44
Например, минимальные сроки от 1 дня до 15 дней, максимальные сроки от 16
дней до 30 дней.
Рисунок 9. Диаграмма «Сезонные особенности подбора»
(соотношение количества и сроков открытия вакансий и
размещения резюме кандидатами)
Определена сезонность подбора и отбора в зависимости от количества
вакансий размещенных резюме на рабочих сайтах Интернета.
Менеджером по персоналу в 2016 году был внедрен метод конкурсного
отбора. Конкурсы на замещение вакантной должности проводятся
периодически по мере возникновения вакансий. Под конкурсом понимается
соревнование между двумя и более кандидатами за занятие вакантной
должности.
Конкурс в ЗАО «Федерация» проходит в несколько этапов:
1. Подготовительный этап;
2. Основной этап;
3. Заключительный этап.
В центре подготовительного этапа находится процесс организации
проведения конкурса, который продолжается с момента принятия решения о
45
проведении конкурса до утверждения окончательного списка конкурсантов.
Набор связан с привлечением группы потенциальных кандидатов. В этой связи
ЗАО «Федерация» имеет основным источником кандидатов - внешний.
Рисунок 10. Диаграмма «Сроки подбора персонала при подаче
Заявки на типовую вакансию в обозначенный период (в рабочих
днях)»
В случае возникновения вакантной должности в службу персонала
поступает в свободной форме заявка на подбор персонала от конкретного
отдела, и руководитель принимает решение о проведение конкурса.
Менеджер по персоналу публикует в средства массовой информации, а
именно в газеты, объявление о проведении конкурса на замещение вакантной
должности, также заявка на должность подается в различные агентства по
подбору персонала и в центр занятости населения. В заявке указывается
46
наименование вакантной должности; требования, предъявляемые к кандидату,
претендующему на замещение вакантной должности; адрес, телефоны для
справок. Кандидаты приходят в службу персонала по объявлению.
С ними беседует менеджер по персоналу, непосредственно
осуществляющий набор и отбор персонала. Определяет общее соответствие
критериям из объявления, рассказывает о вакантной должности в целом и
предоставляет перечень документов, которые должен принести кандидат для
принятия участия в конкурсе.
Кандидат, изъявивший желание участвовать в конкурсе, представляет в
следующие документы:
а) личное заявление, анкету, фотографию;
б) документ, удостоверяющий личность (по прибытии на конкурс);
в) документы, подтверждающие необходимое профессиональное
образование, стаж работы и квалификацию (выписку из трудовой книжки,
копии документов об образовании, о повышении квалификации, заверенные
нотариально или кадровыми службами по месту работы, рекомендательное
письмо с прежнего места работы);
г) медицинское заключение об отсутствии заболеваний, препятствующих
исполнению должностных обязанностей по соответствующей должности
(выдается гражданину медицинским учреждением по месту его обслуживания),
перечень заболеваний утверждается в соответствии с федеральным
законодательством.
Если отбор происходит на руководящие должности (начальники отделов),
то в список требуемых документов включают предоставление
рекомендательного письма с прежнего места работы.
Представленное кандидатом, претендующим на замещение вакантной
должности, сведения подлежат проверке на предмет их достоверности. Условия
и порядок проверки сведений, представленных гражданином, претендующим
на замещение вакантной должности, устанавливаются федеральными законами.
47
Кандидат, изъявивший желание участвовать в конкурсе, направляет
заявление на имя руководителя организации. ЗАО «Федерация» обеспечивает
ему получение документов, необходимых для участия в конкурсе.
Документы для участия в конкурсе представляются в ЗАО «Федерация» в
течение месяца со дня опубликования объявления об их приеме. По
прошествии установленного срока набор кандидатов на вакантную должность
прекращается и руководителем принимается решение о дате, времени и месте
проведения конкурса.
При несвоевременном или неполном представлении по уважительным
причинам указанных документов, руководитель вправе перенести сроки приема
документов для участия в конкурсе. Несвоевременное или неполное
представление документов без уважительных причин является основанием для
отказа гражданину в приеме документов для участия в конкурсе.
Составляются списки конкурсантов.
Основной этап проведения конкурса на замещение вакантной должности,
включает в себя:
- проведение предварительного отбора;
- подведение промежуточных итогов;
- проведение профессионального испытания;
- создание конкурсной комиссии, проведении беседы с каждым из
кандидатов;
- подведение итогов по каждому кандидату.
Менеджер по персоналу проводится предварительный отбор кандидатов.
Предварительный отбор в ЗАО «Федерация» включает в себя анализ
информации, содержащейся в первичных документах предоставленных
кандидатами (анкета, рекомендации, трудовая книжка, дипломы об
образовании, медицинская справка и др.). Одной из основных целей данного
этапа отбора является отсев по формальным характеристикам кандидатов, явно
не подходящих для имеющихся вакансий, не отвечающих минимальным
требованиям вакантной должности.
