются: «тень» (сотрудник, который наблюдает) и
«ментор» (эксперт, за которым закрепляется ученик).
Цель метода — наблюдение и изучение особенностей работы сотрудника
компании, можно стать «тенью» любого специалиста организации (от
линейного сотрудника до менеджера высшего звена), все зависит от того, каким
навыкам вы хотите обучить будущего или уже работающего специалиста.
Длительность метода — от одного до пяти дней (выбор зависит от того,
насколько подробно необходимо изучить нюансы той или иной должности).
Наибольшая эффективность достигается при длительности от трех дней.
Направления, в которых можно использовать данный метод:
Профориентация. Многие компании в летний период берут на временную
работу студентов последних курсов, которые, в свою очередь, могут получить
информацию «из первых рук» и сделать осознанный выбор дальнейшей
профессии или организации.
У компании есть возможность оценить молодых специалистов и выбрать
из работающих студентов тех, кто подходит для работы. В данном случае
эффективность метода Job Shadowing будет высокой только в информационно
открытых организациях.
Первичная адаптация. В результате такого обучения у сотрудника
снижается тревожность и страх перед новыми целями в работе, повышается
понимание своих профессиональных задач и должностных обязанностей.
68
Повышение интеграции между подразделениями компании. Успех Job
Shadowing зависит от способностей каждого из участников проекта наладить
динамичный диалог друг с другом. В фокусе — передача опыта компании, в
процесс которого вовлекаются сотрудники всех уровней организационной
иерархии.
Обмен опытом (работа с более опытным или успешным сотрудником). В
любой организации есть сотрудники с высокими показателями и результатами
работы, которых заслуженно считают профессионалами. Одна из
возможностей, которую предоставляет Job Shadowing, — это наблюдение за
успешной моделью поведения другого человека. Экспертные знания «ментора»
становятся более понятными «тени». Учащийся наблюдает (и в ряде случаев
участвует) в процессе принятия решений, планирования, подготовки к работе;
обращает внимание на ключевые моменты работы, понимание которых
способствует достижению высокого результата. Обмен опытом может
осуществляться среди специалистов одного отдела или одного департамента,
длительность процедуры в этом случае должна быть не менее двух дней.
Обучение специалистов кадрового резерва. В практике консультирования
сотрудников кадрового резерва часто возникали следующие ситуации: после
пройденного обучения специалисты много раз задавали вопросы о том, как
перенести полученные знания на практику.
Нередки случаи высокой тревожности таких специалистов перед новыми
обязанностями, а еще сложнее бывает тогда, когда после минимальной
подготовки такого сотрудника назначают на должность руководителя,
предварительно не объяснив ему цели, задачи и особенности его новой
деятельности. Job Shadowing помогает снизить риски и возникновение сложных
ситуаций в процессе работы и подготовки кадрового резерва компании.
Вопросы, которые должны быть проработаны в ходе применения метода
на предприятии ЗАО «Федерация»:
В первую очередь «тени» необходимо обращать внимание на то, как
выполняется работа, что нужно, чтобы быть эффективным в этой должности,
69
узнать о существующих принципах работы и о том, какие знания и навыки
нужны в первую очередь; выяснить существующие критерии эффективности
работы, формы планирования и отчетности. «Ментор» должен рассказать об
основных целях, графике и условиях работы, а также о том, как он планирует
свой рабочий день, познакомить «тень» с другими сотрудниками, показать
конкретные примеры своей деятельности, рассказать о возможных трудностях
и способах их преодоления.
Подготовка к Job Shadowing на ЗАО «Федерация»:
Подготовительный этап. На этом этапе выбираются специалисты,
которые будут выступать в роли «тени» и «ментора», проводится
индивидуальная подготовка каждого из них. Выбираются рабочие ситуации,
которые станут источником нового опыта для обучающегося, и предоставят
возможность изучения тех навыков, которые ему необходимы.
Особенности подготовки экспертов. Управлять процессом Job Shadowing
может как сторонний консультант, так и специалист службы персонала,
который помогает участникам играть их роли, организует их взаимодействие
друг с другом, после окончания процедуры с каждым проводит
индивидуальную беседу.
Эксперт должен хорошо знать процедуру Job Shadowing, владеть
навыками проведения интервью, получать обратную связь от сотрудников
после каждого дня и при этом не давать советов и рекомендаций,
придерживаясь безоценочной позиции.
Особенности подготовки «ментора». Предварительно такому сотруднику
подробно объясняют все его действия и особенности взаимодействия с
«тенью». Главная задача, которая ставится перед «ментором» — проводить
наблюдение за учеником, задавать ему вопросы на понимание, на отношение к
работе и компании, комментировать свои действия.
Особенности подготовки «тени». В первый день этому сотруднику
выдается лист наблюдений, в котором он фиксирует свои мысли, выводы и
замечания. Перед ним ставится следующее условие: «Представьте, что через
70
три дня на время отпуска Иванова вам предстоит его заменять. Ваша цель —
максимально точно изучить его работу так, чтобы в период отдыха этого
сотрудника, вы могли так же эффективно справляться с должностными
обязанностями».