48
Анкеты для поступления на работу в ЗАО «Федерация» используются для
сбора различной информации о биографии и существующем положении
кандидата. Эта информация включает:
- биография кандидата;
- предыдущие и настоящее место работы;
- образовательный уровень;
- практическую подготовку и рекомендации;
-дополнительную информацию, которую кандидат желает предоставить,
и которая подтверждает его профессиональный уровень.
Анкета о приеме на работу применяется как первичный механизм
проверки, чтобы оценить, удовлетворяет ли кандидат минимальным
требованиям работы. При анализе анкетных данных выявляется следующая
информация:
-соответствие образования заявителя минимальным квалификационным
требованиям;
- соответствие практического опыта характеру должности;
- наличие ограничений любого рода на выполнение должностных
обязанностей;
- биографические данные, что немало важно.
При анализе анкеты выявляются моменты, о которых указывается
вскользь, или не указывается вовсе, это отмечается и уточняется на личной
беседе конкурсной комиссией.
Изучается выписка из трудовой книжки, особое внимание уделяется
причинам увольнения. Если кандидат отказывается представить рекомендации,
это веский повод отклонить его как потенциального претендента на вакансию.
Рекомендательные письма подлежат обязательной проверке. Проверять
рекомендации можно по почте или по телефону. В ЗАО «Федерация»
используется второй способ, а именно специалист, осуществляющий отбор
звонит рекомендателю и беседует с ним. Заранее им подготавливается список
49
вопросов. Особое внимание уделяется проверке тех фактов, которые вызвали
сомнения.
Менеджер по кадрам не запрашивает рекомендации с последнего места
работы, если соискатель ещё не уволился и не ставил на работе никого в
известность о своём намерении, чтобы не навредить; рекомендации получает от
людей, являющихся или являвшихся непосредственными руководителями
(начальниками) кандидата; рекомендации получает не менее чем у двух
человек с каждого места работы соискателя. Это своеобразная гарантия
объективности полученной информации.
Подводятся промежуточные итоги по результатам предварительного
отбора - отмечаются наиболее подходящих на вакантную должность кандидаты
по критериям образования, опыта работы в этой сфере, квалификации и т.д.
Если тот или иной кандидат совершенно не подходит для данной вакантной
должности по этим критериям, то ему отказывают в возможности участвовать в
конкурсе.
Не позднее чем за неделю до конкурса сообщается о дате, времени и
месте проведения конкурса гражданам, допущенным к участию в конкурсе, а
тем, кто не пошел этап «предварительный отбор» по тем или иным причинам
сообщается об отказе в участии в конкурсе.
Важнейшим условием проведения конкурса является создание
конкурсной комиссии – органа, ответственного за подготовку и проведение
конкурса. Создание конкурсной комиссии при отборе персонала в ЗАО
«Федерация» важные преимущества: во-первых, объективность принятия
решения о приеме на вакантное место, во-вторых, сотрудники будут готовы
помогать новичку, если решение о приеме на работу было принято при их
непосредственном участии.
Конкурс на замещение вакантных должностей сфере обслуживания
жилищного фонда, относящихся к группе старших должностей (начальники
структурных отделов), проводится в форме конкурса документов. Конкурс на
замещение вакантных должностей, относящихся к группе ведущих и главных
50
должностей (ведущие специалисты, главные специалисты, специалисты 1
категории, консультанты и т.д.), проводится в форме конкурса - испытания.
При проведении конкурса документов конкурсная комиссия оценивает
кандидатов на основании документов об образовании, о трудовой деятельности,
а также на основании рекомендаций и других документов, представляемых
кандидатом. Заканчивается конкурс - проведением индивидуальной беседы с
каждым кандидатом, с целью получения дополнительной, интересующей
комиссию информации о кандидате. Вопросы заранее не готовятся, беседа
неструктурированна, проходит в свободной форме.
Заключительный этап конкурса начинается с заседания комиссии и
подведения итогов и заканчивается утверждением результатов.
Назначение гражданина по результатам конкурса на соответствующую
вакантную должность в ЗАО «Федерация» оформляется распоряжением
(решением или иным актом) руководителя. При приеме на вакантную
должность работник заполняет все необходимые документы, в том числе и
расписку о том, что он ознакомлен с перечнем сведений, составляющих
служебную тайну.
Если в результате проведения конкурса не были выявлены кандидаты,
отвечающие требованиям, предъявляемым к соответствующей должности, на
замещение которой он был объявлен, инспекции может принять решение о
проведении повторного конкурса.
В ЗАО «Федерация» каждому принятому новому работнику
устанавливается испытательный срок продолжительностью 3 месяца.
Испытательный срок дает возможность оценить кандидата непосредственно на
рабочем месте без принятия на себя обязательств по его постоянному
трудоустройству. В период испытательного срока кандидат исполняет
должностные обязанности в полном объеме, получает зарплату, однако может
быть уволен по его окончании без каких-либо последствий для организации.
51
В течении испытательного срока начальник отдела уделяет особое
внимание кандидату и оценивает его с точки зрения потенциала работы в
данной должности и организации.
В ЗАО «Федерация» по истечению испытательного срока проводится
опрос всех работников, сотрудничавших с испытуемым, в том числе и
начальника отдела, в который был принят работник на испытательный срок, с
целью оценки деловых качеств испытуемого. По итогам опроса начальник
отдела принимает решение о том, подходит испытуемый для постоянной
работы на данной должности или подлежит увольнению.
На сегодняшний день, процесс набора в ЗАО «Федерация» продолжает
сводиться к объявлениям в газетах, обращения в рекрутинговые агентства,
интернет – сайты.
Проведенное исследование показало, что прием на работу на ЗАО
«Федерация» представляет собой сложную систему взаимосвязи между
работодателем и соискателем. И чтобы получить работу, требуется пройти
несколько этапов отбора, которые можно сделать короче, если совместить
несколько этапов вместе.
В этом случае, возможно, сократить сроки принятия решения о приеме на
работу нового сотрудника. Также, как показало проведенное исследование, во
избежание конфликтных ситуаций надо более тщательно проводить
личностную проверку кандидата.
Оптимизация бизнес-процессов, в том числе и в области управления
персоналом – это процесс перманентный. В данном исследовании мы будем
рассматривать основные методы оптимизации, а также те результаты,
появившиеся непосредственно в ходе внедрения или сразу после внедрения
улучшений. Однако большинство методов все-таки имеют под собой
долгосрочные цели, поэтому можно лишь прогнозировать результат таким,
какой он должен быть через определенный промежуток времени, и делать
выводы в настоящее время было бы преждевременным.
52
На предприятии крайне мало внимания уделяется подготовке кадров,
росту их профессионального мастерства, об этом свидетельствуют показания
затраченных часов на проведения обучения, которые снижаются. Кроме того
основным недостатком в обучении персонала на предприятии это
использование услуг провайдеров, тогда когда предприятие может само
организовать обучение на местах, что более эффективно. На предприятии не
составляются программы и планы обучения персонала, и не используются
новые технологии в подготовке персонала. Кроме того, на предприятии
обучается лишь половина сотрудников, а необходимо проводить обучение всех
сотрудников. Таким образом, целесообразнее проводить обучение не
посредственно на предприятии не привлекая услуги провайдеров.
Ставя перед собой основную задачу - улучшение качества обслуживания
клиента, – компания ЗАО «Федерация» признает тот факт, что выполнение этой
задачи целиком и полностью зависит и осуществляется ее сотрудниками.
Именно сотрудники ежедневно решают коммерческие, финансовые и
управленческие вопросы, общаются с клиентами и поставщиками,
государственными и общественными органами, внимательно следящими за
деятельностью компании. Именно сотрудники ежедневно создают те самые
ценности, которые мы затем называем благополучием нашей компании, ее
собственников и сотрудников, наших клиентов и партнеров, общества, в
котором мы работаем.
На предприятии работает система внутренней подготовки кадров, которая
включает в себя: повышение квалификации персонала путем проведения
тренингов и семинаров. Организация обучения происходит с использование
услуг провайдеров.
Выбор провайдеров обучения определяется согласно действующей на
предприятии рабочей инструкции системы качества «Оценка поставщиков
образовательных услуг», ежегодно согласно рейтингу определяются наиболее
перспективные и востребованные поставщики образовательных услуг.
53
Высшее руководство регулярно принимает участие в отраслевых
конференциях. Внешнее обучение специалистов позволяет предприятию через
консультантов и экспертов в своей области получать новые знания и
апробированные технологии, опыт других компаний, развивает общение в
профессиональной среде, что способствует приобретению деловых контактов.
Результаты проведенного обучения фиксируются, оценивается их
результативность согласно системы качества 18.0-05 «Обеспечение требуемой
компетентности персонала» по результатам сравнительного анализа
деятельности до обучения и через три месяца. Такая система позволяет вносить
корректирующие действия, отслеживать динамику и тенденции обучения,
осуществлять кадровые перестановки и назначения.
Технологические изменения и изменения организационных целей
радикально меняют содержания труда всех работников – от высшего
руководства до рядовых, выполнение новых работ и действий требует
получения новых навыков и знаний, примером может служить переход на
работу по международным стандартам ИСО/ТУ 16949, внедрение в
производство методов «Lean Production» и «Бриллиант».
Управление процессом профессионального обучения работников
предприятия ЗАО «Федерация» начинается в определении потребности в
обучении. Потребность в обучении определяется по заявкам начальников
подразделений и самостоятельным заявкам специалистов, согласованных с
руководителями.
Менеджер по развитию персонала, выполняющий обязанности по
обучению и подготовке кадров, исходя из поставленных задач, проводит
мониторинг соответствующего сегмента рынка образовательных и
консультационных услуг, организует документационное и методическое
обеспечение, координацию и контроль учебного процесса, выбор формы
обучения и преподавателей, инструкторов.
Процесс обучения мотивирует работников не только на уровне
организации в получение знаний и навыков, необходимых для успешной