Подготовка необходимой документации. Для проведения Job Shadowing
требуются следующие документы:
- лист стажировки «тени»
- бланк наблюдений за работой «ментора» и форма отчета
- план проводимых мероприятий
- бланк для проведения интервью
- форма характеристики на «тень»
Подготовка плана проводимых мероприятий. Совместно с «ментором»
консультант или специалист службы персонала составляет предварительный
план действий, которые будут происходить в течение одного или нескольких
дней. Все договоренности он фиксирует в виде предварительного плана,
который может выглядеть следующим образом:
Рисунок 14. Предварительный план
Также в этот план вносятся все изменения, которые могли произойти в
течение процедуры.
Внедрение метода.
Обучающийся сотрудник наблюдает за поведением «наставника» в
рабочей ситуации от одного до нескольких дней. После каждого дня
консультант или специалист службы персонала собирает впечатления и выводы
обеих сторон, при необходимости вносит изменения в разработанный план
71
мероприятий. «Ментор» взаимодействует с «тенью» в течение всего рабочего
времени и заполняет лист стажировки. В конце процедуры «ментор» заполняет
форму индивидуальной характеристики на «тень». Ученик также ведет свои
наблюдения и фиксирует их в бланке наблюдений за работой «ментора».
После пройденной процедуры специалист, бывший в роли «тени», пишет
отчет. В конце последнего дня Job Shadowing с каждым из участников
проводится интервью, результаты которого заносятся в специальный бланк.
Итоговые результаты, обратная связь. После реализации проекта
участники собираются, чтобы обсудить результаты. Эффективность
пройденной процедуры оценивается как для «тени», так и для «ментора»,
консультант дает обратную связь ученику (на какие моменты необходимо
обратить дополнительное внимание, более детально проработать), составляет
план мероприятий по дальнейшему обучению. Результаты Job Shadowing
можно использовать при построении индивидуальных планов работы с
сотрудниками.
Преимущества использования метода Job Shadowing для ЗАО
«Федерация»:
снижается вероятность найма немотивированных сотрудников;
улучшается имидж компании, демонстрирующей активную
позицию в вопросе развития специалистов;
совершенствуются навыки персонала по предоставлению
информации в доступном виде;
рабочий процесс превращается в «учебную лабораторию».
«Наставник» и «тень» вовлечены в рабочий процесс, они — члены одной
команды и изучают опыт друг друга;
повышается мотивация «ментора» к выполняемой работе (он не
захочет выглядеть плохо перед «учеником»);
у нового сотрудника возникает ощущение, что о нем заботятся,
повышается осознанность своих действий в работе;
72
обучение происходит на основе практики.
Таким образом, в процессе Job Shadowing соединены основные элементы
эффективного обучения людей: получение опыта, осмысление (рефлексия) и
обсуждение (обратная связь).
Таким образом, мы рассмотрели предлагаемые мероприятия по процесса
развития и обучения персонала. Далее проведем расчет по эффективности
предложенных мероприятий.
Таблица 7
Затраты на момент внедрения мероприятий в 2017 году
Мероприятие
Стоимость
Разработка программы обучения
10000,00
Внедрение Job Shadowing
25000,00
Итого: (руб.)
35000,00
Итого общие затраты компании составят 35000,00 руб.
Кроме того сократятся сроки подбора персонала и повыситься его
эффективность, так как компания сразу ставит перед собой высокую планку в
подборе высококвалифицированных кадров, поэтому ошибаться ей стоит очень
дорого.
Таблица 8
Показатели эффективности предложенных мероприятий
Показатель
Значение показателя, (тыс. руб.)
Изменение
показателя
2014/2016
2014 г.
2015 г.
2016 г.
Прогноз
2017 г.
млн.
руб.
± %
Выручка от
продажи
товаров, (тыс. руб.)
1256200,00
560256,00
1034177,00
1344430
310253
130,00%
Расходы по
обычным видам
деятельности, (тыс.
руб.)
456200,00
370589,00
520600,00
520565
35,00
99,99%
Прибыль (убыток)
от продаж, (тыс.
руб.)
800000,00
189667,00
513577,00
823865
310288
160,42%
73
В результате предложенных мероприятий компания планирует повысить
количество высококвалифицированного персонала, увеличить
производительности и повысить свой финансовый результат на 30%.
Таким образом, расходы на реализацию мероприятий составили 35 000
руб. Выручка компании выросла на 310253 тыс. руб. или на 130%, прибыль
компании выросла значительно, на 310288 тыс. руб. или на 160,42%. На основе
этого можно сделать вывод, что мероприятия эффективны для компании.
Рисунок 14. Динамика выручки и прибыли компании за 2014-2017
гг., тыс. руб.
Эффективность организации определяется в первую очередь знаниями,
умениями и соответствующим настроем персонала. Обучение персонала
является важнейшим условием успешного функционирования любой
организации. Научно-технический прогресс, мировая конкуренция выдвигают
новые требования по совершенствованию качества образования.
Важнейшим средством профессионального развития персонала является
профессиональное обучение – процесс непосредственной передачи новых
профессиональных навыков или знаний сотрудникам организации. Обучение
персонала - целенаправленно организованный, планомерно и систематически
осуществляемый процесс овладения знаниями, умениями, навыками и
способами общения под руководством опытных преподавателей, наставников,
0
200000
400000
600000
800000
1000000
1200000
1400000
1600000
2014 2015 2016 прогноз
2017
Выручка от продаж
Расходы по обычным
видам деятельности
Прибыль от продаж